Gestionar colecciones y documentos

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Colecciones
Documentos

Gestionar colecciones

Acerca de las colecciones

Una colección es un grupo de documentos que contiene propiedades como las siguientes:

  • Un nombre
  • Un propietario
  • Un editor
  • Usuarios con acceso de solo lectura (opcional)

Las colecciones son privadas de forma predeterminada, con una lista de lectores que controla el propietario de la colección. Cualquier usuario de Pinpoint que tenga un enlace puede acceder a una colección publicada.

Los usuarios de Pinpoint obtienen un espacio de almacenamiento de 100 GB. Solo contamos las colecciones que hayas creado con relación a este espacio. Las colecciones que otros usuarios hayan compartido contigo no se tienen en cuenta para el espacio de almacenamiento. Si superas el límite, se conservarán todas tus colecciones, pero recibirás un mensaje de error si intentas añadir archivos nuevos. En este caso, puedes eliminar alguna de tus colecciones para liberar espacio y así poder añadir más archivos.

Si necesitas más espacio de almacenamiento, envíanos un correo a pinpoint-support@google.com.

Enumerar todas las colecciones

Para enumerar todas las colecciones a las que tienes acceso, ve a tu espacio de trabajo. Las colecciones se dividen en dos grupos: aquellas que son de tu propiedad y aquellas que tienes permiso para ver.

Publicar una colección

Los usuarios de Pinpoint pueden publicar sus colecciones en su propio nombre o en nombre de una publicación. Para publicar una colección en nombre de una publicación, rellena este formulario.

Las colecciones publicadas:

  • Están accesibles para cualquier usuario que tenga el enlace.
  • Están indexadas en los buscadores y puede aparecer en resultados de búsqueda web.
  • Se muestran con el título, la descripción y el perfil de editor en Explorar.

Una vez publicadas las colecciones:

  • Los propietarios pueden dejar de publicarlas en cualquier momento, lo que bloquea el acceso público y el rastreo en buscadores. Las colecciones pueden aparecer temporalmente en los resultados de búsqueda web basados en la indexación anterior de los buscadores, pero los usuarios no podrán acceder al contenido de origen en Pinpoint.
  • Los usuarios pueden ver inmediatamente los cambios que se hagan en una colección, como añadir o quitar archivos, etiquetas o texto resaltado.
  • Los lectores pueden descargar cualquier archivo de una colección pública.

Consulta cómo añadir tu colección a Explorar.

Crear una colección

Para crear una colección, debes tener acceso completo a Pinpoint. Si no lo tienes, puedes solicitarlo a través de este formulario.

Para crear una colección, sigue estos pasos:

  1. Desde la página principal de tu espacio de trabajo, haz clic en Crear una colección privada. Esta colección será privada de forma predeterminada. Puedes compartirla con usuarios específicos más adelante.
  2. Elige un nombre para la colección y, a continuación, haz clic en Crear. Si quieres, puedes cambiar el nombre más adelante.
  3. Cambia el idioma hablado de los archivos de audio, si este tipo de archivos va a estar en un idioma distinto al inglés (que es el predeterminado).
  4. Empieza a subir archivos a la colección.
  5. También puedes cambiar el idioma de visualización de la entidad, si quieres que las entidades se muestren en un idioma distinto al predeterminado.

Eliminar una colección

Para eliminar una colección que sea de tu propiedad, sigue estos pasos:

  1. Abre la vista Espacio de trabajo, donde aparecen todas las colecciones a las que tienes acceso.
  2. Haz clic en Más opciones Icono de Más ajustes. Después, haz clic en Eliminar.
  3. Tanto la colección como todos los documentos que incluya se eliminarán inmediatamente. Las colecciones y los documentos que se eliminen no se podrán recuperar.

Compartir o dejar de compartir tu colección

De forma predeterminada, las colecciones son privadas. Solo puedes compartir las que sean de tu propiedad.

Para compartir una colección, sigue estos pasos:

  1. En la vista Documentos de la colección, haz clic en Compartir.
  2. Introduce la dirección de correo electrónico de Google de la persona con la que quieras compartir la colección.
    • Si su cuenta de Google es válida, debería aparecer su perfil de usuario.
    • Si no aparece ninguna ventana emergente, la dirección de correo electrónico no es válida.
      • Verifica con el usuario que tienes su dirección de correo electrónico correcta.
  3. Para compartir la colección con el usuario, haz clic en la ventana emergente de su perfil de correo electrónico de Google.
    • Añade tantos usuarios como quieras. De forma predeterminada, los colaboradores añadidos tienen asignado el rol de lector.
  4. Pinpoint ofrecerá la posibilidad de enviar notificaciones a tus nuevos colaboradores. Si prefieres no hacerlo, puedes copiar la URL del navegador más adelante y enviársela.
  5. Cuando termines, haz clic en Hecho.

Nota: Solo puedes compartir colecciones con usuarios concretos, no con listas de distribución.

Para quitar el acceso a una colección, sigue estos pasos:

  1. En la vista Documentos de la colección, haz clic en Compartir.
  2. Haz clic en la lista desplegable que aparece junto al nombre del usuario al que quieras quitar el permiso y, a continuación, haz clic en Quitar.
  3. Cuando hayas terminado, haz clic en Hecho.

Para ver quién tiene acceso a tu colección, haz lo siguiente:

En la vista Documentos de la colección, haz clic en el botón Compartir para ver o editar la lista de los usuarios que tienen acceso a tu colección.

Cambiar el nombre de una colección

Para cambiar el nombre de una colección que sea de tu propiedad, sigue estos pasos:

  1. Abre la vista Espacio de trabajo, donde aparecen todas las colecciones a las que tienes acceso.
  2. Haz clic en Más opciones Icono de Más ajustes. A continuación, haz clic en Cambiar nombre.

Buscar varios archivos en una colección

Busca texto en los documentos de una colección mediante el cuadro de búsqueda que aparece en la vista Documentos de la colección. Puedes filtrar las búsquedas por documento, etiqueta, entidad, etc. Más detalles sobre las búsquedas.

Gestionar documentos

Subir documentos a una colección

Pinpoint tiene una capacidad máxima de 200.000 documentos por colección. Los tamaños máximos de los archivos dependen del formato.

Si subes más de 20.000 archivos al día y se producen errores, intenta subir los archivos que no se han subido al día siguiente.

Cada usuario dispone de 100 GB de espacio de almacenamiento para todas sus colecciones. Si necesitas más espacio de almacenamiento, envíanos un correo a pinpoint-support@google.com.

Cuando subas archivos que no sean de audio, se convertirán a formato PDF. Esta conversión puede tardar un tiempo, dependiendo del tamaño del archivo y del número de archivos que subas.

Si haces alguna modificación en el archivo origen después de que lo hayas importado, esta no se reflejará en la copia del documento que aparezca en Pinpoint.

Para subir documentos, sigue estos pasos:

  1. En la página principal de la colección, haz clic en Añadir documentos.
  2. Selecciona uno o varios documentos en tu ordenador o desde Google Drive. Algunas notas:
    • No se admiten colecciones comprimidas, debes subir archivos sueltos.
    • Solo puedes subir archivos en formatos de archivo admitidos. Si tienes un archivo que no esté en uno de los formatos admitidos, comprueba si puedes guardarlo como PDF y, a continuación, súbelo en ese formato.
    • Puedes subir archivos de distinto tipo en una sola operación.
    • En caso de que subas archivos de audio, asegúrate de que la configuración del idioma del archivo está definida correctamente en ese archivo de audio. Si tienes archivos de audio en distintos idiomas, súbelos en lotes del mismo idioma.
  3. Cuando hayas terminado de seleccionar los archivos, se procederá a la subida y al procesamiento. Procesar significa convertir en texto el contenido de todos los archivos (mediante el OCR o la transcripción de voz, según el caso) y publicar el resultado como PDF. Cuando este proceso haya acabado, si se ha realizado correctamente, aparecerá la notificación Procesamiento finalizado. De lo contrario, si ha ocurrido algún problema con la subida de los archivos, aparecerá una advertencia acompañada de una explicación. Durante el procesamiento de archivos, puedes seguir trabajando o buscando en la colección.
  4. Si se produce algún error en Pinpoint al procesar el archivo (como, por ejemplo, si el tamaño es superior al permitido para este tipo de archivos o si se trata de un formato no admitido), aparecerá una ventana emergente en la que se explicará el problema que ha habido a la hora de procesar el archivo.
La cola de procesamiento
Todos los archivos que se suben se incluyen en una sola cola de procesamiento. Los archivos se procesan según el orden en el que se reciben y están disponibles en la lista de documentos durante el procesamiento.

Subir un archivo de audio

Sube un archivo de audio del mismo modo que subes cualquier otro archivo. No obstante, ten en cuenta lo siguiente:

  • Asegúrate de que todos los archivos de audio que se quieren subir están en el mismo idioma.
  • Asegúrate de que el idioma hablado se especifica en la configuración del idioma de los archivos de audio.
  • Pinpoint solo puede analizar un idioma por archivo de audio. Si un único archivo contiene varios idiomas, se transcribirá todo el audio teniendo en cuenta la configuración del idioma de los archivos de audio que se haya determinado en el momento de la solicitud de subida del archivo.
  • Si quieres subir archivos de audio en distintos idiomas, agrúpalos según el idioma, cambia la configuración del idioma de los archivos de audio de ese grupo y, a continuación, sube el grupo.

Después de que lo haya procesado, Pinpoint hace que el archivo de audio esté disponible para escucharlo. Además, Pinpoint también crea una transcripción del archivo, según la configuración del idioma de los archivos de audio que se haya elegido en el momento de subir el archivo.

Si la transcripción que se ha generado contiene errores, puedes hacer clic en la opción Editar en la transcripción para hacer cambios.

Descargar un documento de una colección

Puedes descargar el archivo origen que se haya utilizado para generar cualquier documento en una colección. Puedes descargar la versión en PDF generada por Pinpoint.

Para descargar el archivo origen de un documento, sigue estos pasos:

  1. Abre un documento de la colección.
  2. Haz clic en Más opciones Icono de Más ajustes y, a continuación, en Descargar archivo original.

Eliminar documentos de una colección

  • Para quitar un único documento de la colección, abre la vista Documentos en la colección y, a continuación, haz clic en la papelera que aparece junto al documento.
  • Para quitar varios documentos de la colección, abre la vista Documentos en la colección y, a continuación, selecciona las casillas que aparecen al lado de los documentos que quieras eliminar. En la parte superior de la lista, haz clic en el icono de la papelera para eliminar los documentos.

Los documentos se quitan de forma inmediata y permanente, y no se pueden recuperar.

Si eliminas de Google Drive el documento origen que has importado a la colección, no se elimina de esta el documento importado correspondiente.

Enumerar o filtrar documentos en una colección

La página principal de la colección es la vista Documentos. En la vista predeterminada aparece la lista completa y en cada página se muestran 100 documentos. Puedes filtrar esta vista por etiqueta o entidad para que aparezcan solo los documentos que contengan las etiquetas o entidades seleccionadas.

Filtrar documentos por etiqueta o entidad

Puedes filtrar la vista Documentos por una o varias etiquetas o entidades. Al aplicar los filtros, la búsqueda se limitará a esta lista filtrada.

Para filtrar documentos por etiquetas y entidades, sigue estos pasos:

  1. Abre la vista Documentos de la colección.
  2. En las listas de etiquetas y entidades que aparecen junto a la lista de documentos, selecciona aquellas por las que quieras filtrar.
  3. En la lista de documentos solo se mostrarán los documentos que contengan todas las etiquetas y entidades que hayas seleccionado.
  4. Opcionalmente, selecciona etiquetas o entidades adicionales para usar como filtro. La lista de etiquetas disponibles se adjunta a los documentos en la vista con los filtros.
  5. Para borrar los filtros de etiquetas, haz clic en la X que aparece junto a cada filtro, en la parte superior de la lista.

Notas sobre filtrar por varios elementos:

  • Todas las etiquetas y entidades seleccionadas deben aplicarse a un documento para que aparezca en la lista de filtrados.
  • La lista de etiquetas o entidades adicionales por las que se puede filtrar se ajusta de forma dinámica a medida que seleccionas elementos. Esto significa que un filtro o etiqueta aparecerá en la lista solo si, por lo menos, un documento de la lista filtrada también incluye esa etiqueta o entidad. Por lo tanto, no puedes seleccionar una combinación de filtros que no aparezca en ningún documento.

Cambiar el nombre de un documento subido

Para cambiar el nombre del documento subido, puedes seguir uno de estos pasos: 

  1. En la vista Documentos de tu colección:
    • Coloca el cursor sobre el documento cuyo nombre quieras cambiar.
    • Haz clic en Editar .
    • Escribe un nuevo nombre para el documento en el cuadro de diálogo emergente.
    • Haz clic en Guardar.
  2. Cuando tengas un documento abierto:
    • Arriba a la derecha, haz clic en Más opciones .
    • Selecciona Cambiar nombre del documento.
    • Escribe un nuevo nombre para el documento en el cuadro de diálogo emergente.
    • Haz clic en Guardar.

Compartir un único documento

No puedes controlar el acceso para ver un único documento, solo para toda la colección. Sin embargo, puedes compartir un enlace a un documento si el destinatario tiene acceso de solo lectura a la colección.

Para obtener un enlace a un documento, sigue estos pasos:

  1. Abre el documento en Pinpoint.
  2. Haz clic en Más opciones Icono de Más ajustes y, a continuación, en Copiar enlace a documento.
  3. Envía el enlace a algún usuario que tenga acceso de solo lectura al documento. Si la persona en cuestión no tiene acceso, puedes compartir la colección con ella.

Copiar un fragmento de texto

Puedes seleccionar y copiar texto de cualquier documento que puedas ver. Abre el documento, selecciona el texto que quieras copiar y, a continuación, selecciona Copiar texto para copiarlo en el portapapeles.

Resaltar o vincular a secciones de texto

Si tienes permiso de propietario o editor en una colección, puedes destacar secciones de texto. Los textos destacados tienen un enlace directo asociado. Cualquier persona que tenga acceso de solo lectura puede usar el enlace para abrir el documento de la colección por la parte destacada.

Para resaltar texto y crear un enlace, sigue estos pasos:

  1. Abre un documento.
  2. Selecciona una sección del texto.
    • Para resaltar el texto, haz clic en Resaltar.
      • Si quieres crear un enlace al texto que has resaltado, haz clic en la parte resaltada y, después, en Obtener enlace.
    • Para crear el resaltado y copiar su enlace, haz clic en Resaltar y obtener enlace.
  3. Para eliminar un resaltado, haz clic en él y, a continuación, en Eliminar.

Buscar texto en un documento

Puedes hacer una búsqueda exacta de texto en un documento que tengas abierto. Esto es parecido a la función de búsqueda Control+F.

  1. Abre el documento que quieras ver.
  2. Haz clic en Más opciones Icono de Más ajustes y, a continuación, en Buscar, o pulsa Control + F en el teclado.
  3. Escribe el texto que quieras buscar en el documento y usa las flechas para desplazarte por las coincidencias. Las coincidencias son exactas, pueden ser parte de una palabra y pueden estar en cualquier idioma o conjunto de caracteres, siempre y cuando Pinpoint lo haya identificado como texto.

Si quieres disponer de la función de búsqueda avanzada para palabras y entidades, utiliza la función Búsqueda de colección.

Etiquetar los documentos

Puedes añadir etiquetas con nombres a tus documentos. Después, podrás filtrar la lista de documentos por etiquetas, o restringir las búsquedas a etiquetas concretas. Un documento puede tener varias etiquetas.

Añadir o quitar etiquetas de un documento

Para gestionar las etiquetas de un único documento, sigue estos pasos:

  1. Abre la vista Documentos en la colección (Documentos en el panel de navegación).
  2. Coloca el cursor sobre un documento y, a continuación, haz clic en el icono de añadir etiqueta situado junto al documento.
  3. Marca o desmarca las etiquetas para añadir o quitar etiquetas del documento. Si quieres crear una etiqueta nueva para el documento, haz clic en + Crear nueva e indica el nombre de la etiqueta y el color.
  4. Para guardar los cambios, haz clic en Aplicar.

Para gestionar las etiquetas de varios documentos, sigue estos pasos:

  1. Abre la vista Documentos en la colección (Documentos en el panel de navegación).
  2. Marca la casilla al lado de los documentos concretos que quieras etiquetar o de los que quieras quitar etiquetas, o selecciona la casilla que aparece en la parte superior de la lista para marcar o desmarcar todos los documentos de la lista.
  3. Haz clic en el icono Añadir etiqueta new_label que aparece en la parte superior de la lista.
  4. Marca o desmarca las etiquetas para añadir o quitar etiquetas del documento. Si quieres crear una etiqueta nueva para el documento, haz clic en + Crear nueva e indica el nombre de la etiqueta y el color.
  5. Para guardar los cambios, haz clic en Aplicar.

Eliminar una etiqueta

Para eliminar etiquetas, en la vista Documentos de la colección, haz clic en Editar junto a la lista de etiquetas y, a continuación, en la X que aparece al lado de cada etiqueta.

Filtrar documentos por una etiqueta

Para filtrar la lista de documentos por una etiqueta que hayas aplicado, consulta la guía de búsquedas.

Recursos relacionados

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