Управљајте волонтерима помоћу Google производа и алатки

Почните да користите Workspace за непрофитне организације

Ангажовање волонтера може да буде тешко, али одржавање ажурних информација о њима може да буде још теже. Ипак, уз мало креативности, све можете да подесите и покренете за кратко време.

Google Workspace за непрофитне организације може да вам помогне да обучите волонтере и обавештавате их о предстојећим приликама за волонтирање. 

Привуците волонтере путем веб-сајта

Привлачење и ангажовање нових волонтера може да буде прави изазов. Да бисте били сигурни да потенцијални волонтери знају за предстојеће прилике, направите страницу на веб-сајту за волонтирање. Можете да побољшате ову страницу прављењем нових Ad Grants кампања о волонтирању.

Ажурирајте веб-сајт или Google сајт тако да обухвата информације о волонтирању. Ево неколико примера које можете да уврстите на страницу за волонтере:

• Зашто да волонтирате? Упознајте потенцијалне волонтере са радом своје непрофитне организације и поделите са њима приче претходних волонтера како бисте их инспирисали да се пријаве.
• Предстојеће прилике за волонтирање: Уградите Google календар који приказује све предстојеће прилике или догађаје за волонтирање.
• Образац за регистрацију: Уградите Google образац да би волонтери могли да се региструју и наведу све информације.
• Обратите нам се: Оставите имејл или број телефона да би вам се волонтери обратили ако имају питања.

Прикупљајте и организујте информације о волонтерима помоћу Google упитника

Да бисте били сигурни да су информације о волонтерима ажурне, направите Google образац у који нови волонтери могу да уносе информације.

Одговори се попуњавају у Google табели и аутоматски се ажурирају сваки пут када нови волонтер попуни упитник.

Припремите материјал

1. Отворите Google упитнике. У горњем десном углу изаберите Галерију шаблона да бисте пронашли мноштво идеја за почетак.
2. Кликните на шаблон који желите да користите да бисте отворили нову копију. Аутоматски ће се сачувати на Мом диску, па преименујте упитник како бисте га касније лакше пронашли.
3. Измените и додајте питања у складу са упутствима у Google Workspace центру за учење у вези са упитницима. На располагању су вам питања са кратким одговорима, пасуси, питања са више понуђених одговора, поља за потврду, падајући менији и друго. Прикупите све информације које су вам потребне о волонтерима. На пример: име волонтера, имејл, телефон, доступност, врсте волонтирања које их занимају итд.
4. Кликните на картицу Подешавања у горњем центру екрана да бисте прикупљали имејл адресе, ограничили број одговора, променили приступ обрасцу само на домен и омогућили људима да мењају одговоре.
5. Погледајте како упитник изгледа тако што ћете кликнути на икону за преглед.

Делите образац за волонтере

Када упитник буде спреман, можете да га делите са волонтерима путем имејла, линка, уграђивања или друштвених медија. Пратите упутства за дељење обрасца.

1. Кликните на Пошаљи у горњем десном углу и одаберите како желите да пошаљете образац.
2. Ако не желите да га шаљете на појединачне имејл адресе, можете да га додате на канале друштвених мрежа или директно на веб-сајт.

Организујте информације о волонтерима

Одлучите да ли желите да добијате обавештења имејлом за сваки нови одговор и да ли желите да се одговори шаљу у табелу.

1. У верзији обрасца која може да се мења кликните на Одговори да бисте видели информације о волонтерима.
2. Кликните на зелену икону да бисте послали све одговоре у табелу.
3. Кликните на Направи нову табелу и промените јој назив (нпр. Информације о волонтерима), па кликните на Направи. Можете да одаберете са ким желите да делите одговоре кликом на дугме Дели у горњем десном углу табеле. Ова табела аутоматски организује све информације о волонтерима на једном месту.

Организујте обуку уживо за волонтере помоћу Google Meet-а

Припремите волонтере за рад тако што ћете организовати обуку за највише 100 учесника са различитих локација путем Google Meet-а. Можете и да користите YouTube канал да бисте направили стрим уживо на YouTube-у и емитовали обуку уживо још већој публици.

Подесите догађај у календару помоћу Google Meet-а

1. Изаберите датум и време који одговарају свим волонтерима. Један од начина да сазнате који датум и време свима највише одговарају јесте да директно анкетирате волонтере тако што ћете направити и послати им Google упитник. Доступан је чак и шаблон Пронађите време који можете да прилагодите својим потребама.
2. Отворите Google календар. Кликните на икону Додај да бисте направили нови догађај. Додајте наслов догађаја (нпр. обука волонтера).
3. Ако имате више календара, изаберите календар у који желите да додате догађај из падајућег менија Календар. На пример, ако имате општи псеудоним администратора као што је [e-mail], позив за календар можете да пошаљете са те адресе.
4. У врху изаберите датум и време које сте договорили са волонтерима.
5. Додајте физичку локацију (ако се састајете лично) и обавезно кликните на Додај Google Meet видео конференцију да би се позив у календару попунио Google Meet линком. На тај начин, ако волонтери не могу да присуствују лично, и даље могу да учествују преко видео позива.
6. Додајте имејл адресе волонтера које сте прикупили у Google упитнику или направите групу за све волонтере на листи за позив.
7. У одељак Додајте опис у позиву уврстите напомену за волонтере о обуци. Треба да повежете и релевантне Google документе са позивом у календару, укључујући дневни ред обуке и документе са састанка, тако што ћете кликнути на икону за прилагање фајла. На тај начин ће свима који отворе позив у календару сви потребни документи бити надохват руке.
8. У врху странице кликните на Сачувај. Ако желите да додате позив у календаре волонтера без слања обавештења, кликните на Не шаљи у прозору дијалога који се појави.
9. Како се термин догађаја буде приближавао, пратите ко долази тако што ћете прегледати одговоре гостију у самом позиву у календару.
10. Када дође време за почетак обуке, отворите Google календар и кликните на позив за састанак. У прозору који се појави кликните на Придружи ме Meet-у да бисте се укључили у видео позив или искористите број наведен у одељку Придружите се путем телефона да бисте се у састанак укључили телефонским позивом.
11. Када обука почне, модератор може да користи функцију Презентуј како би делио свој екран и приказивао документе, слајдове или табеле. Модератор може и да искључи звук учесника ако има буке у позадини од других људи у позиву. 

Подесите Google групу и управљајте њом да бисте остали у контакту са волонтерима

Да бисте поједноставили начин на који комуницирате са волонтерима, направите Google групу посебно за њих. Групе вам омогућавају да пошаљете имејл свима који су изразили интересовање за волонтирање помоћу једне адресе, да позовете све волонтере на догађај или да безбедно делите документе са волонтерима. Морате да имате Google Workspace налог да бисте користили Групе.

Направите групу

1. Идите у Google групе. Проверите да ли прегледате директоријум за домен своје организације како би група остала приватна, а не јавна.
2. Кликните на Направи групу и изаберите назив (нпр. Волонтери непрофитне организације). Нешто једноставно попут [e-mail] могло би да буде одлично решење за имејл адресу.
3. Изаберите листу имејлова за тип групе. У опцијама дозвола можете да прилагодите подешавања да бисте безбедно управљали листом:

• Ограничите дозволе за постављање само на чланове групе да би преписке остале релевантне.
• Подесите смернице за придруживање тако да само позвани корисници могу да се придруже како бисте задржали директну контролу над тим ко се додаје на листу групе.

4. Кликните на Направи. Да бисте лако поново пронашли групу, можете да означите назив групе звездицом да бисте је додали на листу омиљених.

Управљајте подешавањима групе

1. У менију бочне траке са леве стране идите на Чланови, па кликните на Директно додај чланове да бисте попунили листу волонтера. Додајте имејлове волонтера и кратку поруку добродошлице која објашњава сврху групе.
2. Додајте у групу и друге запослене у непрофитној организацији којима су потребне дозволе за управљање или објављивање. Улоге појединачних чланова можете да прилагодите у било ком тренутку тако што ћете изабрати унос члана на списку и изменити његову доделу преко менија са подешавањима улога.

Прегледајте окно са напредним подешавањима у левом окну за навигацију да бисте додатно прилагодили функције групе. Сазнајте више о групама и подешавањима.

Сада сте спремни да шаљете имејлове или позиве из календара новој групи. Користите псеудоним који сте дефинисали (нпр. [e-mail]) баш као и било који други имејл, а порука ће аутоматски бити достављена свима који су додати на списак.

Да бисте проверили претходне комуникације, отворите Google групе и изаберите назив групе на контролној табли или листи омиљених како бисте на једном месту видели историју архиве конверзација. 

Сазнајте више о прављењу и коришћењу група.