Administra archivos en espacios de Gmail

Para usar espacios y archivos en Gmail, activa Google Chat en la configuración de Gmail. Obtén información para activar o desactivar Chat en Gmail. 

Visualiza y administra archivos en un espacio de Gmail

Puedes ver una lista de archivos, vínculos y contenido multimedia que se compartieron en un espacio, abrir un archivo y agregar uno a Drive. Si borras un mensaje de chat con un archivo compartido, este también se borrará del espacio.

Si borras un archivo de Drive, el vínculo permanecerá en el espacio hasta que lo borres del mensaje de chat donde se compartió. Al borrar el archivo del mensaje de chat, se quita el vínculo del archivo del chat y de la pestaña Archivos compartidos del espacio.

1. Abre Gmail.
2. Selecciona el espacio.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Archivos.
   • Sugerencia: Si no aparece la pestaña Archivos, expande el espacio a pantalla completa. Los archivos aparecen ordenados por fecha y se muestran cuando el historial está activado.
4. Para abrir un archivo, haz clic en el nombre correspondiente.
   • Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google: El archivo se abrirá junto a la conversación en la ventana de chat.
   • Otros archivos de Google: El archivo se abrirá en una nueva pestaña del navegador. 
   • Todos los demás tipos de archivos: El archivo se abre como una vista previa en pantalla completa.

Sugerencia: Si un archivo no se agrega a Drive, haz clic en el nombre del elemento para descargarlo. Los archivos PDF y de video se abrirán en una nueva pestaña del navegador.

Colabora en archivos existentes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google en un espacio

Puedes colaborar en archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google compartidos directamente con los miembros de tu equipo en un espacio. El documento o la hoja de cálculo se abrirán en la ventana de chat junto a la conversación, donde podrás chatear mientras colaboras en el archivo. Al colaborar con los miembros de tu equipo, puedes editar los archivos, darles formato, compartirlos y cambiarles el nombre sin salir de Gmail. Para trabajar con comentarios o usar otras funciones de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, abre el archivo en una nueva pestaña. 

1. Abre Gmail.
2. Selecciona un espacio y expándelo a pantalla completa si aún no lo hiciste.
   • Para abrir un documento ya compartido, desplázate sobre este en el chat  haz clic en Abrir en el chat . El documento se abrirá a la derecha, donde podrás editarlo directamente sin cambiar de pestaña.
   • Para crear un documento compartido en un espacio, en el área de respuesta de la pestaña “Conversación”, haz clic en el menú Integración Documentos de Google .
   • Para cerrar un documento abierto, en la esquina superior derecha, haz clic en Cerrar .
3. Opcional: Para abrir el documento en una nueva pestaña del navegador, en la esquina superior derecha de la vista previa de la conversación, haz clic en Abrir en una nueva pestaña .

Sugerencia: También puedes colaborar en archivos existentes de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google por medio de mensajes de chat directos.

Cómo adjuntar un archivo

Puedes adjuntar archivos de hasta 200 MB en los siguientes formatos:

• .bmp
• .gif
• .jpg
• .png
• .wbmp
• .heic

Existen varias formas de adjuntar un archivo en un espacio. Puedes adjuntarlo en la pestaña Chat o en la pestaña Archivos de un espacio.

Cómo adjuntar un archivo desde la pestaña Chat

En la pestaña Chat, puedes adjuntar un archivo desde una computadora o desde Google Drive.

Cómo adjuntar un archivo desde una computadora

1. Click Upload .
2. Select the file you want to send  click Send .

Tip: The file is not added to Drive. Other participants get the file directly in the message.

Cómo adjuntar un archivo desde Google Drive

1. Haz clic en Google Drive .
2. Selecciona el archivo que deseas enviar. Puede ser un archivo de tu unidad de Drive, o bien un archivo subido de tu escritorio o tus descargas.

Nota: Tras seleccionar el archivo que desees agregar al espacio, se te pedirá que elijas la configuración de acceso para los miembros de ese espacio. Si puedes editar el archivo, verás una opción que otorga acceso a todos los participantes del espacio para ver, comentar o editar el documento. Si otorgas acceso a todos los participantes de un espacio, también se aplicará a las personas que se unan más tarde.

3. Haz clic en Enviar .

Cómo adjuntar un archivo desde la pestaña Archivos

Puedes agregar archivos directamente a la pestaña Archivos de un espacio.

1. Haz clic en Agregar archivo .
2. Selecciona el archivo que desees agregar al espacio.

Nota: Cuando envíes el archivo, recibirás una alerta si el espacio o un miembro de él no tienen acceso. Si puedes editar el archivo, verás una opción que otorga acceso a todos los participantes del espacio para ver, comentar o editar el documento. Si otorgas acceso a todos los participantes de un espacio, también se aplicará a quienes se unan más tarde.

3. Una vez que elijas un archivo para agregarlo a la pestaña Archivos, se creará un borrador con el archivo en la ventana de chat. Puedes agregar un mensaje con el vínculo del documento antes de enviarlo.
4. Haz clic en Enviar .

Archivos bloqueados en Chat

Hay varios motivos por los que podrías recibir un error de carga en Google Chat. Chat bloquea los archivos o vínculos que podrían propagar virus, como los archivos ejecutables. Para mantenerse al día con el software malicioso, Chat actualiza de manera periódica los tipos de archivo que no están permitidos.

No puedes adjuntar ciertos tipos de archivo. Por ejemplo:

• ADE, ADP, APK, BAT, CAB, CHM, CMD, COM, CPL, DLL, DMG, EXE, HTA, INS, ISP, JAR, JS, JSE, LIB, LNK, MDE, MSC, MSI, MSP, MST, NSH, PIF, SCR, SCT, SHB, SYS, VB, VBE, VBS, VXD, WSC, WSF y WSH.
  Esta lista incluye formatos comprimidos, como archivos GZ o BZ2, o elementos que se encuentren en archivos, como ZIP o TGZ.
• Documentos con macros maliciosas.
• Archivos protegidos por contraseña cuyo contenido es otro archivo.

Si un archivo bloqueado no aparece en la lista anterior y tienes certeza de que es seguro, súbelo a Drive y, luego, envíalo como archivo adjunto de Drive.

Cómo quitar un archivo

1. Abre Gmail.
2. Selecciona el espacio.
3. En la parte superior, haz clic en la pestaña Archivos. En Gmail es posible que debas expandir el espacio a pantalla completa para ver esta pestaña.
4. Haz clic en Ver en el chat    y desplázate hasta el mensaje de chat donde se compartió el archivo.
5. Junto al archivo, haz clic en Más acciones  Borrar .

Notas:

• Si borras un archivo de Drive, el vínculo correspondiente permanecerá en el espacio hasta que lo borres del mensaje de chat donde se compartió.
  • Si no lo borras del chat, se inhabilitarán las acciones de Drive para el archivo y se mostrará el mensaje "Archivo en la papelera" al hacer clic en el vínculo del archivo.
  • Si no lo borras del chat y vacías la papelera de Drive, se mostrará el mensaje "Se borró el archivo" al hacer clic en el vínculo del archivo; el título del archivo se revertirá al original que tenía cuando se compartió por primera vez.
• Al borrar el archivo del mensaje de chat, se quitará el vínculo del archivo del chat y de la pestaña Archivos del espacio. 

Cómo organizar y administrar archivos en Google Drive

• Para agregar un archivo a Google Drive, haz clic en Agregar a Drive .
• Si tienes permiso para mover un archivo en Drive, haz clic en Mover .
• Si no tienes permiso para mover un archivo en Drive, haz clic en Agregar acceso directo a Drive .
• Si creaste un acceso directo a un archivo, haz clic en Agregar otro acceso directo a Drive .

Sugerencia: Para abrir un mensaje de chat con un archivo compartido, haz clic en Ver en Chat .

Obtén más información para administrar accesos directos a archivos en Google Drive.