В этой статье сравниваются функции компьютерного приложения Outlook и веб-версии Gmail, а также приведены преимущества перехода на Gmail.
Содержание
- Преимущества перехода на Gmail
- Чем отличается работа в Gmail от Outlook
- Краткое сравнение функций
- Различные названия похожих функций
- Совместная работа и использование других приложений с Gmail
Преимущества перехода на Gmail
Gmail – это приложение на основе веб-технологий
Приложение Gmail разработано на основе веб-технологий, и в нем изначально предусмотрены широкие возможности совместной работы и универсальность. Это является преимуществом по сравнению с другими почтовыми приложениями, разработанными для ПК и предназначенными для работы в одиночку. Например:
- Gmail можно использовать даже на ходу. Gmail работает в веб-браузере, а не в виде приложения на компьютере. Благодаря использованию веб-браузера проще работать с коллегами над проектами организации или учебного заведения в любой точке мира и на любом устройстве.
- Вы не потеряете выполненную работу. Все изменения сохраняются автоматически. Вам не нужно постоянно нажимать Сохранить или настраивать автосохранение.
Функции Gmail основаны на технологиях искусственного интеллекта Google
При переходе на Gmail вы получаете эффективные возможности на основе искусственного интеллекта, в том числе следующие:
- Умный ввод и персональные подсказки. Используйте персональные подсказки при вводе текста, чтобы создавать письма и отвечать на них быстрее. Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.
- Папка "Входящие" с вкладками. В Gmail доступно распределение входящих писем по разным категориям, например "Промоакции", "Соцсети", "Новости" и "Форумы". Благодаря этому вы в первую очередь будете видеть самые важные письма. Как выбрать тип папки "Входящие"
- Рекомендации по отмене подписки. В Gmail есть кнопка отмены подписки для отправителей рекламных писем, чтобы вы могли одним нажатием удалять свой адрес из списков рассылки. Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.
- Маркеры важности. Gmail может автоматически помечать письма, которые могут быть важны для вас, на основе выполненных вами ранее действий. Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.
- Спам-фильтры. Gmail автоматически блокирует более 99,9 % спама, фишинговых и вредоносных писем и защищает более 1,5 миллиарда почтовых ящиков. Любые подозрительные письма автоматически отправляются в папку "Спам". Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.
- Напоминания. Gmail может перемещать письма, на которые вам нужно ответить, в верхнюю часть списка в папке "Входящие", чтобы напомнить о них. Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.
В Gmail можно включить автоматическое обновление писем
Если включен динамический контент в письмах, вы можете выполнять различные задачи, например отвечать на приглашения, опросы и комментарии в Google Документах, не выходя из Gmail. Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail.
Централизованный сервис для всех каналов связи
Отправляйте электронные письма, общайтесь в Google Chat, начинайте видеовстречи и работайте с календарем, не выходя из Gmail. Кроме того, вы можете искать контент во всех каналах связи в одном окне браузера. Узнайте, как выбрать каналы связи…
Чем отличается работа в Gmail от Outlook
Вполне естественно, что при переходе на Gmail вы захотите использовать уже привычные вам рабочие процессы. Многие из них можно воссоздать в Gmail, но после перехода рекомендуем изучить новые способы организации работы.
Ознакомьтесь с приведенными ниже советами и рекомендациями, чтобы узнать, чем будет отличаться работа в Gmail.
| Рабочий процесс в Outlook | Советы и рекомендации по работе в Gmail |
|---|---|
| Работайте совместно над копиями документов. Отправляйте коллегам копии документов в виде прикрепленных файлов. | Работайте совместно над одним документом. Делитесь файлами в формате Google Документов, Таблиц и Презентаций, а также меняйте разрешения на доступ и отвечайте на комментарии, не выходя из Gmail. Подробнее… |
| Сортируйте письма по отправителю. Используйте строку поиска или меню фильтров в папке "Входящие". | Используйте функцию поиска писем. Выполняйте поиск с использованием расширенных критериев, готовых фильтров и оверлея поиска приложений. Подробнее… |
| Помечайте отправляемые письма как важные. Выберите маркер высокой важности. | Используйте подходящие темы. Выделяйте важные письма с помощью поля темы. Подробнее… |
| Форматируйте текст в письмах. Применяйте форматы в окне письма. | Используйте Google Документы для специальных форматов. Применяйте простое форматирование в окне письма. Чтобы использовать расширенное форматирование или таблицы, отредактируйте письмо в сервисе "Google Документы" и отправьте прямо из него. Подробнее… |
| Добавляйте кнопки голосования к письмам. Пройдите опрос по электронной почте. | Используйте Google Формы для опросов. Пройдите опрос с помощью Google Форм. Подробнее… |
| Используйте пометки в качестве напоминаний о необходимости отслеживания. Используйте пометки, чтобы отслеживать важные письма. | Помечайте письма как важные или откладывайте их. Помечайте письма как важные, откладывайте их или добавляйте пометки. Подробнее… |
| Электронная почта группы. Используйте правила, категории и папки. | Фильтруйте письма и добавляйте ярлыки. Применяйте к письмам фильтры и цветные ярлыки. Подробнее… |
| Публикуйте письма в папках. Отправляйте письма с информацией в папки в своем аккаунте. | Отправляйте письма себе. Затем вы можете применять к ним ярлыки или помечать как важные. Подробнее… |
| Используйте общие папки. Делитесь информацией в организации. | Используйте Google Диск. Делитесь файлами и папками на Google Диске. Дополнительные сведения можно найти в Справочном центре редакторов Документов. |
| Используйте общий почтовый ящик. Разрешите нескольким пользователям отправлять письма с одного адреса электронной почты. | Делегируйте доступ к аккаунту электронной почты. Разрешите нескольким пользователям работать с одним аккаунтом электронной почты или создайте общий почтовый ящик. Дополнительную информацию можно найти в Справочном центре Gmail. |
| Используйте автоархивацию и фильтр "Очистка". Настройте правила автоматического перемещения писем из папки "Входящие" в файл архива Outlook. | Используйте фильтр, чтобы автоматически отправлять письма в архив.Настройте фильтры и помещайте письма в архив "Вся почта" автоматически или делайте это вручную. Запускать правила через определенные периоды времени не обязательно. Подробнее… |
Краткое сравнение функций
В таблице ниже приведены различия между Outlook и Gmail.
| Функция или задача | Outlook (версия для ПК) | Gmail (веб-интерфейс) |
|---|---|---|
| Открытие письма |
Откройте Outlook на компьютере.
|
Откройте в браузере сайт gmail.com. Подробнее… |
| Создание письма | Используйте средства проверки правописания. | Получайте варианты написания для текста и персональные подсказки по вводу. Подробнее… |
| Сохранение черновиков | Нажмите Главная Создать сообщение, а затем выберите Сохранить. |
Нажмите кнопку Написать. Черновики сохраняются автоматически. Чтобы найти черновик, перейдите в папку "Черновики". Подробнее… |
| Прикрепление письма к письму | В окне письма вставьте объект Outlook или используйте перетаскивание. | Перешлите как прикрепленный файл или используйте перетаскивание. Подробнее… |
| Сохранение прикрепленных файлов | Сохраняйте прикрепленные файлы на компьютер. | Загрузите прикрепленные файлы на Google Диск. Подробнее… |
| Просмотр отдельных сообщений или их цепочек | Упорядочьте по цепочке или отправителю. Прокрутите, чтобы увидеть все элементы (в версии для ПК). | Используйте быстрые настройки, чтобы изменить просмотр в виде цепочки. Просматривайте до 100 элементов на экране (веб-версия). Подробнее… |
| Ответ на электронное письмо | На ленте нажмите Ответить. | В письме нажмите Ответить. Чтобы отвечать быстрее, используйте подсказки функции "Быстрый ответ". Подробнее… |
| Ответ непосредственно на контент предыдущего письма | В ответном письме напишите "Привожу свой ответ в тексте ниже". Затем введите ответ в предыдущем письме. | Скопируйте текст из предыдущего письма в ответ и примените формат цитаты. Затем введите текст ответа. Подробнее… |
| Добавление ярлыков для настроек | Задавайте настройки с помощью ленты. | Добавляйте пользовательские быстрые клавиши. Подробнее… |
Различные названия похожих функций
Для некоторых похожих функций в Outlook и Gmail используются различные названия, которые приведены в таблице ниже.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| Папки | Ярлыки |
| Правила | Фильтры |
| Новое письмо | Новое сообщение |
| Откладывание доставки | Планирование отправки |
| Отзыв сообщения | Отмена отправки |
| Персонализированная рассылка | Персонализированная рассылка |
| Шифрование электронной почты | Конфиденциальный режим |
| Оповещения | Уведомления |
| Экспресс-блоки | Шаблоны электронных писем |
| Игнорируйте цепочки писем. | Игнорируйте цепочки писем. |
| Нежелательная почта | Спам |
| Удаленные элементы | Корзина |
Совместная работа и использование других приложений с Gmail
При использовании Gmail вы можете переходить от одного канала общения к другому, не меняя интерфейс.
| Задача | Как выполнить задачу в веб-версии Gmail |
|---|---|
| Совместная работа с коллегами с помощью Outlook | Как использовать Outlook вместе с Gmail |
| Редактирование письма вместе с коллегами | Совместная работа над контентом письма в документе Google |
| Общение с коллегами в чате и предоставление доступа к контенту в чат-группах | Как использовать Google Chat в интерфейсе Gmail |
| Удобный способ связаться с коллегами | Как добавить пользователей в Google Контакты |
| Организация видеовстреч и совершение голосовых звонков | Как использовать Google Meet в интерфейсе Gmail |
| Планирование встреч | Как использовать боковую панель Google Календаря в Gmail |
| Создание задачи из письма | Как перетащить электронное письмо в Google Задачи |
| Создание заметок на основе писем | Как сохранить электронное письмо в Google Keep |
| Проведение опросов | Как отправить опрос Google Форм |
Вашему бизнесу требуются расширенные функции Google Workspace?
Попробуйте Google Workspace уже сегодня
Google, Google Workspace, а также другие связанные знаки и логотипы являются товарными знаками компании Google LLC. Все другие названия компаний и продуктов являются товарными знаками соответствующих компаний.