Présentation
La plupart des fichiers importés sont convertis au format PDF, s'ils ne sont pas déjà dans ce format, puis sont enregistrés sous forme de document PDF dans la vue Documents.
Pour les fichiers non audio, Pinpoint extrait le texte du fichier importé avec la reconnaissance optique des caractères (OCR).
Pour les fichiers audio, Pinpoint utilise la technologie de reconnaissance vocale pour transcrire le fichier audio en fonction de la configuration de la langue des fichiers audio pour la collection.
Les types de fichiers suivants peuvent être importés dans Pinpoint. Chaque type de fichier a une taille maximale et prend en charge un ensemble de formats. Si un fichier dépasse la limite de taille, il est rejeté, et un avertissement apparaît après la tentative d'importation.
- PDF (y compris les numérisations, les textes et les images au format PDF)
- Audio
- Vidéo (audio extrait et transcrit, la vidéo n'est pas enregistrée)
- Image
- Page Web
- Google Docs (Docs, Slides)
- Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
- Texte brut (pas un texte dans un PDF)
Pinpoint sait analyser un texte imprimé ou manuscrit dans des fichiers PDF, ainsi qu'un texte contenu dans des images intégrées d'un fichier PDF.
Google effectue une analyse de reconnaissance optique des caractères (OCR) sur tout le contenu des PDF, y compris sur les images et les textes manuscrits. La langue de ces textes est déduite automatiquement ; vous n'avez pas besoin de modifier un paramètre dans votre collection pour indiquer la langue de votre fichier PDF. Un fichier PDF peut même être multilingue.
Lorsque vous numérisez des papiers à importer, essayez de garder les feuilles le plus à plat possible et conservez si possible une orientation de lecture standard (ne tournez pas la page à 90°). De manière générale, vérifiez que vous pouvez lire les numérisations facilement.
Taille maximale du fichier : 1 Go
Fractionnement de fichiers
Les fichiers sources de plus de 500 Mo (hors fichiers audio) seront scindés en plusieurs fichiers PDF plus petits, et chaque fichier PDF sera affiché séparément dans votre vue Documents.
Les fichiers sources de moins de 500 Mo avec beaucoup de texte, par exemple un fichier PDF de 21 Mo avec 7 000 pages de texte, seront également scindés en plusieurs fichiers.
Audio
Vous pouvez importer des fichiers audio dans Pinpoint afin de créer une transcription dans laquelle vous pourrez faire des recherches (et que vous pourrez télécharger).
Après le traitement, le fichier audio est publié sous forme de transcription textuelle dans votre collection, avec un lecteur audio intégré pour le fichier importé.
Vous pouvez télécharger la transcription en l'ouvrant, puis en cliquant sur l'élément de menu > Télécharger la transcription.
Remarques supplémentaires :
- Une seule langue peut être extraite d'un fichier audio. Cette langue est définie avec le paramètre Langue parlée dans les fichiers audio pour votre collection (voir ci-après).
Formats audio pris en charge : MP3, MP4, M4A, WAV, FLAC, WMA, AAC, RA, RAM, AIF, AIFF, OGG
Taille maximale du fichier : 8 Go ou 2 heures de contenu audio, lorsque le fichier est lu à la vitesse normale.
Pour importer un fichier audio :
- Confirmez d'abord que la langue des fichiers à importer est définie comme langue d'importation pour les fichiers audio.
- Importez le ou les fichiers de la même manière que les autres types de fichiers. Les fichiers audio peuvent être importés en même temps que des fichiers non audio.
- Vous pouvez modifier la transcription générée automatiquement dans Pinpoint en cliquant sur Modifier si vous constatez des erreurs de transcription.
Vidéo
Vous pouvez importer des fichiers vidéo dans Pinpoint afin de créer une transcription dans laquelle vous pourrez faire des recherches (et que vous pourrez télécharger).
Durant son traitement, le fichier audio est extrait et utilisé pour créer une transcription dans votre collection, accompagnée d'un lecteur audio intégré.
Vous pouvez télécharger la transcription en l'ouvrant, puis en cliquant sur l'élément de menu > Télécharger la transcription.
Remarques supplémentaires :
- Une seule langue peut être extraite d'un fichier vidéo. Cette langue est définie avec le paramètre Langue parlée dans les fichiers audio pour votre collection (voir ci-après).
Formats vidéo pris en charge : MP4, MPEG, MOV, WMV, AVI, 3GPP, WEBM, MP2T, FLV, OGV, MKV, M4V.
Taille maximale du fichier : 8 Go ou 2 heures de contenu vidéo, lorsque le fichier est lu à la vitesse normale.
Pour importer un fichier vidéo :
- Confirmez d'abord que la langue des fichiers à importer est définie comme langue d'importation pour les fichiers audio.
- Importez le ou les fichiers de la même manière que les autres types de fichiers. Les fichiers vidéo peuvent être importés en même temps que des fichiers non vidéo.
- Vous pouvez modifier la transcription générée automatiquement dans Pinpoint en cliquant sur Modifier si vous constatez des erreurs de transcription.
E-mails
Vous pouvez importer des e-mails enregistrés dans Pinpoint dans les formats spécifiés ci-après, ou vous pouvez enregistrer des e-mails au format PDF et importer les fichiers PDF correspondants.
Si un e-mail importé comporte des pièces jointes, vous pourrez les afficher lorsque vous consulterez le document dans Pinpoint, mais leur contenu ne sera pas traité et vous ne pourrez pas y faire de recherche.
Formats pris en charge : EML, MBOX
Images
Pinpoint analyse les images importées pour y détecter d'éventuels contenus textuels et enregistre les images au format PDF dans votre collection. Vous pouvez importer directement les formats de fichier suivants. Vous pouvez également importer des images intégrées dans un fichier PDF, avec ou sans autre contenu. Les images sont traitées de la même manière qu'elles soient importées individuellement ou intégrées dans un autre fichier. Vous pouvez importer des pages ou des notes manuscrites comme images simples ou comme images intégrées dans un fichier PDF.
Formats pris en charge : JPG, PNG, GIF, BMP, TIFF
Taille maximale du fichier : 10 Mo
Pages Web
Les pages Web téléchargées peuvent être importées, y compris les images intégrées. Vous devrez choisir le bon formatage et le bon format de fichier selon que vous voulez que les images soient incluses ou non dans l'importation. Vous ne pouvez pas importer une page en ligne avec son URL. Vous devez d'abord la télécharger localement, puis l'importer dans Pinpoint.
Pour enregistrer une page Web en local dans Chrome, ouvrez la page dans le navigateur, cliquez sur Fichier > Enregistrer la page sous et sélectionnez l'une des options. L'option "HTML uniquement" n'importe pas les images, les styles et les éléments dynamiques comme les commentaires utilisateur. Les autres options peuvent enregistrer ces éléments et formatages supplémentaires. Si vous n'êtes pas sûr du format à utiliser, enregistrez une copie dans chaque format, puis affichez-les dans votre navigateur. Certaines options peuvent également enregistrer une page sous forme de dossier de plusieurs fichiers, ce qui n'est pas pris en charge par Pinpoint. Vous pouvez seulement importer un fichier unique pour une page Web.
Formats pris en charge : HTML, MHT, MHTML
Google Docs
Les documents de type Google Docs ou Google Slides peuvent être importés. Les fichiers seront convertis au format PDF statique avant d'être ajoutés à votre collection. Tout changement apporté à vos documents Google Docs ou Google Slides après importation ne sera pas reflété dans votre collection.
Formats pris en charge : Google Docs, Google Slides
Taille maximale du fichier : 10 Mo
Microsoft Office
Les fichiers Microsoft Office peuvent être importés. Les fichiers doivent être importés depuis votre ordinateur. Vous ne pouvez pas importer un fichier Office 365 hébergé sur le Web avec son URL.
Formats pris en charge : DOC, DOCX (Word) ; XLS, XLSX (Excel) ; PPT, PPTX (PowerPoint)
Taille maximale du fichier : 10 Mo
Texte brut
Les types de fichiers de texte brut suivants peuvent être importés directement. Si un fichier PDF ou un autre fichier conteneur comporte du texte intégré, les règles du format de fichier conteneur s'appliquent.
Formats pris en charge : TXT, RTF, CSV
Taille maximale du fichier : 10 Mo