Начать работу с Workspace for Nonprofits
Руководство некоммерческих организаций выполняет множество важных функций: разрабатывает стратегии, развивает лидерские качества сотрудников, контролирует финансы и помогает достигать целей по сбору средств. Если вы менеджер, администратор или руководитель некоммерческой организации, перед вами стоит задача координировать работу всего руководства так, чтобы она была как можно более результативной. Это значит, что вам нужно составлять график заседаний, определять их повестку и распространять информацию о ней, предоставлять финансовую отчетность и рассказывать о достижениях в рамках своей программы. Эти инструкции помогут вам справляться с такими обязанностями.
Как использовать Google Документы, Таблицы и Презентации для работы и заседаний руководства
Чтобы следующее заседание прошло эффективно, убедитесь, что все участники готовы к нему. Google Документы, Таблицы и Презентации помогают создавать повестки заседаний руководства, вести протоколы, готовить отчеты о ходе работы и финансовые модели, а также легко делиться всеми этими материалами с другими пользователями.
| Документы Работа с текстовыми файлами |
|
| Таблицы Работа с электронными таблицами |
|
| Презентации Создание презентаций |
Как создать материалы
- Откройте Google Документы, Google Таблицы или Google Презентации.
- Нажмите "Галерея шаблонов" в правом верхнем углу, чтобы найти идеи для начала работы.
- В Google Документах есть шаблоны заметок к заседаниям руководства и предложений по проектам.
- В Google Таблицах есть шаблоны для финансовой отчетности и годового бюджета компании.
- В Google Презентациях есть шаблоны для презентаций, например для предложений по консультированию, отчетов о статусе и историй успеха.
- Нажмите на нужный шаблон, чтобы создать его копию. Она автоматически сохранится в разделе "Мой диск". Чтобы копию было проще найти, переименуйте ее.
- Измените содержимое копии или добавьте новый контент. Если вам нужна помощь, следуйте инструкциям в Центре обучения для конкретного продукта.
- Чтобы добавить соавторов или читателей, нажмите Настройки доступа в правом верхнем углу. Вы можете выбрать, какой доступ предоставить добавленному пользователю: на редактирование, комментирование или просмотр. Снимите флажок "Уведомить пользователей", если вы хотите добавить соавторов, но не готовы к тому, чтобы они сразу начали работать с документом.
- Попросите соавторов добавить комментарии или предложения. Чтобы добавить комментарий к документу, выделите нужный текст или изображение. Появится кнопка Добавить комментарий. Нажмите ее и введите текст. Если вы хотите уведомить конкретного пользователя о том, что добавили комментарий, начните вводить его адрес электронной почты. После того как имя будет подставлено автоматически, пользователь получит уведомление по электронной почте о том, что вы оставили комментарий в документе.
- Чтобы включить отслеживание изменений в документе, нажмите кнопку Редактировать в правом верхнем углу и выберите Советовать. Если вы редактируете документ и хотите принять предложенное изменение, нажмите на него и выберите значок галочки в правом верхнем углу.
Как делиться материалами
Когда материалы будут готовы, вы сможете поделиться ими с руководством одним из двух способов.
Напрямую
В правом верхнем углу нажмите Настройки доступа, а затем в следующем окне выберите Расширенные настройки. Добавьте псевдоним члена руководства, нажмите Добавить сообщение и введите короткое описание документа, который вы отправляете. Руководитель получит уведомление о документе по электронной почте. Это оптимальный способ поделиться разовыми документами или информацией, которую руководство уже ожидает.
По электронной почте
Можно добавить руководство в качестве читателей без отправки уведомлений. Для этого выполните описанные выше действия, но снимите флажок Уведомить пользователей перед отправкой. После этого добавьте ссылку на документ в электронное письмо для руководства. Это оптимальный способ поделиться сразу несколькими документами и предоставить руководству общую информацию и контекст в одном письме.
Если вам нужно поделиться материалами, которые изначально не были созданы в Google Workspace, например PDF-файлом или документом Microsoft Word, выполните описанные выше действия, предварительно сохранив файл на Диске, и отправьте ссылку на него руководству. Ознакомьтесь с информацией о том, как работать с файлами разных форматов на Google Диске, в Справочном центре Google Диска.
Как планировать заседания и другие мероприятия
Проводите обучение и заседания для руководства через Google Meet. В одной встрече могут участвовать до 100 человек из разных регионов.
| Meet Голосовые и видеовстречи |
|
| Календарь Общие календари |
|
| Формы Проведение опросов и тестов |
Как создать встречу руководства
- Выберите дату и время, которые подойдут участникам встречи. Чтобы подобрать подходящее время, можно заранее отправить участникам форму Google с опросом. Для этого воспользуйтесь шаблоном "Время встречи".
- Откройте Google Календарь. Нажмите Создать и выберите "Мероприятие". Укажите его название, например "Ежеквартальное заседание руководства".
- Если у вас несколько календарей, в раскрывающемся меню "Календарь" выберите, в какой из них нужно добавить мероприятие. Приглашение, к примеру, можно отправить от имени общего адреса администратора, такого как admin@yournonprofit.org.
- Вверху страницы укажите дату и время, которые вы согласовали с участниками встречи. Если участники могут заранее планировать свое расписание, сделайте приглашение на встречу повторяющимся: так будущие заседания руководства будут планироваться автоматически.
- Если встреча пройдет очно, добавьте место проведения. Затем нажмите Добавить видеоконференцию Google Meet, чтобы в приглашении в календаре появилась ссылка Google Meet. Так члены руководства, которые не могут присутствовать очно, смогут присоединиться к видеовстрече.
- Добавьте в список приглашенных псевдонимы участников встречи.
- В разделе приглашения "Добавьте описание" введите примечание о встрече. При необходимости прикрепите документы Google, например повестку дня и материалы встречи, нажав на значок вложения. Так все необходимые материалы будут доступны участникам прямо в приглашении.
- В верхней части страницы нажмите Сохранить. Если вы хотите добавить приглашение в календари членов руководства без отправки уведомлений, нажмите Не отправлять во всплывающем диалоговом окне.
Как провести виртуальную встречу руководства
Перед мероприятием проверьте, кто из руководства подтвердил участие, просмотрев ответы приглашенных в мероприятии календаря. В назначенное время встречи откройте Google Календарь и нажмите на приглашение. Во всплывающем окне нажмите Присоединиться в Google Meet. Кроме того, можно подключиться по телефону, указанному в разделе "Присоединиться по номеру телефона".
Во время встречи модератор может использовать функцию Показать на главном экране, чтобы демонстрировать документы, слайды или таблицы. Модератор также может отключить микрофоны участников, чтобы устранить посторонний шум. Если кто-то из участников пользуется другим приложением-календарем, ему всё равно можно будет отправить приглашение. Участник получит время встречи и ссылку Google Meet, по которой сможет присоединиться к встрече. Устанавливать дополнительное программное обеспечение не потребуется.
Как использовать Google Документы, Таблицы и Презентации для работы и заседаний руководства
Занятые специалисты получают сотни писем в день, из-за чего отслеживать важные документы в электронной почте становится сложно. Чтобы руководство всегда было в курсе событий, создайте для него внутренний сайт, на котором будет собрана вся необходимая информация. Подробнее о том, как создать сайт на платформе Google…
| Сайты Конструктор сайтов |
Как создать сайт для руководства
- Откройте Google Сайты и создайте новый сайт, нажав на плитку с плюсом или выбрав шаблон.
- Введите название страницы, например "Сайт руководителей НКО", и используйте панель "Вставка" справа, чтобы добавить готовые макеты или поля для текста либо изображений. Каждый раздел страницы Сайтов модульный, поэтому вы можете создавать контент, а затем перемещать его по мере необходимости.
- Добавьте страницу на сайт: перейдите на вкладку Страницы и нажмите кнопку Добавить внизу панели. Чтобы изменить тему сайта, перейдите на вкладку Тема и выберите нужный вариант.
Какие страницы можно добавить на сайт
- Информация о некоммерческой организации. Предоставьте членам руководства общие сведения об организации, а также ссылки на ежегодные отчеты и налоговые декларации.
- Календарь заседаний руководства. Создайте страницу и добавьте на нее календарь Google, в котором будут показаны все предстоящие заседания руководства и другие важные мероприятия.
- Ресурсы для заседаний. Создайте страницу и встройте в нее документы Google с повесткой и протоколом встречи.
- Цели по сбору средств. Добавьте созданные в Google Таблицах трекеры целей по сбору средств для каждого члена руководства, чтобы они могли отслеживать свой прогресс.
