איך לתאם בין החברים בוועד המנהל של העמותה באמצעות מוצרים וכלים של Google

 איך מתחילים לעבוד עם Workspace for Nonprofits

ועדי עמותות מספקים שירותים קריטיים לעמותה שלהם, כולל קביעת אסטרטגיה, ליווי ההנהלה, פיקוח פיסקאלי ועזרה בהשגת יעדי גיוס תרומות. כמנהלי משרד, אדמינים או מנהלי עמותות, האתגר שלכם הוא לנהל את הפעולות של הוועד המנהל של העמותה כדי להפיק את המרב מההדרכה והתמיכה של הוועד. כלומר, יהיה עליכם לתזמן פגישות ועד ביומן, ליצור ולשתף סדרי יום, לדווח על כספים ולהציג את השפעת התוכנית. המדריך הזה יעזור לכם לנהל את פעולות הוועד המנהל.

איך משתמשים ב-Google Docs,‏ Sheets ו-Slides לניהול ענייני הוועד המנהל ולישיבות שלו

כדי להפיק את המרב מהזמן שיושקע בישיבה, חשוב לוודא שחברי הוועד ומנהלי העמותה מוכנים לישיבת הוועד הבאה. בעזרת Google Docs,‏ Sheets ו-Slides, אתם יכולים להכין סדר יום לישיבות הוועד המנהל, לרשום פרוטוקולים ולהכין דוחות התקדמות ומודלים פיננסיים שאפשר לשתף בקלות.

	‫Docs עיבוד תמלילים
	‫Sheets גיליונות אלקטרוניים
	‫Slides מצגות

איך מכינים את החומרים

1. פותחים את Google Docs,‏ Google Sheets או Google Slides. 
   • כדי למצוא מגוון רעיונות שיעזרו לכם להתחיל, לוחצים על גלריית התבניות בפינה השמאלית העליונה. 
   • ב-Google Docs יש תבניות לסיכום ישיבות הוועד ולהצעות לפרויקטים. 
   • ‫Google Sheets כולל תבניות לדוחות כספיים ולתקציב שנתי לעסק. 
   • ב-Google Slides יש תבניות למצגות כמו הצעות לייעוץ, דוחות מצב ומקרים לדוגמה.
2. לוחצים על התבנית שבה רוצים להשתמש כדי לפתוח עותק חדש. הוא יישמר אוטומטית בתיקיית "האחסון שלי", לכן כדאי לשנות את שם העותק כדי שיהיה קל יותר למצוא אותו.
3. עורכים ומוסיפים תוכן לפי ההנחיות במרכז הלמידה לכל מוצר.
4. כדי להוסיף שותפים לעריכה או משתמשים עם הרשאת צפייה, לוחצים על שיתוף בפינה השמאלית העליונה. אתם יכולים לבחור אם להוסיף מישהו עם גישת עריכה, תגובה או צפייה. אם רוצים להוסיף שותפים לעריכה אבל לא רוצים שהם יתחילו לערוך את המסמך מיד, מבטלים את הסימון של התיבה "שליחת הודעה לאנשים".
5. כדאי להזמין את שותפי העריכה להוסיף תגובות או הצעות משלהם. כדי להוסיף תגובה למסמך, מדגישים את הטקסט או הגרפיקה שרוצים להוסיף לגביהם תגובה, והכפתור הוספת תגובה מופיע. לוחצים על הכפתור הזה כדי להוסיף טקסט. אם רוצים לעדכן אדם מסוים על כך שהוספתם תגובה, מתחילים להקליד את כתובת האימייל שלו. אחרי שהכתובת תושלם אוטומטית, האדם הזה יקבל התראה באימייל על כך שהוספתם תגובה שמתייגת אותו במסמך.
6. כדי להפעיל מעקב אחרי שינויים במסמך, לוחצים על הכפתור עריכה בפינה השמאלית העליונה ומשנים אותו להצעה. כדי לאשר שינויים בתור עורכים במסמך, לוחצים על ההצעה ואז על סימן הווי בפינה השמאלית העליונה.

איך משתפים את החומרים

אחרי שהחומרים מוכנים לבדיקה, אתם יכולים לשתף אותם עם חברי הוועד באחת משתי דרכים:

שיתוף באופן ישיר

בפינה השמאלית העליונה, לוחצים על שיתוף ובחלון הבא לוחצים על הגדרות מתקדמות. מוסיפים את כתובת האימייל החלופיל של חברי הוועד המנהל, לוחצים על הוספת הודעה ומקלידים הערה קצרה כדי לעדכן את חברי הוועד לגבי מה שאתם שולחים. הם יקבלו אימייל עם הודעה לגבי המסמך. זו השיטה הכי טובה לשיתוף מסמכים ספציפיים או מידע שחברי הוועד כבר מצפים לו.

שיתוף באימייל

אם אתם מבצעים את השלבים שלמעלה, אבל לפני השליחה מבטלים את הסימון בתיבה שליחת הודעה לאנשים, אתם יכולים להוסיף את חברי הוועד למסמך כמשתמשים עם הרשאות צפייה, בלי לשלוח להם הודעה. אחר כך אתם יכולים להוסיף קישור לכתובת ה-URL של המסמך שאתם מתכננים לשתף באימייל לחברי הוועד. זו השיטה הכי טובה לשיתוף של כמה מסמכים בו-זמנית, כי אתם יכולים להוסיף סקירה כללית והקשר באימייל אחד לחברי הוועד.

אם אתם צריכים לשתף חומרים שלא נוצרו במקור ב-Google Workspace, כמו קובץ PDF או מסמך Microsoft Word, אתם יכולים לשמור את הקובץ ב-Drive ולשתף קישור לקובץ עם חברי הוועד, כמו שמתואר למעלה. במרכז העזרה של Google Drive אפשר לקרוא איך עובדים עם פורמטים שונים של קבצים ב-Google Drive.

איך קובעים ישיבות של הוועד המנהל ואירועים אחרים

כדי לוודא שחברי הוועד מוכנים לישיבה או לאירוע, אפשר לארח מפגש הדרכה או ישיבה לעד 100 חברי ועד שנמצאים במיקומים שונים, באמצעות Google Meet.

	Meet שיחות ועידה קוליות או בווידאו
	יומן יומנים משותפים
	‫Forms סקרים ובחנים

איך קובעים מועד לישיבת הוועד המנהל

1. בוחרים תאריך ושעה שנוחים לחברי הוועד ולהנהלת העמותה. אחת האפשרויות לאיסוף המידע לגבי התאריך והשעה המתאימים ביותר היא ליצור ולשלוח טופס ב-Google Forms לחברי הוועד. יש אפילו תבנית ל"חיפוש זמן" שאתם יכולים להתאים אישית.
2. פותחים את יומן Google. לוחצים על יצירה ואז בוחרים באפשרות "אירוע" כדי להתחיל רשומה חדשה. מוסיפים את שם האירוע, למשל ישיבת ועד רבעונית.
3. אם יש לכם כמה יומנים, בוחרים את היומן שבו רוצים להוסיף את האירוע מהתפריט הנפתח "יומן". לדוגמה, אם יש לכם כתובת אימייל כללית לאדמין, כמו [e-mail], תוכלו לשלוח את ההזמנה ליומן משם.
4. בוחרים את התאריך והשעה שנקבעו יחד עם חברי הוועד בחלק העליון. אם אתם מצליחים לגרום לאנשים לסגור תוכניות מראש, אתם יכולים להגדיר את ההזמנה לישיבת הוועד כהזמנה חוזרת, כך שישיבות הוועד העתידיות כבר יהיו מתוזמנות.
5. אם אתם נפגשים פנים אל פנים, מוסיפים מיקום פיזי. הקפידו ללחוץ על הוספה של שיחת ועידה בווידאו ב-Google Meet כדי שקישור ל-Google Meet יתווסף להזמנה ביומן. כך, אם חברי הוועד לא יכולים להגיע באופן אישי, הם עדיין יוכלו להשתתף דרך שיחה בווידאו.
6. מוסיפים לרשימת המוזמנים את כתובות האימייל של חברי הוועד ושל ההנהלה.
7. בקטע "הוספת תיאור" של ההזמנה, כותבים הערה לחברי הוועד לגבי הפגישה. כדאי גם לקשר להזמנה ביומן מסמכים רלוונטיים ב-Google Docs, כולל סדר היום של ישיבת הוועד ומסמכים שקשורים אליה. לשם כך, לוחצים על סמל צירוף הקובץ. כך כל מי שיפתח את ההזמנה לישיבה ביומן יוכל גם לפתוח את כל המסמכים הרלוונטיים.
8. בחלק העליון של הדף, לוחצים על שמירה. אם רוצים להוסיף את ההזמנה ליומנים של חברי הוועד בלי לשלוח להם אותה, לוחצים על לא לשלוח בתיבת הדו-שיח שמופיעה.

איך מארחים ישיבת ועד וירטואלית

כשהאירוע מתקרב, כדאי לבדוק את רשימת המשתתפים כדי לראות מי אישר השתתפות בהזמנה לאירוע ביומן. כשישיבת הוועד המנהל עומדת להתחיל, פותחים את יומן Google ולוחצים על ההזמנה לפגישה. בתיבה שמופיעה, לוחצים על הצטרפות באמצעות Google Meet כדי להצטרף לשיחת הווידאו, או בוחרים באפשרות להצטרף דרך הטלפון שמופיעה בקטע "הצטרפות באמצעות הטלפון", כדי להתקשר לפגישה.

במהלך ישיבת הוועד, מנהל הישיבה יכול להשתמש בפונקציה שיתוף מסך כדי לשתף את המסך ולהציג מסמכים, שקפים או גיליונות אלקטרוניים. המנהל יכול גם להשתיק משתתפים אם האנשים האחרים בשיחה יוצרים רעשי רקע. אם חברי הוועד משתמשים באפליקציית יומן אחרת, הם עדיין יכולים לקבל הזמנות ליומן. חברי הוועד יוכלו לראות את שעת הישיבה ואת הקישור לישיבה ב-Meet, ויוכלו ללחוץ על הקישור כדי להצטרף לישיבה בלי להתקין תוכנה נוספת.

 

איך משתמשים ב-Google Docs,‏ Sheets ו-Slides לניהול ענייני הוועד המנהל ולישיבות שלו

קשה לעקוב אחרי מסמכים חשובים באימייל כשאנשי מקצוע עסוקים מקבלים מאות הודעות לתיבת הדואר הנכנס שלהם מדי יום. כדי לוודא שחברי הוועד מעודכנים, אפשר ליצור אתר פנימי ופרטי שבו הם יוכלו לראות את כל התוכן הרלוונטי במקום אחד. מידע נוסף על יצירת אתר ב-Google Sites 

‫Google Sites כלי לבניית אתרים

איך בונים אתר לוועד המנהל

1. פותחים את Google Sites ויוצרים אתר חדש על ידי לחיצה על המשבצת עם הפלוס לאתר ריק או על ידי בחירת תבנית.
2. מוסיפים כותרת לדף, כמו "האתר של חברי הוועד המנהל של העמותה", ומשתמשים בחלונית "הוספה" בצד שמאל כדי להוסיף פריסות קיימות או שדות ספציפיים לטקסט או תמונות. כל דף של Google Sites בנוי מקטעים מודולריים, כך שאתם יכולים ליצור תוכן ואז להעביר אותו ממקום למקום לפי הצורך.
3. יוצרים דף חדש באתר על ידי לחיצה על הכרטיסייה דפים ואז על הכפתור הוספה בתחתית החלונית. כדי לשנות את העיצוב של האתר, לוחצים על הכרטיסייה עיצוב וגוללים בין האפשרויות.

דפים שכדאי לכלול באתר של הוועד המנהל

• רקע על העמותה: נותנים לחברי הוועד רקע על העמותה, יחד עם קישורים לדוחות השנתיים ולמסמכי המס.
• יומן הישיבות של הוועד: יוצרים דף ומטמיעים בו יומן Google שבו מופיעות כל ישיבות הוועד הקרובות או אירועים רלוונטיים.
• מקורות מידע לישיבת הוועד: יוצרים דף שבו מטמיעים מסמך Google Docs עם סדר היום של הישיבה הקרובה ומיקום ייעודי לרישום הפרוטוקול.
• יעדי גיוס התרומות: אפשר להטמיע גיליון מעקב של Google Sheets לכל אחד מחברי הוועד, עם היעדים לגיוס כספים וההתקדמות עד היום.

פרסום ושיתוף אתר הוועד המנהל

כשהאתר מוכן, לוחצים על הכפתור פרסום בפינה השמאלית העליונה. כברירת מחדל, כל מי שיש לו גישה לדומיין של העמותה יוכל לראות את האתר.

כדי לשתף את האתר עם שותפי עריכה, לוחצים על סמל השיתוף בפינה השמאלית העליונה ומוסיפים אנשים עם גישת עריכה.

כדי לשתף ספציפית עם חברי הוועד, לוחצים על סמל השיתוף ומשנים את ההגדרות של הרשאות הצפייה בתוכן שפורסם בכתובת האימייל החלופית של חברי הוועד.