Premiers pas avec les tâches partagées

Avec les tâches partagées dans Google Chat et Google Docs, vous pouvez :

attribuer une tâche à un utilisateur pour qu'il l'effectue ;
vérifier l'état d'une tâche partagée ;
mettre à jour une tâche partagée depuis une surface partagée (un espace ou un document, par exemple) ;
modifier une tâche partagée qui vous a été attribuée depuis votre liste personnelle de tâches.

Remarque : Vous ne pouvez pas créer de tâches secondaires ni répéter de tâches partagées.

Fonctionnement des tâches partagées

Vous pouvez créer et attribuer une tâche partagée dans :

Lorsque des tâches partagées vous sont attribuées :

Les tâches partagées sont ajoutées à votre liste par défaut dans Tasks, mais vous pouvez les déplacer vers d'autres listes.
Votre tâche apparaîtra dans :
- votre liste personnelle de tâches ;
- les surfaces partagées (un espace Chat ou un document, par exemple) ;
- Google Agenda, si la tâche a une date et une heure.
Vous pouvez modifier ou supprimer la tâche.
- Les modifications s'appliquent aux tâches partagées qui vous sont attribuées dans un espace ou un document.

Si vous avez accès à l'historique de l'espace ou du document, vous pouvez vérifier qui a effectué la tâche ou a modifié la personne responsable.

Conseil : Vous pouvez signaler une tâche attribuée comme spam depuis une surface partagée, comme un espace ou un document. Découvrez comment signaler des tâches attribuées comme spam.

Vous recevez des notifications lorsqu'une tâche est :
- créée ;
- attribuée, réattribuée ou que son attribution est annulée ;
- terminée ou marquée comme non terminée ;
- supprimée sans avoir été terminée.
Dans Chat, vous recevrez des notifications concernant les tâches dans l'espace.
Dans Google Docs, vous recevez des notifications par e-mail, y compris à l'adresse e-mail de la personne responsable. Vous recevez également des notifications lorsque la date ou le titre changent.

Remarque : Vous ne recevez pas de notifications concernant les modifications que vous apportez.

Lorsqu'une tâche partagée est supprimée, elle est retirée de votre liste de tâches personnelle et de l'espace partagé.

Si la tâche se trouve dans Chat : les messages associés restent dans l'espace jusqu'à ce que vous les supprimiez.
Si la tâche se trouve dans Google Docs et que :
- Vous êtes autorisé à modifier :
  - La tâche n'apparaît plus dans le document, mais l'élément de la checklist et le texte associé restent affichés.
- Vous n'êtes pas autorisé à modifier :
  - La tâche apparaît comme supprimée à côté de l'élément de la checklist.
  - Tous les collaborateurs qui disposent d'un accès en écriture peuvent accepter ces modifications.
  - La tâche reste affichée dans le flux dédié aux listes jusqu'à ce que la suppression soit acceptée.

Important : Pour consulter les tâches supprimées, accédez à "Historique des versions" dans le document. Découvrez comment identifier les modifications apportées à un document.

Dans Chat : toutes les tâches sont supprimées de cet espace et de la liste de tâches personnelle de la personne responsable.
Dans Google Docs : toutes les tâches restent affichées dans votre liste personnelle de tâches, mais vous ne pouvez pas consulter le document associé, car il a été supprimé.

Dans Chat : les tâches partagées qui vous sont attribuées sont désattribuées, mais elles restent dans l'espace.
Dans Google Docs : les tâches partagées qui vous sont attribuées restent dans le document, mais sont attribuées à un utilisateur inconnu.

Vos tâches vous restent attribuées. Les modifications que vous apportez s'appliquent sur la surface partagée.
- Remarque : Dans Google Docs, un collaborateur disposant d'un accès en écriture doit accepter vos modifications pour qu'elles s'appliquent.