Strukturierte Daten aus Sammlungen extrahieren

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Extract Structured Data Using Google's Pinpoint

Mit Pinpoint können Sie strukturierte Daten aus einer Sammlung ähnlich formatierter digitalisierter oder gescannter PDF-Dokumente in eine Gruppe von Tabellen extrahieren.

Das funktioniert am besten bei Sammlungen mit diesen Eigenschaften:

• Verwendung derselben Vorlage
• Verwendung derselben Leserichtung (nur rechtsläufig oder nur linksläufig)
• Verwendung eines formularähnlichen und/oder tabellarischen Formats

Wenn Sie zum Beispiel 10.000 gescannte Berichte zu Autounfällen haben, die ein ähnliches Format verwenden, können Sie die Scans importieren und eine Tabelle exportieren, in der Sie die Unfälle nach Datum, Automobilhersteller oder anderen Feldern der Quelldokumente sortieren können.

Pinpoint-Sammlung vorbereiten

• Rufen Sie die Sammlung mit den Dokumenten auf, aus denen Sie strukturierte Daten extrahieren möchten.
• Wenn Sie in Pinpoint keine Sammlung zur Verarbeitung haben, erstellen Sie eine neue Sammlung mit den Dokumenten, aus denen Sie strukturierte Daten extrahieren möchten.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Sammlung von Pinpoint vollständig verarbeitet wurde. Je nach Größe und Anzahl der Dateien kann die Verarbeitung bis zu 24 Stunden dauern.
• Klicken Sie links unten in der Sammlungsansicht auf „Strukturierte Daten extrahieren“.
• Klicken Sie auf den Button „Sammlung verarbeiten“. Je nach Größe der Sammlung kann die Verarbeitung zwischen einigen Sekunden und einigen Stunden dauern.
• Klicken Sie nach Abschluss der Verarbeitung auf „Sammlung mit Anmerkungen versehen“.

Wenn Sie einer verarbeiteten Pinpoint-Sammlung Dokumente hinzufügen, müssen Sie die Verarbeitung noch einmal wiederholen. Weitere Informationen finden Sie unter Sammlung mit Anmerkungen neu verarbeiten.

Goldenes Dokument auswählen

Das Tool „Strukturierte Daten extrahieren“ leitet Sie zum Editor für Anmerkungen weiter und wählt automatisch ein „goldenes Dokument“ für Sie aus. Dies ist ein Dokument, in dem Sie eine Vorlage für Anmerkungen erstellen, die auf alle Dokumente in derselben Sammlung angewendet wird.

Ist das ausgewählte goldene Dokument Ihrer Meinung nach nicht die beste Wahl für Anmerkungen, können Sie es durch ein anderes Dokument in der Sammlung ersetzen. Informationen dazu finden Sie unter Goldenes Dokument ersetzen.

Enthält die Dokumentvorlage in Ihrer Sammlung viele optionale Felder, sollten Sie das Dokument mit den meisten optionalen Feldern als goldenes Dokument auswählen. So gewährleisten Sie die höchste Kompatibilität mit allen Dokumenten in Ihrer Sammlung.

In den seltenen Fällen, in denen nicht alle gewünschten Felder durch ein einziges goldenes Dokument abgedeckt werden, können Sie weitere goldene Dokumente hinzufügen, um zusätzliche optionale Felder aufzunehmen. Informationen dazu finden Sie unter Goldenes Dokument hinzufügen.

Sammlung mit Anmerkungen versehen

Der Editor für Anmerkungen ist in vier Hauptbereiche unterteilt:

1. Haupteditor
   Dies ist der Hauptteil der Seite, in dem Sie Dokumenten Anmerkungen hinzufügen. In diesem Bereich werden das goldene Dokument und die hinzugefügten Anmerkungen angezeigt.
2. Symbolleiste
   Dieser Bereich befindet sich oben auf der Seite. Hier finden Sie das Aktionsmenü des Editors für Anmerkungen, einschließlich des Namens des goldenen Dokuments, an dem Sie gerade arbeiten.
3. Liste der Anmerkungen
   Dieser Bereich befindet sich auf der rechten Seite. Hier sehen Sie die Liste der Anmerkungen, die Sie im goldenen Dokument erstellt haben.
4. Tabellenvorschau
   Dieser Bereich befindet sich unten auf der Seite. Hier finden Sie eine Vorschau der Werte aus extrahierten Feldern von zehn zufällig ausgewählten Dokumenten Ihrer Sammlung.

Derzeit unterstützt das Tool nur das Extrahieren in Text oder Kästchen (boolesch). Alle numerischen Werte werden in Text/String konvertiert.

Schlüssel/Wert-Paar

Dieses Tool eignet sich am besten zum Extrahieren eines einzelnen mit Label versehenen Werts aus Ihrer Sammlung. Ein Beispiel für das Ergebnis dieser Anmerkung ist „Land“ als Schlüssel und „Vereinigte Staaten von Amerika“ als Wert.

So versehen Sie Ihr Dokument mit der Anmerkung „Schlüssel/Wert-Paar“:

• Wählen Sie oben im Editor für Anmerkungen das Tool „Schlüssel/Wert-Paar“ aus.
• Ziehen Sie ein Rechteck um den Wert, den Sie extrahieren möchten. Verlängern Sie das Rechteck, damit Werte mit mehr Zeichen aus anderen Dokumenten berücksichtigt werden.
• Das Tool wählt automatisch einen Schlüssel für den ausgewählten Wert aus und markiert ihn. Sie können diese Markierung ziehen und bearbeiten, um eine genaue Anmerkung zu erhalten.
• Wenn Sie den Namen der Spaltenüberschrift in den extrahierten Daten ändern möchten, bearbeiten Sie den Namen des Schlüsselparameters im Bereich „Anmerkungen“ auf der rechten Seite des Fensters.
• Wiederholen Sie die Schritte für alle Schlüssel/Wert-Paare, die Sie aus der Dokumentensammlung extrahieren möchten.

Jede Anmerkung ist eine ungefähre Markierung für das Tool, mit der die Daten aus allen Dokumenten in Ihrer Sammlung extrahiert werden können.

Sofern verfügbar, können Sie sich in Ihrem Dokument an Rastern oder Markierungen orientieren. Andernfalls sollten Sie darauf achten, längere Werte zu berücksichtigen.

Wiederkehrender Bereich

Dieses Tool eignet sich am besten zum Extrahieren eines Bereichs mit wiederkehrenden Schlüssel/Wert-Paaren. Die Anmerkung kann beliebig viele fortlaufende wiederkehrende Bereiche über mehrere Seiten hinweg abdecken.

So versehen Sie Ihr Dokument mit der Anmerkung „Wiederkehrender Bereich“:

• Wählen Sie oben im Editor für Anmerkungen das Tool „Wiederkehrender Bereich“ aus.
• Setzen Sie eine Markierung über der Höhe der ersten wiederkehrenden Instanz im Bereich.
• Das Tool erstellt automatisch eine Linie, die ungefähr unter der markierten Instanz liegt. Ziehen Sie die Linie, bis der gesamte Bereich, den Sie mit einer Anmerkung versehen möchten, markiert ist.
• Geben Sie den Namen des Bereichs in das Pop-up-Fenster „Name des wiederkehrenden Bereichs“ ein.
• Klicken Sie auf „Bereich speichern“.
• Wählen Sie oben im Editor für Anmerkungen das Tool „Schlüssel/Wert-Paar“ aus.
• Folgen Sie im Bereich der ersten wiederkehrenden Instanz für alle Schlüssel/Wert-Paare, die Sie extrahieren möchten, den Schritten für die Anmerkung „Schlüssel/Wert-Paar“.

Tabellen

Dieses Tool eignet sich am besten zum Extrahieren von Daten, die im Tabellenformat gespeichert sind. Jede Tabelle im Dokument, die Sie extrahieren möchten, muss mit Anmerkungen versehen werden. Hinweis: Das Tool funktioniert bei Tabellen, die mehrere Seiten umfassen, einschließlich wiederkehrender Kopfzeilen.

Das Tool funktioniert am besten, wenn die mit Anmerkungen versehene Tabelle in allen Dokumenten der Sammlung dieselbe horizontale Dimension, dasselbe horizontale Format und dieselben Kopfzeilen hat.

So versehen Sie Ihr Dokument mit der Anmerkung „Tabellen“:

• Wählen Sie oben im Editor für Anmerkungen das Tool „Tabellen“ aus.
• Zeichnen Sie ein Rechteck um die Tabelle, deren Daten Sie extrahieren möchten. Wenn die Tabelle mehrere Seiten umfasst, können Sie nur die erste Seite markieren.
• Das Tool versucht, die Tabelle zu erkennen. Wenn dies nicht die gesamte Tabelle abdeckt, wiederholen Sie den Markierungsschritt.
• Passen Sie den Umriss an den Umriss der Tabelle an. Ziehen Sie die untere Zeile, sodass alle Teile der Tabelle markiert werden. Dazu gehören auch wiederkehrende Kopfzeilen und Teile auf den Folgeseiten.
• Geben Sie den Tabellennamen in das Pop-up-Feld ein.
• Geben Sie mithilfe des Buttons im Pop-up-Feld an, ob die Tabelle eine Kopfzeile hat.
• Passen Sie die Trennzeichen der Kopfzeilen und Spalten an die Formatierung der Tabelle an. Dabei werden die Spaltenbreiten und die Kopfzeilen im Dokument deutlich gekennzeichnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Spaltentrennzeichen, um Spaltentrennzeichen hinzuzufügen oder zu löschen.
• Klicken Sie auf „Tabelle speichern“.

Daten extrahieren und herunterladen

Wenn Sie mit dem Ergebnis in der Vorschautabelle zufrieden sind, können Sie Ihre Daten extrahieren. Dazu klicken Sie im Editor für Anmerkungen oben rechts auf den Button „Extrahieren“. Diese Extraktion betrifft nur den aktuellen Satz von Anmerkungen. Wenn Sie Anmerkungen in Ihrer Sammlung zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten, müssen Sie den Vorgang wiederholen.

Wenn die Extraktion abgeschlossen ist, können Sie die Daten herunterladen. Klicken Sie dazu auf „Herunterladen“. Sie erhalten eine ZIP-Datei mit je einer CSV-Datei für jeden Tab der Vorschautabelle und einer Übersichtsdatei für alle Dokumente in der Sammlung.

Sie können die Extraktionsergebnisse für ein Dokument prüfen, indem Sie auf den entsprechenden Link in der Übersichtsdatei klicken. Informationen dazu finden Sie unter Extraktionsergebnis überprüfen.

Extraktionsergebnis überprüfen

Nachdem Sie einige Felder aus Ihrer Sammlung extrahiert haben, sollten Sie prüfen, ob die extrahierten Werte mit denen im Dokument übereinstimmen.

Sie haben die Möglichkeit, die Extraktionsergebnisse für jedes Dokument in der Sammlung einzusehen. Klicken Sie dazu auf den Link in der CSV-Übersichtsdatei, die Sie heruntergeladen haben, oder auf den Link in der Vorschautabelle.

Auf der Ergebnisseite zur Dokumentextraktion können Sie alle extrahierten Werte für ein einzelnes Dokument ansehen und sie selbst validieren.

Wenn Sie ein beliebiges Anmerkungsfeld im Dokument auswählen, wird das extrahierte Ergebnis im rechten Bereich angezeigt. Umgekehrt wird bei Auswahl eines Werts im rechten Bereich das entsprechende Anmerkungsfeld im Dokument angezeigt.

Sammlung mit Anmerkungen verwalten

Sammlung mit Anmerkungen neu verarbeiten

Wenn Sie eine Sammlung mit Anmerkungen noch einmal verarbeiten, werden alle zuvor erstellten Anmerkungen entfernt.

So wiederholen Sie die Verarbeitung Ihrer Sammlung mit dem Tool „Strukturierte Daten extrahieren“:

• Rufen Sie den „Editor für Anmerkungen“ für Ihre Sammlung auf.
• Klicken Sie im Editor für Anmerkungen auf das Dreipunkt-Menü .
• Wählen Sie „Sammlung neu verarbeiten“ aus.
• Fahren Sie mit der Auswahl von goldenen Dokumenten fort und versehen Sie Ihre Sammlung mit Anmerkungen.

Goldene Dokumente verwalten

Goldenes Dokument ersetzen

So ersetzen Sie ein goldenes Dokument:

• Rufen Sie den „Editor für Anmerkungen“ für Ihre Sammlung auf.
• Klicken Sie im Editor für Anmerkungen auf das Dreipunkt-Menü .
• Wählen Sie „Goldenes Dokument ersetzen“ aus.
• Wählen Sie Ihr bevorzugtes goldenes Dokument aus dem Beispielsatz aus und klicken Sie auf „OK“.
• Klicken Sie rechts oben auf der Seite zur Dokumentprüfung auf „Als goldenes Dokument festlegen“.
• Wählen Sie „Vorhandenes goldenes Dokument ersetzen“ aus und klicken Sie auf „OK“.

Der nächste Schritt hängt davon ab, ob die Sammlung ein zuvor mit Anmerkungen versehenes goldenes Dokument enthält:

• Sollte dies der Fall sein, beachten Sie die Informationen unter Anmerkungen übertragen.
• Wenn nicht, können Sie Ihr goldenes Dokument mit Anmerkungen versehen.

Goldenes Dokument hinzufügen

Während der Prüfung der Extraktionsergebnisse können Sie weitere goldene Dokumente hinzufügen, um kleine Unterschiede in der Dokumentvorlage und zusätzliche optionale Felder in einigen Dokumenten zu berücksichtigen.

Folgen Sie dazu diesen Schritten:

• Rufen Sie die Seite zur Dokumentprüfung auf, die in der Vorschautabelle des Beispielsatzes verlinkt ist, oder öffnen Sie die herunterladbare CSV-Übersichtsdatei.
• Klicken Sie rechts oben auf „Als goldenes Dokument festlegen“.
• Wählen Sie „Neues goldenes Dokument hinzufügen“ aus und klicken Sie auf „OK“.

Der Anmerkungsprozess bei zusätzlichen goldenen Dokumenten unterscheidet sich vom normalen Prozess. Weitere Informationen finden Sie unter Anmerkungen übertragen.

Ein goldenes Dokument aus dem Satz entfernen

• Wählen Sie im Drop-down-Menü oben im Editor für Anmerkungen den Namen des goldenen Dokuments aus.
• Wählen Sie im selben Drop-down-Menü die Option „Aus Satz von goldenen Dokumenten entfernen“ aus.
• Klicken Sie bei der folgenden Aufforderung auf „Löschen“, um die Aktion zu genehmigen.

Anmerkungen übertragen

Wenn Sie dem Satz ein neues goldenes Dokument hinzugefügt oder ein mit Anmerkungen versehenes goldenes Dokument ersetzt haben, gleicht das Tool die vorherigen Anmerkungen mit denen des neuen goldenen Dokuments ungefähr ab.

Kann das Tool das zuvor annotierte Feld nicht mit dem neuen goldenen Dokument abgleichen, wird das Feld rechts auf der Seite des Editors für Anmerkungen im Bereich „Anmerkungen“ mit „Maßnahme erforderlich“ gekennzeichnet.

Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um dieses Problem zu beheben:

• Wenn das Feld im neuen goldenen Dokument tatsächlich verfügbar ist
  1. Fügen Sie die Anmerkung für das Feld hinzu.
  2. Wählen Sie im Aufforderungsfenster „Problem mit Schlüssel/Wert-Paar lösen“ aus.
  3. Wählen Sie den Namen des Feldes im Drop-down-Menü aus.
  4. Klicken Sie auf „OK“.
• Wenn das Feld im neuen goldenen Dokument nicht verfügbar ist
  1. Wählen Sie im Bereich „Anmerkungen“ das Feld aus, das eine Maßnahme erfordert.
  2. Klicken Sie auf , um zu markieren, dass das Feld nur im neuen goldenen Dokument fehlt.

Wenn Daten aus dem neuen goldenen Dokument nicht im Bereich „Anmerkungen“ verfügbar sind, können Sie die Daten manuell mit Anmerkungen versehen, um sie nur dem neuen goldenen Dokument hinzuzufügen.

Anmerkung bearbeiten

Feldname oder -typ ändern

• Wählen Sie das Feld rechts im Editor für Anmerkungen im Bereich „Anmerkungen“ aus.
• Bearbeiten Sie den Feldnamen oder -typ.
• Klicken Sie bei der folgenden Aufforderung auf „OK“.

Die Änderung des Feldnamens oder -typs gilt für alle goldenen Dokumente in der Sammlung.

Schlüssel/Wert-Paar-Anmerkung anpassen

• Klicken Sie auf das Anmerkungsfeld, das Sie anpassen möchten.
• Ziehen und bewegen Sie das Auswahlfeld an die gewünschte Stelle. Passen Sie die Größe an, indem Sie die Kanten verschieben.
• Die Anpassung gilt nur für das aktuell bearbeitete goldene Dokument.

Anmerkung für einen wiederkehrenden Bereich anpassen

• Klicken Sie auf eine beliebige Stelle in der Anmerkung für einen wiederkehrenden Bereich, die sie bearbeiten möchten.
• Passen Sie die Größe des Bereichs an, indem Sie die Trennzeichen vertikal verschieben.
• Die Anpassung gilt nur für das aktuell bearbeitete goldene Dokument.

Tabellenanmerkung anpassen

• Klicken Sie auf eine beliebige Stelle der Tabellenanmerkung, die Sie anpassen möchten.
• Ziehen und bewegen Sie Linien innerhalb des Felds, um die Größe, Spaltenbreite und Kopfzeile anzupassen.
• Die Anpassung gilt nur für das aktuell bearbeitete goldene Dokument.

Anmerkung löschen

So entfernen Sie Anmerkungen aus allen goldenen Dokumenten:

• Wählen Sie rechts im Editor für Anmerkungen im Bereich „Anmerkungen“ ein Feld aus.
• Klicken Sie auf und bestätigen Sie, dass Sie das Feld aus allen goldenen Dokumenten löschen möchten.