כשאתם משתמשים במשימות משותפות ב-Google Chat וב-Google Docs, אתם יכולים:
- להקצות משימות לאנשים אחרים.
- לבדוק מה הסטטוס שלהן.
- לעדכן אותן בפלטפורמת עבודה משותפת, כמו מרחב משותף או מסמך.
- לעדכן את המשימות שהוקצו לכם ברשימת המשימות האישית שלכם.
טיפ: אתם לא יכולים ליצור תתי-משימות או משימות משותפות שחוזרות על עצמן.
הסבר על שיתוף משימות
איפה אפשר ליצור ולהקצות משימות משותפות?
- במרחבים משותפים ב-Google Chat. איך יוצרים ומקצים משימות משותפות ב-Chat?
- ב-Google Docs (רק מנויי Google Workspace שעומדים בקריטריונים). איך יוצרים ומקצים משימות משותפות ב-Google Docs?
מה קורה כשמקצים לכם משימות משותפות
- המשימות המשותפות נשמרות ברשימת ברירת המחדל שלכם ב-Tasks, אבל אתם יכולים להעביר אותן לרשימות אחרות.
- איפה המשימות מופיעות?
- ברשימת המשימות האישית שלכם
- בפלטפורמות לעבודה משותפת, כמו מרחבים משותפים ב-Chat או מסמכים
- ביומן Google, אם למשימה יש תאריך ושעה
- אתם יכולים לערוך או למחוק את המשימה.
- השינויים יעודכנו ברשימת המשימות המשותפות שהוקצו לכם במרחב המשותף או במסמך.
- אם יש לכם גישה להיסטוריה במרחב המשותף או במסמך, תוכלו לבדוק מי סימן שהמשימה הושלמה או שינה את מקבל ההקצאה.
טיפ: אתם יכולים לדווח שמשימות שהוקצו לכם מפלטפורמת עבודה משותפת, כמו מרחב משותף או מסמך, הן ספאם. איך מדווחים שמשימות שהוקצו לכם הן ספאם?
מידע על ההתראות בקשר למשימות משותפות
- מקבלים התראות בקשר למשימות כשהן:
- נוצרות
- מוקצות או מועברות למישהו אחר (או כשההקצאה שלהן מבוטלת).
- מסומנות כהושלמו או לא הושלמו.
- נמחקות בלי שמשלימים אותן
- ב-Chat, מקבלים התראות בקשר למשימות במרחב המשותף.
- ב-Google Docs, מקבלים התראות באימייל, שכוללות את כתובת האימייל של מקבל ההקצאה. מקבלים התראה גם אם התאריך או השם של המשימה משתנים.
טיפ: לא תקבלו התראות על שינויים שאתם תבצעו במשימה.
מידע נוסף על מחיקת משימות משותפות
כשמוחקים משימה משותפת, היא נמחקת מרשימת המשימות האישית שלכם ומהמרחב המשותף.
- אם המשימה היא ב-Chat: כל ההודעות שקשורות למשימה נשארות במרחב המשותף, אלא אם תמחקו אותן.
- אם המשימה היא ב-Google Docs ואתם:
- עם גישת עריכה:
- המשימה לא תופיע במסמך, אבל הפריט והטקסט יישארו ברשימת המשימות.
- בלי גישת עריכה:
- המשימה תופיע כפריט שנמחק ברשימה.
- שותפי עריכה עם גישת עריכה יוכלו לאשר את השינוי הזה.
- המשימה תמשיך להופיע ברשימת המשימות עד שמאשרים את המחיקה.
- עם גישת עריכה:
חשוב לדעת: כדי לראות אילו משימות נמחקו, תוכלו לבדוק את 'היסטוריית הגרסאות' במסמך. איך בודקים מה השתנה במסמך?
אם המרחב המשותף או המסמך יימחקו:
- ב-Chat: כל המשימות שהיו בהם יימחקו מהם ומרשימת המשימות של מקבלי ההקצאות.
- ב-Google Docs: כל המשימות יישארו ברשימת המשימות האישית שלכם, אבל לא תוכלו לראות את המסמך שקשור אליהן כי הוא נמחק.
אם חשבון Google יימחק:
- ב-Chat: המשימות המשותפות שהוקצו לכם לא יוקצו לאף אחד ויישארו במרחב המשותף.
- ב-Google Docs: המשימות המשותפות שהוקצו לכם יישארו במסמך אבל יוקצו למשתמש לא ידוע.
אם תאבדו גישה למרחב המשותף או למסמך:
- המשימות עדיין יוקצו אליכם. כל שינוי שתבצעו יעודכן במרחב העבודה המשותף.
- טיפ: ב-Google Docs, שותף עריכה עם גישת עריכה צריך לאשר את השינויים כדי שהם יעודכנו.