Управление коллекциями и документами

Содержание

Коллекции

• Просмотр коллекций
• Создание коллекции
• Удаление коллекции
• Настройка доступа к коллекции
• Изменение названия коллекции
• Поиск по коллекции
• Публикация коллекции

Документы

• Загрузка документов в коллекцию
• Загрузка аудиофайла
• Скачивание документа
• Удаление документов из коллекции
• Просмотр и сортировка документов в коллекции
• Изменение названий документов
• Предоставление доступа к документу
• Копирование текста
• Выделение текста и создание ссылок
• Поиск текста в документе
• Добавление ярлыков к документам

Управление коллекциями

О коллекциях

Коллекция – это группа документов, у которых есть некоторые свойства:

• название;
• владелец;
• редактор;
• доступ только для чтения для определенных пользователей.

По умолчанию доступ к созданной коллекции есть только у вас, и вы можете предоставить его другим пользователям. Если коллекция опубликована, она доступна всем пользователям Pinpoint, у которых есть ссылка на нее.

Пользователям Pinpoint доступно хранилище объемом 100 ГБ. Коллекции, к которым вы получили доступ, не занимают место в хранилище. Учитываются только созданные вами. Если вы превысите лимит, то при попытке добавить новый файл будете получать сообщение об ошибке, но ваши прежние коллекции не исчезнут. Чтобы освободить место, удалите одну или несколько из них.

Вы можете запросить дополнительный объем, написав на адрес [e-mail].

Просмотр коллекций

Все доступные коллекции перечислены в рабочей области. Они поделены на две группы. В одной собраны коллекции, которыми вы владеете, в другой – которые можете просматривать.

Публикация коллекции

Пользователи Pinpoint могут публиковать коллекции от своего лица или от имени издания. Чтобы опубликовать коллекцию от лица издания, заполните эту форму.

Опубликованные коллекции:

• доступны всем, у кого есть ссылка;
• индексируются поисковыми системами и могут появляться в результатах веб-поиска;
• представлены в разделе Обзор с названием, описанием и профилем издателя.

После публикации:

• Владельцы коллекции могут отменить публикацию в любое время. После этого материалы станут недоступны другим читателям и больше не будут сканироваться поисковыми системами. Коллекция может ещё какое-то время появляться в результатах веб-поиска, так как была проиндексирована поисковыми системами ранее, но пользователи не смогут ознакомиться с этим контентом в Pinpoint.
• Читателям сразу становятся видны такие изменения, как добавление или удаление файлов и ярлыков или выделение текста.
• Пользователи могут скачивать любые файлы из общедоступной коллекции.

Узнайте, как добавить коллекцию в раздел "Обзор".

Создание коллекции

Создать коллекцию могут только пользователи с полным доступом к Pinpoint. Чтобы получить его, подайте запрос через эту форму.

Как создать коллекцию:

1. Откройте рабочую область и нажмите Создать частную коллекцию. По умолчанию доступ к коллекции есть только у вас, но вы в любое время можете поделиться ей с другими пользователями.
2. Введите название и нажмите Создать. Позже вы сможете переименовать коллекцию.
3. По умолчанию язык распознавания аудиофайлов – английский. Измените его, если планируете работать с записями на другом языке.
4. Загрузите файлы в коллекцию.
5. Объекты отображаются на языке, который вы выбрали по умолчанию. Его можно изменить в настройках Pinpoint.

Удаление коллекции

Как удалить созданную вами коллекцию:

1. Откройте рабочую область со списком всех доступных коллекций.
2. Нажмите на значок "Ещё" и выберите Удалить.
3. Коллекция и все документы в ней будут удалены. Их не удастся восстановить.

Настройка доступа к коллекции

По умолчанию только владелец имеет доступ к созданной коллекции и может делиться ей.

Как поделиться коллекцией:

1. На странице просмотра документов коллекции нажмите Поделиться.
2. Введите адрес электронной почты Google, для которого нужно открыть доступ.
   • Если аккаунт Google действителен, появится всплывающее окно с профилем пользователя.
   • Если окно не появилось, то введенный адрес недействителен.
     • Уточните у пользователя, верные ли у вас данные.
3. Чтобы предоставить пользователю доступ, нажмите на профиль во всплывающем окне.
   • Вы можете добавить сколько угодно пользователей. По умолчанию им будет назначена роль читателя.
4. Вам предложат оповестить пользователей о том, что им открыт доступ к документу. Если вы откажетесь, то в любое время сможете скопировать ссылку на коллекцию и поделиться ей.
5. Когда вы закончите, нажмите Готово.

Примечание. Адреса можно указывать только по отдельности. Списки рассылок недоступны.

Как закрыть доступ к коллекции:

1. На странице просмотра документов в коллекции нажмите Общий доступ.
2. Откройте меню рядом с профилем и выберите Отменить.
3. Нажмите Готово.

Как посмотреть, у кого есть доступ к коллекции:

Чтобы посмотреть и отредактировать список пользователей, которым вы предоставили доступ, нажмите Общий доступ на странице просмотра документов в коллекции.

Изменение названия коллекции

Как переименовать созданную вами коллекцию:

1. Откройте рабочую область со списком всех доступных коллекций.
2. Нажмите на значок "Ещё" и выберите Переименовать.

Поиск по файлам в коллекции

Введите запрос в окне поиска на странице просмотра документов в коллекции. Отсортируйте результаты поиска с помощью фильтров, например по ярлыку или объекту. Подробнее о поиске…

---

Управление документами

Загрузка документов в коллекцию

В коллекцию Pinpoint можно добавить до 200 тыс. документов. Максимальный размер каждого файла зависит от его формата.

Если вы пытаетесь загрузить более 20 000 файлов в сутки, но некоторые из них не удается добавить, повторите попытку на следующий день.

Каждому пользователю доступно хранилище объемом 100 ГБ. Вы можете запросить дополнительный объем, написав на адрес [e-mail].

Все файлы (кроме звуковых) при загрузке конвертируются в формат PDF. В зависимости от размера и количества загружаемых файлов для преобразования может потребоваться некоторое время.

Если после загрузки вы отредактируете оригинальный файл, эти изменения не отразятся в копии, которая хранится в Pinpoint.

Как загрузить документы:

1. На странице просмотра коллекции нажмите Добавить документы.
2. Выберите один или несколько файлов на компьютере или Google Диске. На что нужно обратить внимание:
   • Загрузка ZIP-архивов не поддерживается. Выбирайте файлы по отдельности.
   • Можно загружать только файлы поддерживаемых форматов. Другие файлы сначала нужно сохранить в формате PDF.
   • При загрузке вы можете выбрать сразу несколько файлов разного формата.
   • Перед загрузкой настройте язык распознавания аудиофайлов. Если у вас записи на разных языках, сначала сгруппируйте их по языку.
3. Выбранные файлы будут загружены и обработаны: содержание преобразовано в текст с помощью оптического распознавания символов или расшифровки речи, а результаты загружены в виде документа PDF. По окончании вы увидите уведомление Обработка завершена. Если при загрузке отдельных файлов возникнут проблемы, то появится предупреждение с описанием. Во время обработки вы можете продолжать работу с коллекцией или поиск по ней.
4. Если при загрузке возникнет ошибка, например будет превышен размер файла или обнаружен неподдерживаемый формат, появится соответствующее сообщение.

Очередь обработки

Загруженные файлы обрабатываются и появляются в коллекции в том порядке, в котором вы их выбрали.

Загрузка аудиофайла

Загрузка аудиофайлов проходит так же, как и файлов другого формата, но есть ограничения:

• Можно выбрать аудиофайлы только на одном языке.
• В настройках аудиофайла должен быть указан язык, на котором выполнена озвучка.
• Инструменты Pinpoint могут распознавать только один язык в каждом файле. Если их несколько, то будет использован язык распознавания аудиофайлов, указанный на момент загрузки.
• Чтобы загрузить аудиофайлы на разных языках, сгруппируйте их по языку и перед загрузкой каждой группы выберите соответствующий язык в настройках.

После обработки файл можно прослушать в Pinpoint. Сервис также распознает речь на языке, выбранном в момент загрузки, и преобразует ее в текст.

Чтобы внести изменения в текст расшифровки (например, если в нем есть ошибки), нажмите Редактировать.

Скачивание документа из коллекции

Вы можете скачать оригинальный файл, использованный для создания документа в коллекции. Версии файлов PDF, созданные в Pinpoint, невозможно скачать.

Как скачать оригинальную версию документа:

1. Откройте документ в коллекции.
2. Нажмите на значок "Ещё" , а затем выберите Скачать исходный файл.

Удаление документов из коллекции

• Чтобы удалить один документ, нажмите на значок корзины рядом с ним на странице просмотра коллекции.
• Чтобы удалить несколько документов, отметьте их на странице просмотра коллекции, а затем нажмите на значок корзины вверху списка.

Удаленные документы невозможно восстановить.

Если вы удалите оригинальный файл с Google Диска, его копия останется в коллекции.

Просмотр и фильтрация документов в коллекции

Главная страница коллекции – страница просмотра документов. По умолчанию там перечислены все документы (по 100 на странице). Вы можете отсортировать файлы по ярлыкам или объектам с помощью фильтров.

Фильтр для сортировки по ярлыкам и объектам

Вы можете применить фильтр по ярлыкам и объектам, чтобы результаты поиска содержали только документы, отвечающие заданным критериям.

Как применить фильтр:

1. Откройте страницу просмотра документов в коллекции.
2. Выберите необходимые ярлыки или объекты из списка рядом с материалами.
3. В результатах будут показаны только документы, соответствующие выбранным фильтрам.
4. Вы можете выбрать дополнительные фильтры для сортировки. Список доступных ярлыков зависит от того, какие документы вы видите на экране.
5. Чтобы удалить фильтр по ярлыку, нажмите на значок "Х" рядом с ним вверху списка.

Примечания о сортировке по нескольким параметрам

• В отфильтрованном списке показываются только документы, которые содержат все выбранные ярлыки и объекты.
• Список доступных ярлыков изменяется по мере выбора параметров сортировки. Это значит, что дополнительные ярлыки и объекты появляются в списке, только если они встречаются хотя бы в одном отфильтрованном документе. Невозможно выбрать такую комбинацию фильтров, при которой в результатах не окажется ни одного документа.

Изменение названий документов

Изменить название документа можно одним из способов ниже.

1. На странице просмотра документов:
   • Наведите указатель мыши на нужный документ.
   • Нажмите "Изменить" .
   • Укажите новое название во всплывающем диалоговом окне.
   • Нажмите Сохранить.
2. Когда документ открыт:
   • В правом верхнем углу экрана нажмите на значок "Ещё" .
   • Выберите Переименование документа.
   • Укажите новое название во всплывающем диалоговом окне.
   • Нажмите Сохранить.

Предоставление доступа к документу

Разрешить просмотр отдельного файла нельзя. Однако вы можете открыть доступ ко всей коллекции, а затем отправить пользователю ссылку на документ.

Как получить ссылку на документ:

1. Откройте документ в Pinpoint.
2. Нажмите на значок "Ещё" и выберите Скопировать ссылку на документ.
3. Отправьте ссылку пользователю с правом просмотра. Если у пользователя нет таких прав, предоставьте ему доступ к коллекции.

Копирование фрагмента текста

Вы можете выбрать и скопировать в буфер обмена текст из любого доступного документа. Для этого откройте документ, выберите текст и нажмите Копировать текст.

Выделение текста и создание ссылок

Пользователи с правами владельца или редактора могут выделять фрагменты текста и создавать ссылки на них. Используя такую ссылку, пользователи, которым разрешен только просмотр, переходят к выделенному фрагменту в документе.

Как выделить текст и создать ссылку:

1. Откройте документ.
2. Выберите фрагмент текста.
   • Нажмите Выделить.
     • Чтобы затем создать ссылку на выделенный текст, нажмите на него и выберитеСкопировать ссылку.
   • Если вы хотите одновременно выделить текст и получить ссылку, нажмите Выделить фрагмент и скопировать ссылку.
3. Чтобы отменить выделение текста, нажмите на него и выберите Удалить.

Поиск текста в документе

Вы можете выполнить поиск точного соответствия в открытом документе. Поиск работает так же, как при использовании сочетания Ctrl + F.

1. Откройте документ.
2. Выберите "Ещё" , а затем Найти или нажмите Ctrl + F на клавиатуре.
3. Введите запрос и переключайтесь от одного результата к другому с помощью стрелок. Вы можете найти точное совпадение для слова или его части на любом языке и в любой кодировке, если символы распознаны в Pinpoint как текст.

Для расширенного поиска по словам и объектам используйте поиск по коллекции.

Добавление ярлыков к документам

Вы можете добавлять к документу ярлыки с любым текстом, чтобы затем фильтровать по ним материалы или результаты поиска.

Добавление и удаление ярлыков

Как управлять ярлыками для одного документа:

1. Откройте страницу просмотра документов в коллекции (выберите Документы на панели навигации).
2. Наведите указатель мыши на документ и нажмите на значок Добавить ярлык рядом с ним.
3. Отметьте один из ярлыков, чтобы добавить его. Снимите флажок, чтобы удалить ярлык. Чтобы создать новый ярлык, нажмите + Создать, а затем введите текст и выберите цвет ярлыка.
4. Чтобы сохранить изменения, нажмите Применить.

Как управлять ярлыками для нескольких документов:

1. Откройте страницу просмотра документов в коллекции (выберите Документы на панели навигации).
2. Отметьте документы, чтобы добавить или удалить для них ярлыки. Если нужно выбрать все документы, установите флажок в верху списка.
3. Нажмите на значок добавления ярлыка new_label в верху списка.
4. Отметьте один из существующих ярлыков, чтобы добавить его. Снимите флажок, чтобы удалить ярлык. Чтобы создать новый ярлык, нажмите + Создать, а затем введите текст и выберите цвет ярлыка.
5. Чтобы сохранить изменения, нажмите Применить.

Удаление ярлыка

Откройте страницу просмотра документов в коллекции. Рядом со списком ярлыков выберите Изменить, а затем нажмите на значок "Х".

Сортировка документов по ярлыкам

Чтобы отфильтровать документы по ярлыку, следуйте указаниям в руководстве по поиску.

Информация по теме

• Как настроить доступ к коллекции
• Как добавить коллекцию в раздел "Обзор"
• Начало работы с коллекцией