Gmail ஸ்பேஸ்களில் உங்கள் ஃபைல்களை நிர்வகித்தல்

Gmailலில் ஸ்பேஸ்களையும் ஃபைல்களையும் பயன்படுத்த, Gmail அமைப்புகளில் Google Chatடை இயக்கவும். Gmailலில் Chatடை இயக்குவது/முடக்குவது எப்படி என அறிக. 

Gmail ஸ்பேஸில் ஃபைல்களைப் பார்த்தல் & நிர்வகித்தல்

ஸ்பேஸில் பகிரப்பட்ட ஃபைல்கள், இணைப்புகள், மீடியா ஆகியவற்றின் பட்டியலை நீங்கள் பார்க்கலாம், ஃபைலைத் திறக்கலாம், Driveவில் ஃபைலைச் சேர்க்கலாம். பகிரப்பட்ட ஃபைல் இருக்கும் உரையாடல் மெசேஜை நீங்கள் நீக்கினால் அது ஸ்பேஸில் இருந்தும் நீக்கப்படும்.

Driveவில் ஒரு ஃபைலை நீக்கினால் அது பகிரப்பட்ட உரையாடல் மெசேஜில் இருந்து நீக்கப்படும் வரை அதன் இணைப்பு ஸ்பேஸில் காட்டப்படும். உரையாடல் மெசேஜில் இருந்து ஃபைலை நீக்கினால் உரையாடலில் இருந்தும் ஸ்பேஸின் ’பகிர்ந்தவை’ பிரிவில் இருந்தும் அதன் இணைப்பு அகற்றப்படும்.

1. Gmailலைத் திறக்கவும்.
2. ஸ்பேஸைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. மேலே உள்ள ஃபைல்கள் பிரிவைக் கிளிக் செய்யவும்.
   • உதவிக்குறிப்பு: ஃபைல்கள் பிரிவு காட்டப்படவில்லை எனில் ஸ்பேஸை முழுத்திரைக்கு விரிவாக்கவும். 'இதுவரையிலான ஃபைல் விவரங்கள்' இயக்கப்பட்டிருக்கும்போது ஃபைல்கள் தேதிவாரியாக வரிசைப்படுத்தப்பட்டுக் காட்டப்படும்.
4. ஃபைலைத் திறக்க, அதன் பெயரைக் கிளிக் செய்யவும்.
   • Google Docs, Sheets & Slides ஃபைல்கள்: அரட்டைச் சாளரத்தில் உள்ள உரையாடலுக்கு அடுத்து ஃபைல் திறக்கப்படும்.
   • பிற Google ஃபைல்கள்: புதிய உலாவிப் பக்கத்தில் ஃபைல் திறக்கப்படும். 
   • பிற வகை ஃபைல்கள் அனைத்துக்கும்: முழுத்திரையில் ஃபைல் திறக்கப்படும்.

உதவிக்குறிப்பு:  Driveவில் ஃபைல் சேர்க்கப்படவில்லை எனில் அதைப் பதிவிறக்க, ஃபைலின் பெயரைக் கிளிக் செய்யவும். PDFகள், வீடியோ ஃபைல்கள் ஆகியவை புதிய உலாவிப் பக்கத்தில் திறக்கப்படும்.

ஸ்பேஸில் ஏற்கெனவே உள்ள Google Docs, Sheets மற்றும் Slides ஃபைல்களில் பிறருடன் இணைந்து பணியாற்றுதல்

பகிரப்பட்ட Google Docs, Sheets மற்றும் Slides ஃபைல்களில் குழு உறுப்பினர்களுடன் ஸ்பேஸில் நேரடியாக இணைந்து பணியாற்றலாம். உரையாடலுக்கு அடுத்துள்ள அரட்டைச் சாளரத்தில் ஆவணம்/விரிதாள் திறக்கப்படும். இதனால் ஃபைலில் ஒன்றாக இணைந்து பணியாற்றும் போதே நீங்கள் உரையாடலாம். உங்கள் குழு உறுப்பினர்களுடன் இணைந்து பணியாற்றும்போது Gmailலில் இருந்து வெளியேறாமலேயே ஃபைல்களைத் திருத்தலாம், வடிவமைக்கலாம், பகிரலாம், பெயர் மாற்றலாம். கருத்துகள் அம்சத்தையோ Docs, Sheets, Slides ஆகியவற்றின் பிற அம்சங்களையோ பயன்படுத்த புதிய பக்கத்தில் ஃபைலைத் திறக்கவும். 

1. Gmailலைத் திறக்கவும்.
2. ஸ்பேஸைத் தேர்ந்தெடுக்கவும், அது முழுத்திரையில் தெரியவில்லை எனில் அதை விரிவாக்கவும்.
   • ஏற்கெனவே பகிரப்பட்ட ஆவணத்தைத் திறக்க, உரையாடலில் அதன் மீது கர்சரை வைத்து  உரையாடலில் திற என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். பிரிவுகளுக்கு இடையே மாறாமல் திருத்தங்களை நேரடியாகச் செய்யும் வகையில் ஆவணம் வலதுபக்கத்தில் திறக்கப்படும்.
   • பகிர்ந்த ஆவணத்தை ஸ்பேஸிற்குள் உருவாக்க, “உரையாடல்” பிரிவின் பதிலளிப்பதற்கான பகுதியில் உள்ள ஒருங்கிணைத்தல் மெனு Google Docs  என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
   • திறந்த ஆவணத்தை மூட மேல் வலதுபுறத்தில் உள்ள ‘மூடுக’ என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
3. விருப்பத்திற்குரியது: ஆவணத்தைப் புதிய உலாவிப் பக்கத்தில் திறக்க உரையாடல் மாதிரிக்காட்சியின் மேல் வலதுபுறத்தில் உள்ள ‘புதிய பக்கத்தில் திற’ என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

உதவிக்குறிப்பு: நேரடி உரையாடல் மெசேஜ்களில் ஏற்கெனவே உள்ள Google Docs, Sheets, Slides ஆகியவற்றிலும் பிறருடன் இணைந்து பணியாற்றலாம்.

கோப்பினை இணைத்தல்

இந்த வடிவங்களில் உள்ள 200 மெ.பை. வரை அளவுள்ள கோப்புகளை இணைக்கலாம்:

• .bmp
• .gif
• .jpg
• .png
• .wbmp
• .heic

ஸ்பேஸில் ஃபைலை இணைக்க சில வழிகள் உள்ளன. ஸ்பேஸின் Chat பிரிவிலோ ஃபைல்கள் பிரிவிலோ ஃபைல்களை இணைக்கலாம்.

Chat பிரிவில் இருந்து ஃபைலை இணைத்தல்

Chat தாவலில், கம்ப்யூட்டரில் இருந்தோ Google Driveவில் இருந்தோ கோப்பினை இணைக்கலாம்.

கம்ப்யூட்டரில் இருந்து கோப்பினை இணைத்தல்

1. Click Upload .
2. Select the file you want to send  click Send .

Tip: The file is not added to Drive. Other participants get the file directly in the message.

Google Driveவில் இருந்து கோப்பினை இணைத்தல்

1. Google Drive என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
2. அனுப்ப விரும்பும் கோப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இது Driveவில் இருக்கும் ஃபைலாகவோ டெஸ்க்டாப்பில் இருந்து பதிவேற்றிய ஃபைலாகவோ பதிவிறக்கங்களில் உள்ள ஃபைலாகவோ இருக்கலாம்.

உதவிக்குறிப்பு: ஸ்பேஸில் சேர்ப்பதற்கான ஃபைலை நீங்கள் தேர்ந்தெடுத்த பின்னர், ஸ்பேஸில் உள்ள உறுப்பினர்களுக்கான அணுகல் அமைப்புகளைத் தேர்வுசெய்யுமாறு உங்களிடம் கேட்கப்படும். உங்களால் ஃபைலைத் திருத்த முடிந்தால் ஃபைலைப் பார்க்க, கருத்து தெரிவிக்க அல்லது திருத்துவதற்கான அணுகலை ஸ்பேஸில் உள்ள அனைவருக்கும் வழங்குவதற்கான விருப்பம் காட்டப்படும். ஸ்பேஸிலுள்ள அனைவருக்கும் அணுகலை வழங்கினால் ஸ்பேஸில் பின்னர் சேர்பவர்களுக்கும் அது பொருந்தும்.

3. அனுப்பு  என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

ஃபைல்கள் பிரிவில் இருந்து ஃபைலை இணைத்தல்

ஸ்பேஸின் ஃபைல்கள் பிரிவில் நேரடியாக ஃபைல்களைச் சேர்க்கலாம்.

1. ஃபைலைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
2. ஸ்பேஸில் சேர்க்க விரும்பும் ஃபைலைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

உதவிக்குறிப்பு: ஃபைலை அனுப்பும்போது ஸ்பேஸிற்கோ ஸ்பேஸில் உள்ள ஒருவருக்கோ அதற்கான அணுகல் இல்லையெனில் விழிப்பூட்டலைப் பெறுவீர்கள். உங்களால் ஃபைலைத் திருத்த முடிந்தால் ஃபைலைப் பார்க்க, கருத்து தெரிவிக்க அல்லது திருத்துவதற்கான அணுகலை ஸ்பேஸில் உள்ள அனைவருக்கும் வழங்குவதற்கான விருப்பம் காட்டப்படும். ஸ்பேஸிலுள்ள அனைவருக்கும் அணுகலை வழங்கினால் ஸ்பேஸில் பின்னர் சேர்பவர்களுக்கும் அது பொருந்தும்.

3. ஃபைல்கள் பிரிவில் சேர்க்க ஃபைலை நீங்கள் தேர்வுசெய்த பின்னர் அரட்டைச் சாளரத்தில் ஃபைலுடன் வரைவு மெசேஜ் ஒன்று உருவாக்கப்படும். சமர்ப்பிப்பதற்கு முன் ஆவண இணைப்புடன் ஒரு மெசேஜைச் சேர்க்கலாம்.
4. அனுப்பு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

Chatடில் கோப்புகள் தடைசெய்யப்படுதல்

Google Chatடில் பதிவேற்றப் பிழையைப் பெறுவதற்குச் சில காரணங்கள் உள்ளன. செயல்படுத்தக்கூடிய ஃபைல்கள் போன்ற வைரஸ்களைப் பரப்பக்கூடிய ஃபைல்களையும் இணைப்புகளையும் Chat தடுக்கிறது. தீங்கிழைக்கும் மென்பொருளைத் தடுப்பதற்காக அனுமதிக்கப்படாத ஃபைல் வகைகளை Chat அடிக்கடி புதுப்பிக்கும்.

குறிப்பிட்ட ஃபைல் வகைகளை இணைக்க முடியாது. இதில் அடங்குபவை:

• ADE, ADP, APK, BAT, CAB, CHM, CMD, COM, CPL, DLL, DMG, EXE, HTA, INS, ISP, JAR, JS, JSE, LIB, LNK, MDE, MSC, MSI, MSP, MST, NSH, PIF, SCR, SCT, SHB, SYS, VB, VBE, VBS, VXD, WSC, WSF, WSH.
  GZ, BZ2 ஃபைல்கள் போன்ற சுருக்கப்பட்ட ஃபைல்களும் ZIP, TGZ ஃபைல்கள் போன்ற காப்பகங்களில் இருக்கும் ஃபைல்களும் இந்தப் பட்டியலில் அடங்கும்.
• தீங்கிழைக்கும் மேக்ரோக்களைக் கொண்ட ஆவணங்கள்.
• உள்ளடக்கம் ஒரு காப்பகமாக இருக்கும் கடவுச்சொல் மூலம் பாதுகாக்கப்பட்ட காப்பகங்கள்.

தடுக்கப்பட்ட ஃபைல் மேலே பட்டியலிடப்படாமல் இருந்து, ஃபைல் பாதுகாப்பானது என நீங்கள் உறுதியாக இருந்தால் ஃபைலை Driveவில் பதிவேற்றி அதை Drive இணைப்பாக அனுப்பவும்.

கோப்பினை அகற்றுதல்

1. Gmailலைத் திறக்கவும்.
2. ஸ்பேஸைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
3. மேலே உள்ள ஃபைல்கள் பிரிவைக் கிளிக் செய்யவும். Gmailலில், ஃபைல்கள் பிரிவைப் பார்க்க வேண்டுமெனில் ஸ்பேஸை முழுத்திரைக்கு விரிவாக்க வேண்டியிருக்கலாம்.
4. உரையாடலில் காட்டு   என்பதைக் கிளிக் செய்து ஃபைல் பகிரப்பட்ட உரையாடல் மெசேஜிற்குச் செல்லவும்.
5. ஃபைலுக்கு அடுத்துள்ள 'மேலும் செயல்கள்'  நீக்கு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

உதவிக்குறிப்புகள்:

• Driveவில் ஒரு ஃபைலை நீக்கினால் அது பகிரப்பட்ட அரட்டை மெசேஜில் இருந்து நீக்கப்படும் வரை அதன் இணைப்பு ஸ்பேஸில் காட்டப்படும்.
  • அரட்டையில் இருந்து அதை நீக்கவில்லை எனில் ஃபைலுக்கான Drive செயல்கள் முடக்கப்படும். அத்துடன் ஃபைலின் இணைப்பைக் கிளிக் செய்யும்போது "நீக்கியவை ஃபோல்டரில் ஃபைல் உள்ளது" என்ற மெசேஜ் காட்டப்படும்.
  • அரட்டையில் இருந்து அதை நீக்காமல் Driveவின் நீக்கியவை ஃபோல்டரைக் காலியாக்கிவிட்டீர்கள் எனில் ஃபைலின் இணைப்பைக் கிளிக் செய்யும்போது "ஃபைல் நீக்கப்பட்டது" என்ற மெசேஜ் காட்டப்படும். அத்துடன் பைலின் தலைப்பானது பகிரப்பட்டபோது இருந்த அதன் அசல் தலைப்பிற்கு மாற்றப்படும்.
• உரையாடல் மெசேஜில் இருந்து ஃபைலை நீக்கிவிட்டால் உரையாடலில் இருந்தும் ஸ்பேஸின் ஃபைல்கள் பிரிவில் இருந்தும் அதன் இணைப்பு அகற்றப்படும். 

Google Driveவில் கோப்புகளை ஒழுங்கமைத்தல் & நிர்வகித்தல்

• Google Driveவில் ஃபைலைச் சேர்க்க, Driveவில் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
• Driveவில் கோப்பினை நகர்த்துவதற்கான அனுமதி இருந்தால், நகர்த்து என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
• Driveவில் கோப்பினை நகர்த்துவதற்கான அனுமதி இல்லையென்றால், Driveவில் ஷார்ட்கட்டைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.
• கோப்பிற்கான ஷார்ட்கட்டை உருவாக்கியிருந்தால், Driveவில் மற்றொரு ஷார்ட்கட்டைச் சேர் என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

உதவிக்குறிப்பு: பகிரப்பட்ட கோப்பில் அரட்டை மெசேஜைத் திறக்க, அரட்டையில் காட்டு என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்.

Google Driveவில் உள்ள கோப்புகளுக்கான ஷார்ட்கட்களை நிர்வகித்தல் குறித்து மேலும் அறிக.