Microsoft Outlook y Gmail tienen muchas funciones similares y diferencias importantes. En este artículo, se compara la app de Outlook para computadoras con la versión web de Gmail y se destacan los beneficios de cambiarse a Gmail.
Índice
- ¿Por qué cambiarse a Gmail?
- Qué harás de otra manera en Gmail
- Vista rápida de las diferencias de funciones
- Funciones similares con nombres diferentes
- Cómo colaborar y usar otras apps con Gmail
¿Por qué cambiarse a Gmail?
Gmail es una app nativa de la Web
Gmail se diseñó para la Web con el objetivo de brindar flexibilidad y colaboración, lo que proporciona ventajas en comparación con las apps de correo electrónico que se crearon para computadoras de escritorio y para funcionar de forma aislada. Por ejemplo:
- Gmail siempre está disponible estés donde estés: Gmail se ejecuta en un navegador web en vez de una app en la computadora, lo que facilita la colaboración en proyectos laborales o educativos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
- Nunca perderás tu trabajo: Los cambios se guardan automáticamente mientras trabajas. No es necesario hacer clic constantemente en Guardar ni configurar el guardado automático.
Las funciones de Gmail cuentan con la tecnología Google AI
Cuando te cambias a Gmail, obtienes funciones potentes de IA (inteligencia artificial), incluidas las siguientes:
- Redacción inteligente y sugerencias personalizadas: Obtén sugerencias de escritura personalizadas mientras tipeas para escribir y responder mensajes con más rapidez. Más información en el Centro de ayuda de Gmail
- Carpeta Recibidos con pestañas: Haz que Gmail ordene automáticamente tus mensajes en categorías como Promociones, Social, Notificaciones y Foros para ver primero los mensajes más importantes. Cómo elegir el tipo de Recibidos
- Sugerencias para anular suscripciones: Gmail ofrece un botón simple para anular la suscripción de remitentes promocionales, de modo que puedas quitar tu dirección de sus listas de distribución con un solo clic. Más información en el Centro de ayuda de Gmail
- Marcadores de importancia: Permite que Gmail use las acciones que realizaste en el pasado para predecir qué mensajes podrían ser importantes y marcarlos. Más información en el Centro de ayuda de Gmail
- Filtros de spam: Gmail bloquea automáticamente más del 99.9% del spam, la suplantación de identidad (phishing) y el software malicioso, y protege más de 1,500 millones de bandejas de entrada. Ten la tranquilidad de que el correo electrónico sospechoso se identifica automáticamente y se envía a la carpeta de spam. Más información en el Centro de ayuda de Gmail
- Sugerencias: Gmail puede recordar los mensajes que esperan tu respuesta de manera inteligente, ya que los vuelve a colocar en la parte superior de Recibidos. Más información en el Centro de ayuda de Gmail
Gmail puede actualizar los mensajes para mostrar el contenido más reciente
Cuando el correo electrónico dinámico está activado, puedes completar tareas (como responder eventos, completar cuestionarios y responder comentarios) en Documentos de Google, todo sin salir de Gmail. Más información en el Centro de ayuda de Gmail
Consolida tus canales de comunicación en un solo lugar
Envía correos electrónicos, usa Chat, inicia videoconferencias y administra el calendario, todo desde Gmail. También puedes buscar contenido en todos tus canales de comunicación en una ventana del navegador. Más información para elegir canales de comunicación
Qué harás de otra manera en Gmail
Cuando te cambies a Gmail, es normal querer conservar tus flujos de trabajo existentes. Si bien es posible replicar algunos flujos de trabajo de Outlook en Gmail, el cambio es una buena oportunidad para explorar nuevas formas de trabajar.
Sigue estas prácticas recomendadas y sugerencias para saber qué harás de otra manera cuando te cambies a Gmail.
| Flujo de trabajo de Outlook | Prácticas recomendadas y sugerencias de Gmail |
|---|---|
| Colabora en copias de documentos: Envía copias a tus colegas como archivos adjuntos de correo electrónico. | Trabaja en equipo en el mismo documento: Comparte Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, actualiza los permisos de uso compartido y responde los comentarios sin salir de Gmail. Más información |
| Ordena por remitente: Usa la barra de búsqueda o el menú de filtro de Recibidos. | Usa la búsqueda para encontrar mensajes: Busca con criterios de búsqueda avanzados, chips y superposición de la búsqueda de apps. Más información |
| Marca los mensajes que envíes como importantes: Selecciona el marcador de importancia alta. | Usa asuntos más inteligentes: Destaca la importancia del mensaje en el campo del asunto. Más información |
| Dale formato al texto del correo electrónico: Aplica formatos de texto en la ventana del mensaje. | Usa Documentos de Google para formatos de texto especiales: Aplica formatos de texto de uso común en la ventana del mensaje. Para opciones de formato o tablas avanzadas, edita y envía correos electrónicos desde Documentos de Google. Más información |
| Agrega botones para votar a un mensaje: Responda una encuesta por correo electrónico. | Usa Formularios de Google para encuestas: Realiza una encuesta con Formularios de Google. Más información |
| Usa marcas como recordatorios de seguimiento: Usa las marcas para hacer un seguimiento de los mensajes importantes que recibes. | Destaca o pospón mensajes importantes: Destaca, pospone o marca los mensajes que recibes como importantes. Más información |
| Agrupa el correo electrónico: Usa reglas, categorías y carpetas. | Filtra y etiqueta el correo electrónico: Usa filtros y aplica etiquetas a los mensajes. Más información |
| Publica mensajes en carpetas: Envía mensajes informativos a carpetas de tu cuenta. | Envía mensajes a tu propia dirección: Luego, aplica etiquetas a los mensajes o márcalos como importantes. Más información |
| Usa carpetas públicas: Comparte información dentro de tu organización. | Usa Google Drive: Comparte archivos y carpetas en Google Drive. Más información en el Centro de ayuda de editores de Documentos |
| Usa un buzón compartido: Permite que varias personas envíen mensajes desde una sola dirección de correo electrónico. | Delega una cuenta de correo electrónico: Permite que varias personas usen una sola cuenta de correo electrónico o crea una bandeja de entrada colaborativa. Más información en el Centro de ayuda de Gmail |
| Usa las funciones Autoarchivar y Limpieza : Configura reglas para mover los mensajes de tu carpeta Recibidos al archivo de Outlook de forma periódica. | Usa filtros para archivar automáticamente los mensajes:Archiva mensajes o configura filtros para moverlos automáticamente al archivo. No es necesario programar reglas para que se ejecuten a intervalos regulares. Después de archivar los mensajes, de igual forma puedes buscarlos en la etiqueta Todos. Más información |
Vista rápida de las diferencias de funciones
En esta sección, se destacan las diferencias entre las funciones de Outlook y Gmail.
| Función o tarea | Outlook (para computadoras) | Gmail (web) |
|---|---|---|
| Abrir tu correo electrónico |
Abre Outlook en tu computadora.
|
Ve a gmail.com en cualquier navegador. Más información |
| Escribir un correo electrónico | Usa correctores de ortografía y gramática. | Obtén sugerencias gramaticales, ortográficas y de redacción personalizada. Más información |
| Guardar los borradores | Haz clic en Página principal Correo electrónico nuevo y, luego, en Guardar. |
Haz clic en Redactar. Los borradores se guardan automáticamente. Más información |
| Adjuntar un correo electrónico a un correo electrónico | En la ventana de mensajes, inserta un elemento de Outlook o arrástralo a un mensaje. | Reenvía un mensaje como un archivo adjunto o arrastra un mensaje a otro mensaje. Más información |
| Guardar archivos adjuntos | Guarda los archivos adjuntos en tu computadora. | Sube archivos adjuntos a Google Drive. Más información |
| Ver mensajes o conversaciones individuales | Organiza por conversación o remitente. Desplázate para ver todos los mensajes o conversaciones (vista para computadoras de escritorio). | Usa la configuración rápida para cambiar la vista de conversación. Visualiza hasta 100 mensajes o conversaciones por pantalla (vista web). Más información |
| Responder correos electrónicos | En la cinta, haga clic en Responder. | En el mensaje, haz clic en Responder. Para escribir respuestas rápidas, usa las sugerencias de Respuesta inteligente. Más información |
| Responder directamente el contenido de un correo electrónico anterior | En tu respuesta, escribe “ver mi respuesta en la parte inferior”. Luego, escribe en el mensaje anterior. | Copia el texto del mensaje anterior en tu respuesta y aplica el formato de cita. Luego, ingresa tu respuesta. Más información |
| Agregar accesos directos a la configuración | Personaliza la configuración de la cinta | Agrega combinaciones de teclas personalizadas para las acciones que realizas con frecuencia. Más información |
Funciones similares con nombres diferentes
A veces, Outlook y Gmail usan nombres diferentes para funciones similares. Consulta esta tabla para ver las diferencias.
| Outlook | Gmail |
|---|---|
| Carpetas | Etiquetas |
| Rules | Filtros |
| Correo electrónico nuevo | Compose |
| Retrasar entrega | Programar envío |
| Recuperar mensajes | Deshaz el envío |
| Combinar correspondencia | Modo de envío múltiple |
| Cifrar correo electrónico | Modo confidencial |
| Alertas | Notificaciones |
| Elementos rápidos | Plantillas de correo electrónico |
| Cómo ignorar conversaciones | Cómo silenciar conversaciones |
| No deseados | Spam |
| Elementos eliminados | Papelera |
Cómo colaborar y usar otras apps con Gmail
Gmail permite pasar de un flujo de comunicación a otro sin cambiar el contexto.
| Tarea | Cómo se hace en Gmail (web) |
|---|---|
| Trabajar con colegas mediante Outlook | Usa Outlook y Gmail en conjunto |
| Editar un correo electrónico con colegas | Trabaja en equipo en el contenido de un correo electrónico en un documento de Google |
| Chatear con colegas y comparte contenido en Espacios | Usa Google Chat en Gmail |
| Facilitar la comunicación con colegas | Agrega personas a los Contactos de Google |
| Iniciar videoconferencias y hacer llamadas de voz | Usa Google Meet en Gmail |
| Programar reuniones y citas | Usa la barra lateral del Calendario de Google en Gmail |
| Crear una tarea desde un correo electrónico | Arrastra un correo electrónico a Google Tasks |
| Crear notas desde un correo electrónico | Guarda un correo electrónico en Google Keep |
| Hacer una encuesta | Envía una encuesta de Formularios de Google |
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