Vault-Glossar

Diese Begriffe sollten Sie kennen, wenn Sie Google Vault verwenden:

  • Prüfbericht: Bericht über Vault-bezogene Aktionen von Vault-Nutzern in einem bestimmten Zeitraum. Solange Ihr Google Workspace-Abo aktiv ist, werden Vault-Aktionen in einer Datenbank protokolliert, die weder von Vault-Nutzer noch von Google gelöscht oder gekürzt werden kann. Der Prüfbericht wird etwa einen Monat nach Beendigung des Vault-Dienstes Ihrer Organisation gelöscht.
  • Löschen: Nutzer verschieben Nachrichten oder Elemente in den Papierkorb. In Gmail klicken sie dafür auf Löschen und in Google Drive auf Entfernen. Beide Methoden sind identisch.
  • Endgültig löschen: Nutzer leeren den Papierkorb in Gmail oder Google Drive. Diese Daten können nicht wiederhergestellt werden. Wenn Nutzer Gmail-Nachrichten endgültig löschen, werden sie zur dauerhaften Löschung (^deleted) aus den Produktionssystemen von Google vorgemerkt.
  • ^deleted: Internes Label, das Google auf Gmail-Nachrichten anwendet, die aus dem Papierkorb entfernt wurden und dauerhaft gelöscht werden können. Aufgrund der 30-tägigen Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail werden Nachrichten mit dem Label „^deleted“ 30 Tage lang aufbewahrt. In diesem Zeitraum kann ein Administrator sie möglicherweise wiederherstellen. Daten, die 30 Tage lang das Label „^deleted“ haben und keiner Aufbewahrungsregel oder keinem Hold unterliegen, werden dauerhaft aus den Google-Systemen gelöscht.
  • E-Discovery: Identifizierung elektronisch gespeicherter Informationen, die für einen Fall oder eine Prüfung relevant sind, und die entsprechende Speicherung, Erfassung und Analyse der Daten. 
  • Export: Satz mit Kontodaten und den zugehörigen Metadaten, die von Google Vault für den Vault-Nutzer zum Herunterladen erstellt werden.
  • Unwiderruflich entfernen (durch „Dauerhaft löschen“ ersetzt): Daten aus den Produktionssystemen von Google löschen. Nach dieser Aktion sind die Daten in Produktionssystemen und in Vault nicht mehr verfügbar.
  • 30-tägige Aufbewahrungsrichtlinie von Gmail: Nachrichten, die aus dem Papierkorb entfernt wurden, sind für Vault-Nutzer über Vault weitere 30 Tage verfügbar. Diese Richtlinie hat Vorrang vor allen Vault-Aufbewahrungsregeln, die in diesem Zeitraum ablaufen. Ist für eine Aufbewahrungsregel festgelegt, dass Nachrichten nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer dauerhaft gelöscht werden und ist die Aufbewahrungsdauer noch nicht abgelaufen, werden Nachrichten erst dann dauerhaft gelöscht, wenn diese abgelaufen ist.
  • Auf „Hold“ gesetzte Daten: Daten, die auf „Hold“ gesetzt sind. Diese Daten sind vor dem Löschen geschützt und von allen Aufbewahrungsregeln ausgenommen, bis alle Holds entfernt werden.
  • Hold: In Vault erstellte Richtlinie, durch die verhindert wird, dass Daten aus Google Workspace-Diensten gelöscht werden. Sie können Holds für Daten festlegen, die zu bestimmten Konten oder allen Konten in einer bestimmten Organisationseinheit gehören oder für sie freigegeben sind. Holds werden in der Regel verwendet, um Daten für rechtliche oder Prüfungszwecke zu speichern. Holds überschreiben Aufbewahrungsregeln. Daten, die einem Hold und einer Aufbewahrungsregel unterliegen, können nur dauerhaft gelöscht werden, wenn der Hold entfernt wurde. Nur Vault-Nutzer mit Zugriffsberechtigung für eine Rechtsangelegenheit können Holds verwalten und sehen, wer und welche Inhalte auf „Hold“ gesetzt sind.
  • Unbefristet: Bei Aufbewahrungsrichtlinien sind die Daten dauerhaft über Vault verfügbar, und zwar so lange, bis Sie die Richtlinie ändern oder Ihr Google Workspace-Abo endet. Wenn Sie Ihr Abo kündigen oder nicht verlängern, werden unbefristet aufbewahrte Daten nicht auf unbestimmte Zeit gespeichert.
  • Informationssteuerung: Entwicklung und Anwendung von Richtlinien zur Aufbewahrung und Löschung von Daten für Ihre Organisation in Übereinstimmung mit rechtlichen und behördlichen Verpflichtungen. Sie legen in Vault Aufbewahrungsregeln fest, um Daten in unterstützten Diensten für eine bestimmte Zeit aufzubewahren und anschließend nach Bedarf zu löschen.
  • Rechtsangelegenheit: Arbeitsbereich für ähnliche Suchanfragen, Exporte und Holds, z. B. Daten für eine Streitsache oder für eine Prüfung. Eine Rechtsangelegenheit umfasst Folgendes:
    • Gespeicherte Suchanfragen (sofern vorhanden)
    • Eine Liste der Konten, für die ein Hold vorliegt (falls vorhanden)
    • Eine Liste der Konten, mit denen auf die Rechtsangelegenheit zugegriffen werden kann
    • Exporteinstellungen für die Rechtsangelegenheit
    • Einen Prüfpfad für die Rechtsangelegenheit
  • Nachricht: Allgemeiner Begriff, der E-Mails und nicht vertrauliche Chat-Unterhaltungen einschließt.
  • Endgültig gelöscht: Daten, die endgültig aus dem Gmail- und dem Google Drive-Papierkorb entfernt wurden.
  • Dauerhaft löschen (früher „Unwiderruflich entfernen“): Daten vollständig aus den Produktionsspeichersystemen von Google entfernen. Nach dieser Aktion sind die Daten in den Produktionssystemen und in Vault nicht mehr verfügbar.
  • Entfernen: Nachrichten aus dem Papierkorb in Gmail oder Elemente aus dem Papierkorb in Google Drive entfernen. Die Daten werden zur dauerhaften Löschung vorgemerkt. Diese Aktion unterscheidet sich von der Vorgehensweise, wenn Nutzer in Google Drive auf Entfernen klicken, wodurch Dateien in den Papierkorb verschoben, aber nicht dauerhaft gelöscht werden. Nutzer haben auf entfernte Nachrichten und Elemente keinen Zugriff mehr. Vault-Nutzer können sie jedoch weiterhin in Vault suchen und sich ansehen.
  • Aufbewahrungsregel: Vault-Richtlinie, durch die verhindert wird, dass in Google-Diensten Daten gelöscht werden, die bestimmten Kriterien und Bedingungen entsprechen. Daten können für eine bestimmte Anzahl an Tagen oder unbefristet aufbewahrt werden. Vault-Nutzer legen fest, was mit Daten geschieht, wenn die Aufbewahrungsdauer einer Aufbewahrungsregel abläuft. Weitere Informationen
  • Aufbewahrungsdauer: Anzahl der Tage, für die Daten über Vault verfügbar sind und nicht von einem Google-Dienst gelöscht werden.
  • Vault-Nutzer: Google Workspace-Nutzer mit den erforderlichen Berechtigungen, um Vault-Aufbewahrungsrichtlinien zu konfigurieren, Holds zu verwalten oder nach Daten zu suchen und sie zu exportieren.
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