Tuottavuus ja yhteistyö Google-tuotteilla ja ‑työkaluilla

Aloita Workspace yleishyödyllisille yhteisöille ‑ohjelman käyttö

Aikasi on tärkeää. Jokainen minuutti, jonka käytät sähköpostin etsimiseen saapuneiden joukosta tai koordinoit seuraavaa kokousta, on pois järjestön seuraavan apurahahakemuksen kirjoittamisesta, yhteisön tukemisesta tai tavoitteen edistämisestä. Google Workspace on suunniteltu auttamaan tiimejä työskentelemään nopeammin ja älykkäämmin sekä tekemään enemmän yhteistyötä kuin koskaan ennen. Olitpa sitten aloittamassa Google Workspace järjestöille ‑ohjelman käyttöä tai siirtymässä toisesta toimistotyökalusta, tämän oppaan avulla pääset nopeasti alkuun.

Postilaatikon järjestäminen Gmailin tunnisteilla ja suodattimilla

Vietämme suuren osan päivästä postilaatikossa. Gmail tunnisteiden avulla voit luokitella ja ryhmitellä samantyyppisiä sähköposteja, jolloin ne on helpompi löytää ja järjestää postilaatikossa. Lue lisää postilaatikon järjestämisestä tunnisteiden ja suodattimien avulla Gmailin ohjekeskuksesta.

Tunnisteiden luominen

Tunnisteet ovat kuin kansioita, mutta parempia, koska voit lisätä useita tunnisteita samaan viestiin ja löytää viestin kummankin tunnisteen kautta. Aloita miettimällä tunnisteita, joista voi olla hyötyä roolissasi. Esimerkiksi kehityspäällikkö voi luoda tunnisteen kaikille arvokkailta lahjoittajilta tuleville sähköposteille.

Näin luot tunnisteen Gmailissa:

1. Klikkaa Asetukset-rataskuvaketta ja valitse Näytä kaikki asetukset.
2. Klikkaa Tunnisteet-välilehteä.
3. Vieritä Tunnisteet-kohtaan ja klikkaa Luo uusi tunniste.
4. Lisää tunnisteen nimi ja klikkaa Luo.

Näin lisäät tunnisteen uuteen sähköpostiin:

1. Merkitse sähköpostin viereiset ruudut valituksi.
2. Klikkaa Tunnisteet-kuvaketta.
3. Merkitse lisättävien tunnisteiden ruudut valituiksi ja klikkaa Käytä.

Näin siirrät sähköpostin postilaatikosta tunnisteeseen:

1. Merkitse siirrettävien sähköpostien ruudut valituiksi.
2. Klikkaa Siirrä kansioon ‑kuvaketta.
3. Klikkaa tunnistetta, johon haluat siirtää viestin.

Sähköposti siirtyy postilaatikosta valitsemaasi kansioon. Löydät sähköpostin uudelleen valitsemalla tunnisteen vasemmasta navigaatiopaneelista. Kun klikkaat tunnistetta, näet kaikki sähköpostit, jotka on merkitty kyseisellä tunnisteella.

Suodattimien käyttöönotto

Kun olet luonut tunnisteita, voit luoda Gmailissa säännön, joka suodattaa saapuvat sähköpostit automaattisesti ja lisää niihin tiettyjä tunnisteita. Kuvitellaan esimerkiksi, että Laura on järjestöllesi arvokas lahjoittaja ja haluat lisätä Arvokas lahjoittaja ‑tunnisteen kaikkiin Lauralta tuleviin sähköposteihin, jotta muistat vastata hänelle ajoissa.

Näin lisäät suodattimen:

1. Klikkaa Gmailin hakukentän oikealta puolelta Näytä hakuasetukset ‑kuvaketta.
2. Lisää hakuehdot ja klikkaa Luo suodatin. Voit esimerkiksi lisätä Lähettäjä-kenttään Lauran sähköpostiosoitteen [e-mail].
3. Merkitse Lisää tunniste ‑ruutu valituksi ja valitse tunniste, jolla haluat lajitella automaattisesti hakuehtojasi vastaavat saapuvat sähköpostit, esimerkiksi Arvokas lahjoittaja. Jos haluat, että hakuehdot täyttävät sähköpostit siirretään automaattisesti pois postilaatikosta mutta haluat päästä niihin myöhemmin, arkistoi ne valitsemalla Ohita postilaatikko.
4. Klikkaa oikeasta alakulmasta Luo suodatin.

Yhteistyön tekeminen kollegoiden kanssa Google Docsissa

Kuvittele tekeväsi avustushakemusta, jonka lähetysmääräaika on alle viikon päässä. Tarvitset edelleen ohjelmavastaavien panosta, kehitysjohtajan tarkastuksen ja järjestön johtajan hyväksynnän. Nyt voit jakaa yhden lopullisen luonnoksen kaikille näille ryhmille, jotta saat heiltä tarkkoja kommentteja ilman versionhallintaa ja sekaannuksia. Tämä on Google Docsin teho.

Dokumentin luominen

Voit luoda uuden Google-dokumentin useista eri paikoista:

• Klikkaa Google Drivessa vasemmalla olevaa Uusi-painiketta, jossa on plusmerkki, ja valitse avattavasta listasta Google Docs.
• Luo uusi tyhjä dokumentti heti kirjoittamalla uuteen selainikkunaan docs.new.
• Nimeä dokumentti klikkaamalla sivun yläreunasta Nimetön dokumentti ‑nimeä ja aloita luonnoksen kirjoittaminen.

Dokumentin jakaminen

Kun olet valmis jakamaan, mieti, millaiset pääsyoikeudet haluat antaa kullekin henkilölle.

Tärkeää: Alla olevat roolit koskevat Omassa Drivessa olevia tiedostoja.

Lupataso	Voiko katsoa?	Voiko kommentoida?	Voiko muokata?	Voiko ladata?	Voiko jakaa?	Voiko muuttaa lupia?
Katsoja	Kyllä	Ei	Ei	Kyllä, oletuksena. Omistaja voi hallita.	En	En
Kommentoija	Kyllä	Kyllä	En	Kyllä, oletuksena. Omistaja voi hallita.	En	En
Muokkaaja	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä, mutta muokkaaja ei voi muuttaa omistajaa.	Kyllä, oletuksena. Omistaja voi hallita.
Omistaja	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä	Kyllä

 

Jos lisäät useita käyttäjiä, joilla on samat luvat:

1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Jaa, lisää käyttäjien sähköpostiosoitteet ja muuta lupien asetuksia tarpeen mukaan. On parhaiden käytäntöjen mukaista lisätä käyttäjille lyhyt viesti, jossa kerrot, miksi lisäät heidät dokumenttiin.
2. Klikkaa alareunasta Lähetä, niin Google Docs lähettää kullekin käyttäjälle sähköpostin, jossa kerrotaan dokumentin jakamisesta ja annetaan linkki.

Jos lisäät useita käyttäjiä, joilla on eri luvat, ja haluat lisätä heidät lähettämättä ilmoituksia:

1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Jaa ja rajoita tarvittaessa lupia klikkaamalla asetusrataskuvaketta.
2. Lisää kutsuttavien henkilöiden nimet ja pääsyoikeustaso, mutta poista Lähetä ilmoitus ‑ruudun valinta.
3. Kun olet lisännyt kaikki käyttäjät, lähetä ryhmälle sähköposti, jossa on linkki dokumenttiin ja ohjeita palautteen antamiseen. Kun käyttäjä klikkaa linkkiä, hän siirtyy Google-dokumenttiin, mutta hänellä on vain hänelle myöntämäsi luvat.

Voit nyt tehdä yhteistyötä tarkastajien kanssa reaaliajassa. Kaikki voivat pitää dokumenttia auki samaan aikaan, ja näet kaikki tarkastajien tekemät muokkaukset ja kommentit.

Jos jaat arkaluontoisia dokumentteja, kuten taloustietoja sisältäviä tiedostoja, voit rajoittaa pääsyä dokumenttiin tarkemmin klikkaamalla oikeasta yläkulmasta Jaa ja valitsemalla sitten Jakamisasetukset-rataskuvakkeen. Näin voit tarkistaa ja muokata osallistujien rajoituksia.

Muokkausten viimeistely ja muokkaus- tai kommentointilupien poistaminen

Kun olet valmis jakamaan dokumentin, muuta muiden yhteiskäyttäjien pääsyoikeudet vain katseluoikeuksiksi, jotta lopulliseen dokumenttiin ei tehdä enää muutoksia.

Tässä vaiheessa voit lisätä asiakirjaan uusia tiimin jäseniä tai järjestön aliaksia, jotta useammat kollegat voivat nähdä valmiin tuotoksen.

Jos tarvitset lopullisen asiakirjan toisessa muodossa, klikkaa Tiedosto ja valitse Lataa. Valitse sitten haluamasi muoto, esimerkiksi PDF-dokumentin asettelu.

Aikataulun jakaminen ja kokousten suunnittelu Google Kalenterin avulla

Älä tuhlaa aikaa sähköpostien lähettämiseen edestakaisin, kun yrität löytää sopivaa tapaamisaikaa kollegoiden kanssa. Jos järjestösi käyttää Google Workspacea ja Google Kalenteria, voit nähdä kollegoiden kalenterit ja ajoittaa kokouksia helposti ajankohtiin, jolloin kaikki osallistujat ovat vapaana.

Henkilökohtaisen kalenterin käyttöönotto

Jos haluat ottaa käyttöön oman työpaikan Google Kalenterin, kirjaudu järjestön Google-tilille, jonka Google Workspace ‑järjestelmänvalvoja on antanut sinulle. Siirry sitten kalenterin käyttöliittymään ja lisää linkki kirjanmerkkeihin. Tarkista oikeasta yläkulmasta profiilikuvasta, että olet kirjautuneena järjestösi tilille.

Tarkista ensin työkalenterin asetukset. Klikkaa yläreunasta asetusten rataskuvaketta ja valitse Asetukset. Vieritä vasemmalla olevaa paneelia Yleiset-kohtaan. Seuraavista asetuksista voi olla hyötyä:

• Aikavyöhyke: Jos tiimisi jäsenet työskentelevät eri paikoissa, voit valita Google Kalenterissa näkyvän toisen aikavyöhykkeen, jotta voit ajoittaa kokouksia oikeaan aikaan molemmille osapuolille.
• Työajat: Jos työskentelet toimistolla säännöllisesti ja haluat varata aikaa työmatkoille tai lasten hakemiseen, voit ilmoittaa työajat kollegoillesi. Kun kollega yrittää varata sinulle kokouksen työaikojesi ulkopuolella, hän saa ilmoituksen siitä, milloin olet yleensä tavoitettavissa.

Siirry seuraavaksi vasemmanpuoleiseen navigointipalkkiin, vieritä alas kalenterien asetusosioon ja klikkaa työkalenteria. Seuraavista asetuksista voi olla hyötyä:

• Pääsyoikeudet: Merkitse ruutu valituksi, jos haluat kalenterin olevan saatavilla organisaation verkkotunnuksen käyttäjille. Valitse sitten, haluatko kollegoiden näkevän kaikki tapahtuman tiedot vai ainoastaan sen, oletko vapaa vai varattu.
• Tapahtumailmoitukset: Aseta kokoustapahtumien ilmoitukset niin, että olet valmis kokouksiin ja paikalla ajoissa.

Jaetun kalenterin luominen

Voit myös luoda tiimikalenterin, jossa voit jakaa tärkeitä tapahtumia kollegoillesi. Esimerkiksi kehitystiimi voi haluta jakaa tärkeät tulevat varainkeruutapahtumat viestintätiimille, jotta kaikki ovat tietoisia niistä.

Näin luot jaetun kalenterin:

1. Siirry Kalenterin asetuksiin ja klikkaa vasemmasta navigointivalikosta Lisää kalenteri ja sitten Uusi kalenteri.
2. Valitse tiimin kalenterille nimi ja lisää kuvaus. Klikkaa sitten Luo kalenteri.
3. Vieritä sitten vasemmanpuoleisessa navigointipalkissa alaspäin ja etsi uuden tiimikalenterin nimi. Voit lisätä "Jaa tietyille ihmisille tai ryhmille" ‑kohdasta tiimisi jäseniä, joilla on oikeus tehdä muutoksia ja ylläpitää jakamista.
4. Voit myös jakaa kalenterin koko organisaatiolle lisäämällä yksittäisiä käyttäjiä tai aliaksia kalenteriin vain katseluoikeuksilla. Nyt kaikki voivat nähdä kalenteritapahtumasi ja tietää, milloin asioita on tulossa.

Tapaamisen ajoittaminen kollegoiden kanssa

Kun henkilökohtainen työkalenteri on valmis, voit aloittaa tapaamisten ajoittamisen.

Vaihe 1: Luo uusi tapahtuma

1. Avaa Google Kalenteri tietokoneella.
2. Valitse vasemmasta yläkulmasta Luo Tapahtuma.

Voit lisätä tapahtuman nimen ja tiedot, Google Meet ‑videokonferenssilinkin, muuttaa ilmoitustapaa sekä lisätä tapahtuman kuvauksen ja linkin asiaankuuluviin dokumentteihin.

Vaihe 2: Etsi aika, jolloin kollegat ovat käytettävissä

1. Jos haluat lisätä työkavereita ja selvittää, milloin kaikki ovat vapaana, lisää ensin työkavereiden sähköpostiosoitteet oikealla olevaan Lisää osallistujia ‑kenttään.
2. Kun kaikki osallistujat on lisätty, klikkaa tapahtuman tietojen alta Etsi aika ‑välilehteä tai valitse aikatauluavustajan näkymä. Jos kaikki kollegasi käyttävät yleishyödyllisen yhteisön Google Workspace ‑tiliä työn kalenterissa, näet, milloin he ovat vapaana tai varattuina.
3. Jos haluat välttää uudelleenajoituspyynnöt, merkitse kalenterikutsun oikeanpuoleisesta paneelista Osallistujat voivat muokata tapahtumaa ‑ruutu valituksi, jotta osallistujat voivat siirtää kokouksen toiseen vapaaseen ajankohtaan tarvittaessa.
4. Klikkaa yläreunasta Tallenna, niin kokouskutsu lähetetään kaikille osallistujille.

 

Tehtävälistan seuraaminen Google Keepissä

Pidätkö edelleen tehtävälistaa muistikirjassa tai paperilapuilla työpöydälläsi? Nyt on aika siirtyä digitaaliseen aikakauteen tehtävien seurannassa. Google Keep on tehtävienhallintatyökalu, jonka avulla voit seurata tehtäviäsi millä tahansa laitteella, missä tahansa, älykkäiden haku- ja jakamisominaisuuksien avulla.

Google Keepin asetusten määrittäminen

Voit käyttää Google Keepiä selaimen asettelun, mobiilialustojen Google Keep ‐sovelluksen tai Gmailin, Docsin, Sheetsin, Slidesin ja muiden Google Workspace ‐sovellusten sivupaneeliasettelun kautta.

Näin avaat Keepin sivupaneelin kautta:

1. Siirry Gmail, Kalenteriin, Chatiin, Driveen tai tiedostoon Google Docsissa, Sheetsissä tai Slidesissa.
2. Jos sivupaneelia ei näy, klikkaa oikeasta alakulmasta Näytä sivupaneeli .
3. Valitse oikealta Keep .
4. Valitse jokin vaihtoehto:
   • Muistiinpanon tekeminen
   • Uusi lista 
5. Lisää haluamasi teksti.
6. Klikkaa Valmis.

Tehtävien seuranta ja jakaminen

Luo uusi muistiinpano Keepissä aloittamalla kirjoittaminen yläreunan avoimeen tilaan, jossa voit tehdä muistiinpanon. Voit nimetä muistiinpanon kokouksen nimen tai päivämäärän mukaan, jotta löydät sen myöhemmin helposti.

Hyödyllisiä työnkulkuja Google Keep ‑muistiinpanoille:

• Värikoodauksella voit pitää kirjaa samantyyppisistä muistiinpanoista tai muistiinpanoista, jotka liittyvät samaan projektiin tai tehtävään.
• Jos ideoit taululla, ota kuva ideoista ja lisää kuva Google Keep ‐muistiinpanoon, jotta voit seurata ideoita.
• Jos sinulla on tavallisempi tehtävälista, jossa on nopeita tehtäviä, merkitse asioita valmiiksi valintaruutujen avulla. Klikkaa Keep-muistiinpanon alareunasta kolmen pisteen kuvaketta ja valitse Näytä valintaruudut.
• Lisää muistiinpanoihin tunnisteita, niin voit luokitella ne ja löytää ne helpommin. Klikkaa Keep-muistiinpanon alareunasta kolmen pisteen kuvaketta ja valitse Lisää tunniste. Jos haluat nähdä kaikki kyseisellä tunnisteella merkityt muistiinpanot myöhemmin, käytä vasenta navigaatiopaneelia.
• Jaa Google Keep ‐muistiinpanoja kollegoille klikkaamalla muistiinpanon alareunasta Yhteiskäyttäjä-painiketta ja lisäämällä kollegan sähköpostiosoite.

Lue lisää sisällön ylläpidosta Google Keepin ohjeista.