Gérer les collections et les documents

Sommaire

 

Collections

• Répertorier les collections
• Créer une collection
• Supprimer une collection
• Partager ou ne plus partager une collection
• Renommer une collection
• Rechercher dans une collection
• Publier une collection

Documents

• Importer des documents dans une collection
• Importer un fichier audio
• Télécharger un document
• Supprimer des documents dans une collection
• Répertorier ou filtrer les documents dans la collection
• Renommer des documents
• Partager un document
• Copier un texte
• Mettre un texte en surbrillance ou créer un lien
• Rechercher un texte dans un document
• Ajouter un libellé aux documents

Gérer les collections

À propos des collections

Une collection est un groupe de documents avec des propriétés telles que :

• Un nom
• Un propriétaire
• Un éditeur
• Des spectateurs facultatifs avec accès en lecture seule

Par défaut, les collections sont privées et associées à une liste de lecteurs contrôlés par le propriétaire de la collection. Tout utilisateur de Pinpoint disposant d'un lien peut accéder à une collection publiée.

Les utilisateurs Pinpoint disposent de 100 Go d'espace de stockage. Nous comptons uniquement les collections que vous avez créées dans cet espace. Les collections que d'autres utilisateurs partagent avec vous ne sont pas comptabilisées dans votre espace de stockage. Si vous dépassez la limite, toutes vos collections existantes sont conservées, mais un message d'erreur s'affiche si vous essayez d'ajouter de nouveaux fichiers. Dans ce cas, vous pouvez supprimer certaines de vos collections pour libérer de l'espace de stockage et pouvoir ajouter de nouveaux fichiers.

Si vous avez besoin de davantage d'espace de stockage, envoyez-nous un e-mail à l'adresse [e-mail].

Répertorier toutes les collections

Pour répertorier toutes les collections auxquelles vous avez accès, consultez votre espace de travail. Vous y trouverez deux groupes de collections : celles qui vous appartiennent et celles pour lesquelles vous disposez seulement d'un accès en lecture.

Publier une collection

Les utilisateurs de Pinpoint peuvent choisir de publier leurs collections à titre individuel ou au nom d'une publication. Pour publier une collection au nom d'une publication, remplissez ce formulaire.

Les collections publiées sont :

• accessibles à tous les utilisateurs disposant du lien ;
• indexées par les moteurs de recherche et susceptibles d'apparaître dans les résultats de recherche sur le Web ;
• affichées avec leur titre, description et profil d'éditeur dans Explorer.

Une fois publiées :

• Les propriétaires de collections peuvent annuler leur publication à tout moment, ce qui empêche les moteurs de recherche d'y accéder et de procéder à leur exploration. La collection peut apparaître temporairement dans les résultats de recherche sur le Web en fonction de l'indexation antérieure par les moteurs de recherche, mais les utilisateurs ne pourront pas accéder au contenu source sur Pinpoint.
• Les lecteurs peuvent voir immédiatement les modifications apportées à une collection. Les modifications peuvent inclure l'ajout ou la suppression de fichiers, de libellés ou de texte surligné.
• Les lecteurs peuvent télécharger n'importe quel fichier d'une collection publique.

Découvrez comment ajouter votre collection à Explorer.

Créer une collection

Pour créer une collection, vous devez disposer d'un accès complet à Pinpoint. Si vous ne disposez pas d'un accès complet, vous pouvez en faire la demande avec ce formulaire.

Pour créer une collection :

1. Depuis la page d'accueil de votre espace de travail, cliquez sur Créer une nouvelle collection privée. Cette collection est privée par défaut. Vous pourrez la partager ultérieurement avec des utilisateurs spécifiques.
2. Choisissez un nom pour votre collection, puis cliquez sur Créer. Si vous le souhaitez, vous pourrez modifier le nom plus tard.
3. Modifiez la langue parlée de vos fichiers audio si vous prévoyez des fichiers audio dans une autre langue que le français (langue par défaut).
4. Commencez à importer des fichiers dans votre collection.
5. Vous pouvez aussi modifier la langue d'affichage des entités si vous voulez afficher les entités dans une autre langue que votre langue par défaut.

Supprimer une collection

Pour supprimer une collection qui vous appartient :

1. Ouvrez la vue de l'espace de travail qui répertorie toutes les collections auxquelles vous avez accès.
2. Cliquez sur Plus d'options . Cliquez ensuite sur Supprimer.
3. La collection et tous ses documents seront immédiatement supprimés. Les collections et documents supprimés ne peuvent pas être récupérés.

Partager ou annuler le partage de votre collection

Les collections sont par défaut privées. Vous pouvez uniquement partager les collections qui vous appartiennent.

Pour partager une collection :

1. Dans la vue Documents de la collection, cliquez sur Partager.
2. Saisissez l'adresse e-mail Google de la personne avec laquelle vous souhaitez partager la collection.
   • Si son compte Google est valide, son profil utilisateur devrait s'afficher dans une fenêtre pop-up.
   • Si aucun pop-up ne s'affiche, cela signifie que l'adresse e-mail n'est pas valide.
     • Vérifiez auprès de l'utilisateur que vous disposez de son adresse e-mail correcte.
3. Pour partager avec l'utilisateur, cliquez sur le pop-up de profil de messagerie Google.
   • Ajoutez autant d'utilisateurs que vous le souhaitez. Les collaborateurs ajoutés prennent le rôle de lecteur par défaut.
4. Pinpoint vous propose d'envoyer une notification à vos nouveaux collaborateurs. Si vous choisissez de ne pas le faire, vous pouvez copier l'URL depuis votre navigateur et leur envoyer.
5. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur OK.

Remarque : Vous ne pouvez partager un élément qu'avec des utilisateurs individuels, et non avec des listes de diffusion.

Pour retirer l'accès à une collection :

1. Cliquez sur Partager dans la vue Documents d'une collection.
2. Cliquez sur la liste déroulante à côté de l'utilisateur à supprimer, puis sur Supprimer.
3. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

Pour voir qui a accès à votre collection :

Cliquez sur le bouton Partager dans la vue Documents d'une collection pour afficher ou modifier la liste des utilisateurs ayant accès à votre collection.

Renommer une collection

Pour renommer une collection qui vous appartient :

1. Ouvrez la vue de l'espace de travail qui répertorie toutes les collections auxquelles vous avez accès.
2. Cliquez sur Plus d'options . Cliquez ensuite sur Renommer.

Faire une recherche dans plusieurs fichiers d'une collection

Recherchez un texte dans les documents d'une collection à l'aide du champ de recherche de la vue Documents de votre collection. Vous pouvez filtrer vos recherches par libellé, entité, et plus encore. Plus d'informations sur la recherche

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Gérer des documents

Importer des documents dans une collection

Dans Pinpoint, chaque collection peut contenir un maximum de 200 000 documents. La taille maximale de chaque document dépend du format de fichier.

Si vous importez plus de 20 000 fichiers par jour et que des problèmes se produisent, essayez de les importer le lendemain.

Chaque utilisateur dispose d'un espace de stockage total de 100 Go pour l'ensemble de ses collections. Si vous avez besoin de davantage d'espace de stockage, envoyez-nous un e-mail à l'adresse [e-mail].

Lorsque vous importez des fichiers non audio, ils sont convertis au format PDF. Cette conversion peut prendre un certain temps selon le nombre de fichiers importés, ainsi que leur taille.

Si vous modifiez le fichier source après l'avoir importé, les modifications ne seront pas répercutées dans la copie du document dans Pinpoint.

Pour importer des documents :

1. Sur la page d'accueil de votre collection, cliquez sur Ajouter des documents
2. Sélectionnez un ou plusieurs documents sur votre ordinateur ou dans Google Drive. Quelques remarques :
   • Les collections au format ZIP ne sont pas prises en charge. Vous devez importer des fichiers individuels.
   • Vous pouvez importer uniquement les formats de fichier pris en charge. Si vous souhaitez importer un fichier dont le format n'est pas pris en charge, essayez de le convertir en PDF, puis importez le fichier PDF.
   • Notez que vous pouvez importer des fichiers de différents types en même temps.
   • Si vous importez des fichiers audio, assurez-vous que le paramètre de langue pour les fichiers audio est défini correctement pour la langue de ces fichiers audio. Si vous voulez importer des fichiers audio de différentes langues, importez-les par lot de fichiers de même langue.
3. Une fois que vous avez terminé la sélection des fichiers, l'importation et le traitement commencent. Le traitement correspond à la conversion des contenus de tous les fichiers en texte (avec l'OCR ou la reconnaissance vocale, selon le cas) et habituellement à la publication des résultats au format PDF. Une fois le traitement terminé avec succès, une notification Traitement terminé s'affiche. Si un problème est survenu pendant l'importation des fichiers individuels, un avertissement et une explication apparaissent. Vous pouvez continuer à travailler et à faire des recherches dans votre collection pendant le traitement de vos fichiers.
4. Si Pinpoint rencontre une erreur pendant le traitement de vos fichiers, par exemple si la taille d'un fichier dépasse la limite de ce type de fichier, ou si un format de fichier n'est pas pris en charge, une fenêtre pop-up apparaît pour expliquer le problème ayant mené à l'échec du traitement.

File d'attente de traitement

Les fichiers importés sont regroupés dans une file d'attente de traitement unique, où ils sont traités dans l'ordre de réception et mis à disposition dans votre liste de documents à mesure qu'ils sont traités.

Importer un fichier audio

Importez un fichier audio de la même manière que tout autre type de fichier. À noter :

• Assurez-vous que tous les fichiers audio d'une même demande d'importation sont dans la même langue.
• Assurez-vous que la langue parlée est indiquée dans le paramètre de langue pour les fichiers audio.
• Pinpoint ne peut analyser qu'une seule langue par fichier audio. Si un même fichier comporte plusieurs langues, tout le contenu audio sera transcrit avec le paramètre de langue pour les fichiers audio indiqué au moment de la demande d'importation.
• Si vous voulez importer des fichiers audio dans différentes langues, regroupez vos fichiers audio par langue, modifiez le paramètre de langue pour les fichiers audio pour chaque groupe, puis importez chaque groupe séparément.

Pinpoint met le fichier audio à disposition après son traitement. Pinpoint crée également une transcription du fichier audio en fonction du paramètre de langue sélectionné lors de l'importation du fichier.

Si vous détectez des erreurs dans la transcription générée, vous pouvez cliquer sur  Modifier dans la transcription pour corriger.

Télécharger un document d'une collection

Vous pouvez télécharger le fichier source d'origine qui a été utilisé pour générer un document dans une collection. Vous ne pouvez pas télécharger la version PDF générée par Pinpoint.

Pour télécharger le fichier source d'un document :

1. Ouvrez un document de votre collection.
2. Cliquez sur Plus d'options . Puis, cliquez sur Télécharger le fichier d'origine.

Supprimer des documents dans une collection

• Pour supprimer un document unique de votre collection, ouvrez la vue Documents de votre collection, puis cliquez sur l'icône en forme de corbeille en regard du document.
• Pour supprimer plusieurs documents de votre collection, ouvrez la vue Documents de votre collection, puis cochez la case en regard des documents que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur l'icône en forme de corbeille en haut de la liste pour supprimer les documents.

Les documents sont supprimés immédiatement et de manière définitive. Ils ne peuvent pas être restaurés.

Si vous supprimez le document d'origine que vous avez importé dans une collection dans Google Drive, le document importé correspondant n'est pas supprimé de la collection.

Répertorier ou filtrer les documents dans la collection

La page principale de la collection est la vue Documents. La vue par défaut affiche une liste complète de documents, avec 100 documents par page. Vous pouvez filtrer cette vue par libellé ou entité pour afficher uniquement les documents avec les libellés et entités sélectionnés.

Filtrer les documents par libellé ou entité

Vous pouvez filtrer votre vue Documents avec un ou plusieurs libellés et/ou entités. Lorsque les filtres sont appliqués, votre recherche est limitée à cette liste filtrée.

Pour filtrer les documents par libellé et entité :

1. Ouvrez la vue Documents de votre collection.
2. Sélectionnez les libellés ou les entités à appliquer comme filtres dans les listes de libellés et d'entités à côté de la liste de documents.
3. La liste de documents affiche uniquement les documents avec les libellés et entités sélectionnés.
4. Vous pouvez éventuellement sélectionner d'autres libellés ou entités à appliquer comme filtres. La liste des libellés disponibles est jointe aux documents dans la vue filtrée.
5. Pour supprimer vos filtres de libellés, cliquez sur la croix en regard de chaque filtre en haut de la liste.

Remarques sur le filtrage avec plusieurs éléments :

• Tous les libellés et entités sélectionnés doivent s'appliquer à un document pour qu'il apparaisse dans la liste filtrée.
• La liste des libellés ou entités supplémentaires pouvant être utilisés comme filtres est ajustée de manière dynamique à mesure que vous sélectionnez des éléments. Cela signifie qu'un filtre ou un libellé apparaît dans la liste uniquement si au moins un document de la liste filtrée comprend également ce libellé ou cette entité. Par conséquent, vous ne pouvez pas sélectionner une combinaison de filtres qui ne donnera aucun résultat.

Renommer un document importé

Pour renommer un document importé, vous pouvez suivre l'une des méthodes ci-dessous : 

1. Dans la vue Documents de votre collection :
   • Passez la souris sur le document que vous souhaitez renommer.
   • Cliquez sur Modifier .
   • Saisissez un nouveau nom pour votre document dans la fenêtre pop-up.
   • Cliquez sur Enregistrer.
2. Lorsqu'un document est ouvert :
   • En haut à droite, cliquez sur Plus d'options .
   • Sélectionnez Renommer le document.
   • Saisissez un nouveau nom pour votre document dans la fenêtre pop-up.
   • Cliquez sur Enregistrer.

Partager un document unique

Vous ne pouvez pas contrôler l'accès en lecture d'un document unique, seulement d'une collection complète. Vous pouvez toutefois partager un lien vers un document si le destinataire a un accès en lecture seule à la collection.

Pour copier un lien vers un document :

1. Ouvrez le document dans Pinpoint.
2. Cliquez sur Plus d'options . Puis,cliquez sur Copier le lien vers le document.
3. Envoyez le lien vers le document à un utilisateur qui dispose d'un accès en lecture seule. Si l'utilisateur ne dispose pas de cet accès, vous pouvez partager votre collection avec lui.

Copier un extrait de texte

Vous pouvez sélectionner et copier un texte de n'importe quel document que vous pouvez afficher. Ouvrez le document, sélectionnez le texte à copier, et cliquez sur Copier le texte pour copier le texte sélectionné dans votre presse-papiers.

Mettre en surbrillance des sections de texte ou créer des liens

Si vous disposez des droits de propriétaire ou de modification pour une collection, vous pouvez mettre en surbrillance des sections de texte. Les textes en surbrillance sont associés à un lien direct. Toute personne disposant d'un accès en lecture seule peut utiliser ce lien pour ouvrir le document de la collection à l'emplacement en surbrillance.

Pour mettre un texte en surbrillance ou créer un lien :

1. Ouvrez un document.
2. Sélectionnez une section du texte.
   • Pour mettre le texte en surbrillance, cliquez sur Mettre en surbrillance.
     • Pour obtenir le lien vers un texte en surbrillance existant, cliquez dessus, puis sur Obtenir le lien.
   • Pour créer une mise en surbrillance et copier son lien, cliquez sur Mettre en surbrillance et obtenir le lien.
3. Pour supprimer une mise en surbrillance, cliquez dessus, puis cliquez sur Supprimer.

Rechercher un texte dans un document

Vous pouvez faire une recherche de texte exacte dans un document ouvert, de la même façon que la fonctionnalité Ctrl+F.

1. Ouvrez le document à afficher.
2. Cliquez sur Plus d'options , puis sur Rechercher, ou appuyez sur Ctrl+F.
3. Tapez le texte à rechercher dans le document, et utilisez les flèches pour naviguer entre les correspondances. Les correspondances sont exactes, peuvent être des parties de mot et peuvent être dans n'importe quelle langue ou n'importe quel jeu de caractères, tant que celui-ci a été défini comme texte par Pinpoint.

Si vous avez besoin de possibilités de recherche avancée de mots ou d'entités, utilisez la fonctionnalité de recherche de collection.

Ajouter un libellé à vos documents

Vous pouvez ajouter des libellés nommés de manière arbitraire à vos documents. Vous pouvez ainsi filtrer votre liste de documents par libellé ou restreindre vos recherches à des libellés spécifiques. Un document peut avoir plusieurs libellés.

Ajouter des libellés à un document ou les supprimer

Pour gérer les libellés pour un document individuel :

1. Ouvrez la vue Documents dans votre collection (Documents dans le volet de navigation).
2. Passez la souris sur un document, puis cliquez sur l'icône Ajouter un libellé à côté du document.
3. Cochez ou décochez les libellés existants pour ajouter ou supprimer des libellés pour le document. Pour créer un nouveau libellé pour le document, cliquez sur + Créer et indiquez le nom et la couleur du libellé.
4. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur Appliquer.

Pour gérer les libellés pour plusieurs documents :

1. Ouvrez la vue Documents dans votre collection (Documents dans le volet de navigation).
2. Cochez la case en regard des documents spécifiques auxquels vous voulez appliquer un libellé, ou dont vous voulez supprimer un libellé, ou cochez la case en haut de la liste pour sélectionner ou désélectionner tous les documents dans la liste.
3. Cliquez sur l'icône ajouter un libellé new_label en haut de la liste.
4. Cochez ou décochez les libellés existants pour ajouter ou supprimer des libellés pour le document. Pour créer un nouveau libellé pour le document, cliquez sur + Créer et indiquez le nom et la couleur du libellé.
5. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur Appliquer.

Supprimer un libellé

Dans la vue Documents de votre collection, cliquez sur Modifier à côté de la liste des libellés, puis sur la croix en regard du libellé à supprimer.

Filtrer les documents par libellé

Pour filtrer votre liste de documents à l'aide d'un libellé que vous avez appliqué, lisez le guide de recherche.

Ressources associées

• Partager ou annuler le partage de votre collection
• Ajouter votre collection à "Explorer"
• Premiers pas avec votre propre collection