Administra archivos en espacios de Gmail

Para usar espacios y archivos en Gmail, activa Google Chat en la configuración de Gmail. Obtén información para activar o desactivar Chat en Gmail. 

Visualiza y administra archivos en un espacio de Gmail

Puedes ver una lista de archivos, vínculos y contenido multimedia que se compartieron en un espacio, abrir un archivo y agregar uno a Drive. Si borras un mensaje de chat con un archivo compartido, este también se borrará del espacio.

Si borras un archivo de Drive, el vínculo permanecerá en el espacio hasta que lo borres del mensaje de chat donde se compartió. Al borrar el archivo del mensaje de chat, se quita el vínculo del archivo del chat y de la pestaña Archivos compartidos del espacio.

1. Abre Gmail.
2. Selecciona el espacio.
3. En la parte superior, presiona la pestaña Archivos.
   • Sugerencia: Si no aparece la pestaña Archivos, expande el espacio a pantalla completa. Los archivos aparecen ordenados por fecha y se muestran cuando el historial está activado.
4. Para abrir un archivo, presiona el nombre correspondiente.
   • Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google: El archivo se abrirá junto a la conversación en la ventana de chat.
   • Otros archivos de Google: El archivo se abrirá en una nueva pestaña del navegador. 
   • Todos los demás tipos de archivos: El archivo se abrirá como una vista previa en pantalla completa.

Sugerencia: Si un archivo no se agrega a Drive, presiona el nombre del elemento para descargarlo. Los archivos PDF y de video se abrirán en una nueva pestaña del navegador.

Cómo adjuntar un archivo

Puedes adjuntar archivos de hasta 200 MB en los siguientes formatos:

• .bmp
• .gif
• .jpg
• .png
• .wbmp
• .heic

Inserta una imagen

1. En los espacios, ve al mensaje o a la conversación.
2. Presiona Insertar imagen .
3. Elige el archivo que deseas enviar.
4. Presiona Enviar .

Toma y envía una foto

1. En los espacios, ve al mensaje o a la conversación.
2. Presiona el menú de acciones Cámara .
3. Toma una foto.
4. Presiona Enviar ​​​​​​​.

Puedes adjuntar un archivo en un espacio de Google de diferentes maneras. Ve al mensaje o a la conversación en un espacio de Google y selecciona una de las siguientes opciones:

Adjunta un archivo desde Google Drive

1. Presiona el menú de acciones Drive .
2. Selecciona el archivo que deseas enviar. Puede ser un archivo de tu unidad de Drive o uno que subas de tu escritorio o de tus descargas.
   • Tras seleccionar el archivo que desees agregar al espacio, se te pedirá que elijas la configuración de acceso para los miembros de ese espacio. Si puedes editar el archivo, verás una opción que permite otorgar acceso a todos los participantes del espacio para ver, comentar o editar el documento. Si otorgas acceso a todos los participantes de un espacio, también se aplicará a las personas que se unan más tarde.
3. Presiona Enviar .

Adjunta un archivo desde la pestaña Archivos

1. Presiona Agregar archivo .
2. Selecciona el archivo que deseas enviar.
   • Cuando envíes el archivo, recibirás una advertencia si el espacio o un miembro de este no tienen acceso. Si puedes editar el archivo, verás una opción que permite otorgar acceso a todos los participantes del espacio para ver, comentar o editar el documento. Si otorgas acceso a todos los participantes de un espacio, también se aplicará a quienes se unan más tarde.
3. Presiona Enviar .

Archivos bloqueados en Chat

Hay varios motivos por los que podrías recibir un error de carga en Google Chat. Chat bloquea los archivos o vínculos que podrían propagar virus, como los archivos ejecutables. Para mantenerse al día con el software malicioso, Chat actualiza de manera periódica los tipos de archivo que no están permitidos.

No puedes adjuntar ciertos tipos de archivo. Por ejemplo:

• ADE, ADP, APK, BAT, CAB, CHM, CMD, COM, CPL, DLL, DMG, EXE, HTA, INS, ISP, JAR, JS, JSE, LIB, LNK, MDE, MSC, MSI, MSP, MST, NSH, PIF, SCR, SCT, SHB, SYS, VB, VBE, VBS, VXD, WSC, WSF y WSH.
  Esta lista incluye formatos comprimidos, como archivos GZ o BZ2, o elementos que se encuentren en archivos, como ZIP o TGZ.
• Documentos con macros maliciosas.
• Archivos protegidos por contraseña cuyo contenido es otro archivo.

Si un archivo bloqueado no aparece en la lista anterior y tienes certeza de que es seguro, súbelo a Drive y, luego, envíalo como archivo adjunto de Drive.

Cómo quitar un archivo

Importante: Debes usar una cuenta de Google Workspace para quitar un archivo de un espacio.

1. En el menú de navegación de la parte inferior, presiona Espacios selecciona el espacio.
2. En la parte superior, haz clic en la pestaña Compartidos. Junto al archivo, haz clic en Ver en el chat .
3. Coloca el cursor sobre el mensaje que contiene el archivo.
4. Haz clic en Más acciones Borrar Borrar.

Notas:

• Si borras un archivo de Drive, el vínculo permanecerá en el espacio hasta que lo borres del mensaje de chat donde se compartió.
  • Si no lo borras del chat, cuando selecciones el vínculo del archivo, se mostrará un mensaje para indicar que el archivo está en la papelera.
  • Si no lo borras del chat y vacías la papelera de Drive, no podrás abrir el archivo desde ese vínculo.
• Al borrar el archivo del mensaje de chat, se quita el vínculo del archivo del chat y de la pestaña Archivos compartidos del espacio.

Cómo organizar y administrar archivos en Google Drive

• Para agregar un archivo a Google Drive, presiona Agregar a Drive .
• Si tienes permiso para mover un archivo en Drive, presiona Mover .
• Si no tienes permiso para mover un archivo en Drive, presiona Agregar acceso directo a Drive .
• Si creaste un acceso directo a un archivo, presiona Agregar otro acceso directo a Drive .

Sugerencia: Para abrir un mensaje de chat con un archivo compartido, presiona Ver en Chat .

Obtén más información para administrar accesos directos a archivos en Google Drive.