你的時間相當寶貴。每花一分鐘在收件匣搜尋電子郵件或協調下次會議，就代表你能用來為非營利機構撰寫公益計畫、服務社群或投身志業的時間又少了一分。Google Workspace 的設計宗旨，是協助團隊以前所未有的速度、更聰明的方式和更高的協作效率完成工作。無論是剛開始使用 Google Workspace for Nonprofits，還是要從其他辦公室效率提升工具遷移，這份指南都能協助你快速上手。
使用 Gmail 標籤和篩選器整理收件匣
我們每天花在查看收件匣的時間非常多。Gmail 的標籤功能可用於分類及分組類似的電子郵件，方便你在收件匣中尋找及整理郵件。如要進一步瞭解如何使用標籤和篩選器整理收件匣，請前往 Gmail 說明中心。
設定標籤
如何在 Gmail 中建立標籤：
- 依序點選「設定」齒輪圖示 >「查看所有設定」。
- 按一下「標籤」分頁標籤。
- 捲動至「標籤」部分，點選「建立新標籤」。
- 輸入標籤名稱，點選「確定」。
如何為新電子郵件套用標籤：
- 在收件匣中，勾選電子郵件旁邊的方塊。
- 按一下「標籤」圖示。
- 找到要加上的標籤，勾選旁邊的方塊，再點選「套用」。
如何將電子郵件從收件匣移至標籤：
- 在收件匣中找到要移動的電子郵件，勾選旁邊的方塊。
- 按一下「移至」圖示。
- 點選要移入電子郵件的標籤。
電子郵件會從收件匣移到指定資料夾。如要再次查看電子郵件，請從左側導覽面板選取該標籤。按一下標籤，即可查看所有加上該主題標籤的電子郵件。
設定篩選器
設定標籤後，你就可以在 Gmail 建立規則，自動篩選收到的電子郵件並套用特定標籤。以上述例子來說，假設 Lara 是貴非營利機構的高價值捐款者，而你想將來自 Lara 的所有電子郵件套用「高價值捐款者」標籤，以確保能及時回覆。
如何設定篩選器：
- 在 Gmail 搜尋框中，按一下右側的「顯示搜尋選項」圖示。
- 輸入搜尋條件，然後按一下「建立篩選器」。舉例來說，你可以在「寄件者」欄位輸入 Lara 的電子郵件地址 222larabrown@gmail.com。
- 勾選「套用標籤」方塊並選擇所需標籤，系統就會自動排序符合搜尋條件的來信，例如「高價值捐款者」。如果希望符合搜尋條件的電子郵件能自動移出收件匣，但之後仍可存取，請勾選「略過收件匣」加以封存。
- 按一下右下方的「建立篩選器」。
使用 Google 文件與同事協同合作
假設你正在準備一項公益計畫，而提交期限只剩不到一週。你還需要取得計畫專員的意見、募款總監的審查結果，以及貴非營利機構總裁的核准。現在，你可以與所有這些群組共用一份最終草稿，徵詢他們的具體意見，不必擔心版本管控問題，也不會造成混淆。這就是 Google 文件的強大功能。
建立文件
你可以透過下列幾種方式建立新的 Google 文件：
- 在 Google 雲端硬碟中，按一下左側附有加號的「新增」，然後從下拉式選單中選取「Google 文件」。
- 在新瀏覽器視窗中輸入「docs.new」，即可立即建立新的空白文件。
- 按一下頁面頂端的「未命名文件」為文件命名，接著就能開始撰寫草稿。
共用文件
準備好共用文件後，請考慮要授予每位使用者哪些存取權限。
重要事項：以下角色適用於「我的雲端硬碟」中的檔案。
|
權限等級 |
可否檢視？ |
可否加註？ |
可否編輯？ |
可否下載？ |
可否共用？ |
可否變更權限？ |
|
檢視者 |
可 |
否 |
否 |
預設可以，擁有者可以控管這項設定。 |
否 |
否 |
|
加註者 |
可 |
可 |
否 |
預設可以，擁有者可以控管這項設定。 |
否 |
否 |
|
編輯者 |
可 |
可 |
可 |
可 |
可以，但編輯者無法變更擁有者。 |
預設可以，擁有者可以控管這項設定。 |
|
擁有者 |
可 |
可 |
可 |
可 |
可 |
可 |
如何新增多位具有相同權限的使用者：
- 按一下右上方的「共用」，然後新增每位使用者的電子郵件地址，並視需要變更權限設定。最佳做法是輸入一段簡短訊息，向使用者說明將他們新增至文件的原因。
- 按一下底部的「傳送」，Google 文件就會傳送電子郵件給每位使用者，通知他們你已共用文件並提供連結。
如要新增多位權限等級不同的使用者，且不想傳送通知，請按照下列步驟操作：
- 按一下右上方的「共用」，然後點選「設定」齒輪圖示，視需要限制權限。
- 逐一輸入要邀請共用文件的使用者名稱和權限等級，但務必取消勾選「通知共用對象」方塊。
- 新增每位使用者後，請傳送電子郵件給該群組，附上文件連結並簡要說明你希望每個人提供意見回饋的方式。使用者點選連結後，系統會將他們導向 Google 文件，但每位使用者僅會擁有你個別指派的權限。
你和審查者現在可以即時協作。每個人都能同時開啟文件，並查看所有審查者在文件中所做的任何編輯與註解。
請注意，如果要共用財務檔案等機密文件，可以依序點選右上方的「共用」>「共用設定」齒輪圖示，查看及調整參與者限制，進一步控管文件存取權。
完成編輯並移除編輯或加註權限
準備好共用文件時，請將現有協作者的存取權變更為「僅供檢視」，確保最終版文件不會再有其他變更。
此時，你可能想在文件中新增其他團隊成員或非營利機構別名，讓更多同事能查看最終成品。
如需將最終文件儲存為其他格式，可以依序點選「檔案」>「下載」，並從清單選取任一可用格式，包括 PDF 文件版面配置。
使用 Google 日曆共用時間表，並有效率地規劃會議
別再為了和同事協調會議時間，而把時間花在來回傳送電子郵件了。只要貴非營利機構使用 Google Workspace 和 Google 日曆，你就能查看同事的日曆，輕鬆安排所有與會者都有空的會議時間。
設定個人日曆
首先，請查看工作日曆的設定。依序點選頂端的「設定」齒輪圖示 >「設定」。在畫面左側，捲動至「一般」部分。以下是幾項實用設定：
- 「時區」：如果團隊成員位於不同地點，你可以在 Google 日曆選擇顯示第二個時區，確保排定的會議時間對雙方都方便。
- 「工作時間」：如果你在辦公室的工作時間固定，且會預留通勤或接送孩子的時間，可以啟用「工作時間」並指定有空時段，讓同事知道。如果同事嘗試在你的工作時間以外安排會議，系統會傳送通知，告知對方你通常有空的時段。
接著前往左側導覽，向下捲動至日曆的「設定」部分並點選工作日曆。以下是幾項實用設定：
- 「存取權限」：勾選這個方塊，即可讓機構網域內的使用者存取日曆，接著決定要讓同事查看所有活動詳細資料，還是只能看到你的有空/忙碌時段。
- 「活動通知」：設定會議活動通知，讓你能做好準備並準時參加會議。
設定共用日曆
你也可以設定團隊日曆，與同事共用重要活動。舉例來說，募款團隊可能會想與傳播團隊共用即將舉辦的重要募款活動，確保所有人員的資訊同步。
如何建立共用日曆：
- 前往「日曆設定」，在左側導覽中依序點選「新增日曆」>「新日曆」。
- 為團隊日曆命名並提供說明，然後按一下「建立日曆」。
- 接著，在左側導覽中向下捲動，找出新的團隊日曆名稱。在「與特定使用者或群組共用」下方，你可以新增團隊成員，並授予變更及管理共用設定的權限。
- 最後，你可以將個人或別名新增至日曆，並授予「僅供檢視」存取權，與整個機構共用日曆。現在任何人都能查看你的日曆活動，瞭解即將到來的行程。
安排與同事的會議時間
設定好個人工作日曆後，即可開始安排行程。
步驟 1：建立新活動
- 在電腦上開啟 Google 日曆。
- 依序點選左上方的「建立」
「活動」。
「活動」。你可以新增活動標題與詳細資料、加入 Google Meet 視訊會議連結、變更通知設定，還能新增活動說明及相關文件連結。
步驟 2：查看同事有空的時間
- 如要加入同事並查看大家都有空的時間，請先在右側的「新增邀請對象」欄位輸入同事的電子郵件地址。
- 新增所有與會者後，按一下活動詳細資料下方的「安排時間」分頁標籤，或選取「排程助理」檢視畫面。如果同事都使用貴非營利機構的 Google Workspace 帳戶來管理工作日曆，你就能查看他們有空或忙碌的時段。
- 如要避免收到重新安排時間的要求，請勾選日曆邀請右側面板的「邀請對象可以修改活動」方塊，讓與會者能視需要將會議移至其他有空時段。
- 按一下頂端的「儲存」，系統就會將會議邀請傳送給所有與會者。
使用 Google Keep 追蹤待辦事項清單
你還在用筆記本或桌上的便條紙記錄待辦事項嗎？是時候揮別紙本，讓工作追蹤邁入數位時代了。Google Keep 是一項工作管理工具，旨在協助你透過智慧搜尋和共用功能，隨時隨地使用任何裝置追蹤待辦事項。
設定 Google Keep
。追蹤及共用待辦事項
如要在 Keep 中建立新記事，請在頂端標示「新增記事」的空白處開始輸入內容。你可以使用會議名稱或日期做為記事標題，方便日後搜尋。
Google Keep 記事的實用工作流程：
- 利用顏色編碼追蹤主題相似的記事，或是與同一專案或工作相關的記事。
- 如果你在白板上進行腦力激盪，可以將過程拍下來並把相片新增至 Google Keep 記事，方便日後追蹤記錄。
- 如果待辦事項清單較為一般，且包含多項快速完成的工作，可以使用核取方塊將事項標示為完成。在 Keep 記事底部，依序點選三點圖示 >「顯示核取方塊」。
- 為記事加上標籤，方便分類及搜尋。依序點選 Keep 記事底部的三點圖示 >「新增標籤」。日後可使用左側導覽面板，查看附帶該標籤的所有記事。
- 按一下記事底部的「協作者」按鈕，並輸入要新增的同事電子郵件地址，即可與對方共用 Google Keep 記事。
如要進一步瞭解如何管理項目，請參閱這篇 Google Keep 支援文件。
