Gestire le raccolte e i documenti

Sommario

 

Raccolte

• Raccolte di elenchi
• Creare una raccolta
• Eliminare una raccolta
• Condividere una raccolta o annullarne la condivisione
• Rinominare una raccolta
• Eseguire ricerche in una raccolta
• Pubblicare una raccolta

Documenti

• Caricare documenti su una raccolta
• Caricare un file audio
• Scaricare un documento
• Eliminare documenti da una raccolta
• Elencare o filtrare i documenti nella raccolta
• Rinominare i documenti
• Condividere un documento
• Copiare un testo
• Evidenziare un testo o creare il relativo link
• Cercare un testo all'interno di un documento
• Etichettare documenti

Gestire le raccolte

Informazioni sulle raccolte

Una raccolta è un gruppo di documenti che contengono proprietà quali:

• Un nome
• Un proprietario
• Un editor
• Visualizzatori facoltativi con accesso di sola lettura

Per impostazione predefinita, le raccolte sono private e accessibili a un elenco di lettori controllato dal proprietario della raccolta. Qualsiasi utente di Pinpoint con un link può accedere a una raccolta pubblicata.

Gli utenti di Pinpoint ricevono 100 GB di spazio di archiviazione. Vengono conteggiate solo le raccolte che hai creato per questo spazio. Le raccolte condivise con te da altri non incidono sul tuo spazio di archiviazione. Se superi il limite, tutte le tue raccolte esistenti verranno conservate, ma riceverai un messaggio di errore quando proverai ad aggiungere nuovi file. In questo caso, se elimini delle raccolte libererai dello spazio e potrai aggiungere altri file.

Se hai bisogno di altro spazio di archiviazione, inviaci un'email all'indirizzo [e-mail].

Elencare tutte le raccolte

Per elencare tutte le raccolte a cui hai accesso, visita la tua area di lavoro. Le raccolte sono raggruppate in quelle di tue proprietà e quelle a cui hai accesso in visualizzazione.

Pubblicare una raccolta

Gli utenti di Pinpoint possono scegliere di pubblicare le proprie raccolte come privati o per conto di una pubblicazione. Per pubblicare una raccolta per una pubblicazione, compila questo modulo.

Le raccolte pubblicate sono:

• Accessibili a chiunque disponga del link.
• Indicizzate dai motori di ricerca e potrebbero essere mostrate nei risultati di ricerca web.
• In primo piano con titolo della raccolta, descrizione e profilo dell'editore su Esplora.

Dopo la pubblicazione:

• I proprietari delle raccolte possono annullare la pubblicazione di una raccolta in qualsiasi momento, bloccando l'accesso pubblico e l'ulteriore scansione da parte dei motori di ricerca. La raccolta potrebbe essere visualizzata temporaneamente nei risultati di ricerca web in base alla precedente indicizzazione da parte dei motori di ricerca, ma gli utenti non potranno accedere ai contenuti di origine su Pinpoint.
• Le modifiche apportate a una raccolta sono immediatamente visibili ai visualizzatori. Le modifiche possono includere file aggiunti o rimossi, etichette o testo evidenziato.
• I visualizzatori possono scaricare qualsiasi file all'interno di una raccolta pubblica.

Scopri come aggiungere la tua raccolta a Esplora.

Creare una raccolta

Per poter creare una nuova raccolta devi avere accesso completo a Pinpoint. Se non hai l'accesso completo, puoi richiederlo usando questo modulo.

Per creare una nuova raccolta:

1. Dalla home page della tua area di lavoro, fai clic su Crea una nuova raccolta privata. Questa raccolta sarà privata per impostazione predefinita. Puoi condividerla con utenti specifici in un secondo momento.
2. Scegli un nome per la raccolta, quindi fai clic su Crea. Se vuoi, puoi cambiare il nome in un secondo momento.
3. Cambia la lingua parlata nei file audio, se prevedi che i tuoi file audio siano in una lingua diversa dall'italiano per impostazione predefinita.
4. Inizia a caricare i file nella tua raccolta.
5. Facoltativamente, puoi cambiare la lingua di visualizzazione delle entità, se vuoi che le entità vengano mostrate in una lingua diversa da quella predefinita.

Eliminare una raccolta

Per eliminare una raccolta di tua proprietà:

1. Apri la visualizzazione dell'area di lavoro, che elenca tutte le raccolte a cui hai accesso.
2. Fai clic su Altre opzioni . Quindi, fai clic su Elimina.
3. La raccolta e tutti i suoi documenti verranno eliminati immediatamente. Le raccolte e i documenti eliminati non possono essere ripristinati.

Condividere una raccolta o annullarne la condivisione

Per impostazione predefinita, le raccolte sono private. Puoi condividere solo le raccolte di tua proprietà.

Per condividere una raccolta:

1. Nella visualizzazione Documenti della raccolta, fai clic su Condividi.
2. Inserisci l'indirizzo email Google della persona con cui vuoi condividere l'elemento.
   • Se il suo Account Google è valido, dovrebbe comparire il suo profilo dell'utente.
   • Se non viene visualizzato un popup, significa che l'indirizzo email non è valido.
     • Verifica con l'utente che l'indirizzo email sia corretto.
3. Per condividere contenuti con l'utente, fai clic sul popup del suo profilo email Google.
   • Aggiungi tutti gli utenti che vuoi. Per impostazione predefinita, ai collaboratori aggiunti viene assegnato il ruolo di visualizzatore.
4. Pinpoint ti offrirà la possibilità di inviare una notifica ai tuoi nuovi collaboratori. Se scegli di non inviare loro la notifica, potrai copiare l'URL dal tuo browser e inviarlo in un secondo momento.
5. Al termine degli aggiornamenti, fai clic su Fine.

Suggerimento: puoi condividere elementi solo con singoli utenti, non con mailing list.

Per rimuovere l'accesso alla raccolta:

1. Fai clic su Condividi nella visualizzazione Documenti della raccolta.
2. Fai clic sul menu a discesa accanto all'utente da rimuovere, quindi fai clic su Rimuovi.
3. Quando hai finito, fai clic su Fine.

Per vedere chi ha accesso alla tua raccolta:

Fai clic sul pulsante Condividi nella visualizzazione Documenti di una raccolta per vedere o modificare l'elenco degli utenti che hanno accesso alla tua raccolta.

Rinominare una raccolta

Per rinominare una raccolta di tua proprietà:

1. Apri la visualizzazione dell'area di lavoro, che elenca tutte le raccolte a cui hai accesso.
2. Fai clic su Altre opzioni . Quindi, fai clic su Rinomina.

Cercare in più file all'interno di una raccolta

Cerca un testo nei documenti di una raccolta usando la casella di ricerca nella relativa visualizzazione Documenti. Puoi filtrare le tue ricerche per etichetta del documento, entità e altro ancora. Maggiori dettagli sulla ricerca.

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Gestire i documenti

Caricare documenti su una raccolta

Pinpoint consente un massimo di 200.000 documenti per raccolta. Le dimensioni massime di un singolo documento dipendono dal formato file.

Se carichi più di 20.000 file al giorno e riscontri problemi, prova a caricarli il giorno successivo.

Ciascun utente ha 100 GB di spazio di archiviazione per tutte le proprie raccolte. Se hai bisogno di altro spazio di archiviazione, inviaci un'email all'indirizzo [e-mail].

Quando carichi file non audio, questi vengono convertiti in formato PDF. Questa conversione può richiedere del tempo, a seconda delle dimensioni del file e del numero di file caricati.

Se modifichi il file di origine dopo l'importazione, le modifiche non verranno riportate nella copia di Pinpoint del documento.

Per caricare documenti:

1. Dalla home page della raccolta, fai clic su Aggiungi documenti.
2. Seleziona uno o più documenti dal computer o da Google Drive. Alcune note:
   • Le raccolte compresse non sono supportate; devi caricare i file singolarmente.
   • Puoi caricare solo i formati file supportati. Se hai un file in un formato non supportato, verifica se è possibile salvarlo come PDF e caricarlo in questo formato.
   • Tuttavia, puoi caricare file di diversi tipi mediante un unico procedimento.
   • Se carichi file audio, assicurati che l'impostazione della lingua del file audio sia configurata correttamente per la lingua di quel file audio. Se i file audio sono in lingue diverse, caricali in gruppi della stessa lingua.
3. Quando finisci di selezionare i file, iniziano il caricamento e l'elaborazione. L'elaborazione consiste nella conversione dei contenuti di tutti i file in testo (mediante l'OCR o la conversione della voce in testo, in base alle necessità) e generalmente nella pubblicazione del risultato in formato PDF. Al termine dell'operazione, se l'elaborazione è avvenuta correttamente visualizzerai la notifica Elaborazione terminata; se si sono verificati problemi durante il caricamento dei singoli file visualizzerai un avviso e una spiegazione. Durante l'elaborazione dei file puoi continuare a lavorare o effettuare ricerche nella raccolta.
4. Se durante l'elaborazione dei file in Pinpoint si verifica un errore, ad esempio se le dimensioni del file superano il limite per quel tipo di file o se il formato file non è supportato, visualizzerai un popup che spiega il problema quando l'elaborazione non riesce.

Coda di elaborazione

I file caricati sono raggruppati in una singola coda di elaborazione, dove vengono elaborati nell'ordine di ricezione e resi disponibili nell'elenco dei documenti mano a mano che l'elaborazione viene completata.

Caricare un file audio

Carica un file audio come faresti con qualsiasi altro tipo di file. Tuttavia:

• Assicurati che tutti i file audio in una richiesta di caricamento siano nella stessa lingua.
• Assicurati che la lingua parlata sia specificata nell'impostazione della lingua del file audio.
• Pinpoint può analizzare una sola lingua per file audio. Se un singolo file contiene più lingue, l'intero audio verrà trascritto usando l'impostazione della lingua del file audio specificata al momento della richiesta di caricamento.
• Se vuoi caricare file audio di diverse lingue, dividili in gruppi della stessa lingua, modifica l'impostazione della lingua del file audio per quel gruppo specifico e carica il gruppo.

Al termine dell'elaborazione, Pinpoint rende il file audio disponibile per l'ascolto. Pinpoint crea inoltre una trascrizione del file audio in base all'impostazione della lingua del file audio che hai selezionato quando hai caricato il file.

Se trovi degli errori nella trascrizione generata, puoi fare clic su Modifica nella trascrizione per apportare modifiche.

Scaricare un documento da una raccolta.

Puoi scaricare il file sorgente originale usato per generare qualsiasi documento nella raccolta (non puoi scaricare la versione PDF generata da Pinpoint).

Per scaricare il file sorgente di un documento:

1. Apri un documento dalla tua raccolta.
2. Fai clic su Altre opzioni , quindi su Scarica il file originale.

Eliminare documenti da una raccolta

• Per rimuovere un singolo documento da una raccolta, apri la relativa visualizzazione Documenti, quindi fai clic sul cestino accanto al documento.
• Per rimuovere più documenti da una raccolta, apri la relativa visualizzazione Documenti, quindi seleziona le caselle di controllo accanto ai documenti che vuoi eliminare. Fai clic sull'icona del cestino nella parte superiore dell'elenco per eliminare i documenti.

I documenti vengono rimossi immediatamente e in modo definitivo; non possono essere ripristinati.

Se elimini da Google Drive un documento di origine importato in una raccolta, il documento importato corrispondente non viene eliminato dalla raccolta.

Elencare o filtrare i documenti nella raccolta

La pagina principale nella raccolta è la visualizzazione Documenti. La visualizzazione predefinita mostra l'elenco completo, in pagine di 100 documenti. Puoi filtrare questa visualizzazione per etichetta o entità in modo che mostri solo i documenti con tutte le etichette e le entità selezionate.

Filtrare i documenti per etichetta o entità

Puoi filtrare la visualizzazione Documenti per una o più etichette e/o entità. Quando vengono applicati filtri, la tua ricerca viene limitata a questo elenco filtrato.

Per filtrare i documenti per etichette ed entità:

1. Apri la visualizzazione Documenti della tua raccolta.
2. Seleziona le etichette o le entità da usare come filtri dagli elenchi di etichette ed entità accanto all'elenco di documenti.
3. L'elenco di documenti mostrerà solo i documenti con tutte le etichette e le entità selezionate.
4. Facoltativamente, puoi selezionare etichette o entità aggiuntive da usare come filtri. L'elenco delle etichette disponibili è allegato ai documenti nella visualizzazione filtrata.
5. Elimina i filtri di etichette facendo clic sulla X accanto a ogni filtro nella parte superiore dell'elenco.

Note sui filtri per più elementi:

• Il documento deve includere tutte le etichette e le entità selezionate per essere mostrato nell'elenco filtrato.
• L'elenco di etichette ed entità aggiuntive disponibili come filtri si aggiorna dinamicamente mano a mano che selezioni elementi. Questo significa che un'etichetta o entità verrà mostrata nell'elenco solo se presente in almeno uno dei documenti nell'elenco filtrato. Per questo motivo, non puoi selezionare una combinazione di filtri che come risultato non mostra alcun documento.

Rinominare un documento caricato

Per rinominare il documento caricato, puoi seguire uno dei seguenti passaggi: 

1. Dalla visualizzazione Documenti della raccolta:
   • Passa il mouse sopra il documento che vuoi rinominare.
   • Fai clic su Modifica .
   • Inserisci un nuovo nome per il documento nella finestra di dialogo popup.
   • Fai clic su Salva.
2. Quando un documento è aperto:
   • In alto a destra, fai clic su Altre opzioni .
   • Seleziona Rinomina documento.
   • Inserisci un nuovo nome per il documento nella finestra di dialogo popup.
   • Fai clic su Salva.

Condividere un singolo documento

Non puoi controllare l'accesso di visualizzazione di un singolo documento, ma solo di un'intera raccolta. Tuttavia, puoi condividere un link a un documento, se il destinatario ha accesso di sola visualizzazione alla raccolta.

Per generare un link al documento:

1. Apri il documento in Pinpoint.
2. Fai clic su Altre opzioni , quindi su Copia il link al documento.
3. Invia il link al documento a un utente con accesso di sola visualizzazione. Se questa persona non dispone dell'accesso, puoi condividere la tua raccolta con lei.

Copiare una sezione di testo

Puoi selezionare e copiare una sezione di testo da qualsiasi documento che puoi visualizzare. Apri il documento, seleziona il testo che vuoi copiare e seleziona Copia testo per copiare il testo selezionato negli appunti.

Evidenziare sezioni di testo o creare il relativo link

Se disponi dell'autorizzazione di proprietario o editor di una raccolta, puoi evidenziare sezioni di testo. Ai testi evidenziati è associato un link diretto. Chiunque abbia accesso di sola visualizzazione può utilizzare il link per aprire il documento della raccolta nel punto evidenziato.

Per evidenziare e creare un link:

1. Apri un documento.
2. Seleziona una sezione di testo.
   • Per evidenziare il testo, fai clic su Evidenzia.
     • Se in un secondo momento vuoi creare un link che rimanda al testo evidenziato, fai clic sopra quest'ultimo e poi su Ottieni link.
   • Per creare un'evidenziazione e copiare il relativo link, fai clic su Evidenzia e ottieni link.
3. Per eliminare un'evidenziazione, fai clic sul testo evidenziato, quindi su Elimina.

Cercare un testo all'interno di un documento

Puoi cercare la corrispondenza esatta di un testo in un documento aperto. Si tratta di una procedura simile alla ricerca con la funzionalità Ctrl + F.

1. Apri il documento che vuoi visualizzare.
2. Fai clic su Altre opzioni , quindi su Trova oppure digita Ctrl+F sulla tastiera.
3. Digita il testo da trovare nel documento e usa le frecce per spostarti tra le corrispondenze. Le corrispondenze sono esatte, possono essere parte di una parola e possono essere in qualsiasi lingua o set di caratteri, purché vengano identificate come testo da Pinpoint.

Se vuoi funzionalità di ricerca avanzata per parole o entità, usa la funzionalità di ricerca delle raccolte.

Etichettare i documenti

Puoi aggiungere etichette nominate arbitrariamente ai tuoi documenti. Puoi quindi filtrare l'elenco di documenti per etichetta o restringere la ricerca a etichette specifiche. Un documento può avere più etichette.

Aggiungere etichette a un documento o rimuoverle

Per gestire le etichette di un singolo documento:

1. Apri la visualizzazione Documenti nella raccolta (Documenti nel riquadro di navigazione).
2. Passa il mouse sopra un documento, quindi fai clic sull'icona Aggiungi etichetta accanto al documento.
3. Seleziona o deseleziona le etichette esistenti per aggiungerle o rimuoverle dal documento. Per creare una nuova etichetta per il documento, fai clic su + Crea nuova e specifica il nome e il colore dell'etichetta.
4. Fai clic su Applica per salvare le modifiche.

Per gestire le etichette di più documenti:

1. Apri la visualizzazione Documenti nella raccolta (Documenti nel riquadro di navigazione).
2. Seleziona la casella accanto ai documenti specifici per cui vuoi aggiungere o rimuovere un'etichetta oppure seleziona la casella di controllo nella parte superiore dell'elenco per selezionare o deselezionare tutti i documenti dell'elenco.
3. Fai clic sull'icona Aggiungi etichetta new_label nella parte superiore dell'elenco.
4. Seleziona o deseleziona le etichette esistenti per aggiungerle o rimuoverle dal documento. Per creare una nuova etichetta per il documento, fai clic su + Crea nuova e specifica il nome e il colore dell'etichetta.
5. Fai clic su Applica per salvare le modifiche.

Eliminare un'etichetta

Nella visualizzazione Documenti della raccolta, fai clic su Modifica accanto all'elenco di etichette, quindi fai clic sulla X accanto a ogni etichetta che vuoi eliminare.

Filtrare i documenti in base a un'etichetta

Per filtrare l'elenco di documenti per un'etichetta che hai applicato, leggi la guida alla ricerca.

Risorse correlate

• Condividere una raccolta o annullarne la condivisione
• Aggiungere una raccolta a Esplora
• Iniziare a usare una propria raccolta