Sammlungen und Dokumente verwalten

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Sammlungen
Dokumente

Sammlungen verwalten

Über Sammlungen

Eine Sammlung ist eine Gruppe von Dokumenten, die Eigenschaften wie die Folgenden haben:

  • einen Namen
  • einen Inhaber
  • einen Bearbeiter
  • optionale Betrachter mit Lesezugriff

Sammlungen sind zwar standardmäßig privat, aber der Inhaber der Sammlung kann festlegen, wer Zugriff auf die Sammlung erhält. Veröffentlichte Sammlungen sind für alle Pinpoint-Nutzer*innen einsehbar, die den entsprechenden Link haben.

Ein Pinpoint for Professionals-Konto hat 100 GB Speicherplatz zur Verfügung. Bei der Berechnung dieses Speicherkontingents werden nur die Sammlungen berücksichtigt, die Sie selbst erstellen. Sammlungen, die andere Nutzerinnen und Nutzer mit Ihnen teilen, werden nicht auf Ihr Kontingent angerechnet. Wenn Sie das Limit erreichen, bleiben Ihre Sammlungen zwar bestehen, aber sobald Sie versuchen, neue Dateien hinzuzufügen, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Sie können erst dann wieder weitere Dateien hinzufügen, wenn Sie vorher eine oder mehrere Ihrer Sammlungen gelöscht und so Speicherplatz freigegeben haben. Informationen zu Pinpoint und Pinpoint for Professionals

Verfügbare Sammlungen auflisten

In Ihrem Arbeitsbereich finden Sie alle Sammlungen, auf die Sie zugreifen können. Sie sind in Sammlungen gruppiert, deren Inhaber Sie sind, und in Sammlungen, auf die Sie Lesezugriff haben.

Sammlungen veröffentlichen

Wenn Sie eine Sammlung im Bereich „Entdecken“ von Pinpoint veröffentlichen möchten, benötigen Sie ein Konto, das mit einer Publikation im Google Publisher Center verknüpft ist. Wenn Sie diese Verknüpfung beantragen möchten, folgen Sie der Anleitung unter Sammlung zu „Entdecken“ hinzufügen.

Veröffentlichte Sammlungen:

  • sind für alle zugänglich, die über den Link verfügen,
  • werden von Suchmaschinen indexiert und können in Websuchergebnissen erscheinen,
  • haben einen Titel, eine Beschreibung und ein Publisher-Profil unter Entdecken.

Nach der Veröffentlichung:

  • Die Inhaber von Sammlungen können die Veröffentlichung jederzeit aufheben. Dadurch wird der öffentliche Zugriff blockiert und Suchmaschinen können die Sammlung nicht mehr crawlen. Wenn eine Sammlung vor dem Aufheben der Veröffentlichung bereits gecrawlt worden ist, kann es passieren, dass sie noch eine Zeit lang in den Ergebnissen der Websuche erscheint. Die Quellinhalte lassen sich aber nicht mehr in Pinpoint aufrufen.
  • Wenn an einer Sammlung Änderungen vorgenommen werden, z. B. indem Dateien hinzugefügt oder entfernt werden, Inhalte mit Labeln versehen werden oder Text markiert wird, sind diese sofort für alle Betrachter sichtbar.
  • Betrachter können Dateien in einer öffentlichen Sammlung herunterladen.

Weitere Informationen zum Hinzufügen Ihrer Sammlung zu „Entdecken“

Sammlungen erstellen

So erstellen Sie eine neue Sammlung:

  1. Klicken Sie auf der Startseite Ihres Arbeitsbereichs auf Neue private Sammlung erstellen. Diese Sammlung ist standardmäßig privat. Sie können sie später für bestimmte Nutzerinnen und Nutzer freigeben.
  2. Legen Sie einen Namen für die Sammlung fest und klicken Sie auf Erstellen. Sie können den Namen später ändern, wenn Sie wollen.
  3. Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Audiodateien in einer anderen Sprache als Englisch hochladen werden, ändern Sie die Einstellung unter Gesprochene Sprache in Audiodateien.
  4. Laden Sie Dateien in Ihre Sammlung hoch.
  5. Wenn Sie Elemente in einer Sprache sehen möchten, die von Ihrer Standardsprache abweicht, können Sie die Anzeigesprache für Elemente ändern.

Sammlungen löschen

So löschen Sie eine Sammlung, deren Inhaber Sie sind:

  1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich, in dem alle Sammlungen aufgeführt werden, auf die Sie Zugriff haben.
  2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Dreipunkt-Menü. Klicken Sie dann auf Löschen.
  3. Die Sammlung und alle darin enthaltenen Dokumente werden sofort gelöscht. Gelöschte Sammlungen und Dokumente können nicht wiederhergestellt werden.

Sammlungen freigeben und die Freigabe zurücknehmen

Sammlungen sind standardmäßig privat. Sie können nur Sammlungen freigeben, deren Inhaber Sie sind.

So geben Sie eine Sammlung frei:

  1. Klicken Sie in der Ansicht „Dokumente“ der Sammlung auf Freigeben.
  2. Geben Sie die Google-E-Mail-Adresse der Person ein, für die Sie den Inhalt freigeben möchten.
    • Wenn das Google-Konto gültig ist, wird ihr Nutzerprofil angezeigt.
    • Wenn kein Pop-up-Fenster angezeigt wird, ist die E-Mail-Adresse ungültig.
      • Fragen Sie bei der Person nach, ob Sie die richtige E-Mail-Adresse haben.
  3. Klicken Sie auf das Pop-up seines E-Mail-Profils.
    • Sie können beliebig viele Nutzerinnen und Nutzer hinzufügen. Neu hinzugefügte Nutzer*innen erhalten standardmäßig die Rolle eines Betrachters.
  4. Pinpoint kann die Nutzerinnen und Nutzer benachrichtigen, wenn Sie das möchten. Wenn Sie keine Benachrichtigung senden möchten, können Sie die URL später aus Ihrem Browser kopieren und an sie senden.
  5. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, klicken Sie auf Fertig.

Tipp: Sie können Dokumente nur für einzelne Nutzerinnen und Nutzer freigeben, nicht für Mailinglisten.

So entfernen Sie den Zugriff auf eine Sammlung:

  1. Klicken Sie in der Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung auf Freigeben.
  2. Öffnen Sie das Drop-down-Menü neben dem Eintrag für die Person, die Sie entfernen möchten, und klicken Sie auf Entfernen.
  3. Klicken Sie auf Fertig, um den Vorgang zu beenden.

So sehen Sie, wer Zugriff auf Ihre Sammlung hat:

Klicken Sie auf den Button Freigeben in der Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung, um zu sehen, wer Zugriff auf die Sammlung hat.

Sammlungen umbenennen

So ändern Sie den Namen einer Sammlung, deren Inhaber Sie sind:

  1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich, in dem alle Sammlungen aufgeführt werden, auf die Sie Zugriff haben.
  2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Dreipunkt-Menü. Klicken Sie dann auf Umbenennen.

In mehreren Dateien einer Sammlung suchen

Mit dem Suchfeld in der Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung können Sie in individuellen Dokumenten nach Text suchen. Sie können bei der Suche unter anderem nach Labels und Elementen filtern. Weitere Informationen zur Suche

Dokumente verwalten

Dokumente in eine Sammlung hochladen

Eine Sammlung in Pinpoint darf maximal 200.000 Dokumente enthalten. Die maximale Dokumentgröße hängt vom jeweiligen Dateiformat ab.

Wenn Sie mehr als 20.000 Dateien pro Tag hochladen und dabei Fehler auftreten, versuchen Sie, die übrigen Dateien am nächsten Tag hochzuladen.

Pro Konto stehen 100 GB Speicherplatz für Sammlungen zur Verfügung. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, bleiben Ihre vorhandenen Sammlungen erhalten. Sie können jedoch keine neuen Dateien hinzufügen, bis Sie Speicherplatz freigeben, indem Sie einige Ihrer Sammlungen löschen.

Wenn Sie Nicht-Audiodateien hochladen, werden diese in das PDF-Format umgewandelt. Je nach Größe und Anzahl der hochgeladenen Dateien kann diese Konvertierung einen Moment dauern.

Wenn Sie nach dem Hochladen Änderungen an der Quelldatei vornehmen, werden diese nicht in der Pinpoint-Version der Datei reflektiert.

So laden Sie Dokumente hoch:

  1. Klicken Sie auf der Startseite der Sammlung auf Dokumente hinzufügen
  2. Wählen Sie ein oder mehrere Dokumente auf Ihrem Computer oder in Google Drive aus. Beachten Sie dabei Folgendes:
    • Komprimierte Sammlungen werden nicht unterstützt. Sie müssen einzelne Dateien hochladen.
    • Sie können nur Dateien in einem der unterstützten Formate hochladen. Wenn das Format der hochzuladenden Datei nicht unterstützt wird, versuchen Sie, sie als PDF zu speichern und sie dann hochzuladen.
    • Sie können aber mehrere Dateien in verschiedenen Formaten gleichzeitig hochladen.
    • Achten Sie beim Hochladen von Audiodateien darauf, dass die Spracheinstellung für Audiodateien zur Sprache der Datei passt. Liegen Audiodateien in verschiedenen Sprachen vor, laden Sie jeweils die Dateien einer Sprache gemeinsam hoch.
  3. Wenn Sie alle Dateien ausgewählt haben, beginnt der Upload- und Verarbeitungsvorgang. Bei der Verarbeitung wird der Inhalt aller Dateien in Text umgewandelt (wenn nötig mit OCR oder Spracherkennung) und normalerweise als PDF veröffentlicht. Wenn die Verarbeitung erfolgreich war, sehen Sie die Meldung Verarbeitung abgeschlossen. Kam es beim Hochladen einzelner Dateien zu Fehlern, erhalten Sie eine Warnung und eine Erklärung. Während der Verarbeitung von Dateien können Sie weiter an Ihrer Sammlung arbeiten oder darin suchen.
  4. Kommt es bei der Verarbeitung zu einem Fehler – etwa weil die Dateigröße das zulässige Limit für den Dateityp überschreitet oder ein Format nicht unterstützt wird –, werden Sie durch ein Pop-up auf das Problem hingewiesen.
Die Verarbeitungswarteschlange
Die hochgeladenen Dateien werden an eine Warteschlange übergeben und der Reihe nach verarbeitet. Sobald der Vorgang für eine Datei abgeschlossen ist, erscheint diese in der Dokumentenliste.

Probleme beim Upload beheben

Wenn beim Hochladen von Dokumenten Fehler auftreten, probieren Sie Folgendes:

  • Dateiformat prüfen: Achten Sie darauf, dass die hochzuladende Datei in einem der unterstützten Formate vorliegt. Wenn das Format nicht unterstützt wird, speichern Sie die Datei als PDF und laden Sie sie dann hoch.
  • Internetverbindung prüfen: Eine langsame oder instabile Internetverbindung kann zu fehlgeschlagenen Uploads führen. Wenn Sie Verbindungsprobleme haben, laden Sie die Datei zuerst in Google Drive hoch und verschieben Sie sie dann von Drive nach Pinpoint.
  • Dateigröße prüfen: Für die Größe der einzelnen hochzuladenden Dateien gibt es eine Obergrenze. Wenn eine Datei zu groß ist, können Sie versuchen, sie vor dem Hochladen in kleinere Dateien aufzuteilen oder ihre Größe zu reduzieren.
  • Speicherkontingent prüfen: Für jedes Konto stehen 100 GB Speicherplatz zur Verfügung. Wenn Sie Ihr Speicherkontingent überschreiten, können Sie keine neuen Dateien hochladen. Sie können alte Sammlungen löschen, um Speicherplatz freizugeben.
  • Tägliches Upload-Limit: Sie können bis zu 20.000 Dateien pro Tag hochladen. Wenn Sie dieses Limit überschreiten, versuchen Sie es am nächsten Tag wieder.
  • Abmelden und wieder anmelden: Melden Sie sich in Ihrem Google-Konto ab und dann wieder an.
  • Cookies löschen und Browser-Cache leeren: Wenn Sie Probleme beim Hochladen haben, löschen Sie die Cookies und leeren Sie den Cache Ihres Browsers.
  • Über URL importieren: Sie können Dokumente auch direkt über eine URL importieren.

Audiodateien hochladen

Audiodateien werden auf dieselbe Weise wie andere Dateitypen hochgeladen. Aber:

  • Achten Sie darauf, dass alle Audiodateien eines Uploadvorgangs in derselben Sprache vorliegen.
  • Die in einer Audiodatei gesprochene Sprache muss in den Spracheinstellungen für Audiodateien angegeben werden.
  • Pinpoint kann nur eine Sprache pro Audiodatei erkennen. Enthält eine einzelne Datei mehrere Sprachen, werden sämtliche Audioinhalte entsprechend der zum Zeitpunkt des Hochladens gültigen Angabe zur Sprache von Audiodateien transkribiert.
  • Möchten Sie Audiodateien in verschiedenen Sprachen hochladen, gruppieren Sie die Dateien nach Sprache und ändern Sie die Angabe zur Sprache von Audiodateien, ehe Sie die jeweiligen Gruppen hochladen.

Nach der Verarbeitung kann die Audiodatei in Pinpoint angehört werden. Außerdem erstellt Pinpoint ein Transkript der Audiodatei auf der Grundlage der zum Zeitpunkt des Hochladens geltenden Angabe zur Sprache von Audiodateien.

Wenn Sie Fehler im Transkript entdecken, können Sie über den Button Bearbeiten Änderungen vornehmen.

Dokumente aus einer Sammlung herunterladen

Sie können die ursprüngliche Quelldatei jedes Dokuments einer Sammlung herunterladen. Die von Pinpoint erstellte PDF-Version kann nicht heruntergeladen werden.

So laden Sie die Quelldatei eines Dokuments herunter:

  1. Öffnen Sie das Dokument in der Sammlung
  2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Dreipunkt-Menü und dann auf Originaldatei herunterladen.

Dokumente aus einer Sammlung löschen

  • Zum Entfernen eines einzelnen Dokuments aus einer Sammlung öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol neben dem Dokument.
  • Zum Entfernen mehrere Dokumente aus einer Sammlung öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ und setzen Sie Häkchen neben die Dokumente, die Sie löschen möchten. Klicken Sie oben in der Liste auf das Papierkorbsymbol, um die ausgewählten Dokumente zu löschen.

Dokumente werden sofort und endgültig gelöscht. Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.

Wenn Sie ein Quelldokument in Google Drive löschen, nachdem es in eine Sammlung hochgeladen wurde, hat dies keine Auswirkungen auf das entsprechende Dokument in der Sammlung.

Dokumente in einer Sammlung auflisten oder filtern

Die Hauptseite einer Sammlung ist die Ansicht „Dokumente“. Standardmäßig wird die vollständige Liste der Dokumente angezeigt, mit 100 Dokumenten pro Seite. Sie können diese Ansicht nach Labels oder Elementen filtern und sich so nur Dokumente anzeigen lassen, die diese Labels und Elemente enthalten.

Dokumente nach Labels oder Elementen filtern

Sie können Ihre Dokumentenliste nach einem oder mehreren Labels und/oder Elementen filtern. Wenn Sie Filter verwenden, werden bei der Suche nur Einträge in der gefilterten Liste berücksichtigt.

So filtern Sie Dokumente nach Labels und Elementen:

  1. Öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung.
  2. Wählen Sie die gewünschten Labels und Elemente in den Listen neben der Dokumentenliste aus.
  3. Die Dokumentenliste zeigt nur Dokumente an, die alle gewählten Labels und Elemente enthalten.
  4. Bei Bedarf können Sie zusätzliche Labels und Elemente auswählen. Die Liste der verfügbaren Labels ist in der gefilterten Ansicht an Dokumente angehängt.
  5. Wenn Sie einen Filter entfernen möchten, klicken Sie über der Liste auf das „X“ neben dem gewünschten Label.

Hinweise zur Verwendung mehrerer Filter:

  • Damit ein Dokument in der gefilterten Liste erscheint, müssen in diesem Dokument alle ausgewählten Labels und Elemente vorkommen.
  • Die Liste mit weiteren verfügbaren Labels und Elementen passt sich dynamisch an, wenn Sie Filter auswählen. Ein Label oder Element taucht also nur dann in der Liste auf, wenn es in mindestens einem Dokument der gefilterten Liste vorkommt. (Sie können also keine Kombination aus Filtern wählen, die zu einer leeren Dokumentenliste führen würde.)

Hochgeladene Dokumente umbenennen

Sie haben folgende Möglichkeiten, das hochgeladene Dokument umzubenennen:

  1. Über die Ansicht „Dokumente“ Ihrer Sammlung:
    • Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Dokument, das Sie umbenennen möchten.
    • Klicken Sie auf „Bearbeiten“ .
    • Geben Sie im Pop‑up-Dialogfeld einen neuen Namen für das Dokument ein.
    • Klicken Sie auf Speichern.
  2. Wenn das Dokument geöffnet ist:
    • Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Menü .
    • Wählen Sie Dokument umbenennen aus.
    • Geben Sie im Pop‑up-Dialogfeld einen neuen Namen für das Dokument ein.
    • Klicken Sie auf Speichern.

Einzelne Dokumente freigeben

Sie können den Lesezugriff nur für eine ganze Sammlung einstellen, nicht für einzelne Dokumente. Allerdings können Sie jemand anders den Link zu einem Dokument senden, wenn die Person Lesezugriff auf die Sammlung hat.

So erhalten Sie den Link zu einem Dokument:

  1. Öffnen Sie das Dokument in Pinpoint.
  2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Dreipunkt-Menü und dann auf Link zu Dokument kopieren.
  3. Senden Sie den Link an jemand mit Lesezugriff. Hat die Person noch keinen Zugriff, können Sie Ihre Sammlung für sie freigeben.

Textauszüge kopieren

Sie können in jedem Dokument, das Sie öffnen können, Text auswählen und kopieren. Öffnen Sie das Dokument, wählen Sie den Text aus und klicken Sie auf Text kopieren, um den Text in die Zwischenablage zu kopieren.

Textabschnitte markieren oder verlinken

Wenn Sie für eine Sammlung die Berechtigung „Inhaber“ oder „Bearbeiter“ haben, können Sie Textabschnitte markieren. Markierter Text ist mit einem direkten Link verknüpft. Wer Lesezugriff hat, kann den Link verwenden, um das Dokument in der Sammlung an der markierten Stelle zu öffnen.

So erstellen Sie eine Markierung und einen Link:

  1. Öffnen Sie ein Dokument.
  2. Wählen Sie den gewünschten Textabschnitt aus.
    • Klicken Sie auf Markierung, um den Text zu markieren.
      • Wenn Sie später den Link zur markierten Textstelle abrufen möchten, klicken Sie auf die Markierung und dann auf Link abrufen.
    • Wenn Sie gleichzeitig eine Markierung erstellen und den Link kopieren möchten, klicken Sie auf Markieren und Link abrufen.
  3. Wenn Sie eine Markierung löschen möchten, klicken Sie auf die Markierung und dann auf Löschen.

In einem Dokument nach Text suchen

Sie können im Text eines offenen Dokuments nach exakten Treffern suchen. Dies funktioniert ähnlich wie die Suche mit Strg + F.

  1. Öffnen Sie das Dokument.
  2. Klicken Sie auf das Dreipunkt-Menü Dreipunkt-Menü und dann auf Suchen. Alternativ können Sie auf der Tastatur Strg + F drücken.
  3. Geben Sie den Text ein, den Sie im Dokument suchen möchten, und gehen Sie die Ergebnisse mit den Pfeiltasten durch. Entweder entsprechend die Ergebnisse genau dem Suchbegriff oder sie sind Teil eines längeren Wortes, wobei sie in einer beliebigen Sprache oder einem beliebigen Zeichensatz vorliegen können, solange die Zeichenfolgen von Pinpoint als Text identifiziert wurden.

Wenn Sie für Ihre Suche nach Wörtern oder Elementen genauere Einstellmöglichkeiten benötigen, verwenden Sie die Funktion zum Suchen in der Sammlung.

Dokumente mit Labels versehen

Sie können Ihren Dokumenten beliebige Labels zuweisen. Anschließend können Sie die Dokumentenliste nach Labels filtern oder die Suche auf bestimmte Labels eingrenzen. Ein Dokument kann mehrere Labels haben.

Labels zuweisen oder entfernen

So verwalten Sie Labels für ein einzelnes Dokument:

  1. Öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ in Ihrer Sammlung (Dokumente im Navigationsbereich).
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger auf ein Dokument und klicken Sie auf das Symbol Label hinzufügen neben dem Dokument.
  3. Wenn Sie einem Dokument bereits bestehende Labels hinzufügen möchten, setzen Sie einfach ein Häkchen bei den gewünschten Labels. Soll ein Label wieder entfernt werden, entfernen Sie das entsprechende Häkchen. Sie können einem Dokument ein neues Label hinzufügen, indem Sie auf + Neu erstellen klicken und dann Name und Farbe festlegen.
  4. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

So verwalten Sie Labels für mehrere Dokumente:

  1. Öffnen Sie die Ansicht „Dokumente“ in Ihrer Sammlung (Dokumente im Navigationsbereich).
  2. Setzen Sie Häkchen neben die Dokumente, deren Labels Sie verwalten möchten, oder setzen Sie ein Häkchen ganz oben, um alle Dokumente der Liste auszuwählen oder die Auswahl aufzuheben.
  3. Klicken Sie über der Liste auf das Symbol Label hinzufügen new_label.
  4. Wenn Sie einem Dokument bereits bestehende Labels hinzufügen möchten, setzen Sie einfach ein Häkchen bei den gewünschten Labels. Soll ein Label wieder entfernt werden, entfernen Sie das entsprechende Häkchen. Sie können einem Dokument ein neues Label hinzufügen, indem Sie auf + Neu erstellen klicken und dann Name und Farbe festlegen.
  5. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen zu speichern.

Labels löschen

Klicken Sie in der Ansicht „Dokumente“ einer Sammlung neben der Liste der Labels auf Bearbeiten und dann neben einem Label auf das „X“, um es zu löschen.

Dokumente nach Label filtern

Weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Dokumentenliste nach einem zugewiesenen Label filtern, finden Sie in der Suchanleitung.

Weitere Informationen

Diese Seite enthält möglicherweise Inhalte, die mithilfe von KI-Technologie übersetzt wurden. KI-Übersetzungen können Fehler enthalten.
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