ご対応のお願い: Vault におけるグループ チャットの処理方法の変更について

2020 年 12 月に Google Chat でのグループ チャットの動作が変わります。最近リリースされた非スレッド形式のチャットルームに伴い、Chat のグループ チャットは、名前のない非スレッド形式のチャットルームと同様に処理されるようになります。わかりやすくするために、今後 Chat では、スレッド形式のチャットルーム、非スレッド形式のチャットルーム、グループ チャットをすべて「Chat スペース」と呼びます。また、Vault でも「チャットルーム」を「Chat スペース」と呼ぶようになります。組織で現在も従来のハングアウトをご利用になっている場合、グループの会話は Chat に同期されます。次のセクションで説明するように、グループ メッセージは保持ルール、記録保持(リティゲーション ホールド)、検索の適用対象となります。

影響を受ける場合、対応方法、時期

組織の Vault が次のいずれかに該当する場合は、設定とポリシーを見直して、組織の要件どおりに動作することを確認してください。

  • Chat に対してカスタム保持ルールを設定している
  • Chat のメッセージに記録保持を適用している
  • Gmail、従来のハングアウト、Chat の検索に使用したクエリを保存している

次のセクションでは、変更点の詳細について説明します。今回の変更は 12 月中に数週間かけてすべてのお客様に展開されます。

変更点の概要

保持

現在、グループ チャットは多数の受信者を含むダイレクト メッセージ(DM)として処理され、組織部門に設定されている保持ルールが適用されています。

今度のリリースでは、Chat の新しいグループ チャットは非スレッド形式のチャットルームと同様に処理されるようになります。現在のグループ チャットとは異なり、グループ チャットのメンバーを追加したり削除したりできます。Vault ユーザーが Chat のカスタム保持ルールを設定する際は、組織部門または「すべての Chat スペース」(「すべてのチャットルーム」ではない)に対して保持ルールを設定します。新しいグループ チャットには「すべての Chat スペース」の保持ルールが適用されます。

また、組織で現在も従来のハングアウトを利用している場合、従来のハングアウトと Chat の間でグループ メッセージが同期されます。従来のハングアウト側では、Chat から同期されたグループ チャットはグループの会話として扱われ、組織部門ベースの保持ルールが適用されます。Chat 側では、従来のハングアウトから同期されたグループの会話は、非スレッド形式のチャットルームとして扱われ、「すべての Chat スペース」の保持ルールが適用されます。

次の表は、各ルールで保持されるメッセージの種類を示しています。

組織部門ベースの保持ルール 「すべての Chat スペース」の保持ルール
  • 従来のハングアウトと Chat 内の DM
  • 従来のハングアウトでのグループの会話
  • 2020 年 12 月初旬より前に作成された Chat のグループ チャット
  • スレッド形式のスペース(メッセージがスレッド形式になっているスペース)
  • 非スレッド形式のスペース(DM などの単独のメッセージで構成されるスペース)
  • 2020 年 12 月初旬より後に作成された Chat のグループ チャット
  • 従来のハングアウトから Chat に同期されたグループの会話(組織で従来のハングアウトを現在も利用している場合)

「すべてのチャットルーム」に設定した既存のルールは「すべての Chat スペース」のルールとなり、Chat 内の新しいグループ チャットに適用されます。

グループ メッセージは従来のハングアウトと Chat の間で同期され、次のように動作します。

  • Vault の保持ルールによって片方のサービスでメッセージが削除された場合、この削除がもう一方のサービスに同期されることはありません。たとえば、Chat で次のような 2 つのカスタム保持ルールを設定したとします。
    1. 組織部門に対して、1 年後にメッセージを削除するように設定する
    2. 「すべての Chat スペース」に対して、メッセージを無期限に保持するように設定する

    これらの 2 つのポリシーを適用した場合、送信されてから 1 年が経過したグループ メッセージは従来のハングアウトから削除されるため、Vault で Gmail の検索を使用しても結果には表示されません。ただし、Chat スペースのルールでは同じメッセージが保持されているので、Vault で Chat の検索を使用すると結果に表示されます。

  • 従来のハングアウトでユーザーが削除したメッセージが Vault で保持されている場合、そのメッセージが Chat に同期されることはありません。この動作が検索セクションでの検索にどのように影響するかについて説明します。

記録保持(リティゲーション ホールド)

現在、Vault ユーザーが Chat に対して設定した記録保持は、指定したアカウントまたは指定した組織部門のアカウントに関連する DM とグループ メッセージに適用されます。Vault ユーザーはチェックボックスをオンにしてチャットルーム内のメッセージを記録保持の対象に含めることができます。

今度のリリースでは、上の表に書かれているように、チェックボックスをオンにして「Chat スペース」内のメッセージを記録保持の対象に含めることができるようになります。組織で従来のハングアウトを利用していない場合は、チェックボックスをオンにした場合にのみ新しいグループ チャットが記録保持の対象になり、非スレッド形式のチャットルームと同様に記録保持が適用されます。

検索、プレビュー、書き出し

現在、Chat でグループ メッセージを検索するには、アカウント ベースまたは組織部門ベースで検索します。Vault でメッセージを操作できるようにするには、履歴を有効にする必要があります。

今度のリリースでは、次のようになります。

  • Chat をアカウント ベースで検索する際に新しいグループ チャット内のメッセージを検索対象に含めるには、Vault ユーザーが [Chat スペースのメッセージを含める] チェックボックス(以前の [チャットルームのメッセージを含める] チェックボックス)をオンにする必要があります。この設定をすると、指定したアカウントがメンバーに含まれているすべての Chat スペース(スレッド形式のチャットルーム、非スレッド形式のチャットルーム、新しいグループ チャットを含む)が Vault の検索対象となります(履歴が有効になっている場合)。
  • Chat スペース ベースの検索で新しいグループ チャット内のメッセージを検索するには、Vault ユーザーがグループ チャットのメンバーを入力し、Chat スペースの一覧から該当するスペースを選択します。検索すると、選択した新しいグループ チャットと従来のハングアウトから同期されたグループ チャットに含まれるメッセージが結果に表示されます(履歴が有効になっている場合)。
  • Chat の検索クエリに一致したメッセージをプレビューしたり、書き出したりする場合、その前後関係がわかるように、グループ チャット内でそのメッセージの前後 12 時間以内に送信されたすべてのメッセージも返されます。
  • Chat の新しいグループ チャットは、グループの会話として従来のハングアウトに同期されるため、Gmail の検索の対象となります(履歴が有効になっている場合)。

Vault をご利用のユーザーは、引き続き Gmail の検索を使用して従来のハングアウト内のメッセージを検索することをおすすめします。従来のハングアウトのほとんどのメッセージは Chat に同期されますが、ユーザーが削除したメッセージが Chat に同期されることはありません(そのメッセージが Vault に保持されている場合でも)。Vault ユーザーが検索対象のデータの種類に [Chat] を選択した場合、削除済みのメッセージは結果に表示されません。このため、Vault ユーザーが従来のハングアウトのメッセージを検索するには、Gmail の検索を使用する必要があります。

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