برای استفاده از فضاها و فایل‌ها در Gmail، «Google Chat» را در تنظیمات Gmail روشن کنید. با نحوه روشن یا خاموش کردن Chat در Gmail آشنا شوید.
مشاهده و مدیریت فایل‌ها در فضای Gmail
می‌توانید فهرستی از فایل‌ها، پیوندها، و رسانه‌های هم‌رسانی‌شده در فضا را مشاهده کنید، فایل‌ها را باز کنید، و آن‌ها را به Drive اضافه کنید. اگر پیام گپی را که فایل هم‌رسانی‌شده دارد حذف کنید، پیام از فضا هم حذف می‌شود.
اگر فایلی را در Drive حذف کنید، تازمانی‌که پیوند فایل را از پیام گپی که در آن هم‌رسانی شده است حذف نکنید، پیوند فایل در فضا باقی می‌ماند. وقتی فایل را از پیام گپ حذف می‌کنید، پیوند فایل از گپ و برگه «هم‌رسانی‌شده» در فضا برداشته می‌شود.
- Gmail را باز کنید؛
- فضا را انتخاب کنید؛
- در بالا، روی برگه فایل‌ها ضربه بزنید؛
- نکته: اگر برگه Files نمایان نیست، فضا را به حالت تمام‌صفحه گسترده کنید. وقتی سابقه روشن باشد فایل‌ها نمایش داده می‌شود و براساس تاریخ مرتب می‌شود؛
- برای باز کردن فایل، روی نام آن ضربه بزنید؛
- برای «سندنگار»، «کاربرگ‌نگار»، و «اسلایدنگار» Google:فایل در کنار مکالمه در پنجره گپ باز می‌شود.
- برای فایل‌های دیگر Google: فایل در برگه مرورگر جدیدی باز می‌شود.
- برای دیگر انواع فایل: فایل به‌صورت پیش‌نمای تمام‌صفحه باز می‌شود.
نکته: اگر فایلی به Drive اضافه نشده است، روی نام فایل ضربه بزنید تا بارگیری شود. فایل‌های PDF و ویدیو در برگه مرورگر جدیدی باز می‌شود.
می‌توانید فایل‌هایی تا حداکثر ۲۰۰ مگابایت را در قالب‌های زیر پیوست کنید:
- .bmp
- .gif
- .jpg
- .png
- .wbmp
- .heic
درج تصویر
- در فضاها، به پیام یا مکالمه بروید؛
- روی «درج تصویر»
ضربه بزنید؛
- فایل مورد نظر را برای ارسال انتخاب کنید؛
- روی «ارسال»
ضربه بزنید.
گرفتن عکس و ارسال آن
- در فضاها، به پیام یا مکالمه بروید؛
- روی «منوی کنش‌ها»
دوربین
ضربه بزنید؛
- عکسی بگیرید؛
- روی «ارسال»
ضربه بزنید؛پیوست کردن فایل از Google Drive
- روی «منوی کنش‌ها»
Drive
ضربه بزنید؛
- فایل موردنظرتان را برای ارسال انتخاب کنید. این فایل می‌تواند یکی از فایل‌های Drive شما باشد یا فایلی باشد که از رایانه یا قسمت بارگیری‌ها بارگذاری می‌کنید؛
- پس‌از اینکه فایل را برای افزودن به فضا انتخاب کردید، از شما خواسته می‌شود تنظیمات دسترسی را برای اعضای آن فضا انتخاب کنید. اگر بتوانید فایل را ویرایش کنید، گزینه‌ای برای ارائه دسترسی «مشاهده»، «نظر دادن»، یا «ویرایش» به همه افراد حاضر در فضا می‌بینید. اگر به همه افراد فضا اجازه دسترسی بدهید، این اجازه به همه افرادی که بعداً به فضا می‌پیوندند نیز داده می‌شود.
- روی «ارسال»
Drive پیوست کردن فایل از برگه Files
- روی «افزودن فایل»
ضربه بزنید؛
- فایل موردنظرتان را برای ارسال انتخاب کنید.
- وقتی فایل را ارسال می‌کنید، اگر فضا یا فردی در فضا به آن دسترسی نداشته باشد به شما هشدار داده خواهد شد. اگر بتوانید فایل را ویرایش کنید، گزینه‌ای برای ارائه دسترسی «مشاهده»، «نظر دادن»، یا «ویرایش» به همه افراد حاضر در فضا می‌بینید. اگر به همه افراد فضا اجازه دسترسی بدهید، این اجازه به همه افرادی که بعداً به فضا می‌پیوندند نیز داده می‌شود؛
- روی «ارسال»
چند دلیل برای دریافت خطای بارگذاری در Google Chat وجود دارد. Chat فایل‌ها و پیوندهایی را که ممکن است ویروس پخش کنند (مثلاً فایل‌های اجرایی) مسدود می‌کند. Chat برای به‌روز ماندن با نرم‌افزارهای مخرب، انواع فایل‌های غیرمجاز را به‌طور منظم به‌روزرسانی می‌کند.
نمی‌توانید برخی‌از انواع فایل را پیوست کنید. تنظیمات شامل این مواردند:
- ADE، ADP، APK، BAT، CAB، CHM، CMD، COM، CPL، DLL، DMG، EXE، HTA، INS، ISP، JAR، JS، JSE، LIB، LNK، MDE، MSC، MSI، MSP، MST، NSH، PIF، SCR، SCT، SHB، SYS، VB، VBE، VBS، VXD، WSC، WSF، و WSH.
این فهرست هر فرمی از فایل فشرده‌شده (مثلاً GZ یا BZ2) یا فایل‌هایی که در بایگانی‌ها یافت می‌شود (مثلاً ZIP یا TGZ) را دربرمی‌گیرد. - اسنادی که ماکروهای مخرب دارند.
- بایگانی‌های محافظت‌شده با گذرواژه که محتوایشان فایل بایگانی است.
اگر فایل مسدودشده‌ای در فهرست بالا قرار ندارد و اطمینان دارید فایل مسدودشده امن است، فایل را در Drive بارگذاری کنید و سپس آن را به‌صورت پیوست Drive ارسال کنید.
مهم: برای حذف فایل از فضا، باید از حساب Google Workspace استفاده کنید.
- در منو پیمایش پایین، روی «فضاها»
ضربه بزنید
- در بالا، روی برگه هم‌رسانی‌شده کلیک کنید. در کنار فایل موردنظر، روی «مشاهده در گپ»
کلیک کنید.
- نشانگر را روی پیام حاوی فایل نگه دارید.
- روی «کنش‌های بیشتر»
ضربه بزنید 
کلیک کنید.
نکته‌ها:
- اگر فایلی را در Drive حذف کنید، تازمانی‌که پیوند فایل را از پیام گپی که در آن هم‌رسانی شده است حذف نکنید، پیوند فایل در فضا باقی می‌ماند.
- اگر پیوند فایل را از گپ حذف نکنید، وقتی آن را انتخاب می‌کنید پیام «فایل در حذف‌شده‌ها است» نشان داده خواهد شد.
- اگر پیوند فایل را از گپ حذف نکنید و حذف‌شده‌های Drive خالی شده باشد، دیگر نمی‌توانید فایل را ازطریق پیوند فایل باز کنید.
- وقتی فایل را از پیام گپ حذف می‌کنید، پیوند فایل از گپ و برگه «هم‌رسانی‌شده» در فضا برداشته می‌شود.
- برای افزودن فایل به Google Drive، روی «افزودن به Drive»
ضربه بزنید.
- اگر اجازه انتقال فایل در Drive را دارید، روی «انتقال»
ضربه بزنید.
- اگر اجازه انتقال فایل در Drive را ندارید، روی «افزودن میان‌بر به Drive»
ضربه بزنید.
- اگر میان‌بری برای فایل ایجاد کرده‌اید، روی «افزودن میان‌بری دیگر به Drive»
ضربه بزنید.
ضربه بزنید.
ضربه بزنید.
ضربه بزنید.نکته: برای باز کردن پیام گپی که حاوی فایل هم‌رسانی‌شده است، روی «مشاهده در Chat» 
درباره مدیریت میان‌بر فایل‌ها در Google Drive بیشتر بدانید.