Повећајте продуктивност и унапредите сарадњу помоћу Google производа и алатки

Почните да користите Workspace за непрофитне организације

Ваше време је важно. Сваки минут који проведете у потрази за имејлом у пријемном сандучету или у координирању следећег састанка је време које не посвећујете писању предлога следеће донације своје непрофитне организације или унапређењу заједница или циљева којима служите. Google Workspace је осмишљен како би помогао тимовима да раде брже и паметније и да сарађују боље него икад раније. Било да тек почињете са Google Workspace-ом за непрофитне организације или прелазите са друге алатке за пословну продуктивност, овај водич ће вам помоћи да одмах кренете пуном паром.

Користите Gmail ознаке и филтере да бисте организовали пријемно сандуче

Велики део дана проводимо управо пред пријемним сандучетом. Функција ознака у Gmail-у вам омогућава да категоризујете и групишете сродне имејлове како бисте их лакше пронашли и боље организовали пријемно сандуче. Сазнајте више о организовању пријемног сандучета помоћу ознака и филтера у Gmail центру за помоћ.

Подесите ознаке

Ознаке су помало налик на фолдере, али су још боље јер на исту поруку можете да ставите више њих, а затим да ту поруку лако пронађете помоћу било које од тих ознака. За почетак, размислите о томе које би ознаке могле да вам буду корисне у раду. На пример, као службеник задужен за прикупљање средстава, можда ћете желети да направите ознаку за све имејлове од кључних донатора.

Да бисте направили ознаку у Gmail-у:

1. Кликните на икону зупчаника Подешавања, па на Прикажи сва подешавања.
2. Кликните на картицу Ознаке.
3. Скролујте до одељка Ознаке и кликните на Направи нову ознаку.
4. Унесите назив ознаке и кликните на Направи.

Да бисте применили ознаку на нови имејл:

1. У пријемном сандучету означите поља поред имејла.
2. Кликните на икону Ознаке.
3. Означите поља поред ознака које желите да додате и кликните на Примени.

Да бисте преместили имејл из пријемног сандучета у ознаку:

1. У пријемном сандучету означите поља поред имејла који желите да преместите.
2. Кликните на икону Премести у.
3. Кликните на ознаку у коју желите да преместите имејл.

Имејл ће се преместити из пријемног сандучета у фолдер који сте навели. Имејл можете поново да пронађете тако што ћете изабрати одговарајућу ознаку у левом окну за навигацију. Када кликнете на ознаку, видећете све имејлове које сте означили истом темом.

Подесите филтере

Када подесите ознаке, у Gmail-у можете да направите правило за аутоматско филтрирање долазних имејлова и примену одређених ознака. На основу претходног примера, замислите да је Лара кључни донатор ваше непрофитне организације и да желите да примените ознаку „Кључни донатор“ на све њене имејлове како бисте били сигурни да ћете јој одговорити у најкраћем могућем року.

Да бисте подесили филтер:

1. У Gmail оквиру за претрагу, са десне стране кликните на икону за приказ опција претраге.
2. Унесите критеријуме за претрагу, па кликните на Направи филтер. На пример, овде можете да унесете Ларину имејл адресу, [e-mail], у поље Од.
3. Означите поље за ознаку Примени и одаберите ознаку за аутоматско сортирање долазних имејлова који одговарају критеријумима претраге, као што је Кључни донатор. Ако желите да се имејлови који одговарају вашим критеријумима претраге аутоматски склањају из пријемног сандучета, али да и даље можете да им приступите касније, означите Прескочи пријемно сандуче да бисте их архивирали.
4. Кликните на Направи филтер у доњем десном углу.

Користите Google документе за сарадњу са колегама

Замислите да припремате предлог за донацију, а рок за слање је за мање од недељу дана. И даље су вам потребни доприноси програмских службеника, преглед директора за развој и коначно одобрење председника непрофитне организације. А сада замислите да можете да поделите једну коначну радну верзију са свим овим групама како бисте добили њихове конкретне повратне информације, без муке око контроле верзија и без икакве забуне. То је моћ Google докумената.

Направите документ

Нови Google документ можете да започнете на неколико места:

• У Google диску кликните на Ново са леве стране са знаком плус, па изаберите Google документи у падајућем менију.
• Унесите docs.new у новом прозору прегледача да бисте одмах направили нови празан документ.
• Дајте назив документу тако што ћете кликнути на назив „Документ без наслова“ у врху странице и почните да радите на радној верзији.

Делите документ

Када будете спремни за дељење, размислите о томе какав приступ желите да дате свакој особи.

Важно: Улоге у наставку се примењују на фајлове на Мом диску.

Ниво дозволе	Може да види?	Може да коментарише?	Може да мења?	Може да преузима?	Може да дели?	Можете да мења дозволе?
Гледалац	Да	Не	Не	Да, подразумевано. Власник може да управља тиме.	Не	Не
Коментатор	Да	Да	Не	Да, подразумевано. Власник може да управља тиме.	Не	Не
Уредник	Да	Да	Да	Да	Да, али уредник не може да мења власника.	Да, подразумевано. Власник може да управља тиме.
Власник	Да	Да	Да	Да	Да	Да

 

Ако додајете више корисника са истим дозволама:

1. Кликните на Дели у горњем десном углу, па додајте имејл адресе корисника и подесите дозволе за сваког од њих. Препоручујемо вам да корисницима пошаљете кратку поруку и објасните им зашто их додајете у документ.
2. Кликните на Пошаљи у дну екрана и Google документи ће свим корисницима послати имејл са обавештењем да сте поделили документ, уз приложен линк.

Ако додајете више корисника са различитим дозволама и желите да их додате без слања обавештења:

1. Кликните на Дели у горњем десном углу, па на икону зупчаника за подешавања ако треба да ограничите дозволе.
2. Унесите имена особа које желите да позовете у документ и изаберите њихов ниво дозвола, али обавезно опозовите избор у пољу Обавести људе.
3. Када додате све кориснике, пошаљите имејл групи са линком до документа и неколико напомена о томе на који начин желите да свако од њих пошаље своје повратне информације. Када кликне на линк, сваки корисник ће бити преусмерен на Google документ, али ће имати само она овлашћења која сте му појединачно доделили.

Ви и рецензенти сте сада спремни да сарађујете у реалном времену. Свако од вас може истовремено да држи документ отвореним и уживо ћете видети све измене и коментаре које сваки рецензент унесе.

Имајте на уму да када делите осетљиве документе, попут финансијских фајлова, приступ можете додатно да заштитите тако што ћете у горњем десном углу кликнути на Дели, а затим на икону зупчаника за подешавања дељења како бисте прегледали и прилагодили ограничења за учеснике.

Завршите са изменама и повуците дозволе за уређивање или коментарисање

Када будете спремни да делите документ, промените приступ постојећих сарадника на „само гледање“ како бисте били сигурни да нико неће моћи да унесе додатне измене у коначну верзију.

У овом тренутку можда ћете желети да додате још чланова тима или имејл псеудониме непрофитне организације у документ како би више колега могло да погледа коначну верзију.

Ако вам треба коначни документ у другом формату, можете да кликнете на Фајл, па да изаберете Преузми и изаберете са листе доступних формата, укључујући PDF документ.

Користите Google календар да бисте делили распоред и ефикасно планирали састанке

Не губите време на бесконачно слање имејлова само да бисте уговорили термин за састанак са колегама. Ако непрофитна организација користи Google Workspace и Google календар, можете да видите календаре колега и лако заказујете састанке у време када су сви учесници слободни.

Подесите појединачни календар

Да бисте подесили лични радни Google календар, пријавите се на Google налог за непрофитне организације који вам је доделио Google Workspace администратор. Затим идите на интерфејс календара и додајте линк у обележиваче. Проверите да ли сте пријављени на налог непрофитне организације тако што ћете погледати слику профила у горњем десном углу.

Прво погледајте подешавања радног календара. Кликните на икону зупчаника за подешавања у врху, па на Подешавања. Са леве стране скролујте до одељка Општа. Нека подешавања која могу да вам буду корисна су:

• Временска зона: Ако тим ради на неколико различитих локација, можете да изаберете да се у Google календару приказује друга временска зона како бисте заказивали састанке у право време за обе стране.
• Радно време: Ако обично радите у исто време и потребно вам је време за путовање на посао или одлазак по децу, то можете ставити до знања колегама тако што ћете омогућити опцију за радно време и навести када сте доступни. Када колега покуша да вам закаже састанак ван радног времена, добиће обавештење са информацијом о томе када сте обично доступни.

Затим у левом окну за навигацију скролујте надоле до одељка са подешавањима за календаре и кликните на пословни календар. Нека подешавања која могу да вам буду корисна су:

• Дозволе за приступ: Означите ово поље како би календар био видљив људима унутар домена ваше организације, а затим одредите да ли желите да колеге виде све детаље догађаја или само када сте слободни или заузети.
• Обавештења о догађајима: Подесите обавештења о догађајима састанка да бисте били спремни за састанке и стигли на време.

Подесите дељени календар

Можете и да подесите тимски календар да бисте делили важне догађаје са колегама. На пример, тим за прикупљање средстава можда жели да подели важне предстојеће догађаје са тимом за комуникације како би сви били усклађени.

Да бисте направили дељени календар:

1. Идите на Подешавања календара, па у левој навигацији кликните на Додај календар, па на Нови календар.
2. Одаберите назив и наведите опис за календар тима, па кликните на Направи календар.
3. Затим скролујте надоле у левом окну за навигацију да бисте пронашли назив новог тимског календара. У одељку Делите са одређеним људима или групама можете да додате чланове свог тима и доделите им дозволе за унос измена и управљање дељењем.
4. На крају, календар можете да делите са читавом организацијом тако што ћете додати појединце или имејл псеудониме са приступом само за гледање. Сада свако може да види догађаје у календару и да зна када се нешто дешава.

Закажите састанак са колегама

Када подесите лични радни календар, време је да почнете са заказивањем.

1. корак: Направите нови догађај

1. На рачунару отворите Google календар.
2. У горњем левом углу кликните на Направи  Догађај.

Можете да додате наслов и детаље догађаја, убаците линк за Google Meet видео састанак, промените начин обавештавања корисника, као и да додате опис догађаја и линкове до релевантних докумената.

2. корак: Пронађите време када су колеге доступне

1. Да бисте додали колеге и сазнали када су сви слободни, прво додајте имејлове колега у поље Додај госте са десне стране.
2. Кад додате све учеснике, кликните на картицу Пронађи време испод детаља догађаја или изаберите приказ помоћника за заказивање. Ако све колеге користе Google Workspace налог непрофитне организације за пословни календар, моћи ћете да видите када су слободне или заузете.
3. Ако желите да избегнете захтеве за промену термина, једноставно означите поље поред Гости могу да измене догађај у десном окну позива у календару. Тако ће учесници моћи сами да помере састанак у други слободан термин ако им то буде потребно.
4. У врху кликните на Сачувај и позив за састанак ће бити послат свим учесницима.

 

Користите Google Keep да бисте пратили листу обавеза

Да ли и даље записујете обавезе у бележницу или на папириће разбацане по столу? Време је да праћење задатака пређе у дигитално доба. Google Keep је алатка за управљање задацима осмишљена да вам помогне да пратите обавезе са било ког уређаја и са било ког места, уз паметне функције претраге и дељења.

Подесите Google Keep

Google Keep-у можете да приступите путем веб-прегледача, преко апликације за мобилне уређаје или директно из бочне табле у Gmail-у, Документима, Табелама, Презентацијама и другим апликацијама у оквиру Google Workspace-а.

Да бисте отворили Keep преко бочне табле:

1. Отворите Gmail, Календар, Ћаскање, Диск или неки фајл у Google документима, табелама или презентацијама.
2. Ако бочна табла није приказана, у доњем десном углу кликните на Прикажи бочну таблу .
3. Са десне стране кликните на Keep .
4. Одаберите опцију:
   • Направите белешку
   • Нова листа 
5. Додајте жељени текст.
6. Кликните на Готово.

Пратите обавезе и делите их са другима

Да бисте направили нову белешку у Keep-у, само почните да куцате у празном простору на врху где пише „Направите белешку“. Белешци можете да дате наслов према називу или датуму састанка како бисте је касније лакше пронашли.

Корисни начини рада са Google Keep белешкама:

• Користите боје да бисте лакше пратили белешке са сличним темама или оне које су повезане са истим пројектом или задатком.
• Ако размењујете идеје на табли, фотографишите их и додајте ту слику у Google Keep белешку како бисте сачували све што сте смислили.
• Ако имате стандарднију листу обавеза са кратким задацима, користите поља за потврду да бисте их означили као завршене. У дну Keep белешке кликните на икону са три тачке, па на Прикажи поља за потврду.
• Додајте ознаку белешкама да бисте их категоризовали и лакше пронашли. Кликните на икону са три тачке у дну Keep белешке, па на Додај ознаку. Да бисте убудуће видели све белешке са том ознаком, користите окно за навигацију са леве стране.
• Делите Google Keep белешке са колегама тако што ћете кликнути на дугме „Сарадник“ у дну белешке и унети имејл адресу колеге ког желите да додате.

Сазнајте више о управљању ставкама у документацији за подршку за Google Keep.