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避免寄給 Gmail 使用者的郵件遭到封鎖或歸類為垃圾郵件

本文先前的標題為「大量寄件者指南」

本文提供的指南可協助您確保郵件順利傳送至 Gmail 收件匣。您可以參考本文的提示,降低郵件遭 Gmail 封鎖或標示為垃圾郵件的可能性。

以下指南適用於傳送電子郵件給 Gmail 使用者的所有人。Gmail 使用者是指擁有下列其中一種 Gmail 帳戶的人:

  • 個人 Gmail 帳戶 (結尾是 @gmail.com)。
  • Google Workspace 提供的公司或學校 Gmail 帳戶。這類 Google Workspace 帳戶的電子郵件地址不含 @gmail.com。

遵循本文提供的指南可減少發生以下情況的可能性:

  • Gmail 限制郵件發送率
  • Gmail 封鎖郵件
  • Gmail 將郵件標示為垃圾郵件

注意:Gmail 不會接受第三方電子郵件寄件者提出的「加入許可清單」要求,我們也無法保證郵件一定能通過 Gmail 的垃圾郵件篩選器。

如果您使用 Google Workspace 帳戶傳送郵件,請務必詳閱 Gmail 的垃圾郵件與濫用行為政策。這項政策屬於《Google Workspace 使用限制政策》的一環。

本文未提供解決方法的問題

本文並未提供以下問題的解決方法:

  • 寄給單一使用者的郵件遭到退信:如果您在寄信給單一 Gmail 使用者時收到退件通知,請參閱這篇文章,瞭解如何解決退信問題。
  • 郵件遭 Google 網路論壇拒絕:如果您的郵件在傳送給公司或學校的 Google 網路論壇群組時遭到拒絕,請參閱公司或學校帳戶專用的寄件者指南

第三方電子郵件服務供應商

如果您透過自己的網域使用第三方電子郵件服務供應商的服務,請確認供應商遵循本文提供的指南。大型的電子郵件服務供應商 (例如 Google、AOL 和 Yahoo) 通常都會遵循這些指南。

如果您使用網域供應商的服務,但自行管理電子郵件服務,建議您採取以下做法:

  • 詳閱並遵循本文所述的最佳做法,瞭解如何將電子郵件傳送給 Gmail 使用者。
  • 使用郵件管理員工具,監控與從您網域寄給 Gmail 使用者的郵件相關的資訊。

遵循寄信給 Gmail 使用者的最佳做法

來自您網域的郵件可能會遭到 Gmail 封鎖或歸類為垃圾郵件,如要降低發生這些情況的機率,請依循本節所述的一般最佳做法。

  • 為指向您網域的 IP 位址設定有效的反向 DNS 記錄
  • 建議您使用相同的 IP 位址傳送所有郵件。如果您必須透過多個 IP 位址傳送郵件,請根據郵件類型使用不同的 IP 位址。舉例來說,您可以使用某個 IP 位址傳送帳戶通知,並使用另一個 IP 位址傳送宣傳/促銷郵件。
  • 請勿在同一封郵件中加入不同類型的內容。舉例來說,購物收據郵件不應包含宣傳/促銷內容。
  • 相同類別的郵件在「寄件者:」標頭中應使用相同的電子郵件地址。舉例來說,來自 solarmora.com 網域的郵件可能會有以下幾種「寄件者:」標頭:
    • 購物收據郵件:receipt@solarmora.com
    • 宣傳/促銷郵件:deals@solarmora.com
    • 帳戶通知郵件:alert@solarmora.com
  • 建議您定期確認 Google 安全瀏覽功能並未將您的網域列為不安全網域。如要檢查您的網域狀態,請在「安全瀏覽網站狀態」頁面輸入您的網域,並檢查與您網域連結的所有網域。
  • 請勿透過您的網域傳送網路詐騙郵件示例或測試廣告活動,以免您的網域信譽受到負面影響,甚至遭列入網際網路封鎖清單。
  • 請勿在未經授權的情況下以其他網域或寄件者的名義傳送郵件。這種行為稱為「假冒」,可能會導致 Gmail 將郵件標示為垃圾郵件。
  • 如何避免系統將有效郵件標示為垃圾郵件:
    • 如果郵件的寄件者地址已加入收件者的聯絡人清單,郵件遭標示為垃圾郵件的可能性就會降低。
    • 系統有時可能會將有效郵件標示為垃圾郵件。在這種情況下,收件者可以將有效郵件標示為非垃圾郵件。這樣一來,該寄件者日後的來信應會順利傳送至收件匣。

確認您的郵件已通過驗證

通過驗證的郵件有以下好處:

  • 有助於保護收件者不受惡意電子郵件的危害,例如網路詐騙郵件。
  • 比較不容易遭到 Gmail 拒絕或標示為垃圾郵件。

這些驗證方法是由您的網域供應商設定。如果您採用網域代管或電子郵件服務供應商服務,請按照供應商的指示,為寄件網域逐一進行驗證設定。

為了盡可能降低郵件遭標示為垃圾郵件的機率,請設定以下驗證方法:

  • 為網域發布 SPF 記錄。SPF 可防止垃圾郵件發布者假冒您的網域寄出未經授權的郵件。
  • 為郵件開啟 DKIM 簽署功能。收件伺服器會透過 DKIM 驗證網域擁有者是否確實傳送了郵件。重要事項:Gmail 要求使用 1024 位元以上的 DKIM 金鑰。
  • 為網域發布 DMARC 記錄。DMARC 可讓寄件者防止他人假冒自己的網域寄送電子郵件。

為了讓 SPF 和 DKIM 順利驗證郵件,郵件的「寄件者:」標頭必須與寄件網域相符。郵件必須通過 SPF 或 DKIM 檢查才算完成驗證。

如要進一步瞭解這些驗證方法,以及這些方法如何保護貴機構的電子郵件,請參閱「使用 Gmail 驗證防範垃圾郵件、假冒郵件和網路詐騙郵件」一文。

傳送電子郵件給互動意願較高的使用者

建議您只將郵件傳送給願意接收您郵件的使用者。這類使用者比較不會將來自您網域的郵件回報為垃圾郵件。

假如從您網域寄出的郵件經常遭人回報為垃圾郵件,日後發送的郵件就越有可能傳送到垃圾郵件資料夾。隨著使用者回報的垃圾郵件數量增加,您網域的信譽可能也會逐漸降低。您可以透過郵件管理員工具瞭解您網域的信譽。

確保收件者可輕鬆訂閱郵件

以下方法有助於確保寄件對象是互動意願較高的使用者:

  • 確認收件者是否選擇接收您的郵件。
  • 將收件者加入訂閱清單前,請確認各收件者的電子郵件地址正確無誤。
  • 建議您定期傳送郵件,確認收件者是否願意繼續訂閱。
  • 建議您將未讀取郵件的收件者從訂閱清單中移除。

允許收件者取消訂閱

請讓收件者隨時都能輕鬆取消訂閱您的郵件。允許使用者取消訂閱有助於提高郵件的開啟率、點閱率和傳送效率。

以下提供幾個建議的取消訂閱方式:

  • 在郵件中加入醒目的連結,將收件者導向取消訂閱頁面。
  • 讓收件者查看自己訂閱的個別郵寄清單,並允許他們分別取消訂閱各個清單,或是一次取消訂閱所有清單。
  • 自動將多次退信的收件者從訂閱清單中移除。
  • 定期傳送確認郵件給收件者,確保對方仍願意接收您的郵件。

採用一鍵取消訂閱功能

如要讓收件者在 Gmail 中取消訂閱,請設定一鍵取消訂閱功能。您可以在郵件中加入下列其中一個標頭,也可以同時採用這兩個標頭:

List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
List-Unsubscribe: <取消訂閱網址>

如果您同時加入這兩個標頭,Gmail 會使用先列出的標頭。

當收件者一鍵取消訂閱時,您會收到以下 POST 要求:

"POST /unsubscribe/example HTTP/1.1
Host: solarmora.com
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Content-Length: 26
List-Unsubscribe=One-Click"

進一步瞭解 List-Unsubscribe 標頭:

  • 如要瞭解 List-Unsubscribe,請參閱 RFC 2369 頁面。
  • 如要瞭解一鍵取消訂閱功能,請參閱 RFC 8058 頁面。

建議做法

  • 請勿將內部郵件標示為垃圾郵件,以免對網域信譽造成負面影響,導致日後的郵件遭歸類為垃圾郵件。
  • 請勿向其他公司購買電子郵件地址。
  • 請勿傳送郵件給未訂閱您郵件的使用者。這些收件者可能會將不請自來的郵件標示為垃圾郵件,進而導致您日後傳送給這些收件者的郵件遭標示為垃圾郵件。
  • 請勿在訂閱意願表單中加入預設為勾選狀態的方塊,自動為使用者訂閱郵件。某些國家/地區設有自動訂閱的限制。請先查閱您所在國家/地區的法律,再決定是否自動為使用者訂閱郵件。

監控使用您電子郵件服務的寄件者 (供郵件服務供應商參考)

注意:本節提供的指南適用於電子郵件服務供應商。

當客戶透過您的服務傳送電子郵件時,您必須為他們的傳送方式負責。建議您採取下列步驟管理客戶的傳送活動:

  • 提供回報電子郵件濫用情形的電子郵件地址,例如:abuse@<郵件服務供應商>.com。
  • 確保 WHOIS 記錄和 abuse.net 中提供的是最新的聯絡資訊。
  • 立即移除透過您服務傳送垃圾郵件的客戶。

監控聯盟行銷人員

聯盟行銷計畫旨在獎勵為您網站帶來流量的公司或個人。不過,垃圾郵件發布者也能利用這類計畫。如果您的品牌與行銷垃圾郵件有關聯,您發送的其他郵件可能也會遭標示為垃圾郵件。建議您監控聯盟行銷人員,一旦發現任何聯盟行銷人員傳送垃圾郵件,就予以除名。

設定郵件格式,以利郵件送達收件匣

以下郵件格式設定指南可讓郵件更有機會送達收件匣,而不是遭 Gmail 移至垃圾郵件資料夾:

  • 依據網際網路格式標準 (RFC 5322) 設定郵件格式。
  • 如果您的郵件採用 HTML 格式,請按照 HTML 標準設定格式。
  • 請勿使用 HTML 和 CSS 隱藏郵件中的內容,因為這麼做可能會導致郵件遭標示為垃圾郵件。
  • 郵件的「寄件者:」標頭只應包含一個電子郵件地址,例如:
    寄件者:notifications@solarmora.com
  • 在所有郵件中加入有效的 Message-ID 標頭欄位 (RFC 5322)。
  • 郵件內文中的連結必須顯而易見且簡單明瞭,方便收件者瞭解點選連結後會前往哪個頁面。
  • 寄件者資訊應清晰可見。
  • 郵件主旨應與內文相關,且不會誤導收件者。
  • 根據萬國碼 (Unicode) 技術標準編號 39 第 5.2 節中的高度限制規範設定國際網域格式,包括:
    • 驗證網域
    • 信封寄件者網域
    • 酬載網域
    • 回覆地址網域
    • 寄件者網域

慢慢提高傳送量

重要事項:太快提高傳送量可能會導致傳送問題。在逐漸提高郵件傳送量的過程中,請使用郵件管理員工具監控郵件成效。

如要傳送大量電子郵件,建議您採用以下做法:

  • 維持穩定一致的寄件速率,避免突然傳送大量郵件。
  • 先傳送少量郵件,再慢慢提高傳送量。
  • 提高傳送量的同時,請定期監控傳送率和您收到的所有回應。這樣一來,當傳送率受到限制或錯誤開始出現時,您就可以調低傳送量。

您可提高傳送量的速度取決於以下因素:

  • 傳送的電子郵件數量:傳送的電子郵件越多,提高傳送量的速度就應越緩慢。
  • 電子郵件的傳送頻率:如果您是每天傳送郵件,而不是每週傳送,就能更快提高傳送量。
  • 收件者對郵件的意見回饋:請務必只將郵件傳送給訂閱您電子郵件的使用者,並為收件者提供取消訂閱的選項。

採用關於 IP 的建議做法

針對向 Gmail 使用者傳送電子郵件的郵件伺服器,請遵循下列最佳最法:

驗證寄件伺服器的 PTR 記錄

重要事項:傳送端 IP 位址必須與指標 (PTR) 記錄中指定的主機名稱 IP 位址相符。PTR 記錄也稱為反向 DNS 記錄。

您的傳送端 IP 位址必須有 PTR 記錄。PTR 記錄會驗證傳送端主機名稱是否與傳送端 IP 位址相關聯。每個 IP 位址都必須對應到 PTR 記錄中的任一主機名稱。

您可以使用 intoDNS 工具檢查 PTR 記錄。

監控您的傳送量

重要事項:如果是公司和學校帳戶,即使收件者位於不同的 Google Workspace 網域,也仍適用相關的傳送上限規定。舉例來說,假設您傳送郵件給電子郵件地址屬於 <貴公司>.netsolarmora.com 這兩個網域的使用者。雖然網域不同,但如果這兩個網域的 MX 記錄都是 google.com,傳送到這些網域的郵件都會計入您的傳送上限。

如果您透過 Google Workspace 或 Gmail 傳送郵件:當您達到傳送上限時,Google Workspace 會限制該 IP 位址的郵件傳送率。

如要避免超出傳送端 IP 的限制,請採取以下建議做法:

  • 如果您是從含有 Google.com MX 主機的網域傳送郵件,請留意電子郵件傳送上限
  • 根據 MX 記錄網域限制透過單一 IP 位址傳送的郵件,而不是根據收件者電子郵件地址的網域。
  • 監控回應以視需要調整傳送率,避免超出相關上限。

監控共用 IP 位址信譽

共用 IP 位址 (共用 IP) 是由多位郵件寄件者共用的 IP 位址。每位寄件者透過共用 IP 進行的活動,都會影響該 IP 所有使用者的信譽。

當您透過共用 IP 傳送郵件時,如果其他使用該 IP 的寄件者有信譽不良的問題,您的信譽也會因此受到負面影響。負面信譽會影響您的郵件送達率。

如果您透過共用 IP 傳送郵件,建議您採取以下步驟:

  • 確認所有網際網路封鎖清單皆未列出這組 IP 位址。只要郵件是從封鎖清單上的傳送端 IP 寄出,就有可能遭標示為垃圾郵件。
  • 如果您透過電子郵件服務供應商以共用 IP 寄信,請使用郵件管理員工具監控這個共用 IP 的信譽。

使用郵件管理員工具監控已寄郵件

您可以使用郵件管理員工具來掌握與您傳送給 Gmail 使用者的郵件相關的資訊,例如:

  • 收件者將您的郵件標示為垃圾郵件
  • 電子郵件可能無法傳送的原因
  • 您的郵件是否已通過驗證
  • 您的網域或 IP 信譽,及其對郵件送達率的影響

排解郵件傳送問題

如果您使用電子郵件服務供應商服務

如果您使用電子郵件服務供應商的服務,遇到傳送問題時,請與該供應商聯絡,瞭解對方是否採用本文所述的最佳做法。

使用 MX 工具箱查看網域設定

使用 Google Admin Toolbox 檢查及修正網域設定。

修正遭拒電子郵件的來源

如果您的郵件遭到拒絕,系統可能會顯示錯誤訊息。您可以進一步瞭解錯誤,以便修正問題。常見的錯誤訊息如下:

  • 421, "4.7.0":寄件伺服器的 IP 位址不在收件者網域的允許清單中,因此郵件遭到拒絕。
  • 550, "5.7.1":寄件伺服器的 IP 位址在已遭停權的 IP 清單中,因此郵件遭到拒絕。如果使用信譽不良的共用 IP 傳送郵件,就有可能收到這則錯誤訊息。

進一步瞭解電子郵件和 SMTP 錯誤訊息:

修正 IPv6 授權錯誤

如果發生 IPv6 授權錯誤,可能表示寄件伺服器的 PTR 記錄並未使用 IPv6。如果您使用電子郵件服務供應商的服務,請確認該供應商使用的是 IPv6 PTR 記錄。

IPv6 授權錯誤示例如下:
550-5.7.1:郵件不符合與 PTR 記錄和驗證相關的 IPv6 傳送規範。

使用疑難排解工具

按照本文提供的指南操作後,如果還是無法順利傳送郵件,請按照這篇文章的說明,嘗試排解寄件者無法傳送電子郵件的問題。

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