Acción necesaria: Pronto cambiará cómo se gestionan los chats de grupo en Vault

En diciembre del 2020 cambiará cómo funcionan los chats de grupo de Google Chat. En particular, aprovechando el lanzamiento reciente de las salas no organizadas en conversaciones, los chats de grupo pasarán a gestionarse como si fueran salas de este tipo sin nombre. Es decir, a partir de entonces, todas las salas (estén o no organizadas en conversaciones) y todos los chats de grupo de Google Chat se considerarán "espacios de Chat". Este cambio también afectará a Vault, donde ya no se hará referencia a "salas", sino a "espacios de Chat". En las organizaciones que todavía tengan activada la versión clásica de Hangouts, las conversaciones de grupo se sincronizarán con Chat. Para saber cómo afectarán las reglas de conservación, los bloqueos y las búsquedas a los mensajes de grupo, consulta las diferentes secciones de este artículo.

Quién se ve afectado, qué hacer y cuándo hacerlo

Si en tu organización se ha realizado en Vault alguna de las acciones que se indican a continuación, comprueba que tu configuración y tus políticas vayan acorde a las necesidades de tu organización:

  • Configurar reglas de conservación personalizadas de Chat.
  • Bloquear mensajes de Chat.
  • Guardar consultas para buscar en Gmail y en la versión clásica de Hangouts, o en Chat

En la siguiente sección se explican los cambios que va a haber, que se irán implementando de forma gradual a lo largo de varias semanas de diciembre.

Cambios

Conservación

En este momento, los chats de grupo se tratan como mensajes directos que tienen muchos destinatarios y están sujetos a las reglas de conservación definidas en las unidades organizativas correspondientes.

Después del cambio, los chats de grupo nuevos se gestionarán como salas no organizadas en conversaciones. A diferencia de lo que ocurre ahora, se podrán añadir miembros a esos chats de grupo, así como quitarlos. Cuando un usuario de Vault configure una regla de conservación personalizada de Chat, podrá aplicarla a una unidad organizativa o activar el ajuste "Todos los espacios de Chat" (en vez de "Todas las salas"). En este último caso, la regla de conservación afectará a los chats de grupo nuevos.

Además, si tu organización todavía tiene activada la versión clásica de Hangouts, los mensajes de grupo se sincronizarán entre ese servicio y Google Chat. En la versión clásica de Hangouts, los chats de grupo sincronizados desde Chat se gestionarán como conversaciones de grupo y estarán sujetos a las reglas de conservación de la unidad organizativa que les corresponda. En Chat, las conversaciones de grupo sincronizadas desde la versión clásica de Hangouts se gestionarán como salas no organizadas en conversaciones y estarán sujetas a las reglas de conservación configuradas para aplicarse a "Todos los espacios de Chat".

En la siguiente tabla se muestra qué tipos de mensajes conserva cada tipo de regla:

Regla de conservación que afecta a unidades organizativas Regla de conservación con el ajuste "Todos los espacios de Chat"
  • Mensajes directos de Google Chat y la versión clásica de Hangouts
  • Conversaciones de grupo de la versión clásica de Hangouts
  • Chats de grupo creados en Chat antes de principios de diciembre del 2020
  • Espacios organizados en conversaciones (espacios que tienen mensajes en conversaciones)
  • Espacios no organizados en conversaciones (espacios que tienen todos los mensajes en una sola conversación, como si fueran MDs)
  • Chats de grupo creados en Chat a partir de principios de diciembre del 2020
  • Conversaciones de grupo que se sincronizan con Chat desde la versión clásica de Hangouts, si tu organización todavía la tiene activada

Las reglas configuradas para aplicarse a "Todas las salas" pasarán a aplicarse a "Todos los espacios de Chat" y afectarán a los chats de grupo nuevos de Chat.

Los mensajes de grupo se sincronizarán entre la versión clásica de Hangouts y Google Chat de acuerdo con estas reglas:

  • Cuando en uno de los dos servicios se elimine definitivamente un mensaje debido a una regla de conservación de Vault, esa eliminación no se sincronizará con el otro servicio. Por ejemplo, supongamos que tienes estas dos reglas de conservación personalizadas de Chat:
    1. Una que elimina definitivamente los mensajes de una unidad organizativa que tengan más de un año.
    2. Otra que conserva indefinidamente los mensajes de todos los espacios de Chat.

    En esta situación, los mensajes de grupo se eliminan de la versión clásica de Hangouts un año después de enviarse y no aparecen en búsquedas de Gmail hechas en Vault. Sin embargo, la regla que afecta a todos los espacios de Chat conserva esos mismos mensajes, que podrán aparecer cuando se hagan búsquedas de Chat en Vault.

  • Los mensajes que los usuarios eliminan de la versión clásica de Hangouts, pero se conservan en Vault, no se sincronizan con Chat. Consulta cómo afectará este comportamiento a las búsquedas en la sección correspondiente.

Bloqueos

En estos momentos, cuando un usuario de Vault configura un bloqueo en Chat, el bloqueo afecta a los mensajes directos y a los mensajes de grupo asociados a las cuentas o a la unidad organizativa indicadas. Ese usuario puede marcar una casilla para que en el bloqueo se incluyan los mensajes de salas.

Con el cambio, esa casilla servirá para incluir los mensajes de espacios de Chat, tal como se describe en la tabla que aparece más arriba. Si tu organización no tiene activada la versión clásica de Hangouts, en los bloqueos solo se incluirán chats de grupo nuevos si está marcada esa casilla. Los bloqueos se aplicarán igual que en las salas no organizadas en conversaciones.

Buscar, previsualizar y exportar

En estos momentos, se pueden buscar mensajes de grupo de Chat de cuentas o unidades organizativas concretas, aunque el historial debe estar activado para que haya mensajes disponibles en Vault.

Con el cambio, ocurrirá lo siguiente:

  • Para que los mensajes de chats de grupo nuevos se incluyan en una búsqueda de Chat basada en cuentas, los usuarios de Vault tendrán que marcar la casilla Incluir mensajes de espacios de Chat, que sustituirá a la casilla Incluir mensajes de salas. Con esta opción, Vault buscará en todas las salas (estén o no organizadas en conversaciones) en las que participen las cuentas en cuestión, incluidos chats de grupo nuevos, siempre que el historial esté activado.
  • Para buscar mensajes de chats de grupo nuevos en una búsqueda de Chat basada en espacios, los usuarios de Vault tendrán que indicar un miembro del chat de grupo que les interese y, a continuación, seleccionar un espacio de Chat de la lista. La búsqueda devolverá mensajes de ciertos chats de grupo nuevos y de chats de grupo que se hayan sincronizado desde la versión clásica de Hangouts (siempre que el historial esté activado).
  • Para poner en contexto los mensajes que coinciden con una consulta de búsqueda de Chat, puedes previsualizar y exportar los mensajes del chat de grupo correspondiente que se han enviado en las 12 horas anteriores y posteriores a cuando se enviaron los mensajes que hayan coincidido con la búsqueda.
  • Los chats de grupo nuevos de Chat se sincronizarán con la versión clásica de Hangouts como conversaciones de grupo, por lo que aparecerán en búsquedas de Gmail, siempre que el historial esté activado.

Recomendamos que los usuarios de Vault hagan búsquedas en Gmail cuando quieran encontrar mensajes de la versión clásica de Hangouts. Aunque la mayoría de esos mensajes se sincronizan con Chat, no se sincronizan aquellos que los usuarios han eliminado y que están sujetos a reglas de conservación de Vault. En consecuencia, si los usuarios de Vault seleccionan Chat como tipo de datos de una búsqueda, no se devolverán esos mensajes eliminados. Es por eso por lo que los usuarios de Vault deberían seleccionar Gmail como tipo de datos cuando quieran buscar mensajes de la versión clásica de Hangouts.

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