Gemini App-Nachrichten mit Vault aufbewahren

Im Rahmen der Informationssteuerung Ihrer Organisation können Sie festlegen, wie lange Nachrichten in Gemini-Apps aufbewahrt werden. Mit Aufbewahrungsregeln bestimmen Sie, wie lange Sie Nachrichten behalten möchten und wann sie gegebenenfalls gelöscht werden. Sie können beispielsweise festlegen, dass bestimmte Nachrichten sieben Jahre lang aufbewahrt werden sollen,

Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für alle lizenzierten Konten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine standardmäßige Aufbewahrungsregel.

WARNUNG: Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel falsch konfigurieren, werden Daten aus den Konten der Nutzer möglicherweise sofort und dauerhaft gelöscht. Seien Sie daher vorsichtig bei der Einrichtung und Bearbeitung von Aufbewahrungsregeln. Testen Sie neue Regeln zuerst in einer kleinen Nutzergruppe, bevor Sie sie auf die gesamte Organisation anwenden.

Auf dieser Seite

• Wichtige Informationen zu Gemini-Apps und zur Aufbewahrung
• Beginn einer Aufbewahrungsdauer
• Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Gemini-Apps erstellen
• Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Gemini-Apps erstellen
• Aufbewahrungsregel für Gemini-Apps löschen

Wichtige Informationen zur Gemini App und zur Aufbewahrung

Bevor Sie Aufbewahrungsregeln festlegen, sollten Sie sich unbedingt über die Funktionsweise der Aufbewahrung und die in Vault unterstützten Nachrichten der Gemini App informieren.

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So werden Daten aufbewahrt

Administratoreinstellungen: Mit der Einstellung „Gemini-Chatverlauf“ in der Admin-Konsole können Sie festlegen, ob und wie lange Gemini-App-Chats gespeichert werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. Unabhängig davon, wie Unterhaltungen gespeichert werden, können Administratoren Unterhaltungen mit der Gemini App mit Vault aufbewahren, auf „Hold“ setzen, suchen und exportieren. Weitere Informationen zum Verwalten des Gemini-Chatverlaufs finden Sie unter Gemini-Chatverlauf verwalten.

Nutzereinstellungen: Unabhängig davon, ob eine Aktion oder Einstellung eines Nutzers das Löschen von Gemini App-Unterhaltungen zur Folge hat, können Admins Gemini App-Unterhaltungen mit Vault aufbewahren, auf „Hold“ setzen, durchsuchen und exportieren. Weitere Informationen zum Verwalten von Aktivitäten in Gemini-Apps finden Sie unter Aktivitäten in Gemini verwalten.

Aufbewahrungsregeln und Holds für Vault: Sie können benutzerdefinierte oder Standardaufbewahrungsregeln festlegen, um Gemini App-Unterhaltungen (bestehend aus Nutzer-Prompts und Gemini App-Antworten) für einen bestimmten Zeitraum oder unbegrenzt aufzubewahren. Sie können auch einen Hold für die Daten von Nutzern festlegen.

Vault-Aufbewahrungsregeln und Holds haben, sofern aktiv, Vorrang vor Einstellungen in der Admin-Konsole (z. B. der Einstellung für den Gemini-Chatverlauf) oder Nutzereinstellungen. Durch Einstellungen in der Admin-Konsole oder Nutzereinstellungen werden Unterhaltungen nur dann aus der Ansicht von Nutzern ausgeblendet, wenn eine Aufbewahrungsregel oder ein Hold vorhanden ist.

Mögliche Verzögerungen mit Aufbewahrungsregeln

• Wenn Sie eine Aufbewahrungsregel erstellen oder aktualisieren, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die neue Regel wirksam wird. In Vault werden keine Nachrichten aus Gemini-Apps aufbewahrt, die während dieses Zeitraums von Nutzern gelöscht werden.
• Wenn eine Aufbewahrungsfrist abläuft und die Regel festlegt, dass Nachrichten dauerhaft gelöscht werden, kann es Stunden oder Tage dauern, bis die betroffenen Nachrichten aus der Ansicht des Nutzers entfernt sind. Es dauert mindestens 30 Tage, bis die betroffenen Nachrichten aus allen Google-Systemen dauerhaft gelöscht werden.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregeln im Vergleich zu Standardregeln

Wenn Sie Daten beibehalten möchten, die bestimmte Bedingungen für eine bestimmte Zeit erfüllen, können Sie eine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellen. Wenn Sie alle Dienstdaten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren möchten, erstellen Sie eine Standardaufbewahrungsregel.

Weitere Informationen finden Sie unter Arten von Aufbewahrungsregeln.

Beginn der Aufbewahrungsdauer

Bei der Gemini App beginnt der Aufbewahrungszeitraum, wenn der letzte Prompt oder die letzte Antwort in einem Gemini-Chat gesendet oder empfangen wird. Der Administrator kann die Anzahl der Tage nach der letzten Aktivität auswählen, die ein Gemini-Chat (bestehend aus Prompts und Antworten) aufbewahrt werden soll. Nach Ablauf dieses Zeitraums wird die gesamte Unterhaltung gelöscht.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel für Gemini App-Nachrichten erstellen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf AufbewahrungBenutzerdefinierte RegelnErstellen.
3. Wählen Sie unter Dienst die Option Gemini-App aus Weiter.
4. Wählen Sie neben Bereich eine Organisationseinheit aus, für die die benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel gelten soll, und klicken Sie auf Weiter.
5. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten in Gemini-Apps aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • Um alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
   Warnung: Wenn Sie eine neue Regel einreichen, können Nachrichten, die die Aufbewahrungsfrist überschreiten, in der Gemini-App sofort dauerhaft gelöscht werden. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
6. Klicken Sie auf Erstellen.
7. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und dann auf Akzeptieren.

Standardmäßige Aufbewahrungsregel für Nachrichten in Gemini-Apps erstellen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung. Die Liste der Standardregeln wird geöffnet.

   Wenn keine Standardregeln vorhanden sind, wird in der Gemini-Zeile Keine Standardaufbewahrung angezeigt.

3. Klicken Sie auf Gemini App.
4. Wählen Sie aus, wie lange Nachrichten in Gemini-Apps aufbewahrt werden sollen:
   • Wenn Sie die Nachrichten, die von dieser Regel betroffen sind, dauerhaft speichern möchten, wählen Sie Unbefristet aus.
   • Um alle Nachrichten nach einer bestimmten Zeit zu verwerfen, wählen Sie Aufbewahrungsdauer aus und geben Sie die Anzahl der Tage zwischen 1 und 36.500 ein.
   Warnung: Wenn Sie eine neue Regel einreichen, können Nachrichten, die die Aufbewahrungsfrist überschreiten, in der Gemini-App sofort dauerhaft gelöscht werden. Das kann auch Dateien betreffen, die Nutzer behalten wollten. Gehen Sie erst dann zum nächsten Schritt über, wenn Sie sicher sind, dass die Regel richtig konfiguriert wurde.
5. Klicken Sie auf Erstellen.
6. Wenn Sie eine Aufbewahrungsdauer festlegen, müssen Sie bestätigen, dass Sie sich über die Auswirkungen der Regel im Klaren sind. Klicken Sie die Kästchen an und dann auf Akzeptieren.

Aufbewahrungsregel für Nachrichten in der Gemini App löschen

1. Melden Sie sich in vault.google.com an.
2. Klicken Sie auf Aufbewahrung und wählen Sie dann Standardregeln oder Benutzerdefinierte Regeln aus.
3. Wenn Sie eine Regel löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger unter Benutzerdefinierte Regel oder Standardregel auf die Regel und klicken Sie auf Löschen.
   Achtung: Daten, die dieser Regel unterliegen, aber nicht durch Holds oder andere Aufbewahrungsregeln geschützt sind, werden möglicherweise sofort dauerhaft gelöscht.
4. Klicken Sie zur Bestätigung auf Löschen.