Využití služeb a nástrojů Google ke zvýšení produktivity a spolupráci

Začínáme s Workspace pro neziskové organizace

Váš čas je drahocenný. Každá minuta, kterou strávíte hledáním e‑mailu v doručené poště nebo koordinací další porady, vám ubírá čas, který byste mohli věnovat psaní žádosti o grant nebo činnostem v komunitách či záležitostech, v nichž se vaše nezisková organizace angažuje. Sada služeb Google Workspace je navržená tak, aby týmům pomáhala pracovat rychleji, chytřeji a spolupracovat lépe než kdy dřív. Ať už s Google Workspace pro neziskové organizace začínáte, nebo migrujete z jiného nástroj pro zvyšování produktivity, tento průvodce vám pomůže rychle se zorientovat.

Uspořádání doručené pošty pomocí štítků a filtrů v Gmailu

Velkou část dne trávíme prohlížením doručené pošty. Funkce štítků v Gmailu vám pomůže kategorizovat a seskupovat podobné e‑maily, abyste je v doručené poště snáz našli a měli v nich dokonalý pořádek. Další informace o uspořádání doručené pošty pomocí štítků a filtrů najdete v centru nápovědy k Gmailu.

Nastavení štítků

Štítky jsou trochu jako složky, ale lepší, protože každou zprávu můžete označit několika štítky a pak ji najít pomocí kteréhokoli z nich. Začněte tím, že si vymyslíte štítky, které by se vám mohly hodit. Jako vedoucí rozvoje můžete například chtít vytvořit štítek pro všechny e‑maily od významných dárců.

Vytvoření štítku v Gmailu:

1. Klikněte na ikonu ozubeného kolečka Nastavení a poté na Zobrazit všechna nastavení.
2. Klikněte na kartu Štítky.
3. Přejděte do sekce Štítky a klikněte na Vytvořit nový štítek.
4. Zadejte název štítku a klikněte na Vytvořit.

Postup přidání štítku k novému e‑mailu:

1. V doručené poště zaškrtněte políčka vedle e‑mailu.
2. Klikněte na ikonu Štítky.
3. Zaškrtněte políčka vedle štítků, které chcete přidat, a klikněte na Použít.

Pokud chcete e‑mail přesunout z doručené pošty pod štítek:

1. V doručené poště zaškrtněte políčka u e‑mailů, které chcete přesunout.
2. Klikněte na ikonu Přesunout.
3. Klikněte na štítek, pod který chcete e‑mail přesunout.

E‑mail se přesune z doručené pošty do složky, kterou jste určili. E‑mail najdete znovu tak, že v levém navigačním panelu vyberete příslušný štítek. Když na štítek kliknete, zobrazí se všechny e‑maily, které jste označili stejným tématem.

Nastavení filtrů

Po nastavení štítků můžete v Gmailu vytvořit pravidlo, které bude automaticky filtrovat příchozí e‑maily a používat určité štítky. Na výše uvedeném příkladu si představte, že Lara je pro vaši neziskovou organizaci významnou dárkyní a vy chcete ke všem e‑mailům od ní automaticky přidávat štítek „Významný dárce“, abyste jí mohli vždy rychle odpovědět.

Postup nastavení filtru:

1. Ve vyhledávacím poli Gmailu klikněte vpravo na ikonu Zobrazit možnosti vyhledávání.
2. Zadejte kritéria vyhledávání a klikněte na Vytvořit filtr. Do pole Od můžete například zadat e‑mailovou adresu Lary, [e-mail].
3. Zaškrtněte políčko Použít štítek a vyberte štítek, který chcete automaticky přiřadit k příchozím e‑mailům odpovídajícím vašim kritériím vyhledávání, například Významný dárce. Pokud chcete, aby se e‑maily odpovídající vašim kritériím vyhledávání automaticky přesouvaly z doručené pošty, ale chcete k nim mít později přístup, zaškrtněte možnost Přeskočit doručenou poštu, čímž je archivujete.
4. Vpravo dole klikněte na Vytvořit filtr.

Spolupráce s kolegy prostřednictvím Dokumentů Google

Představte si, že pracujete na grantu a do termínu pro odeslání už nezbývá ani týden. Ještě pořád vám schází podklady od programových vedoucích, revize od ředitele pro rozvoj a finální schválení od předsedy vaší neziskové organizace. Představte si, že můžete se všemi těmito skupinami sdílet jeden konečný koncept a získat od nich konkrétní zpětnou vazbu, aniž byste museli řešit správu verzí nebo se obávat nejasností. To je síla Dokumentů Google.

Vytvoření dokumentu

Nový dokument Google můžete vytvořit na několika místech:

• Na Disku Google klikněte vlevo na Nový se znaménkem plus a z rozbalovacího seznamu vyberte Dokumenty Google.
• Do nového okna prohlížeče zadejte docs.new. Okamžitě se vytvoří nový prázdný dokument.
• Klikněte na text „Dokument bez názvu“ v horní části stránky, zadejte název dokumentu a můžete začít pracovat na konceptu.

Sdílení dokumentu

Až budete připraveni ke sdílení, zvažte, jaký přístup chcete jednotlivým lidem udělit.

Důležité: Níže uvedené role se vztahují na soubory v sekci Můj disk.

Úroveň oprávnění	Může prohlížet?	Může komentovat?	Může upravovat	Může stahovat?	Může sdílet?	Může měnit oprávnění?
Čtenář	Ano	Ne	Ne	Ano, ve výchozím nastavení. Vlastník to může změnit.	Ne	Ne
Komentátor	Ano	Ano	Ne	Ano, ve výchozím nastavení. Vlastník to může změnit.	Ne	Ne
Editor	Ano	Ano	Ano	Ano	Ano, ale editor nemůže změnit vlastníka.	Ano, ve výchozím nastavení. Vlastník to může změnit.
Vlastník	Ano	Ano	Ano	Ano	Ano	Ano

 

Pokud chcete přidat několik uživatelů se stejnými oprávněními:

1. Vpravo nahoře klikněte na Sdílet, přidejte e‑mailové adresy uživatelů a podle potřeby změňte nastavení oprávnění. Doporučujeme zadat krátkou zprávu pro uživatele, která jim sdělí, proč je k dokumentu přidáváte.
2. V dolní části klikněte na Odeslat. Dokumenty Google pošlou každému uživateli e‑mail s odkazem na daný dokument a oznámením, že ho s nimi sdílíte.

Pokud přidáváte několik uživatelů s různými oprávněními a chcete je přidat bez odeslání oznámení:

1. Vpravo nahoře klikněte na Sdílet a poté na ikonu ozubeného kola (pokud potřebujete omezit oprávnění).
2. Zadejte jména lidí, které chcete k dokumentu pozvat, a úroveň jejich oprávnění, ale nezapomeňte zrušit zaškrtnutí políčka Odeslat uživatelům oznámení.
3. Až přidáte všechny uživatele, pošlete skupině e‑mail s odkazem na dokument a několika poznámkami o tom, jak mají jednotliví uživatelé poskytnout zpětnou vazbu. Po kliknutí na odkaz bude každý uživatel přesměrován do vašeho dokumentu Google, ale bude mít jen oprávnění, které jste mu individuálně přidělili.

Teď už můžete vy i vaši recenzenti začít spolupracovat v reálném čase. Všichni můžete mít dokument otevřený současně a všichni v něm okamžitě uvidíte všechny úpravy i komentáře od ostatních spolupracovníků.

Pokud sdílíte citlivé dokumenty, jako jsou finanční soubory, můžete přístup k dokumentu dále omezit tak, že vpravo nahoře kliknete na Sdílet a pak na ikonu ozubeného kola Nastavení sdílení a zkontrolujete a upravíte omezení účastníků.

Dokončení úprav a odstranění oprávnění k úpravám nebo připojování komentářů

Až budete připraveni dokument sdílet, změňte přístup stávajících spolupracovníků na Pouze zobrazení, aby v něm nikdo nemohl provést žádné další změny.

V tomto okamžiku můžete k dokumentu přidat další členy týmu nebo aliasy neziskových organizací, aby si výslednou verzi mohlo zobrazit více kolegů.

Pokud potřebujete konečný dokument v jiném formátu, můžete kliknout na Soubor, vybrat Stáhnout a vybrat ze seznamu dostupných formátů, včetně rozvržení dokumentu PDF.

Sdílení rozvrhu a efektivní plánování schůzek pomocí Kalendáře Google

Neztrácejte drahocenný čas nekonečným posíláním e‑mailů, abyste s kolegy konečně našli společný volný termín. Pokud vaše nezisková organizace používá Google Workspace a Kalendář Google, můžete si zobrazit kalendáře kolegů a snadno naplánovat schůzky na dobu, kdy budou mít všichni účastníci čas.

Nastavení osobního kalendáře

Pokud si chcete nastavit svůj osobní pracovní Kalendář Google, přihlaste se k účtu Google neziskové organizace, který vám poskytl administrátor Google Workspace. Pak přejděte do rozhraní kalendáře a přidejte si odkaz do záložek. Zkontrolujte, zda jste přihlášeni ke svému neziskovému účtu. Podívejte se na profilový obrázek vpravo nahoře.

Nejprve zkontrolujte nastavení pracovního kalendáře. Nahoře klikněte na ikonu ozubeného kola Nastavení a pak na Nastavení. Vlevo sjeďte do části Obecné. Některá nastavení, která se vám mohou hodit:

• Časové pásmo: Pokud váš tým pracuje na několika různých místech, můžete v Kalendáři Google zobrazit druhé časové pásmo, abyste mohli naplánovat schůzky ve správný čas pro obě strany.
• Pracovní doba: Pokud obvykle dodržujete pravidelnou pracovní dobu a jste vázání dojížděním nebo vyzvedáváním dítěte, můžete o tom informovat kolegy tím, že si zapnete pracovní dobu a uvedete, kdy jste k dispozici. Když se kolega pokusí naplánovat vám schůzku mimo vaši pracovní dobu, zobrazí se mu oznámení, kdy obvykle býváte k dispozici.

Dál přejděte do levého navigačního panelu, posuňte se dolů do sekce nastavení kalendářů a klikněte na svůj pracovní kalendář. Některá nastavení, která se vám mohou hodit:

• Přístupová oprávnění: Zaškrtnutím tohoto políčka zpřístupníte kalendář lidem v doméně vaší organizace. Pak se můžete rozhodnout, jestli mají kolegové vidět všechny podrobnosti událostí, nebo jen to, jestli máte, či nemáte čas.
• Oznámení o událostech: Nastavte si pro schůzky oznámení o událostech, abyste na ně byli připraveni a přišli včas.

Nastavení sdíleného kalendáře

Můžete také nastavit týmový kalendář, ve kterém budete sdílet důležité události s kolegy. Tým pro rozvoj může například chtít sdílet důležité nadcházející fundraisingové události s komunikačním týmem, aby byli všichni sladění a měli stejný přehled.

Postup vytvoření sdíleného kalendáře:

1. Přejděte do Nastavení Kalendáře a v navigaci vlevo klikněte na Přidat kalendář a pak na Nový kalendář.
2. Vyberte název a zadejte popis týmového kalendáře a klikněte na Vytvořit kalendář.
3. Poté v levém navigačním panelu přejděte dolů a vyhledejte název nového týmového kalendáře. V sekci Sdílet s konkrétními lidmi nebo skupinami můžete přidat jednotlivce z týmu s oprávněním provádět změny a spravovat sdílení.
4. Nakonec můžete kalendář sdílet s celou organizací tak, že do něj přidáte jednotlivce nebo aliasy s přístupem pouze k zobrazení. Kdokoli se tak bude moct podívat, jaké události máte v kalendáři a co vás čeká.

Naplánování schůzky s kolegy

Po nastavení individuálního pracovního kalendáře je čas začít plánovat.

Krok 1: Vytvoření nové události

1. Na počítači otevřete Kalendář Google.
2. Vlevo nahoře klikněte na Vytvořit  Událost.

Můžete přidat název a podrobnosti o události a odkaz na videokonferenci přes Google Meet, změnit způsob upozorňování uživatelů a přidat popis události a odkaz na relevantní dokumenty.

Krok 2: Najděte čas, kdy jsou kolegové k dispozici

1. Pokud chcete přidat kolegy a zjistit, kdy mají všichni volno, nejprve přidejte e‑maily kolegů do pole Přidat hosty vpravo.
2. Až přidáte všechny účastníky, klikněte na kartu Najít čas pod podrobnostmi o události nebo vyberte zobrazení asistenta pro plánování. Pokud vaši kolegové používají pro svůj pracovní kalendář váš neziskový účet Google Workspace, uvidíte, kdy mají volno a kdy jsou zaneprázdnění.
3. Pokud se chcete vyhnout žádostem o změnu termínu, zaškrtněte políčko Hosté mohou upravit událost na pravém panelu pozvánky v kalendáři, aby účastníci mohli schůzku v případě potřeby přesunout na jiný volný termín.
4. Nahoře klikněte na Uložit. Všem účastníkům se odešle pozvánka na schůzku.

 

Sledování seznamu úkolů pomocí Google Keep

Pořád si seznam úkolů píšete do sešitu nebo na papírky na stole? Je čas posunout sledování úkolů do digitální éry. Google Keep je nástroj pro správu úkolů, který vám pomůže sledovat úkoly z jakéhokoli zařízení a odkudkoli. Nabízí inteligentní vyhledávání a možnosti sdílení.

Nastavení aplikace Google Keep

Keep můžete používat v rozvržení webového prohlížeče, v aplikaci Keep na mobilních platformách nebo v rozvržení bočního panelu v Gmailu, Dokumentech, Tabulkách, Prezentacích a dalších aplikacích Google Workspace.

Postup otevření Keepu na bočním panelu:

1. Přejděte do Gmailu, Kalendáře, Chatu, na Disk nebo otevřete soubor v Dokumentech, Tabulkách nebo Prezentacích Google.
2. Pokud se boční panel nezobrazuje, klikněte vpravo dole na šipku doleva .
3. Vpravo klikněte na Keep .
4. Vyberte možnost:
   • Vytvořit poznámku
   • Nový seznam 
5. Zadejte požadovaný text.
6. Klikněte na Hotovo.

Sledování a sdílení úkolů

Pokud chcete v Keepu vytvořit novou poznámku, začněte psát do volného prostoru nahoře, kde je napsáno Vytvořit poznámku. Poznámku můžete pojmenovat názvem schůzky nebo datem, abyste ji později snadno našli.

Užitečné pracovní postupy pro poznámky Google Keep:

• Můžete si barevně označit poznámky s podobnými tématy nebo poznámky, které souvisejí se stejným projektem nebo úkolem.
• Pokud vymýšlíte nápady na tabuli, vyfoťte je a přidejte obrázek do poznámky v Google Keepu, abyste o nich měli přehled.
• Pokud máte standardnější seznam úkolů s rychlými úkoly, můžete věci označovat jako hotové pomocí zaškrtávacích políček. V dolní části poznámky Keep klikněte na ikonu tří teček a poté na Zobrazit zaškrtávací políčka.
• Přidejte k poznámkám štítek, abyste je mohli kategorizovat a snáz je našli. Klikněte na ikonu tří teček v dolní části poznámky Keep a klikněte na Přidat štítek. Pokud si budete chtít v budoucnu zobrazit všechny poznámky s tímto štítkem, použijte navigační panel vlevo.
• Poznámky Google Keep můžete sdílet s kolegy. Stačí kliknout na tlačítko Spolupracovník v dolní části poznámky a přidat e‑mailovou adresu kolegy, kterého chcete přidat.

Další informace o správě položek najdete v dokumentaci podpory pro Google Keep.