Inizia a usare Workspace for Nonprofits
I consigli delle organizzazioni non profit forniscono servizi essenziali, tra cui la definizione della strategia, la formazione della leadership, la supervisione fiscale e l'aiuto per raggiungere gli obiettivi di raccolta fondi. In qualità di capoufficio, amministratore o leader di un'organizzazione non profit, la tua sfida consiste nel gestire le attività del consiglio dell'organizzazione in modo da usare al meglio le indicazioni e il supporto del consiglio. Ciò significa inserire in calendario le riunioni del consiglio, creare e condividere agende, creare rapporti sui dati finanziari e dimostrare l'impatto del programma. Questa guida ti aiuterà a gestire le attività del consiglio.
Utilizzare Documenti, Fogli e Presentazioni Google per le attività e le riunioni del consiglio di amministrazione
Assicurarsi che i membri del consiglio e i leader della tua organizzazione non profit siano preparati per la prossima riunione del consiglio garantirà che il tempo sia ben speso. L'utilizzo di Documenti, Fogli e Presentazioni Google ti consente di preparare gli ordini del giorno delle riunioni del consiglio di amministrazione, monitorare i verbali e preparare report sullo stato di avanzamento e modelli finanziari in modo facilmente condivisibile.
| Documenti Elaborazione di testi |
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| Fogli Fogli di lavoro |
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| Presentazioni Presentazioni |
Crea i tuoi materiali
- Apri Documenti Google, Fogli Google, o Presentazioni Google.
- Fai clic sulla Galleria modelli in alto a destra per trovare una serie di idee per iniziare.
- Documenti Google offre modelli per i verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione e le proposte di progetto.
- Fogli Google include modelli per i bilanci e i budget aziendali annuali.
- Presentazioni Google offre modelli per presentazioni come proposte di consulenza, report sullo stato di avanzamento e case study.
- Fai clic sul modello che vuoi utilizzare per aprirne una nuova copia. Verrà salvata automaticamente in Il mio Drive, quindi rinomina la copia per trovarla più facilmente.
- Modifica e aggiungi contenuti seguendo le indicazioni del Centro didattico per ogni prodotto.
- Aggiungi collaboratori o spettatori facendo clic su Condividi in alto a destra. Puoi scegliere se aggiungere una persona con accesso in modifica, per commentare o in visualizzazione. Deseleziona la casella Invia notifiche se vuoi aggiungere collaboratori, ma non vuoi che inizino subito a lavorare sul documento.
- Incoraggia i collaboratori ad aggiungere i propri commenti o suggerimenti. Per inserire un commento in un documento, evidenzia il testo o l'immagine a cui vuoi aggiungere un commento e verrà visualizzato il pulsante Aggiungi commento . Fai clic su questo pulsante per inserire il testo. Se vuoi inviare una notifica a una persona specifica che hai aggiunto un commento, puoi iniziare a digitare il suo indirizzo email. Una volta compilato automaticamente il campo email, l'utente riceverà una notifica via email che lo informa che hai commentato il documento.
- Per fornire il monitoraggio delle modifiche in un documento, fai clic sul pulsante Modifica in alto a destra e impostalo su Suggerimenti. Per accettare le modifiche come editor del documento, fai clic sul suggerimento e poi seleziona il segno di spunta in alto a destra.
Condividere i materiali
Una volta che i materiali sono pronti per la revisione, puoi condividerli con il consiglio in due modi:
Condividere direttamente
Fai clic su Condividi in alto a destra e, nella finestra successiva, fai clic su Impostazioni avanzate. Aggiungi l'alias del membro del consiglio di amministrazione, fai clic su Aggiungi messaggio e digita una breve nota per comunicare al consiglio di amministrazione cosa stai inviando. I membri riceveranno un'email con una notifica relativa al documento. Questo è il metodo migliore per condividere documenti o informazioni una tantum che il consiglio di amministrazione si aspetta già.
Condividi via email
Se segui i passaggi precedenti, ma deselezioni la casella Invia notifica prima dell'invio, puoi aggiungere i membri del consiglio come visualizzatori di un documento, senza inviare notifiche. Poi, puoi creare un link all'URL del documento che prevedi di condividere in un'email inviata al tuo consiglio. Questo è il metodo migliore per condividere più documenti contemporaneamente, in quanto puoi fornire la panoramica e il contesto in un'unica email al consiglio.
Se devi condividere materiali che non sono stati creati originariamente in Google Workspace, ad esempio un PDF o un documento Microsoft Word, puoi seguire la stessa procedura descritta sopra salvando il file in Drive e condividendo un link al file con il tuo consiglio. Consulta l'articolo Come lavorare con diversi formati di file su Google Drive nel Centro assistenza Google Drive.
Pianificare riunioni del consiglio di amministrazione e altri eventi
Assicurati che i membri del consiglio siano preparati organizzando una formazione o una riunione per un massimo di 100 membri del consiglio in varie sedi tramite Google Meet.
| Meet Conferenze video e voce |
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| Calendar Calendari condivisi |
|
| Moduli Sondaggi e quiz |
Configurare la riunione del consiglio di amministrazione
- Scegli una data e un'ora adatte ai membri del consiglio e ai dirigenti della tua organizzazione non profit. Un'opzione per raccogliere l'ora e la data migliori è quella di inviare un sondaggio direttamente ai membri del consiglio di amministrazione creando e inviando un Modulo Google. Esiste anche un modello Trova un orario che puoi personalizzare.
- Apri Google Calendar. Fai clic su Crea, quindi seleziona l'evento per iniziare una nuova voce. Aggiungi il titolo dell'evento, ad esempio Riunione trimestrale del consiglio di amministrazione.
- Se hai più calendari, scegli quello in cui vuoi aggiungere l'evento dal menu a discesa Calendario. Ad esempio, se hai un alias amministratore generale come admin@yournonprofit.org, puoi inviare l'invito al calendario da lì.
- Seleziona la data e l'ora che hai concordato con i membri del consiglio di amministrazione in alto. Se riesci a far organizzare le persone in anticipo, puoi impostare l'invito alla riunione del consiglio di amministrazione come ricorrente, in modo che le riunioni future siano già pianificate.
- Aggiungi una sede fisica se l'incontro è di persona e assicurati di fare clic su Aggiungi videoconferenza di Google Meet in modo che l'invito di Calendar venga compilato con un link di Google Meet. In questo modo, se i membri del consiglio non possono incontrarsi di persona, possono comunque partecipare tramite videochiamata.
- Aggiungi gli alias del membro del consiglio e del leader dell'organizzazione non profit all'elenco degli invitati.
- Includi una nota per i membri del consiglio di amministrazione in merito alla riunione nella sezione Aggiungi descrizione dell'invito. Devi anche collegare i documenti Google pertinenti all'invito del calendario, inclusi l'ordine del giorno del consiglio e i documenti della riunione, facendo clic sull'icona Allega file. In questo modo, chiunque apra l'invito di calendario avrà tutti i documenti pertinenti a portata di mano.
- Fai clic su Salva nella parte superiore della pagina. Se vuoi aggiungere l'invito ai calendari dei membri del consiglio di amministrazione senza inviare notifiche, fai clic su Non inviare nella finestra di dialogo visualizzata.
Organizzare la riunione del consiglio di amministrazione in modo virtuale
Man mano che l'evento si avvicina, controlla la partecipazione esaminando le risposte degli invitati nell'invito di calendario. Quando è previsto l'inizio della riunione del consiglio, apri Google Calendar e fai clic sull'invito alla riunione. Nella casella visualizzata, fai clic su Partecipa con Google Meet per partecipare alla videochiamata oppure utilizza il numero di telefono indicato nella sezione Partecipa per telefono per chiamare la riunione.
Una volta iniziata la riunione del consiglio, il moderatore può utilizzare la funzione Presenta per condividere lo schermo e presentare documenti, presentazioni o fogli. Il moderatore può anche disattivare l'audio dei partecipanti se sono presenti rumori di fondo provenienti da altre persone nella chiamata. Se i membri del consiglio di amministrazione utilizzano un altro client di calendario, possono comunque ricevere inviti di calendario. Il membro del consiglio potrà vedere l'ora della riunione e il link di Google Meet e potrà fare clic sul link per partecipare alla riunione senza dover installare software aggiuntivi.
Utilizzare Documenti, Fogli e Presentazioni Google per le attività e le riunioni del consiglio di amministrazione
Può essere difficile tenere traccia dei documenti importanti via email quando i professionisti impegnati ricevono centinaia di messaggi nella posta in arrivo ogni giorno. Per assicurarti che il consiglio sia aggiornato, crea un sito web interno e privato in modo che i membri possano visualizzare tutti i contenuti pertinenti in un unico posto. Scopri di più su come creare un sito Google.
| Siti Creatore di siti web |
Crea il sito del consiglio
- Apri Google Sites e crea un nuovo sito facendo clic sul riquadro con il segno più del sito vuoto o selezionando un modello.
- Inserisci un titolo della pagina, ad esempio Sito web del membro del consiglio di amministrazione dell'organizzazione non profit, e utilizza il riquadro "Inserisci" sul lato destro per inserire layout esistenti o campi di testo o immagine specifici. Ogni sezione di una pagina di Sites è modulare, quindi puoi creare contenuti e poi spostarli in base alle esigenze.
- Crea una nuova pagina sul tuo sito facendo clic sulla scheda Pagine e poi sul pulsante Aggiungi nella parte inferiore del riquadro. Modifica il tema del sito facendo clic sulla scheda Tema e scorrendo le opzioni.
Prendi in considerazione queste pagine per il tuo sito del consiglio
- Informazioni sull'organizzazione non profit:fornisci ai membri del consiglio di amministrazione informazioni sulla tua organizzazione non profit, insieme ai link ai report annuali e alle dichiarazioni fiscali.
- Calendario delle riunioni del consiglio di amministrazione:crea una pagina e incorpora un calendario di Google Calendar che mostri tutte le riunioni del consiglio di amministrazione o gli eventi pertinenti in programma.
- Risorse per le riunioni del consiglio di amministrazione:crea una pagina che incorpora l'agenda e i verbali della prossima riunione del consiglio di amministrazione in Documenti Google.
- Obiettivi di raccolta fondi:incorpora un tracker di Fogli Google per gli obiettivi di raccolta fondi di ciascun membro del consiglio e i relativi progressi.
