Sammlungen und Dokumente verwalten

Inhalt

 

Sammlungen

• Sammlungen auflisten
• Sammlungen erstellen
• Sammlungen löschen
• Sammlungen freigeben oder die Freigabe zurücknehmen
• Sammlungen umbenennen
• In einer Sammlung suchen
• Sammlungen veröffentlichen

Dokumente

• Dokumente in eine Sammlung hochladen
• Audiodateien hochladen
• Dokumente herunterladen
• Dokumente aus einer Sammlung löschen
• Dokumente in einer Sammlung auflisten oder filtern
• Dokumente umbenennen
• Dokumente freigeben
• Text kopieren
• Text hervorheben oder verlinken
• In einem Dokument nach Text suchen
• Dokumenten Labels zuweisen

Sammlungen verwalten

Über Sammlungen

Eine Sammlung ist eine Gruppe von Dokumenten, die folgende Eigenschaften haben:

• Ein Name
• Einen Inhaber
• Ein Bearbeiter
• Optionale Betrachter mit Lesezugriff

Sammlungen sind standardmäßig privat, wobei die Liste der Leser vom Inhaber der Sammlung verwaltet wird. Jeder Pinpoint-Nutzer mit einem Link kann auf eine veröffentlichte Sammlung zugreifen.

Pinpoint-Nutzer erhalten 100 GB Speicherplatz. Dieser Speicher wird nur von Sammlungen belegt, die Sie selbst erstellen. Sammlungen, die andere Nutzer mit Ihnen teilen, werden nicht auf Ihr Kontingent angerechnet. Wenn Sie das Limit überschreiten, bleiben alle Ihre vorhandenen Sammlungen erhalten. Wenn Sie jedoch versuchen, neue Dateien hinzuzufügen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. In diesem Fall müssen Sie Sammlungen löschen, um Speicherplatz für weitere Dateien freizumachen.

Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, kontaktieren Sie uns unter [e-mail].

Alle Sammlungen auflisten

In Ihrem Arbeitsbereich finden Sie alle Sammlungen, auf die Sie zugreifen können. Sie sind in Sammlungen gruppiert, deren Inhaber Sie sind, und in Sammlungen, auf die Sie Lesezugriff haben.

Sammlungen veröffentlichen

Pinpoint-Nutzer können ihre Sammlungen als Einzelperson oder im Namen einer Publikation veröffentlichen. Wenn Sie eine Sammlung für eine Publikation veröffentlichen möchten, füllen Sie dieses Formular aus.

Veröffentlichte Sammlungen:

• sind für jeden zugänglich, der über den Link verfügt,
• wurden von Suchmaschinen indexiert und können in Websuchergebnissen erscheinen.
• haben einen Titel, eine Beschreibung und ein Publisher-Profil unter Entdecken.

Nach der Veröffentlichung:

• Inhaber von Sammlungen können die Veröffentlichung einer Sammlung jederzeit aufheben. Dadurch werden der öffentliche Zugriff und das weitere Crawling durch Suchmaschinen blockiert. Auf der Grundlage einer früheren Indexierung durch Suchmaschinen kann die Sammlung vorübergehend in den Ergebnissen der Websuche erscheinen. Nutzer können jedoch nicht auf die Quellinhalte in Pinpoint zugreifen.
• Änderungen an einer Sammlung sind sofort für die Betrachter sichtbar. Dazu gehören unter anderem hinzugefügte oder entfernte Dateien, Labels oder hervorgehobener Text.
• Betrachter können Dateien in einer öffentlichen Sammlung herunterladen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen Ihrer Sammlung zu „Entdecken“

Sammlungen erstellen

Zum Erstellen einer neuen Sammlung benötigen Sie uneingeschränkten Zugriff auf Pinpoint. Wenn Sie keinen uneingeschränkten Zugriff haben, können Sie ihn über dieses Formular beantragen.

So erstellen Sie eine neue Sammlung:

1. Klicken Sie auf der Startseite Ihres Arbeitsbereichs auf Neue private Sammlung erstellen. Diese Sammlung ist standardmäßig privat. Sie können sie später für bestimmte Nutzer freigeben.
2. Legen Sie einen Namen für die Sammlung fest und klicken Sie auf Erstellen. Sie können den Namen später ändern, wenn Sie wollen.
3. Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Audiodateien in einer anderen Sprache als Englisch hochladen werden, ändern Sie die in Audiodateien gesprochene Sprache.
4. Laden Sie Dateien in Ihre Sammlung hoch.
5. Wenn Sie Elemente in einer Sprache sehen möchten, die von Ihrer Standardsprache abweicht, können Sie die Anzeigesprache für Elemente ändern.

Sammlungen löschen

So löschen Sie eine Sammlung, deren Inhaber Sie sind:

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich, in dem alle Sammlungen aufgeführt werden, auf die Sie Zugriff haben.
2. Klicken Sie auf
3. Die Sammlung und alle darin enthaltenen Dokumente werden sofort gelöscht. Gelöschte Sammlungen und Dokumente können nicht wiederhergestellt werden.

Sammlungen freigeben und die Freigabe zurücknehmen

Sammlungen sind standardmäßig privat. Sie können nur Sammlungen freigeben, deren Inhaber Sie sind.

So geben Sie eine Sammlung frei:

1. Klicken Sie in der Ansicht „Dokumente“ der Sammlung auf Freigeben.
2. Geben Sie die Google-E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie den Inhalt freigeben möchten.
   • Wenn das Google-Konto gültig ist, sollte das Nutzerprofil angezeigt werden.
   • Wenn kein Pop-up-Fenster angezeigt wird, ist die E-Mail-Adresse ungültig.
     • Fragen Sie beim Nutzer nach, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse haben.
3. Wenn Sie etwas mit dem Nutzer teilen möchten, klicken Sie auf das Pop-up seines E-Mail-Profils.
   • Sie können beliebig viele Nutzer hinzufügen. Mitbearbeiter erhalten standardmäßig die Betrachterrolle.
4. Pinpoint kann die Nutzer benachrichtigen, wenn Sie das möchten. Wenn Sie keine Benachrichtigung senden möchten, können Sie die URL später aus Ihrem Browser kopieren und an sie senden.
5. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, klicken Sie auf Fertig.

Tipp: Sie können Dokumente nur für einzelne Nutzer freigeben, nicht für Mailinglisten.

So entfernen Sie den Zugriff auf eine Sammlung:

1. Klicken Sie in der Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung auf Freigeben.
2. Öffnen Sie das Drop-down-Menü neben dem Nutzer, den Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Entfernen.
3. Klicken Sie auf Fertig, um den Vorgang zu beenden.

So sehen Sie, wer Zugriff auf Ihre Sammlung hat:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben in der Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung, um zu sehen, wer Zugriff auf die Sammlung hat.

Sammlungen umbenennen

So ändern Sie den Namen einer Sammlung, deren Inhaber Sie sind:

1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich, in dem alle Sammlungen aufgeführt werden, auf die Sie Zugriff haben.
2. Klicken Sie auf

In mehreren Dateien einer Sammlung suchen

Mit dem Suchfeld in der Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung können Sie in individuellen Dokumenten nach Text suchen. Sie können bei der Suche unter anderem nach Labels und Elementen filtern. Weitere Informationen zur Suche

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Dokumente verwalten

Dokumente in eine Sammlung hochladen

Eine Sammlung in Pinpoint darf maximal 200.000 Dokumente enthalten. Die maximale Dokumentgröße hängt vom jeweiligen Dateiformat ab.

Wenn Sie mehr als 20.000 Dateien pro Tag hochladen und Fehler auftreten, laden Sie am nächsten Tag die fehlgeschlagenen Dateien hoch.

Jedem Nutzer stehen 100 GB Speicherplatz für alle seine Sammlungen zur Verfügung. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, kontaktieren Sie uns unter [e-mail].

Wenn Sie Nicht-Audiodateien hochladen, werden diese in das PDF-Format umgewandelt. Diese Konvertierung kann einen Moment dauern, je nach Größe und Anzahl der hochgeladenen Dateien.

Wenn Sie nach dem Hochladen Änderungen an der Quelldatei vornehmen, werden diese nicht in der Pinpoint-Version der Datei reflektiert.

So laden Sie Dokumente hoch:

1. Klicken Sie auf der Startseite der Sammlung auf Dokumente hinzufügen
2. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente auf Ihrem Computer oder in Google Drive aus. Hinweise:
   • Komprimierte Sammlungen werden nicht unterstützt. Sie müssen einzelne Dateien hochladen.
   • Sie können nur unterstützte Dateiformate hochladen. Wenn eine Datei in einem nicht unterstützten Format vorliegt, versuchen Sie, sie als PDF zu speichern und dann hochzuladen.
   • Sie können aber verschiedene Dateitypen gleichzeitig hochladen.
   • Achten Sie beim Hochladen von Audiodateien darauf, dass die Spracheinstellung für Audiodateien zur Sprache der Datei passt. Liegen Audiodateien in verschiedenen Sprachen vor, laden Sie jeweils die Dateien einer Sprache gemeinsam hoch.
3. Wenn Sie alle Dateien ausgewählt haben, beginnt der Upload- und Verarbeitungsvorgang. Bei der Verarbeitung wird der Inhalt aller Dateien in Text umgewandelt (wenn nötig mit OCR oder Spracherkennung) und normalerweise als PDF veröffentlicht. Wenn die Verarbeitung erfolgreich war, sehen Sie die Meldung Verarbeitung abgeschlossen. Kam es beim Hochladen einzelner Dateien zu Fehlern, erhalten Sie eine Warnung und eine Erklärung. Während der Verarbeitung von Dateien können Sie weiter an Ihrer Sammlung arbeiten oder darin suchen.
4. Kommt es bei der Verarbeitung zu einem Fehler – etwa weil die Dateigröße das zulässige Limit für den Dateityp überschreitet oder ein Format nicht unterstützt wird –, werden Sie durch ein Pop-up auf das Problem hingewiesen.

Die Verarbeitungswarteschlange

Die hochgeladenen Dateien werden in eine Warteschlange übergeben und der Reihe nach verarbeitet. Sobald der Vorgang für eine Datei abgeschlossen ist, erscheint diese in der Dokumentenliste.

Audiodateien hochladen

Audiodateien werden auf dieselbe Weise wie andere Dateitypen hochgeladen. Aber:

• Achten Sie darauf, dass alle Audiodateien eines Uploadvorgangs in derselben Sprache vorliegen.
• Die in einer Audiodatei gesprochene Sprache muss in den Spracheinstellungen für Audiodateien festgelegt werden.
• Pinpoint kann nur eine Sprache pro Audiodatei erkennen. Enthält eine einzelne Datei mehrere Sprachen, werden die gesamten Audioinhalte entsprechend den Spracheinstellungen für Audiodateien zum Zeitpunkt des Hochladens transkribiert.
• Möchten Sie Audiodateien in verschiedenen Sprachen hochladen, gruppieren Sie die Dateien nach Sprache und ändern Sie die Spracheinstellungen für Audiodateien, ehe Sie die jeweiligen Gruppen hochladen.

Nach der Verarbeitung kann die Audiodatei in Pinpoint angehört werden. Außerdem erstellt Pinpoint ein Transkript der Audiodatei. Dieses richtet sich nach den Spracheinstellungen für Audiodateien zum Zeitpunkt des Hochladens.

Wenn Sie Fehler im Transkript entdecken, können Sie über die Schaltfläche Bearbeiten Änderungen vornehmen.

Dokumente aus einer Sammlung herunterladen

Sie können die ursprüngliche Quelldatei jedes Dokuments einer Sammlung herunterladen. Die von Pinpoint erstellte PDF-Version kann nicht heruntergeladen werden.

So laden Sie die Quelldatei eines Dokuments herunter:

1. Öffnen Sie das Dokument in der Sammlung
2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü  und dann auf Originaldatei herunterladen.

Dokumente aus einer Sammlung löschen

• Zum Entfernen eines einzelnen Dokuments aus einer Sammlung öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Dokument.
• Zum Entfernen mehrere Dokumente aus einer Sammlung öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ in der Sammlung und setzen Sie Häkchen neben die Dokumente, die Sie löschen möchten. Klicken Sie oben in der Liste auf das Papierkorbsymbol, um die ausgewählten Dokumente zu löschen.

Dokumente werden sofort und endgültig gelöscht. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.

Wenn Sie ein Quelldokument in Google Drive löschen, nachdem es in eine Sammlung hochgeladen wurde, hat dies keine Auswirkungen auf das entsprechende Dokument in der Sammlung.

Dokumente in einer Sammlung auflisten oder filtern

Die Hauptseite einer Sammlung ist die Ansicht „Dokumente“. Standardmäßig wird die vollständige Liste der Dokumente angezeigt, mit 100 Dokumenten pro Seite. Sie können diese Ansicht nach Labels oder Elementen filtern und nur Dokumente anzeigen lassen, die diese Labels und Elemente enthalten.

Dokumente nach Labels oder Elementen filtern

Sie können Ihre Dokumentenliste nach einem oder mehreren Labels und/oder Elementen filtern. Wenn Sie Filter verwenden, ist die Suche auf die gefilterte Liste begrenzt.

So filtern Sie Dokumente nach Labels und Elementen:

1. Öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung.
2. Wählen Sie die gewünschten Labels und Elemente in den Listen neben der Dokumentenliste aus.
3. Die Dokumentenliste zeigt nur Dokumente an, die alle gewählten Labels und Elemente enthalten.
4. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Labels und Elemente auswählen. Die Liste der verfügbaren Labels ist in der gefilterten Ansicht an Dokumente angehängt.
5. Wenn Sie einen Filter entfernen möchten, klicken Sie über der Liste auf das „X“ neben dem gewünschten Label.

Hinweise zur Verwendung mehrerer Filter:

• Alle ausgewählten Labels und Elemente müssen in einem Dokument vorkommen, damit es in der gefilterten Liste erscheint.
• Die Liste mit weiteren verfügbaren Labels und Elementen passt sich dynamisch an, wenn Sie Filter auswählen. Ein Label oder Element taucht also nur dann in der Liste auf, wenn es in mindestens einem Dokument der gefilterten Liste vorkommt. (Sie können also keine Kombination aus Filtern wählen, die zu einer leeren Dokumentenliste führen würde.)

Hochgeladene Dokumente umbenennen

Sie haben folgende Möglichkeiten, das hochgeladene Dokument umzubenennen: 

1. Über die Ansicht „Dokumente“ Ihrer Sammlung:
   • Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dokument, das Sie umbenennen möchten.
   • Klicken Sie auf .
   • Geben Sie im Pop-up-Dialogfeld einen neuen Namen für das Dokument ein.
   • Klicken Sie auf Speichern.
2. Wenn ein Dokument geöffnet ist:
   • Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü .
   • Wählen Sie Dokument umbenennen aus.
   • Geben Sie im Pop-up-Dialogfeld einen neuen Namen für das Dokument ein.
   • Klicken Sie auf Speichern.

Einzelne Dokumente freigeben

Sie können den Lesezugriff nur für eine ganze Sammlung einstellen, nicht für einzelne Dokumente. Allerdings können Sie den Link zu einem Dokument freigeben, wenn der Empfänger nur über Lesezugriff auf die Sammlung verfügt.

So erhalten Sie den Link zu einem Dokument:

1. Öffnen Sie das Dokument in Pinpoint.
2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü  und dann auf Link zu Dokument kopieren.
3. Senden Sie den Link an einen Nutzer mit Lesezugriff. Hat der Nutzer noch keinen Zugriff, können Sie Ihre Sammlung für ihn freigeben.

Textauszüge kopieren

Sie können in jedem Dokument, das Sie öffnen können, Text auswählen und kopieren. Öffnen Sie das Dokument, wählen Sie den Text aus und klicken Sie auf Text kopieren, um den Text in die Zwischenablage zu kopieren.

Textabschnitte markieren oder verlinken

Wenn Sie für eine Sammlung die Berechtigung „Inhaber“ oder „Bearbeiter“ haben, können Sie Textabschnitte hervorheben. Markierter Text ist mit einem direkten Link verknüpft. Jeder, der schreibgeschützten Zugriff hat, kann den Link zum Öffnen des Sammlungsdokuments am markierten Ort verwenden.

So erstellen Sie eine Markierung und einen Link:

1. Öffnen Sie ein Dokument.
2. Wählen Sie den gewünschten Textabschnitt aus.
   • Klicken Sie auf Markieren, um den Text zu markieren.
     • Wenn Sie später den Link zu einer markierten Textstelle abrufen möchten, klicken Sie auf die Markierung und dann auf Link abrufen.
   • Wenn Sie eine Markierung erstellen und den Link kopieren möchten, klicken Sie auf Hervorheben und Link abrufen.
3. Wenn Sie eine Markierung löschen möchten, klicken Sie auf die Markierung und dann auf Löschen.

In einem Dokument nach Text suchen

Sie können im Text eines offenen Dokuments nach exakten Treffern suchen. Dies funktioniert ähnlich wie die Suche mit Strg+F.

1. Öffnen Sie das Dokument.
2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü  und dann auf Suche. Alternativ können Sie auf der Tastatur Strg+F drücken.
3. Geben Sie den Text ein, den Sie im Dokument suchen möchten, und gehen Sie die Ergebnisse mit den Pfeiltasten durch. Die Treffer sind exakt, können Teil eines Wortes bilden und in einer beliebigen Sprache oder einem beliebigen Zeichensatz vorliegen, solange Sie von Pinpoint als Text identifiziert wurden.

Möchten Sie eine erweiterte Suche nach Wörtern oder Elementen durchführen, suchen Sie in der Sammlung.

Dokumente mit Labels versehen

Sie können Ihren Dokumenten beliebige Labels zuweisen. Anschließend können Sie die Dokumentenliste nach Labels filtern oder die Suche auf bestimmte Labels eingrenzen. Ein Dokument kann mehrere Labels haben.

Labels zuweisen oder entfernen

So verwalten Sie Labels für ein einzelnes Dokument:

1. Öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ in Ihrer Sammlung (Dokumente im Navigationsbereich).
2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Dokument und klicken Sie auf das Symbol Label hinzufügenneben dem Dokument.
3. Wenn Sie einem Dokument bereits bestehende Labels hinzufügen möchten, setzen Sie einfach ein Häkchen beim gewünschten Label. Entfernen Sie das Häkchen, um das Label zu entfernen. Sie können einem Dokument ein neues Label hinzufügen, indem Sie auf + Neu erstellen klicken und dann Name und Farbe festlegen.
4. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

So verwalten Sie Labels für mehrere Dokumente:

1. Öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ in Ihrer Sammlung (Dokumente im Navigationsbereich).
2. Setzen Sie ein Häkchen neben die Dokumente, deren Labels Sie verwalten möchten, oder setzen Sie ein Häkchen ganz oben, um alle Dokumente der Liste auszuwählen oder die Auswahl aufzuheben.
3. Klicken Sie über der Liste auf das Symbol Label hinzufügen new_label.
4. Wenn Sie einem Dokument bereits bestehende Labels hinzufügen möchten, setzen Sie einfach ein Häkchen beim gewünschten Label. Entfernen Sie das Häkchen, um das Label zu entfernen. Sie können einem Dokument ein neues Label hinzufügen, indem Sie auf + Neu erstellen klicken und dann Name und Farbe festlegen.
5. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

Labels löschen

Klicken Sie in der Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung neben der Liste der Labels auf Bearbeiten und dann neben einem Label auf das „X“, um es zu löschen.

Dokumente nach Label filtern

Weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Dokumentenliste nach einem zugewiesenen Label filtern, finden Sie in der Suchanleitung.

Weitere Informationen

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• So erstellen Sie eine eigene Sammlung