複数のデバイスを設置する

3. 端末を登録する(技術管理者)

会議向け Chrome 搭載端末を登録すると、組織のネットワークのドメイン名にその端末が追加され、他の Chrome 搭載端末やユーザーとビデオハングアウトを行えるようになります。端末の登録は、会議室に設置する前に行うことができます。

端末の開梱と登録は、1 か所(大会議室など)でまとめて行うことをおすすめします。流れ作業で行うことで、短時間で複数の端末を設定し、正しい会議室に割り当てることが可能となります。

複数の端末を準備、登録するにあたっては、次のガイドラインをご確認ください。

必要なすべてのサービスが有効になっているか確認する

あらかじめ、必要なサービスや機能を組織で利用できるようにしておく必要があります。

会議向け Chrome 搭載端末同士で単純なビデオハングアウトを行うのであれば、会議名を入力するだけで済みますが、会議のスケジュールを設定したり、ノートパソコンや他の端末から会議に参加したり、画面を共有したりするには、追加の要件を満たす必要があります。

組織全体に会議向け Chrome 搭載端末をスムーズに導入し、ユーザーに良い印象を持ってもらえるよう、以下の要件をご確認ください。

会議室ごとにカレンダー リソースを作成する

組織で G Suite をご利用の場合は、端末を設置する会議室やその他の場所ごとにカレンダー リソースを作成します。

各端末は 1 つの会議室に関連付けられるため、その場所でビデオハングアウトを行うユーザーが簡単にスケジュールを設定して参加することが可能です。

会議向け Chrome 搭載端末を設置した会議室の名前を変更します。特定の会議室のみに会議向け Chrome 搭載端末を設置する場合は、そのことがわかるように会議室名を変更することをおすすめします(たとえば、名前に「-VC」(Video Conference の略)を追加します)。詳しくは、リソースの命名規則をご覧ください。
サンプル ユニットを導入する

ユニットを 1 台導入してみると、設置や構成に関する基本的な要件を把握できます。また、会議向け Chrome 搭載端末の機能を使ってビデオ会議のスケジュールを設定したり会議に参加したりする方法なども確認できます。さらに、他のユーザーに使い方を説明したり、組織全体にユニットを導入するうえで何が必要であるかについて理解を深めたりすることもできます。

  1. サンプル ユニットを設定します。
  2. 端末の使い方を確認し、他のユーザーに教えることができるようにします。
  3. Google カレンダーまたは Microsoft Outlook® を使用してテスト用の会議を作成します。
  4. さまざまな端末から会議に参加してみます。
導入を一括して行うか、分散して行うかを決定する

おすすめの導入方法はどの場合も同様ですが、設置場所が地理的にどれだけ離れているかによって手法は異なってきます。

たとえば、以下の例のうち、1 つの建物や施設内で導入するケースでは、ほとんどの作業を 1 か所でまとめて行うことができます。これに対し、地理的に離れた場所に導入するケースでは、それぞれの場所で端末を導入して設定することになります。

  1 つの建物 複数の建物
1 つの地域
(1 つの都市内のオフィスや施設)
一括して導入:
配送、登録、カレンダーの関連付け、設置
一括して導入: 配送、登録、カレンダーの関連付け
分散して導入: 設置
複数の地域 - 国内
(国内の別都市にある建物や施設)
-- 分散して導入: 配送、登録、カレンダーの関連付け、設置
複数の地域 - 複数国
(複数の国の都市にある建物や施設)
-- 分散して導入: 配送、登録、カレンダーの関連付け、設置
複数のユニットを登録する

端末の開梱と登録は、1 か所(大会議室など)でまとめて行うことをおすすめします。流れ作業で行うことで、短時間で複数の端末を設定し、正しい会議室に割り当てることが可能となります。

  1. モニター、キーボード、マウス(必要な場合)、イーサネット コネクタ、電源コードを接続したワークステーションを用意します。
  2. ユニットを 1 台ずつ開梱し、箱の外側、CPU、リモコンに会議室名のラベルを貼ります(プロジェクト スプレッドシートの記載に従います)。
    • こうすることで、端末を正しいカレンダー リソース(会議室)と関連付けて、その会議室に間違いなく設置することができます。
    • リモコンは同梱のドングルとペアで出荷されており、他のドングルと組み合わせることはできません。各リモコンは会議室名のラベルを貼り、別の場所に移動しないようにすることをおすすめします。
  3. プロジェクト スプレッドシートで、端末を設置する会議室の横に端末のシリアル番号を入力します。
    • スキャナを使って入力ミスを防ぐ。端末や箱に記載されているシリアル番号の横にバーコードがある場合は、USB バーコード リーダーを使ってシリアル番号をスキャンすることもできます。USB バーコード リーダーを PC に接続し、プロジェクト スプレッドシートでシリアル番号のセルを選択して、バーコードをスキャンします。シリアル番号が入力されたら、端末を登録して対応するカレンダー リソースと関連付けます。この方法なら、シリアル番号の入力ミスを防ぐことができます。
    • 組織で G Suite をご利用の場合は短縮 URL を使用する。登録の最後に表示される短縮 URL を使用して、端末と Google カレンダー リソースを関連付けます。端末のシリアル番号をコピーしてプロジェクト スプレッドシートに貼り付ければ、シリアル番号を手動で入力したりスキャンしたりする手間を省けます。
  4. ワークステーションのモニターと周辺機器にユニットを接続します。
  5. 端末を登録してドメインに追加します。
  6. 端末とカンレダー リソース(会議室名など)を関連付けます。
    1. Google 管理コンソールにログインします。
    2. [端末管理]、[会議向け Chrome 搭載端末] の順にクリックします。
    3. 左側で組織部門を選択します。
    4. 該当する端末をクリックします。
    5. [カレンダーを割り当て] をクリックします。
    6. [割り当て解除済み] をクリックして、リソースを選択するか新しいリソースを作成します。
  7. 設置先の会議室名を記載したラベルが端末に貼られていることを確認します。
  8. 各会議室に機器を設置します。
  9. 各会議室で、会議向け Chrome 搭載端末を使用してビデオハングアウトの開始、ユーザーの招待、ドキュメントの表示などを正しく行えることを確認します。
  10. (省略可)サードパーティ製ソリューションを使用して、他の音声またはビデオ会議用の端末やシステムと会議向け Chrome 搭載端末を統合します。
  11. 端末を設置する場所や地域ごとに、上記の手順を行います。
補助作業者の投入: 導入する端末の台数が多い場合は、それぞれの端末を開梱し、G Suite に登録し、カレンダー リソース(会議室など)に割り当てる必要があります。作業自体は単純ですが、必要に応じて補助作業員を投入すると、たくさんの端末の開梱、ラベル貼り、登録といった作業を迅速化できます。
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