Správa dobrovolníků pomocí služeb a nástrojů Google

Začínáme se službou Workspace pro neziskové organizace

Zapojit dobrovolníky může být obtížné, ale udržovat aktuální informace o nich může být ještě těžší. S trochou kreativity však můžete být rychle připraveni.

Služba Google Workspace pro neziskové organizace vám pomůže vyškolit dobrovolníky a informovat je o nadcházejících příležitostech.

Zapojte dobrovolníky ze svého webu

Získat nové dobrovolníky a zapojit je může být obtížné. Pokud chcete zajistit, aby se potenciální dobrovolníci dozvěděli o nadcházejících příležitostech, vytvořte na svém webu stránku pro dobrovolnictví. Tuto stránku můžete zviditelnit vytvořením nových kampaní Ad Grants zaměřených na dobrovolnictví.

Aktualizujte svůj web nebo Web Google tak, aby obsahoval informace o dobrovolnictví. Zde je několik příkladů, které můžete na stránce pro dobrovolníky zvážit:

• Proč se zapojit jako dobrovolník? Poskytněte potenciálním dobrovolníkům informace o své neziskové organizaci a příběhy předchozích dobrovolníků, abyste je povzbudili k registraci.
• Nadcházející příležitosti k dobrovolnictví: Vložte Kalendář Google, který zobrazuje všechny nadcházející příležitosti k dobrovolnictví nebo události.
• Registrační formulář: Vložte Formulář Google, aby se dobrovolníci mohli zaregistrovat a poskytnout všechny své údaje.
• Kontaktujte nás: Zadejte e-mail nebo telefonní číslo, aby vás dobrovolníci mohli kontaktovat s dotazy.

Shromažďování a uspořádání informací o dobrovolnících pomocí Formulářů Google

Pokud chcete mít jistotu, že jsou informace o dobrovolnících aktuální, vytvořte formulář Google, do kterého budou noví dobrovolníci moct zadat své údaje.

Odpovědi se vyplní do Tabulky Google a budou se automaticky aktualizovat pokaždé, když formulář vyplní nový dobrovolník.

Příprava materiálů

1. Otevřete Formuláře Google. Kliknutím na Galerii šablon vpravo nahoře zobrazíte řadu nápadů, které vám pomůžou začít.
2. Kliknutím na šablonu otevřete novou kopii. Automaticky se uloží do složky Můj disk, takže formulář přejmenujte, abyste ho snadněji našli.
3. Otázky můžete upravit nebo přidat podle pokynů ve výukovém centru Google Workspace pro formuláře. Můžete si vybrat z otázek se stručnou odpovědí, odstavcem, výběrem z možností, zaškrtávacími políčky, rozbalovací nabídkou atd. Nezapomeňte shromáždit všechny informace, které byste chtěli od dobrovolníků získat. Může jít například o jméno dobrovolníka, e-mail, telefon, dostupnost, typy dobrovolnické činnosti, o které má zájem, atd.
4. Pokud chcete shromažďovat e-mailové adresy, omezit počet odpovědí, změnit přístup k formuláři pouze na vaši doménu nebo lidem umožnit upravovat odpovědi, klikněte na kartu Nastavení v horní části uprostřed obrazovky.
5. Kliknutím na ikonu Náhled si můžete zobrazit náhled formuláře.

Sdílení formuláře pro dobrovolníky

Až bude formulář připraven, můžete ho sdílet s dobrovolníky e-mailem, odkazem, vložením nebo na sociálních sítích. Postupujte podle pokynů ke sdílení formuláře.

1. V pravém horním rohu klikněte na Odeslat a vyberte, jak formulář odeslat.
2. Pokud ho nechcete posílat na jednotlivé e-mailové adresy, můžete ho přidat na své sociální sítě nebo přímo na svůj web.

Uspořádání informací o dobrovolnících

Rozhodněte, zda chcete dostávat e-mailem oznámení o všech nových odpovědích a odesílat odpovědi do tabulky.

1. V upravitelné verzi formuláře klikněte na Odpovědi a zobrazte si informace o dobrovolnících.
2. Kliknutím na zelenou ikonu odešlete všechny odpovědi do tabulky.
3. Klikněte na Vytvořit novou tabulku, přejmenujte ji (např. Informace o dobrovolnících) a klikněte na Vytvořit. Kliknutím na tlačítko Sdílet v pravém horním rohu tabulky můžete vybrat, s kým chcete odpovědi sdílet. Tento list automaticky uspořádá všechny informace o dobrovolnících na jednom místě.

Uspořádání živého školení pro dobrovolníky pomocí Google Meet

Připravte dobrovolníky na práci uspořádáním školení pro až 100 účastníků z různých míst prostřednictvím Google Meet. Můžete také použít svůj kanál YouTube k vytvoření živého přenosu na YouTube a vysílat živé školení ještě většímu publiku.

Nastavení události v kalendáři pomocí Google Meetu

1. Vyberte datum a čas, který vyhovuje všem dobrovolníkům. Jednou z možností, jak zjistit nejlepší čas a datum, je zeptat se dobrovolníků přímo. Můžete vytvořit a odeslat Formulář Google. K dispozici je dokonce i šablona Najít čas, kterou si můžete přizpůsobit.
2. Otevřete Kalendář Google. Kliknutím na ikonu Přidat vytvořte novou událost. Přidejte název události (např. Školení dobrovolníků).
3. Pokud máte víc kalendářů, vyberte z rozbalovací nabídky Kalendář ten, do kterého chcete událost přidat. Pokud máte například obecný alias administrátora, jako je [e-mail], můžete pozvánku do kalendáře odeslat z něj.
4. Nahoře vyberte datum a čas, na kterém jste se s dobrovolníky dohodli.
5. Přidejte fyzické místo (pokud se máte setkat osobně) a nezapomeňte kliknout na Přidat videokonferenci v Google Meet, aby se do pozvánky v kalendáři přidal odkaz na Google Meet. Pokud se dobrovolníci nemůžou sejít osobně, můžou se zúčastnit prostřednictvím videohovoru.
6. Do seznamu pozvánek přidejte e-mailové adresy dobrovolníků, které jste shromáždili ve Formuláři Google, nebo vytvořte skupinu pro všechny dobrovolníky.
7. Do sekce Přidat popis pozvánky přidejte poznámku pro dobrovolníky ohledně školení. K pozvánce v kalendáři byste měli připojit také příslušné Dokumenty Google, včetně programu školení a dokumentů ke schůzce. Uděláte to kliknutím na ikonu připojení souboru. Každý, kdo pozvánku do kalendáře otevře, tak bude mít všechny relevantní dokumenty po ruce.
8. V horní části stránky klikněte na Uložit. Pokud chcete pozvánku do kalendářů dobrovolníků přidat bez oznámení, klikněte v zobrazeném dialogovém okně na Neodesílat.
9. Když se událost přiblíží, můžete podle odpovědí hostů na pozvánku v kalendáři zkontrolovat účast.
10. Až bude školení připraveno, otevřete Kalendář Google a klikněte na pozvánku na schůzku. V zobrazeném okně klikněte na Připojit se k Meetu a připojte se k videohovoru, nebo zavolejte na číslo pro připojení po telefonu uvedené v sekci Připojení po telefonu.
11. Po zahájení školení může moderátor pomocí funkce Prezentovat sdílet obrazovku a prezentovat dokumenty, snímky nebo tabulky. Moderátor může účastníkům vypnout mikrofon, pokud se v hovoru ozývá hluk na pozadí.

Nastavení a správa Skupiny Google pro komunikaci s dobrovolníky

Pokud chcete zjednodušit komunikaci s dobrovolníky, vytvořte pro ně speciální Skupinu Google. Skupiny vám umožní poslat e-mail všem, kdo projevili zájem o dobrovolnictví, pomocí jedné adresy, pozvat všechny dobrovolníky na událost nebo bezpečně sdílet dokumenty. K používání Skupin potřebujete účet Google Workspace.

Vytvoření skupiny

1. Přejděte do Skupin Google. Pokud chcete, aby skupina zůstala soukromá, a ne veřejná, ujistěte se, že si prohlížíte adresář pro doménu své organizace.
2. Klikněte na Vytvořit skupinu a vyberte název (např. Dobrovolníci neziskové organizace). Dobře může fungovat jednoduchá adresa, jako je [e-mail].
3. Jako typ skupiny vyberte seznam e-mailových adres. V možnostech oprávnění můžete upravit nastavení a seznam bezpečně spravovat:

• Omezte oprávnění k přispívání pouze na členy skupiny, aby konverzace zůstaly relevantní.
• Nastavte zásady připojení tak, aby se ke skupině mohli připojit pouze pozvaní uživatelé. Budete tak mít přímou kontrolu nad tím, kdo se do seznamu skupiny dostane.

4. Klikněte na Vytvořit. Pokud chcete mít jistotu, že skupinu snadno najdete, můžete název skupiny označit hvězdičkou a přidat ho do seznamu oblíbených.

Správa nastavení skupiny

1. Pomocí nabídky na postranním panelu vlevo přejděte na Členové a kliknutím na Přidat členy přímo vyplňte seznam dobrovolníků. Přidejte e-maily dobrovolníků a krátkou uvítací zprávu vysvětlující účel skupiny.
2. Přidejte do skupiny další zaměstnance neziskové organizace, kteří potřebují oprávnění ke správě nebo k publikování. Role jednotlivých členů můžete kdykoli upravit tak, že v seznamu vyberete záznam člena a změníte jeho přiřazení v nabídce nastavení role.

Další možnosti přizpůsobení funkcí skupiny najdete na panelu pokročilých nastavení na navigačním panelu vlevo. Další informace o Skupinách a jejich nastavení

Teď můžete do nové skupiny posílat e-maily nebo pozvánky do kalendáře. Použijte definovaný alias (např. [e-mail]) a zpráva se automaticky odešle všem osobám přidaným do seznamu.

Pokud chcete zkontrolovat dřívější komunikaci, otevřete Skupiny Google a vyberte název skupiny z hlavního panelu nebo ze seznamu oblíbených. Zobrazí se vám archiv konverzací na jednom místě.

Další informace o vytváření a používání skupin