Nos projetos de e-discovery de dados do Google Workspace, você pode usar guardas de documentos para preservar as mensagens do app Gemini por tempo indeterminado e cumprir obrigações legais ou de preservação. É possível aplicar uma guarda de documentos a contas específicas ou a todas as contas de uma unidade organizacional. As guardas de documentos substituem as regras de retenção. Por isso, as mensagens do Gemini em guarda são protegidas das regras normais de governança de dados, que poderiam limpá-las.
Se o administrador do Google Workspace remover a licença de suporte do Vault de um usuário, uma guarda de documentos não vai mais proteger as mensagens do Gemini do usuário contra exclusão. As mensagens marcadas para exclusão podem ser limpos imediatamente, e não é possível restaurar esses dados. Saiba mais sobre preservar dados dos usuários.
Informações importantes sobre as guardas de documentos do app Gemini
Antes de definir guardas de documentos, recomendamos que você leia Primeiros passos com guardas de documentos no Google Vault e Mensagens do app Gemini compatíveis com o Vault.
Abrir seção | Recolher tudo e voltar ao início
Como os dados são colocados em retenção- Configurações de admin: use a configuração do histórico de conversas no Gemini no Admin console para decidir se as conversas no app Gemini são salvas e por quanto tempo antes de serem excluídas automaticamente. No entanto, os administradores podem reter, guardar, pesquisar e exportar conversas do app Gemini com o Vault, independentemente de como elas são salvas. Para mais detalhes sobre como gerenciar o histórico de conversas no Gemini, acesse Gerenciar o histórico de conversas no Gemini.
- Configurações do usuário: independente de uma ação ou configuração do usuário causar a exclusão das conversas no app Gemini, os administradores podem reter, guardar, pesquisar e exportar essas conversas com o Vault. Para mais detalhes sobre como gerenciar a Atividade nos apps do Gemini, acesse Gerenciar a Atividade nos apps do Gemini.
- Regras de retenção e guardas de documentos do Vault: você pode definir regras de retenção personalizadas ou padrão para manter as conversas do app Gemini (incluindo comandos do usuário e respostas do app Gemini) por períodos específicos ou indefinidamente. Você também pode definir uma retenção nos dados do usuário.
As regras de retenção e as guardas de documentos do Vault, se ativas, têm precedência sobre as configurações do Admin Console (como a configuração do histórico de conversas no Gemini) ou do usuário. Qualquer configuração do Admin Console ou do usuário só vai ocultar conversas da visualização dos usuários quando houver uma regra de retenção ou uma guarda de documentos.
Quando as mensagens do app Gemini em uma guarda de documentos são excluídas por um usuário ou uma configuração de histórico de administrador, o usuário não pode mais acessar as mensagens, mas elas não são limpas. Como administrador do Vault com os privilégios apropriados, você ainda pode pesquisar e exportar as mensagens.
Definir uma guarda de documentos nas mensagens do app Gemini
- Faça login em vault.google.com.
- Se você criou um caso, clique em Casos
Seu caso.
Se não, crie um caso:. Confira mais detalhes em Criar e gerenciar casos.
- Clique em Guardas de documentos
- Clique em Escolher serviço
- Selecione o escopo da guarda de documentos:
- Contas específicas: digite um ou mais endereços de e-mail da conta ou do grupo.
- Unidade organizacional: selecione uma unidade organizacional.
Importante: recomendamos que você não selecione a unidade organizacional principal. Se você fizer isso, não será possível excluir contas do Google Workspace da sua organização. Confira mais detalhes em Por que não é recomendável definir uma guarda de documentos na unidade organizacional principal?
- Clique em Criar.
Editar uma guarda de documentos
Você pode alterar alguns parâmetros da guarda de documentos, mas não o serviço ou o tipo de escopo. Por exemplo, não é possível alterar o app do Gemini para outro serviço ou alterar contas para uma unidade organizacional.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos
- Clique em Guardas de documentos
- Clique em Escopo, adicione ou remova contas ou altere a unidade organizacional.
- Clique em Salvar.
Excluir uma guarda de documentos
Importante: quando você exclui uma guarda de documentos, as políticas de retenção normais são aplicadas imediatamente. O Vault exclui o conteúdo que passou da data de validade da regra de retenção no próximo ciclo de exclusão.
- Faça login em vault.google.com.
- Clique em Casos
- Clique em Guardas de documentos.
- Aponte para o nome da guarda de documentos e clique em Excluir