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避免寄給 Gmail 使用者的郵件遭到封鎖或歸類為垃圾郵件

本文原名是「大量寄件者指南」

本文會指引您該如何確保電子郵件順利傳送給 Gmail 使用者。只要依照本文建議,即可有效避免寄出的郵件受到 Gmail 封鎖或標示為垃圾郵件。這些建議可以幫助您減少下列情況:

  • Gmail 限制郵件發送率
  • Gmail 封鎖郵件
  • Gmail 將郵件標示為垃圾郵件

這些指南的適用對象為傳送電子郵件給 Gmail 使用者的所有人。Gmail 使用者是指擁有下列其中一種 Gmail 帳戶的人:

  • 個人 Gmail 帳戶 (結尾是 @gmail.com)。
  • Google Workspace 提供的公司或學校 Gmail 帳戶。這類 Google Workspace 帳戶的電子郵件地址不含 @gmail.com。

如果您使用 Google Workspace 帳戶傳送郵件,請務必詳閱 Gmail 的垃圾郵件與濫用行為政策。這項政策是 Google Workspace 使用限制政策的一環。

本文未提供解決方法的問題

本文並未提供以下問題的解決方法:

  • 寄給單一使用者的郵件遭到退回:如果您在寄信給單一 Gmail 使用者時收到退件通知,請參閱這篇文章,瞭解如何解決退信問題。
  • 郵件遭 Google 網路論壇拒絕:如果您的郵件在傳送給公司或學校的 Google 群組時遭到拒絕,請參閱公司或學校帳戶專用的寄件者指南

第三方電子郵件服務供應商

Gmail 不會接受第三方寄件者提出的「加入許可清單」要求,我們也無法保證第三方電子郵件服務供應商寄出的郵件一定能通過 Gmail 垃圾郵件篩選器。

如果您的網域會利用第三方電子郵件服務供應商來傳送電子郵件,請確認下列事項:

  • 該供應商遵循本文指南。大型的電子郵件服務供應商 (例如 Google、AOL 和 Yahoo) 通常都會遵循這些指南。
  • 請確認您網域的 SPF 記錄包含網域中所有的電子郵件寄件者。如果第三方寄件者不在 SPF 記錄中,Gmail 很可能會將來自這些供應商的郵件標示為垃圾郵件。請參閱這篇文章,瞭解如何設定 SPF 記錄才能授權給您網域中的所有電子郵件寄件者。

如果您使用網域供應商服務,但自行管理電子郵件服務,建議您:

  • 詳閱並遵循本文所述的最佳做法,瞭解如何將電子郵件傳送給 Gmail 使用者。
  • 使用郵件管理員工具監控資訊,追蹤從您的網域傳送給 Gmail 使用者的郵件。

遵循寄信給 Gmail 使用者的最佳做法

如果想避免您網域寄出的郵件受到 Gmail 封鎖或標示為垃圾郵件,請採用本節的一般最佳做法。

  • 請為您的 IP 位址設定有效的反向 DNS 記錄 (指向您的網域)。
  • 我們也建議您使用相同的 IP 位址傳送所有郵件。如果您必須透過多個 IP 位址傳送郵件,請根據郵件類型使用不同的 IP 位址。舉例來說,您可以將一個 IP 位址用於傳送帳戶通知,另一個則用於發送宣傳/促銷郵件。
  • 此外,請勿將不同類型的內容混在同一封郵件中,例如購物收據郵件不應含有促銷內容。
  • 同類郵件的「寄件者:」標頭中應使用相同的電子郵件地址。舉例來說,來自 solarmora.com 網域的郵件可能會有以下幾種「寄件者:」標頭:
    • 購物收據郵件:receipt@solarmora.com
    • 宣傳/促銷郵件:deals@solarmora.com
    • 帳戶通知郵件:alert@solarmora.com
  • 建議您定期檢查,確認 Google 安全瀏覽功能並未將您的網域列為不安全網域。如要檢查您的網域狀態,請在「安全瀏覽網站狀態」頁面輸入您的網域,同時也請檢查與您網域連結的所有網域。
  • 另外,請勿透過您的網域傳送網路詐騙郵件樣本或測試廣告活動,以免對網域信譽造成負面影響,甚至導致網域列入網際網路封鎖清單。
  • 請勿在未經授權的情況下冒用其他網域或寄件者名義傳送郵件。這種做法稱為假冒,可能會導致 Gmail 將郵件標示為垃圾郵件。
  • 為避免系統將有效郵件標示為垃圾郵件,請參考以下做法:
    • 如果郵件的「寄件者」地址已經在收件者的聯絡人清單中,就比較不會遭標示為垃圾郵件。
    • 系統可能偶爾會將有效郵件標示為垃圾郵件。此時收件者可以將有效郵件標示為非垃圾郵件,這樣寄件者日後的來信應該就會順利傳送至收件匣。

確認您的郵件已通過驗證

通過驗證的郵件可帶來以下好處:

  • 有助避免收件者收到惡意電子郵件,例如網路詐騙郵件。
  • 比較不容易遭到 Gmail 拒絕或標示為垃圾郵件。

這些驗證方法是在您的網域供應商網站進行設定。如果您使用網域代管服務,或採用電子郵件服務供應商的服務,請按照供應商的指示完成驗證設定,為您的寄件網域逐一設定驗證。

為了盡可能減低郵件遭標示為垃圾郵件的機率,請設定以下驗證方式:

  • 發布您網域的 SPF 記錄。SPF 可防止垃圾訊息散布者假借您網域的名義寄出未經授權的郵件。您網域的 SPF 記錄應包含網域中所有的電子郵件寄件者。如果第三方寄件者不在 SPF 記錄中,Gmail 很可能會將來自這些供應商的郵件標示為垃圾郵件。請參閱這篇文章,瞭解如何設定 SPF 記錄才能授權給您網域中的所有電子郵件寄件者。
  • 為郵件開啟 DKIM 簽署功能。收件伺服器會透過 DKIM 驗證網域擁有者是否確實傳送了郵件。重要資訊:Gmail 規定使用 1024 位元以上的 DKIM 金鑰。
  • 為網域發布 DMARC 記錄。DMARC 可以防止有人冒用網域寄出電子郵件,避免寄件者受到影響。

為了讓 SPF 和 DKIM 順利驗證郵件,郵件的「寄件者:」標頭必須與寄件網域相符。郵件則須通過 SPF 或 DKIM 檢查才算完成驗證。

如要進一步瞭解這些驗證方法,以及這些方法如何保護貴機構的電子郵件,請參閱「使用 Gmail 驗證防範垃圾郵件、假冒郵件和網路詐騙郵件」一文。

傳送電子郵件給互動意願較高的使用者

建議您只將電子郵件傳送給願意接收您郵件的使用者,因為他們比較不會將來自您網域的郵件回報為垃圾郵件。

如果從您網域寄出的郵件經常遭人回報為垃圾郵件,日後發送的郵件就比較可能會遭標示為垃圾郵件。隨著使用者回報的垃圾郵件數量增加,您網域的信譽會逐漸降低。您可以透過郵件管理員工具瞭解您的網域信譽。

確保收件者能輕鬆訂閱郵件

以下方法有助於確保寄件對象是互動意願高的使用者:

  • 確認收件者是否已選擇接收您的郵件。
  • 將收件者加入訂閱清單前,請確認各收件者的電子郵件地址正確無誤。
  • 考慮定期傳送郵件,藉此確認收件者是否願意繼續訂閱。
  • 建議您將未讀取郵件的收件者從訂閱清單中移除。

讓收件者輕鬆取消訂閱

請隨時開放使用者取消訂閱您的郵件,並提供簡易的取消訂閱方式。允許使用者取消訂閱有助於提高郵件的開啟率、點閱率和傳送效率。

建議提供以下幾種取消訂閱途徑:

  • 在郵件中加入醒目的連結,將收件者導向取消訂閱專用頁面。
  • 開放收件者查看他們訂閱的個別郵寄清單,並允許他們分別取消訂閱清單,或是一次取消訂閱所有清單。
  • 自動為多次退回郵件的收件者取消訂閱。
  • 定期傳送確認郵件給收件者,確保他們仍願意接收您的郵件。

採用一鍵取消訂閱功能

如要讓收件者在 Gmail 中取消訂閱,請設定一鍵取消訂閱功能。您可以在郵件中加入下列其中一種標頭,或同時採用這兩種標頭:

List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
List-Unsubscribe: <https://solarmora.com/unsubscribe/example>

如果您同時加入兩個標頭,Gmail 會使用最先列出的標頭。

當收件者一鍵取消訂閱時,您會收到以下 POST 要求:

"POST /unsubscribe/example HTTP/1.1
Host: solarmora.com
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Content-Length: 26
List-Unsubscribe=One-Click"

進一步瞭解 List-Unsubscribe 標頭:

  • 如需瞭解 List-Unsubscribe,請參閱 RFC 2369
  • 如需瞭解一鍵取消訂閱功能,請參閱 RFC 8058

建議做法

  • 請勿將內部郵件標示為垃圾郵件,以免對網域信譽造成負面影響,導致日後的郵件被歸類為垃圾郵件。
  • 請勿向其他公司購買電子郵件地址。
  • 請勿傳送郵件給未申請接收您郵件的使用者。這些收件者可能會將不請自來的郵件標示為垃圾郵件,造成日後傳送給這些收件者的郵件遭標示為垃圾郵件。
  • 請勿在訂閱意願表單中使用預設為勾選的方塊,以免使用者自動訂閱郵件。自動訂閱功能在部分國家/地區會受到限制。請先查閱您所在國家/地區的法律,再決定是否讓使用者自動訂閱。

監控使用您電子郵件服務 (郵件服務供應商) 的寄件者

注意:本節提供的指南適用於電子郵件服務供應商。

當客戶透過您的服務傳送電子郵件時,您必須為他們的傳送方式負責。建議您按照下列步驟管理客戶的傳送活動:

  • 提供回報電子郵件濫用情形的電子郵件地址,例如:abuse@<郵件服務供應商>.com。
  • 適時更新 WHOIS 記錄和 abuse.net 中的聯絡資訊。
  • 及時移除所有透過您的服務傳送垃圾郵件的客戶。

監控聯盟行銷人員

聯盟行銷計畫會獎勵將訪客帶往您網站的公司或個人。遺憾的是,垃圾郵件發布者也能利用這項計畫。如果您的品牌牽涉到行銷垃圾郵件,那麼您發送的其他郵件可能也會遭標示為垃圾郵件。建議您監控聯盟成員,一旦發現任何聯盟成員傳送垃圾郵件,就予以除名。

設定郵件格式,以利郵件順利送達收件匣

以下郵件格式設定指南可避免 Gmail 將您的郵件移至垃圾郵件資料夾,讓郵件更有機會送達收件匣:

  • 依據網際網路格式標準 (RFC 5322) 設定郵件格式。
  • 如果您的郵件採用 HTML 格式,請按照 HTML 標準設定格式。
  • 請勿使用 HTML 和 CSS 隱藏郵件中的內容。隱藏內容可能會導致郵件遭標示為垃圾郵件。
  • 郵件的「寄件者:」標頭只能包含一個電子郵件地址,範例如下:
    寄件者:notifications@solarmora.com 
  • 在所有郵件中加入有效的 Message-ID 標頭欄位 (RFC 5322)。
  • 郵件內文中的連結必須顯而易見、簡單明瞭,方便收件者瞭解點選連結後會前往哪些頁面。
  • 寄件者資訊應清晰可見。
  • 郵件主旨應與內文相關,且不會誤導收件者。
  • 根據 Unicode 技術標準編號 39 第 5.2 節中的高度限制規範設定國際網域格式,包括:
    • 驗證網域
    • 信封寄件者網域
    • 酬載網域
    • 回覆地址網域
    • 寄件者網域

慢慢提高傳送量

重要資訊:太快提高傳送量可能會導致傳送問題。在逐漸提高郵件傳送量的過程中,請使用郵件管理員工具監控郵件成效。

如要傳送大量電子郵件,建議您遵循以下要點:

  • 維持穩定一致的寄件速率,避免突然傳送大量郵件。
  • 先傳送少量郵件,再慢慢提高傳送量。
  • 提高傳送量的同時,定期監控發送率和收到的所有回應。如此一來,當發送率受到限制或錯誤開始發生時,您就可以調低傳送量。

您多快能提高傳送量,取決於以下因素:

  • 傳送的電子郵件數量:傳送的電子郵件越多,提高傳送量的速度就越應該放慢。
  • 電子郵件的傳送頻率:如果您是每天 (而非每週) 傳送郵件,就能更快提高傳送量。
  • 收件者對郵件的意見回饋:請務必只向訂閱您電子郵件的使用者傳送郵件,並為收件者提供取消訂閱的選項。

遵循關於 IP 的建議做法

針對向 Gmail 使用者傳送電子郵件的郵件伺服器,請遵循下列最佳最法:

驗證寄件伺服器的 PTR 記錄

重要資訊:傳送端 IP 位址必須與指標 (PTR) 記錄中所指定主機名稱的 IP 位址相符。PTR 記錄也稱為反向 DNS 記錄。

您的傳送端 IP 位址必須有 PTR 記錄。PTR 記錄會驗證傳送端主機名稱是否與傳送端 IP 位址相關聯。每個 IP 位址都必須對應到 PTR 記錄中的任一主機名稱。

您可以使用 intoDNS 工具檢查 PTR 記錄。

監控您的傳送量

重要資訊:即使收件者位於不同的 Google Workspace 網域,如果使用的是公司或學校帳戶,仍然適用相關傳送上限規定。舉例來說,您向電子郵件地址使用 <貴公司>.netsolarmora.com 這兩個網域的使用者傳送郵件。儘管網域不同,但如果這兩個網域的 MX 記錄都是 google.com,那麼傳送到這些網域的郵件都會計入您的傳送上限。

如果您透過 Google Workspace 或 Gmail 傳送郵件:當您達到傳送上限時,Google Workspace 會限制該 IP 位址的郵件發送率。

如要避免超出傳送端 IP 限制,請遵循以下建議做法:

  • 如果您是從含有 Google.com MX 主機的網域傳送郵件,請留意電子郵件傳送限制
  • 從 MX 記錄網域 (而非收件者電子郵件中的網域) 寄信時,最好遵守有關單一 IP 位址的郵件傳送限制建議。
  • 監控回應並適時調整發送率,避免超出相關上限規定。

監控共用 IP 位址信譽

共用 IP 位址 (共用 IP) 是由多位郵件寄件者共用的 IP 位址。每位寄件者透過共用 IP 進行的活動,都會影響該 IP 所有使用者的信譽。

當您透過共用 IP 傳送郵件時,如果其他使用該 IP 的寄件者有信譽不良的問題,您的信譽也會因此受到負面影響。負面信譽會影響您的郵件送達率。

如果您透過共用 IP 傳送郵件,建議您採取以下步驟:

  • 確認所有網際網路封鎖清單皆未列出這組 IP 位址。只要郵件是從封鎖清單上的傳送端 IP 寄出,就有可能遭標示為垃圾郵件。
  • 如果您透過電子郵件服務供應商以共用 IP 寄信,請使用郵件管理員工具監控這個共用 IP 的信譽。

使用郵件管理員工具監控已寄郵件

您可以使用郵件管理員工具,針對您傳送給 Gmail 使用者的郵件取得相關資訊,例如:

  • 收件者何時將您的郵件標示為垃圾郵件
  • 什麼原因可能導致您的郵件無法傳送
  • 您的郵件是否已通過驗證
  • 您的網域或 IP 信譽,以及信譽對於郵件送達率的影響

排解郵件傳送問題

如果您使用電子郵件服務供應商的服務

如果您使用電子郵件服務供應商的服務,遇到傳送問題時請聯絡該供應商,瞭解對方是否採用本文所述的最佳做法。

使用 MX 工具箱查看網域設定

使用 Google Admin Toolbox 來檢查及修正您網域的設定。

修正遭拒電子郵件的來源 IP

如果您的郵件遭到拒絕,系統可能會顯示錯誤訊息。您可以進一步瞭解錯誤,以便修正問題。以下是常見的錯誤訊息:

  • 421, "4.7.0":寄件伺服器的 IP 位址不在收件者網域的允許清單中,因此郵件遭到拒絕。
  • 550, "5.7.1":寄件伺服器的 IP 位址在已遭停權的 IP 清單中,因此郵件遭到拒絕。如果使用信譽不良的共用 IP 傳送郵件,就有可能收到上述錯誤訊息。

進一步瞭解電子郵件和 SMTP 錯誤訊息:

修正 IPv6 授權錯誤

如果發生 IPv6 授權錯誤,可能表示寄件伺服器的 PTR 記錄並未使用 IPv6。如果您使用電子郵件服務供應商服務,請確認對方使用的是 IPv6 PTR 記錄。

以下是 IPv6 授權錯誤訊息的例子:
550-5.7.1:郵件不符合與 PTR 記錄和驗證相關的 IPv6 傳送規範。

使用疑難排解工具

按照本文指南操作後,如果還是無法順利傳送郵件,請嘗試排解寄件者無法傳送電子郵件的問題

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