Správa sbírek a dokumentů

Obsah

 

Sbírky

• Zobrazení seznamu sbírek
• Vytvoření sbírky
• Smazání sbírky
• Sdílení nebo zrušení sdílení sbírky
• Přejmenování sbírky
• Prohledání sbírky
• Publikování sbírky

Dokumenty

• Nahrání dokumentů do sbírky
• Nahrání zvukového souboru
• Stažení dokumentu
• Odstranění dokumentů ze sbírky
• Vypsání nebo filtrování dokumentů ve sbírce
• Přejmenování dokumentů
• Sdílení dokumentu
• Zkopírování textu
• Zvýraznění textu nebo vytvoření odkazu na text
• Vyhledání textu v dokumentu
• Označení dokumentů

Správa sbírek

Sbírky

Sbírka je skupina dokumentů s vlastnostmi, jako jsou tyto:

• Název
• Vlastník
• Editor
• Volitelně čtenáři s přístupem pouze pro čtení

Sbírky jsou ve výchozím nastavení soukromé a mají k nim přístup pouze uživatelé zahrnutí v seznamu, který spravuje vlastník sbírky. K publikované sbírce má přístup každý uživatel služby Pinpoint, který na ni má odkaz.

Uživatelé služby Pinpoint obdrží 100 GB úložného prostoru. Do tohoto prostoru započítáváme pouze sbírky, které jste vytvořili. Sbírky, které s vámi sdílejí ostatní, se do vašeho úložného prostoru nezapočítávají. Pokud limit překročíte, všechny vaše stávající sbírky vám zůstanou, ale při pokusu o přidání nových souborů se zobrazí chyba. V takovém případě můžete odstraněním některých sbírek uvolnit místo, abyste mohli přidat další soubory.

Pokud potřebujete více úložného prostoru, napište nám na adresu [e-mail].

Zobrazení seznamu všech sbírek

Pokud chcete zobrazit seznam všech sbírek, ke kterým máte přístup, navštivte svůj pracovní prostor. Sbírky jsou seskupeny na ty, které vlastníte, a na ty, ke kterým máte přístup pouze k zobrazení.

Publikování sbírky

Uživatelé služby Pinpoint mohou sbírky publikovat jako jednotlivci nebo jménem publikace. Pokud chcete publikovat sbírku za publikaci, vyplňte tento formulář.

Vlastnosti publikovaných sbírek:

• Má k nim přístup kdokoli, kdo na ně má odkaz.
• Jsou indexovány vyhledávači a můžou se zobrazovat ve výsledcích vyhledávání na webu.
• Zobrazují se s názvem, popisem a profilem vydavatele na stránce Prozkoumat.

Po publikování:

• Vlastníci sbírky mohou publikování sbírky kdykoli zrušit, čímž se zablokuje veřejný přístup a další procházení vyhledávači. Sbírka se na základě předchozího indexování vyhledávačů může dočasně zobrazit ve výsledcích vyhledávání na webu, ale uživatelé nebudou mít ve službě Pinpoint přístup ke zdrojovému obsahu.
• Změny provedené ve sbírce jsou okamžitě viditelné čtenářům. Změny mohou zahrnovat přidání nebo odstranění souborů, štítků nebo zvýrazněného textu.
• Čtenáři si kterýkoliv soubor ve veřejné sbírce mohou stáhnout.

Přečtěte si, jak sbírku přidat na stránku Prozkoumat.

Vytvoření sbírky

K vytvoření nové sbírky je potřeba úplný přístup ke službě Pinpoint. Pokud ho nemáte, můžete o něj požádat pomocí tohoto formuláře.

Novou sbírku vytvoříte takto:

1. Na domovské stránce pracovního prostoru klikněte na Vytvořit novou soukromou sbírku. Tato sbírka bude ve výchozím nastavení soukromá. Později ji můžete sdílet s konkrétními uživateli.
2. Vyberte název sbírky a klikněte na Vytvořit. Název v případě potřeby budete moci později změnit.
3. Pokud očekáváte, že vaše zvukové soubory budou ve výchozím nastavení v jiném jazyce než angličtině, změňte mluvený jazyk zvukových souborů.
4. Začněte do sbírky nahrávat soubory.
5. Pokud chcete, aby se entity zobrazovaly v jiném jazyce, než je váš výchozí jazyk, změňte jazyk zobrazení entit.

Smazání sbírky

Smazání sbírky, kterou vlastníte:

1. Otevřete zobrazení pracovního prostoru – jsou v něm uvedeny všechny sbírky, ke kterým máte přístup.
2. Klikněte na Další možnosti . Pak klikněte na Smazat.
3. Sbírka a všechny její dokumenty se okamžitě smažou. Smazané sbírky a dokumenty nelze obnovit.

Sdílení nebo zrušení sdílení sbírky

Sbírky jsou ve výchozím nastavení soukromé. Sdílet můžete pouze sbírky, které vlastníte.

Sdílení sbírky:

1. V zobrazení Dokumenty sbírky klikněte na Sdílet.
2. Zadejte e‐mailovou adresu Google uživatele, se kterým sbírku chcete sdílet.
   • Pokud je jeho účet Google platný, mělo by se zobrazit vyskakovací okno s jeho uživatelským profilem.
   • Pokud se vyskakovací okno nezobrazí, e‑mailová adresa není platná.
     • Ověřte si u daného uživatele, zda máte správnou e‐mailovou adresu.
3. Pokud sbírku s uživatele chcete sdílet, klikněte na vyskakovací okno jeho e‑mailového profilu Google.
   • Přidejte libovolný počet uživatelů. Ve výchozím nastavení se spolupracovníci přidávají s rolí čtenáře.
4. Pinpoint vám nabídne, že vašim novým spolupracovníkům může zaslat oznámení. Pokud se rozhodnete, že jim oznámení nechcete zasílat, můžete později zkopírovat adresu URL z prohlížeče a poslat jim ji.
5. Po dokončení aktualizací klikněte na Hotovo.

Tip: Sdílet můžete pouze s jednotlivými uživateli, nikoli se seznamy adresátů.

Odebrání přístupu ke sbírce:

1. Klikněte na Sdílet v zobrazení Dokumenty sbírky.
2. Klikněte na rozbalovací nabídku vedle uživatele, kterého chcete odebrat, a poté klikněte na Odebrat.
3. Po dokončení klikněte na Hotovo.

Zjištění, kdo má ke sbírce přístup:

Seznam osob, které ke sbírce mají přístup, zobrazíte nebo upravíte kliknutím na tlačítko Sdílet v zobrazení Dokumenty sbírky.

Přejmenování sbírky

Přejmenování sbírky, kterou vlastníte:

1. Otevřete zobrazení pracovního prostoru – jsou v něm uvedeny všechny sbírky, ke kterým máte přístup.
2. Klikněte na Další možnosti . Pak klikněte na Přejmenovat.

Prohledání několika souborů ve sbírce

Pomocí vyhledávacího pole v zobrazení Dokumenty sbírky můžete vyhledat text v dokumentech ve sbírce. Svá vyhledávání můžete filtrovat podle štítků dokumentů, entit a podobně. Další podrobnosti o vyhledávání

---

Správa dokumentů

Nahrání dokumentů do sbírky

V současné době služba Pinpoint podporuje v každé sbírce maximálně 200 tisíc dokumentů. Maximální velikosti jednotlivých dokumentů závisí na formátu souboru.

Pokud nahráváte více než 20 000 souborů za den a dojde k chybám, zkuste zbývající soubory nahrát další den.

Každý uživatel má 100 GB úložného prostoru pro všechny své sbírky. Pokud potřebujete více úložného prostoru, napište nám na adresu [e-mail].

Když nahrajete jiné než zvukové soubory, budou převedeny do formátu PDF. V závislosti na velikosti a počtu nahraných souborů může převod nějakou dobu trvat.

Pokud zdrojový soubor po importu upravíte, změny se v kopii dokumentu ve službě Pinpoint neprojeví.

Postup nahrání dokumentů:

1. Na domovské stránce sbírky klikněte na Přidat dokumenty.
2. Vyberte jeden nebo více dokumentů ze svého počítače nebo z Disku Google. Poznámky:
   • Zazipované sbírky nejsou podporovány, je třeba nahrát jednotlivé soubory.
   • Lze nahrát pouze podporované formáty souborů. Pokud máte soubor v nepodporovaném formátu, zkuste ho uložit jako PDF a nahrát tento soubor PDF.
   • V jednom procesu však můžete nahrát soubory různých typů.
   • Pokud nahráváte zvukové soubory, ujistěte se, že je nastavení jazyka zvukových souborů nastaveno správně na jeho jazyk. Pokud máte zvukové soubory v různých jazycích, nahrajte zvukové soubory po dávkách ve stejném jazyce.
3. Po dokončení výběru souborů se soubory začnou nahrávat a zpracovávat. Zpracování zahrnuje převedení obsahu všech souborů na text (pomocí OCR nebo převodu řeči na text, podle potřeby) a obvykle také publikování výsledků ve formátu PDF. Po dokončení zpracování se zobrazí buď oznámení Zpracování bylo dokončeno (pokud bylo úspěšné), nebo varování a vysvětlení, pokud při nahrávání jednotlivých souborů byly zjištěny problémy. Během zpracovávání souborů můžete pokračovat v práci nebo ve vyhledávání ve své sbírce.
4. Pokud Pinpoint při zpracovávání souboru narazí na chybu a selže – například pokud velikost souboru překročila limit pro daný typ souboru nebo pokud formát souboru není podporován – zobrazí se vyskakovací okno s vysvětlením problému.

Fronta zpracování

Nahrané soubory jsou uspořádány do jedné fronty, ze které se zpracovávají v pořadí, v němž byly přijaty. Po zpracování jsou k dispozici v seznamu dokumentů.

Nahrání zvukového souboru

Zvukový soubor nahrajete stejně jako jakýkoli jiný typ souboru. Avšak:

• Zajistěte, aby všechny zvukové soubory v žádosti o nahrání byly ve stejném jazyce.
• Zkontrolujte, zda je v nastavení jazyka zvukových souborů vybrán správný jazyk.
• Pinpoint dokáže v každém zvukovém souboru analyzovat pouze jeden jazyk. Pokud jeden soubor obsahuje více jazyků, bude veškerý zvuk přepsán s použitím jazyka, který byl vybrán v nastavení jazyka zvukových souborů v době požadavku nahrání.
• Pokud chcete nahrát zvukové soubory v různých jazycích, uspořádejte je do skupin se stejným jazykem. Poté změňte nastavení jazyka zvukových souborů tak, aby odpovídalo jazyku skupiny a skupinu nahrajte.

Po zpracování služba Pinpoint zvukový soubor zpřístupní k poslechu. Služba Pinpoint vytvoří také přepis zvukového souboru podle nastavení jazyka zvukového souboru zvoleného při nahrání.

Pokud ve vygenerovaném přepisu najdete chyby, můžete kliknout na Upravit v přepisu a provést změny.

Stažení dokumentu ze sbírky

Můžete si stáhnout původní zdrojový soubor použitý k vygenerování kteréhokoliv dokumentu ve sbírce. (Verzi PDF vygenerovanou službou Pinpoint stáhnout nelze.)

Postup stažení zdrojového souboru dokumentu:

1. Otevřete dokument ze sbírky.
2. Klikněte na Další možnosti . Pak klikněte na Stáhnout původní soubor.

Odstranění dokumentů ze sbírky

• Pokud ze sbírky chcete odstranit jeden dokument, otevřete ve sbírce zobrazení Dokumenty a klikněte na koš vedle dokumentu.
• Pokud ze sbírky chcete odstranit více dokumentů, otevřete u ní zobrazení Dokumenty a zaškrtněte políčka vedle dokumentů, které chcete smazat. Dokumenty smažete kliknutím na ikonu popelnice v horní části seznamu.

Dokumenty se odstraňují ihned a trvale a nelze je obnovit.

Pokud smažete zdrojový dokument na Disku Google, který byl importován do sbírky, odpovídající importovaný dokument ve sbírce tím neodstraníte.

Vypsání nebo filtrování dokumentů ve sbírce

Hlavní stránkou sbírky je zobrazení Dokumenty. Ve výchozím zobrazení je zobrazen seznam všech dokumentů, na stránkách po 100 dokumentech. Toto zobrazení můžete filtrovat podle štítků nebo entit a zobrazit pouze dokumenty se všemi vybranými štítky a entitami.

Filtrování dokumentů podle štítku nebo entity

Zobrazení dokumentu můžete filtrovat podle jednoho nebo více štítků a/nebo entit. Po použití filtrů bude hledání omezeno na filtrovaný seznam.

Postup filtrování dokumentů podle štítků a entit:

1. Otevřete zobrazení Dokumenty požadované sbírky.
2. Ze seznamů štítků a entit vedle seznamu dokumentů vyberte štítky nebo entity, podle kterých chcete filtrovat.
3. V seznamu dokumentů se zobrazí pouze dokumenty se všemi vybranými štítky a entitami.
4. Volitelně můžete vybrat další štítky nebo entity, podle kterých chcete filtrovat. Seznam dostupných štítků je připojen k dokumentům ve filtrovaném zobrazení.
5. Vymažte filtry štítků kliknutím na X vedle jednotlivých filtrů v horní části seznamu.

Poznámky k filtrování podle více položek:

• Aby se dokument objevil ve filtrovaném seznamu, musí se na něj vztahovat všechny vybrané štítky a entity.
• Při výběru položek se seznam dalších filtrovatelných štítků nebo entit dynamicky upravuje. Filtr nebo štítek se v seznamu objeví pouze v případě, že se vyskytuje alespoň v jednom dokumentu ve filtrovaném seznamu. (Nelze tedy vybrat kombinaci filtrů, pro kterou by se nezobrazily žádné dokumenty.)

Přejmenování nahraného dokumentu

Nahraný dokument přejmenujete takto:

1. V zobrazení Dokumenty sbírky:
   • Umístěte kurzor na dokument, který chcete přejmenovat.
   • Klikněte na Upravit .
   • Ve vyskakovacím okně zadejte nový název dokumentu.
   • Klikněte na Uložit.
2. Když máte otevřený dokument:
   • Vpravo nahoře klikněte na ikonu možností .
   • Vyberte Přejmenovat dokument.
   • Ve vyskakovacím okně zadejte nový název dokumentu.
   • Klikněte na Uložit.

Sdílení jednoho dokumentu

Přístup k zobrazení jednotlivých dokumentů nelze ovládat. Lze ovládat pouze přístup k celým sbírkám. Pokud však má příjemce přístup k zobrazení sbírky, můžete mu poskytnout odkaz na dokument.

Postup získání odkazu na dokument:

1. Otevřete dokument ve službě Pinpoint.
2. Klikněte na Další možnosti . Pak klikněte na Kopírovat odkaz na dokument.
3. Pošlete odkaz někomu, kdo má k dokumentu přístup pouze pro zobrazení. Pokud daná osoba přístup nemá, můžete s ní sbírku sdílet.

Zkopírování úryvku textu

Můžete vybrat a zkopírovat text z libovolného dokumentu, který si můžete prohlédnout. Otevřete dokument, vyberte text, který chcete zkopírovat, a výběrem možnosti Kopírovat text zkopírujte vybraný text do schránky.

Zvýraznění části textu nebo odkazování na ně

Pokud u sbírky máte oprávnění vlastníka nebo editora, můžete části textu zvýraznit. Ke zvýrazněným částem textu jsou přiřazeny přímé odkazy. Kdokoli s přístupem pouze pro zobrazení může pomocí odkazu dokument sbírky otevřít na místě se zvýrazněným textem.

Postup vytvoření zvýraznění a odkazu:

1. Otevřete dokument.
2. Vyberte část textu.
   • Kliknutím na Zvýraznit text zvýrazněte.
     • Pokud později na zvýrazněný text budete chtít získat odkaz, klikněte na něj a poté na Získat odkaz.
   • Pokud chcete vytvořit zvýraznění a zkopírovat odkaz na něj, klikněte na Zvýraznit a získat odkaz.
3. Pokud chcete zvýraznění smazat, klikněte na něj a poté na Smazat.

Vyhledání textu v dokumentu

V otevřeném dokumentu můžete vyhledat konkrétní text. Je to podobná funkce vyhledávání jako pomocí Ctrl+F.

1. Otevřete dokument, který chcete zobrazit
2. Buď klikněte na ikonu možností  a pak na Najít, nebo na klávesnici stiskněte Ctrl+F.
3. Zadejte text, který chcete najít v dokumentu, a pomocí šipek procházejte nalezené výskyty. Hledají se přesné shody, které mohou být součástí slova a mohou být v libovolném jazyce nebo znakové sadě, kterou služba Pinpoint identifikovala jako text.

Pokud chcete pokročilé vyhledávání slov nebo entit, použijte funkci vyhledávání ve sbírce.

Označení dokumentů štítkem

K dokumentům můžete přidat libovolně pojmenované štítky. Seznam dokumentů pak můžete filtrovat podle štítku nebo vyhledávání omezit na konkrétní štítky. Dokument může mít více štítků.

Přidání nebo odebrání štítků z dokumentu

Správa štítků pro jeden dokument:

1. Otevřete ve sbírce zobrazení Dokumenty (pomocí možnosti Dokumenty na navigačním panelu).
2. Umístěte ukazatel na dokument a poté klikněte na ikonu přidat štítek vedle dokumentu.
3. Přidání a odebrání existujících štítků u dokumentu provedete zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí existujících štítků. Pokud pro dokument chcete vytvořit nový štítek, klikněte na + Vytvořit nový a zadejte název a barvu štítku.
4. Kliknutím na Použít změny uložíte.

Správa štítků pro více dokumentů:

1. Otevřete ve sbírce zobrazení Dokumenty (pomocí možnosti Dokumenty na navigačním panelu).
2. Zaškrtněte políčko vedle konkrétních dokumentů, které chcete označit nebo štítkem nebo od kterých štítek chcete odebrat. Pomocí políčka v horní části seznamu případně můžete vybrat nebo zrušit výběr všech dokumentů v seznamu.
3. Klikněte na ikonu přidat štítek new_label v horní části seznamu.
4. Přidání a odebrání existujících štítků u dokumentu provedete zaškrtnutím nebo zrušením zaškrtnutí existujících štítků. Pokud pro dokument chcete vytvořit nový štítek, klikněte na + Vytvořit nový a zadejte název a barvu štítku.
5. Kliknutím na Použít změny uložíte.

Smazání štítku

V zobrazení dokumentů ve sbírce klikněte na Upravit vedle seznamu štítků a poté klikněte na X vedle štítků, které chcete smazat.

Filtrování dokumentů podle štítku

Pokud chcete seznam dokumentů filtrovat podle přidaného štítku, přečtěte si průvodce vyhledáváním.

Související zdroje

• Sdílení nebo zrušení sdílení sbírky
• Přidání sbírky do sekce Prozkoumat
• Začínáme s vlastní sbírkou