Acción necesaria: Cambios en los operadores de búsqueda de Drive

El próximo 27 de abril del 2021, cambiará el modo en que los operadores de búsqueda to: y from: de Drive se usan para buscar archivos de Google Vault y ya no encontrarán coincidencias con archivos que se hayan compartido antes de marzo del 2021. A partir de febrero del 2021 hay disponible un nuevo operador de búsqueda, sharedwith:, que ofrece resultados similares al operador to: actual.

Quién se ve afectado, qué hacer y cuándo

Si en tu organización se utilizan los operadores de búsqueda to: o from: de Drive, revisa las consultas guardadas en Google Vault para asegurarte de que devuelven los resultados que esperas.

  • Si quieres conservar un comportamiento similar al del operador to: actual, cambia la consulta de búsqueda para que utilice sharedwith:.
  • Si quieres conservar el mismo comportamiento que ofrece el operador from: actual, cambia la consulta de búsqueda para que utilice owner:.

El comportamiento de los operadores de búsqueda se irá modificando por fases, tal como se describe en la siguiente sección. Puedes actualizar las consultas de búsqueda inmediatamente. Recibirás una notificación en Vault cuando una consulta que use to: o from: siga el nuevo comportamiento.

Fases de la transición

Fase 1: Drive lanza el operador de búsqueda sharedwith: — Febrero del 2021

El operador de búsqueda sharedwith: está disponible para todas las organizaciones, que podrán usarlo en Drive y Vault. Te recomendamos que actualices las consultas guardadas una vez que finalice esta primera fase. En un primer momento, sharedwith: encuentra los mismos archivos que to:, pero habrá un pequeño cambio en la siguiente fase.

Fase 2: sharedwith: encuentra más archivos — Mediados de marzo del 2021

El operador de búsqueda sharedwith: encontrará los archivos que se pueden ver, comentar o editar con la cuenta especificada y además los archivos que son propiedad de esa cuenta. Si comparas los resultados de búsqueda entre sharedwith: y to:, verás que sharedwith: encuentra más archivos porque también incluye los que pertenecen a la cuenta.

Fase 3: Cambio de comportamiento de to: y from: en Drive — De marzo a abril del 2021

El nuevo comportamiento se aplicará gradualmente, empezando por las búsqueda en Drive. Durante esta fase, las búsquedas de archivos de Drive en Vault que usen to: o from: tendrán el mismo comportamiento que hasta ahora. Una vez que el cambio en Drive se aplique a tu organización, si comparas los resultados de búsqueda entre Drive y Vault, verás que ya no son los mismos.

Fase 4: Cambio de comportamiento de to: y from: en Vault — 27 de abril del 2021

El 27 de abril del 2021, el nuevo comportamiento de to: y from: se aplicará a todas las búsquedas de Drive en Vault.

Explicación de los cambios en el comportamiento de los operadores de búsqueda

El nuevo comportamiento de los operadores to: y from: en las búsquedas de Drive hace que resulten más intuitivos. También permite determinar no solo quién tiene acceso a un archivo, sino también quién dio acceso a esos usuarios. Sin embargo, es posible que no satisfagan tus necesidades de descubrimiento electrónico. En la siguiente tabla puedes consultar más detalles sobre cómo cambiará el comportamiento y ver algunos ejemplos:

Operador de búsqueda de Drive Comportamiento actual Nuevo comportamiento (a partir del 27 de abril del 2021)
to:

Encuentra todos los archivos que se pueden ver, comentar o editar con la cuenta especificada, pero no los que pertenecen a esa cuenta.

Si el archivo está en una carpeta compartida con la cuenta especificada, pero no se ha compartido directamente con esa cuenta, se encuentra.

Ejemplo

Si usuario1@empresa.com tiene permiso de edición en el archivo1 y en la carpetaA, que contiene el archivoA:

  • to:usuario1@empresa.com encuentra el archivo1 y el archivoA

Encuentra los archivos que se han compartido directamente con la cuenta especificada.

No encuentra los archivos compartidos antes de marzo del 2021.

Si el archivo está en una carpeta compartida con la cuenta especificada, pero no se ha compartido directamente con esa cuenta, no se encuentra.

Ejemplo

Si usuario1@empresa.com tiene permiso de edición en el archivo1 y en la carpetaA, que contiene el archivoA:

  • to:usuario1@empresa.com encuentra el archivo1 pero no el archivoA
from:

Encuentra los archivos que son propiedad de la cuenta especificada (igual que owner:). Si se trata de archivos en carpetas compartidas, encuentra los archivos que se han creado con la cuenta especificada.

Ejemplo

Si el archivo es propiedad de usuario1@empresa.com y lo ha compartido usuario2@empresa.com:

  • from:usuario1@empresa.com encuentra el archivo
  • from:usuario2@empresa.com no encuentra el archivo

Encuentra los archivos compartidos por la cuenta especificada.

No encuentra los archivos compartidos antes de marzo del 2021.

Ejemplo

Si el archivo es propiedad de usuario1@empresa.com y lo ha compartido usuario2@empresa.com:

  • from:usuario1@empresa.com no encuentra el archivo
  • from:usuario2@empresa.com encuentra el archivo
sharedwith: Ninguno, es un operador nuevo.

Encuentra todos los archivos que tienen permiso directo o indirecto para ver, comentar o editar en Drive, incluidos los archivos que pertenecen a la cuenta.

Si quieres conseguir el mismo comportamiento que ofrece el operador to: actual, usa sharedwith:cuenta ‑owner:cuenta.

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