Aloita Workspace yleishyödyllisille yhteisöille ‑ohjelman käyttö
Vapaaehtoisten aktivoiminen voi olla hankalaa, mutta vapaaehtoisten tietojen pitäminen ajan tasalla voi olla vielä vaikeampaa. Pienellä luovuudella saat kuitenkin sivuston nopeasti käyttöön.
Google Workspace yleishyödyllisille yhteisöille ‑version avulla voit kouluttaa vapaaehtoisia ja pitää heidät ajan tasalla tulevista vapaaehtoistehtävistä.
Vapaaehtoisten aktivointi verkkosivuston kautta
Uusien vapaaehtoisten aktivoiminen ja rekrytointi voi olla vaikeaa. Voit varmistaa, että potentiaaliset vapaaehtoiset tietävät tulevista mahdollisuuksista, luomalla verkkosivustollesi vapaaehtoistoiminnan sivun. Voit tehostaa sivun näkyvyyttä luomalla uusia Ad Grants ‑kampanjoita vapaaehtoistoiminnan ympärille.
Päivitä verkkosivustoa tai Google Sites ‑sivustoa niin, että niillä on tietoa vapaaehtoistoiminnasta. Tässä on esimerkkejä vapaaehtoissivun sisällöstä:
- Miksi vapaaehtoistyötä kannattaa tehdä? Kerro potentiaalisille vapaaehtoisille järjestöstäsi ja aiemmista vapaaehtoistarinoista, jotta he innostuvat ilmoittautumaan.
- Tulevat vapaaehtoistehtävät: Upota Google Kalenteri, josta näkyvät kaikki tulevat vapaaehtoistehtävät tai ‑tapahtumat.
- Ilmoittautumislomake: Upota Google-lomake, jotta vapaaehtoiset voivat ilmoittautua ja lisätä kaikki tietonsa.
- Ota meihin yhteyttä: Jätä sähköpostiosoite tai puhelinnumero, jotta vapaaehtoiset voivat ottaa yhteyttä kysymyksillä.
Vapaaehtoisten tietojen kerääminen ja järjestäminen Google Formsilla
Voit varmistaa, että vapaaehtoisten tiedot ovat ajan tasalla, luomalla Google-lomakkeen, jonka kautta uudet vapaaehtoiset voivat lähettää tietonsa.
Vastaukset täyttyvät Google Sheets ‑taulukkoon, joka päivittyy automaattisesti aina, kun uusi vapaaehtoinen täyttää lomakkeen.
Valmistele materiaalit
- Avaa Google Forms. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Malligalleriaa, niin näet erilaisia ideoita.
- Avaa uusi kopio klikkaamalla haluamaasi mallia. Se tallennetaan automaattisesti Oma Drive ‑kansioon, joten nimeä lomake uudelleen, jotta löydät sen helpommin.
- Muokkaa ja lisää kysymyksiä Google Workspace Oppimiskeskuksen lomakkeita koskevien ohjeiden mukaisesti. Voit valita esimerkiksi lyhytvastauskysymyksiä, kappaleita, monivalintakysymyksiä, valintaruutuja ja avattavia valikoita. Muista kerätä kaikki vapaaehtoisilta haluamasi tiedot. Voit esimerkiksi lisätä vapaaehtoisen nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, saatavuuden ja kiinnostuksen kohteet.
- Kerää sähköpostiosoitteita, rajoita vastauksia, muuta lomakkeen pääsyoikeuksia vain verkkotunnukselle ja salli vastausten muuttaminen klikkaamalla näytön yläreunan keskeltä Asetukset-välilehteä.
- Esikatsele lomaketta klikkaamalla esikatselukuvaketta.
Vapaaehtoislomakkeen jakaminen
Kun lomake on valmis, voit jakaa sen vapaaehtoisille sähköpostitse, linkin kautta, upottamalla sen tai somessa. Seuraa lomakkeen jakamisohjeita.
- Klikkaa oikeasta yläkulmasta Lähetä ja valitse, miten haluat lähettää lomakkeen.
- Jos et halua lähettää sitä yksittäisiin sähköpostiosoitteisiin, voit lisätä sen sosiaalisen median kanaviin tai suoraan verkkosivustollesi.
Vapaaehtoisten tietojen järjestäminen
Päätä, haluatko saada sähköpostia kaikista uusista vastauksista ja lähettää vastaukset laskentataulukkoon.
- Klikkaa lomakkeen muokattavasta versiosta Vastaukset, niin näet vapaaehtoisten tiedot.
- Lähetä kaikki vastaukset laskentataulukkoon klikkaamalla vihreää kuvaketta.
- Klikkaa Luo uusi laskentataulukko, nimeä se uudelleen (esim. Vapaaehtoisten tiedot) ja klikkaa Luo. Voit valita, kenelle haluat jakaa vastaukset, klikkaamalla laskentataulukon oikeasta yläkulmasta Jaa-painiketta. Taulukkoon kootaan automaattisesti kaikki vapaaehtoisten tiedot yhteen paikkaan.
Vapaaehtoisten kouluttaminen Google Meetin avulla
Varmista, että vapaaehtoiset ovat valmiita, järjestämällä koulutuksen enintään 100 vapaaehtoiselle eri paikoissa Google Meetin kautta. Voit myös luoda livestriimin YouTube-kanavallasi ja lähettää livekoulutuksen vieläkin suuremmalle yleisölle.
Kalenteritapahtuman luominen Google Meetissä
- Valitse päivämäärä ja kellonaika, joka sopii kaikille vapaaehtoisille. Voit selvittää parhaan ajankohdan ja päivämäärän kysymällä vapaaehtoisilta suoraan luomalla ja lähettämällä Google-lomakkeen. Voit myös muokata tapaamisajan valintamallia.
- Avaa Google Kalenteri. Luo uusi tapahtuma klikkaamalla Lisää-kuvaketta. Lisää tapahtuman nimi (esim. Vapaaehtoisten koulutus).
- Jos sinulla on useita kalentereita, valitse avattavasta Kalenteri-valikosta kalenteri, johon haluat lisätä tapahtuman. Jos sinulla on esimerkiksi yleinen järjestelmänvalvojan alias, kuten admin@yournonprofit.org, voit lähettää kalenterikutsun siitä.
- Valitse yläreunasta vapaaehtoisten kanssa sopimasi päivämäärä ja kellonaika.
- Lisää fyysinen sijainti (jos tapaatte kasvotusten) ja muista klikata Lisää Google Meet ‑videokonferenssi, jotta kalenterikutsuun lisätään Google Meet ‑linkki. Näin vapaaehtoiset voivat osallistua videopuhelun kautta, jos he eivät voi tavata kasvotusten.
- Lisää Google-lomakkeella kerätyt vapaaehtoisten sähköpostiosoitteet tai luo ryhmä kaikille vapaaehtoisille kutsulistalle.
- Lisää vapaaehtoisille kutsuun kuvaus koulutuksesta. Liitä kalenterikutsuun myös asiaankuuluvat Google-dokumentit, kuten koulutuksen ohjelma ja kokousdokumentit, klikkaamalla liitetiedostokuvaketta. Näin kaikki kalenterikutsun avaavat saavat kaikki tarvittavat asiakirjat helposti saataville.
- Valitse sivun yläreunassa Tallenna. Jos haluat lisätä kutsun vapaaehtoisten kalentereihin ilman ilmoitusta, klikkaa avautuvasta valintaikkunasta Älä lähetä.
- Kun tapahtuma lähestyy, tarkista osallistujien määrä kalenterikutsun vastausten perusteella.
- Kun koulutus alkaa, avaa Google Kalenteri ja klikkaa kokouskutsua. Klikkaa avautuvasta ikkunasta Liity Meetiin, niin voit liittyä videopuheluun. Voit myös soittaa kokoukseen puhelimella "Liity puhelimella" ‑kohdassa näkyvän numeron kautta.
- Kun olet koulutuksessa, kouluttaja voi jakaa näyttönsä ja esitellä dokumentteja, dioja tai laskentataulukoita Esitä-toiminnolla. Moderaattori voi myös mykistää osallistujia, jos muut puhelun osallistujat aiheuttavat taustahälyä.
Google-ryhmän luominen ja ylläpito vapaaehtoisten kanssa yhteydenpitoa varten
Voit sujuvoittaa vapaaehtoisten kanssa kommunikointia luomalla heille oman Google-ryhmän. Ryhmien avulla voit lähettää sähköpostia kaikille vapaaehtoistyöstä kiinnostuneille yhdestä osoitteesta, kutsua kaikki vapaaehtoiset tapahtumaan tai jakaa dokumentteja vapaaehtoisille turvallisesti. Tarvitset Google Workspace ‑tilin, jotta voit käyttää Ryhmiä.
Ryhmän luominen
- Siirry Google Ryhmiin. Varmista, että katsot organisaation verkkotunnuksen hakemistoa, jotta ryhmä pysyy yksityisenä eikä muutu julkiseksi.
- Klikkaa Luo ryhmä ja valitse nimi (esim. Järjestön vapaaehtoiset). Sähköpostiosoitteeksi sopii esimerkiksi volunteers@yournonprofit.org.
- Valitse ryhmän tyypiksi sähköpostilista. Voit muuttaa listan suojausasetuksia seuraavasti:
- Rajoita postausluvat vain ryhmän jäsenille, jotta keskustelut pysyvät relevantteina.
- Valitse liittymiskäytännöksi "Vain kutsutut käyttäjät", niin voit itse päättää, ketkä pääsevät ryhmän jäsenlistalle.
- Klikkaa Luo. Voit lisätä ryhmän suosikkilistalle merkitsemällä sen nimen tähdellä, jotta löydät sen helposti myöhemmin.
Ryhmäasetusten muuttaminen
- Siirry vasemman sivupalkin valikosta kohtaan Jäsenet ja täytä vapaaehtoisten lista klikkaamalla Lisää jäseniä suoraan. Lisää vapaaehtoisten sähköpostiosoitteet ja lyhyt tervetuloviesti, jossa kerrotaan ryhmän tarkoituksesta.
- Lisää ryhmään muita järjestön työntekijöitä, jotka tarvitsevat ylläpito- tai postauslupia. Voit muuttaa yksittäisten jäsenten rooleja milloin tahansa valitsemalla jäsenen listalta ja muokkaamalla hänen rooliaan rooliasetusvalikosta.
Voit muokata ryhmän ominaisuuksia tarkemmin vasemman navigaation lisäasetuspaneelista. Lue lisää ryhmistä ja asetuksista.
Nyt voit lähettää sähköposti- tai kalenterikutsuja uuteen ryhmään. Käytä luomaasi aliasta (esim. volunteers@yournonprofit.org) kuten mitä tahansa muuta sähköpostiosoitetta, niin viesti lähetetään automaattisesti kaikille listalle lisätyille henkilöille.
Voit tarkistaa aiemmat viestit avaamalla Google Ryhmät ja valitsemalla ryhmän nimen hallintapaneelista tai suosikkilistalta. Näin näet keskusteluhistorian yhdessä paikassa.
