Zapobieganie blokowaniu i umieszczaniu w folderze Spam e-maili wysyłanych do użytkowników Gmaila

Poprzedni tytuł tego artykułu to Wskazówki dla nadawców wiadomości zbiorczych.

Dzięki wskazówkom zawartym w tym artykule dowiesz się, co należy zrobić, aby Twoje wiadomości były dostarczane do skrzynki odbiorczej Gmaila. Postępuj według wskazówek podanych w tym artykule, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo, że Gmail zablokuje Twoje wiadomości lub oznaczy je jako spam.

Te wskazówki są przeznaczone dla każdego, kto wysyła e-maile do użytkowników Gmaila. Użytkownikiem Gmaila jest osoba, która ma jedno z tych kont:

  • Osobiste konto Gmail z adresem kończącym się na @gmail.com.
  • Konto Gmail, z którego korzysta w pracy lub szkole w ramach G Suite. Adresy e-mail firmowych i szkolnych kont G Suite nie zawierają fragmentu @gmail.com.

Przestrzeganie wskazówek z tego artykułu zmniejsza ryzyko, że Gmail:

  • ograniczy częstotliwość wysyłania,
  • zablokuje Twoje wiadomości,
  • oznaczy Twoje wiadomości jako spam.

Uwaga: Gmail nie akceptuje próśb nadawców poczty o dodanie do białej listy. Nie możemy zagwarantować, że wiadomości zostaną przepuszczone przez filtry spamu Gmaila.

Wysyłanie poczty przy użyciu konta G Suite: zapoznaj się z zasadami G Suite dotyczącymi spamu i nadużyć. Te zasady są częścią zasad dopuszczalnego użytkowania G Suite.

Artykuł nie zawiera rozwiązań tych problemów:

Jeśli Twoją domeną zarządza dostawca usługi poczty e-mail

Jeśli Twoją domeną zarządza dostawca usługi poczty e-mail, upewnij się, że przestrzega wskazówek podanych w tym artykule. Duzi dostawcy poczty e-mail (np. Gmail, AOL i Yahoo) przeważnie przestrzegają tych wskazówek.

Jeśli korzystasz z usług dostawcy domeny, ale zarządzasz własną usługą poczty e-mail, mamy dla Ciebie te zalecenia:

  • Poznaj i stosuj opisane w tym artykule sprawdzone metody wysyłania e-maili do użytkowników Gmaila.
  • Używaj narzędzi Postmaster Tools do monitorowania informacji o wiadomościach, które są wysyłane z Twojej domeny do użytkowników Gmaila.

Stosuj sprawdzone metody wysyłania wiadomości do użytkowników Gmaila

Aby zmniejszyć prawdopodobieństwo, że wiadomości z Twojej domeny zostaną umieszczone w folderze spamu lub zablokowane przez Gmaila, stosuj ogólne sprawdzone metody opisane w tej sekcji.

Skonfiguruj prawidłowe rekordy PTR dla adresów IP kierujących do Twojej domeny.

Najlepiej jest wysyłać wszystkie wiadomości z tego samego adresu IP. Jeśli musisz wysyłać wiadomości z kilku adresów IP, używaj różnych adresów IP do różnych typów wiadomości. Na przykład jednego adresu IP używaj do wysyłania powiadomień o kontach, a drugiego do wysyłania wiadomości promocyjnych.

Nie umieszczaj różnych typów treści w tej samej wiadomości. Na przykład do wiadomości z potwierdzeniem zakupu nie dodawaj informacji o najbliższych promocjach.

Wiadomości z tej samej kategorii powinny mieć w nagłówku Od: ten sam adres e-mail. Na przykład wiadomości z domeny twoja-firma.net mogą mieć nagłówki Od: podobne do tych:

  • Wiadomości z potwierdzeniem zakupu: potwierdzenie-zakupu@twoja-firma.net
  • Wiadomości promocyjne: promocje@twoja-firma.net
  • Powiadomienia o kontach: alerty@twoja-firma.net

Regularnie sprawdzaj, czy Twoja domena nie jest wskazana jako niebezpieczna przez funkcję Bezpieczne przeglądanie Google. Aby sprawdzić stan swojej domeny, wpisz ją na tej stronie. Sprawdź też inne powiązane z nią domeny.

Nie wysyłaj ze swojej domeny przykładowych wiadomości phishingowych ani kampanii testowych. Może to pogorszyć jej reputację i spowodować dodanie jej do internetowych czarnych list.

Aby zapobiec oznaczaniu prawidłowych wiadomości jako spamu:

  • Wiadomości, w przypadku których adres Od jest na liście kontaktów adresata, rzadziej są oznaczane jako spam.
  • Czasami prawidłowe wiadomości mogą zostać oznaczone jako spam. Adresaci mogą oznaczyć prawidłowe wiadomości jako niebędące spamem, a wtedy kolejne wiadomości od tego samego nadawcy powinny być dostarczane do skrzynki odbiorczej.

Uwierzytelniaj swoje wiadomości

Uwierzytelnione wiadomości rzadziej są oznaczane jako spam. Skonfiguruj uwierzytelnianie w domenie. Jeśli korzystasz z usługi dostawcy hostingu domeny lub dostawcy poczty e-mail, postępuj wg instrukcji konfigurowania uwierzytelniania przekazanych przez tego dostawcę.

Uwierzytelnione wiadomości:

  • Pomagają chronić adresatów przed złośliwymi e-mailami (np. wiadomościami phishingowymi).
  • Są rzadziej odrzucane i oznaczane jako spam przez Gmaila.

Aby zminimalizować ryzyko oznaczenia Twoich wiadomości jako spamu, skonfiguruj te metody uwierzytelniania:

  • Opublikuj rekord SPF dla swojej domeny. SPF uniemożliwia spamerom wysyłanie nieautoryzowanych wiadomości, które wyglądają tak, jakby pochodziły z Twojej domeny.
  • Włącz podpisywanie DKIM swoich wiadomości. Serwery odbierające używają DKIM do sprawdzania, czy właściciel domeny rzeczywiście wysłał wiadomość. Ważne: Gmail wymaga 1024-bitowego lub dłuższego klucza DKIM.
  • Opublikuj rekord DMARC dla swojej domeny. DMARC pomaga nadawcom chronić swoją domenę przed podszywaniem się pod nich w e-mailach.

Aby SPF i DKIM uwierzytelniły wiadomość, jej nagłówek Od: musi być zgodny z domeną wysyłającą. Aby wiadomości zostały uwierzytelnione, muszą przejść weryfikację SPF albo DKIM.

Bez pozwolenia nie wolno podszywać się pod inną domenę ani innego nadawcę. Może to spowodować, że Gmail będzie klasyfikować wiadomości jako spam.

Wysyłaj e-maile do zaangażowanych użytkowników

Wysyłaj e-maile tylko do tych użytkowników, którzy zdecydowali się odbierać i czytać wiadomości od Ciebie. Istnieje mniejsze prawdopodobieństwo, że zgłoszą e-maile z Twojej domeny jako spam.

Jeśli wiadomości z Twojej domeny są często zgłaszane jako spam, w przyszłości z większym prawdopodobieństwem będą umieszczane w folderze spamu. Wraz z upływem czasu coraz większa liczba zgłoszeń spamu może pogorszyć reputację domeny.

Szczegółowe informacje o adresie IP i reputacji domeny możesz uzyskać przy użyciu narzędzi Postmaster Tools.

Dodawanie użytkowników jako subskrybentów

Skorzystaj z tych metod, aby mieć pewność, że wysyłasz wiadomości do zaangażowanych użytkowników:

  • Zadbaj o to, by e-maile od Ciebie otrzymywali tylko użytkownicy, którzy wyrazili na to zgodę.
  • Zanim dodasz nowego subskrybenta do listy adresowej, potwierdź jego adres e-mail.
  • Warto okresowo wysyłać wiadomości, aby potwierdzić, że użytkownicy chcą pozostać subskrybentami.
  • Rozważ anulowanie subskrypcji w przypadku użytkowników, którzy nie czytają Twoich wiadomości.

Udostępnianie użytkownikom opcji anulowania subskrypcji

Daj użytkownikom możliwość anulowania subskrypcji Twoich wiadomości i zadbaj, aby było to łatwe. Umożliwienie użytkownikom rezygnacji z e-mail od Ciebie może poprawić współczynnik otwarć wiadomości, współczynnik klikalności i efektywność wysyłania.

Kilka zalecanych metod anulowania subskrypcji:

  • Umieść w treści wiadomości widoczny link prowadzący do strony anulowania subskrypcji.
  • Pozwól użytkownikom sprawdzać poszczególne listy adresowe, do których są dodani jako subskrybenci. Daj im możliwość anulowania subskrypcji w przypadku poszczególnych list lub wszystkich list jednocześnie.
  • Automatycznie anuluj subskrypcję w przypadku tych użytkowników, których adresy wielokrotnie odrzucały wiadomości.
  • Okresowo wysyłaj do użytkowników wiadomość z prośbą o potwierdzenie, że nadal chcą otrzymywać e-maile od Ciebie.

Używanie opcji anulowania subskrypcji jednym kliknięciem

Aby umożliwić użytkownikom anulowanie subskrypcji w Gmailu, skonfiguruj opcję anulowania subskrypcji jednym kliknięciem. Umieszczaj w swoich wiadomościach oba te nagłówki lub jeden z nich:

List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
List-Unsubscribe: <https://twoja-firma.net/anulowanie-subskrypcji/przykład>

Jeśli dołączysz oba nagłówki, Gmail użyje tego, który został wymieniony jako pierwszy.

Gdy użytkownik anuluje subskrypcję jednym kliknięciem, otrzymasz to żądanie POST:

"POST /anulowanie-subskrypcji/przykład HTTP/1.1
Host: twoja-firma.net Content-Type: application/x-www-form-urlencoded Content-Length: 26 List-Unsubscribe=One-Click"

Dowiedz się więcej o nagłówkach List-Unsubscribe:

Działania, których należy unikać

  • Nie kupuj adresów e-mail od innych firm.
  • Nie wysyłaj e-maili do użytkowników, którzy nie wyrazili zgody na ich otrzymywanie. Mogą oni oznaczyć niechciane wiadomości jako spam. W takim przypadku kolejne wiadomości wysłane z Twojego serwera do tych użytkowników zostaną oznaczone jako spam.
  • Unikaj stosowania formularzy, które mają domyślnie zaznaczone pole zgody na otrzymywanie e-maili i automatycznie dodają użytkowników jako subskrybentów. W niektórych krajach/regionach obowiązują ograniczenia dotyczące automatycznej zgody na subskrypcję wiadomości. Zanim skorzystasz z tej możliwości, zapoznaj się z przepisami obowiązującymi w Twoim kraju/regionie.

Monitoruj nadawców, którzy korzystają z Twojej usługi poczty e-mail

Uwaga: ta sprawdzona metoda jest przeznaczona dla dostawców usługi poczty e-mail.

Jeśli nadawcy wysyłają wiadomości za pomocą Twojej usługi poczty e-mail, odpowiadasz za ich działania. Wykonaj te czynności:

  • Podaj odbiorcom wiadomości adres e-mail (np. naduzycia@twoja-firma.net) do zgłaszania nadużyć związanych z pocztą.
  • Udostępnij aktualne informacje kontaktowe w swoim rekordzie WHOIS i w witrynie abuse.net.
  • Natychmiast usuń wszystkich użytkowników i klientów, którzy wysyłają spam przy użyciu Twojej usługi.

Monitoruj podmioty stowarzyszone

W ramach programów marketingu afiliacyjnego wynagradzane są firmy lub osoby, które kierują użytkowników na Twoją stronę. Jednak programy te mogą zostać wykorzystane przez spamerów.

Jeśli Twoja marka zostanie skojarzona z marketingowym spamem, wysyłane przez Ciebie wiadomości mogą być oznaczane jako spam. To Twoim obowiązkiem jest monitorowanie podmiotów stowarzyszonych i zerwanie współpracy z tymi, które wysyłają spam.

Formatuj wiadomości pod kątem dostarczania ich do skrzynki odbiorczej

Przestrzeganie tych wskazówek dotyczących formatowania wiadomości zwiększy prawdopodobieństwo, że Gmail dostarczy Twoje wiadomości do skrzynki odbiorczej, a nie do folderu spamu:

  • Formatuj wiadomości zgodnie z internetowym standardem formatowania (RFC 5322).
  • Jeśli wiadomości są w formacie HTML, sformatuj je zgodnie ze standardami HTML.
  • Nie używaj kodu HTML ani CSS do ukrywania treści w wiadomościach. Ukrycie treści może spowodować oznaczenie wiadomości jako spamu.
  • Nagłówki Od: wiadomości powinny zawierać tylko jeden adres e-mail, tak jak w tym przykładzie:
    Od: powiadomienia@twoja-firma.net
  • Do każdej wiadomości dołączaj prawidłowe pole nagłówka Identyfikator wiadomości (RFC 5322).
  • Linki w treści wiadomości powinny być widoczne i łatwe do zrozumienia. Użytkownicy powinni wiedzieć, dokąd trafią po kliknięciu linku.
  • Informacje o nadawcy powinny być zrozumiałe i widoczne.
  • Tematy wiadomości powinny być adekwatne do ich treści i nie mogą wprowadzać w błąd.
  • Sformatuj domeny międzynarodowe zgodnie z bardzo restrykcyjnymi wytycznymi zawartymi w sekcji 5.2 raportu Unicode Technical Standard nr 39:
    • domenę uwierzytelniającą,
    • domenę Envelope-from,
    • domenę danych,
    • domenę Reply-to,
    • domenę nadawcy.

Stopniowo zwiększaj liczbę wysyłanych wiadomości

Jeśli wysyłasz wiele wiadomości, weź pod uwagę te zalecenia:

  • Wysyłaj wiadomości ze stałą częstotliwością. Unikaj seryjnego wysyłania e-maili.
  • Zacznij od małej liczby wiadomości, a następnie stopniowo wysyłaj ich coraz więcej.
  • W miarę zwiększania liczby wysyłanych e-maili regularnie monitoruj częstotliwość wysyłania i sprawdzaj otrzymywane odpowiedzi. Dzięki temu możesz zmniejszyć liczbę wysyłanych wiadomości, gdy częstotliwość wysyłania zostanie ograniczona lub gdy zaczną pojawiać się komunikaty o błędach.

Gdy stopniowo zwiększasz liczbę wysyłanych wiadomości, używaj narzędzi Postmaster Tools do monitorowania wydajności poczty.

Ważne: zbyt szybkie zwiększenie liczby wysyłanych wiadomości może spowodować problemy z dostarczaniem.

Te czynniki wpływają na to, jak szybko możesz zwiększać liczbę wysyłanych wiadomości:

  • Liczba wysłanych e-maili: im więcej wysłanych e-maili, tym wolniej należy zwiększać liczbę wysyłanych wiadomości.
  • Częstotliwość wysyłania e-maili: liczbę wysyłanych wiadomości możesz zwiększać szybciej, gdy wysyłasz je codziennie zamiast co tydzień.
  • Opinie odbiorców o Twoich wiadomościach: wysyłaj e-maile tylko do tych użytkowników, którzy je subskrybują, i udostępnij im opcję anulowania subskrypcji.

Stosuj zalecane metody dotyczące adresów IP

Używaj tych sprawdzonych metod dotyczących serwerów poczty, które wysyłają e-maile do użytkowników Gmaila:

Weryfikowanie rekordu PTR serwera wysyłającego

Ważne: adres IP nadawcy musi być zgodny z adresem IP nazwy hosta podanej w rekordzie PTR. Rekordy PTR są też nazywane rekordami Reverse DNS (tj. rekordami odwrotnej translacji adresów DNS).

Adres IP nadawcy musi mieć rekord PTR. Rekordy PTR służą do sprawdzania, czy nazwa hosta nadawcy jest powiązana z adresem IP nadawcy. Każdy adres IP musi być zmapowany na nazwę hosta w rekordzie PTR.

Przy użyciu narzędzia intoDNS sprawdź, czy istnieje rekord PTR.

Monitorowanie liczby wysyłanych wiadomości

Ważne: w przypadku kont do pracy i kont szkolnych limity wysyłania obowiązują nawet wtedy, gdy adresaci znajdują się w różnych domenach G Suite. Możesz na przykład wysyłać wiadomości do użytkowników z adresami e-mail w domenach twoja-firma.net i inna-firma.com. Mimo że są to różne domeny, jeśli obie mają google.com jako rekord MX, wiadomości wysyłane do tych domen są wliczane do limitu.

Jeśli używasz G Suite lub Gmaila do wysyłania wiadomości: po osiągnięciu limitu wysyłania G Suite ogranicza częstotliwość wysyłania wiadomości w przypadku tego adresu IP.

Postępuj zgodnie z tymi zaleceniami, aby nie przekroczyć limitu adresu IP nadawcy:

  • Pamiętaj o limicie wysyłania, gdy wysyłasz e-maile z domen, które mają hosta MX Google.com.
  • Ogranicz wysyłanie poczty z jednego adresu IP na podstawie domeny rekordu MX, a nie domeny z adresu e-mail odbiorcy.
  • Sprawdzaj odpowiedzi, aby w razie potrzeby zmienić częstotliwość wysyłania i zapobiec przekroczeniu limitu.

Monitorowanie reputacji udostępnionego adresu IP

Udostępniony adres IP jest adresem używanym przez więcej niż jednego nadawcę poczty. Działania nadawców używających udostępnionego adresu IP mają wpływ na reputację wszystkich użytkowników, którzy też z niego korzystają.

Jeśli do wysyłania poczty używasz udostępnionego adresu IP, negatywna reputacja innych nadawców źle wpływa na Twoją reputację. Negatywna reputacja może mieć wpływ na Twój współczynnik dostarczania.

Jeśli do wysyłania poczty używasz udostępnionego adresu IP, zalecamy wykonanie tych czynności:

  • Sprawdź, czy tego adresu IP nie ma na żadnej internetowej czarnej liście. Wiadomości z adresów IP, które są na czarnej liście, mogą być oznaczane jako spam.
  • Jeśli udostępnionym adresem IP zarządza dostawca usługi poczty e-mail, używaj narzędzi Postmaster Tools do monitorowania reputacji tego adresu.

Używaj narzędzi Postmaster Tools do monitorowania wysłanej poczty

Używaj narzędzi Postmaster Tools, aby uzyskiwać informacje o e-mailach wysyłanych przez Ciebie do użytkowników Gmaila. Mogą to być na przykład informacje o tym:

  • kiedy użytkownicy oznaczają wiadomości jako spam,
  • dlaczego wiadomości nie są dostarczane,
  • czy wiadomości są uwierzytelniane,
  • jaką reputację ma domena lub adres IP i jaki jest wpływ reputacji na współczynnik dostarczania wiadomości.

Rozwiązuj problemy z dostarczaniem poczty

Jeśli korzystasz z oferty dostawcy usługi poczty e-mail

Jeśli korzystasz z oferty dostawcy usługi poczty e-mail i masz problemy z dostarczaniem, skontaktuj się z nim. Dowiedz się, czy używa sprawdzonych metod opisanych w tym artykule.

Używanie Zestawu narzędzi G Suite do sprawdzania ustawień domeny

Użyj Zestawu narzędzi G Suite, aby sprawdzić i poprawić ustawienia swojej domeny.

Rozwiązywanie problemów powodujących odrzucanie e-maili

Jeśli Twoje wiadomości zostaną odrzucone, może pojawić się komunikat o błędzie. Dowiedz się więcej o tym błędzie, aby rozwiązać problem. Typowe komunikaty o błędach:

  • 421-4.7.0: wiadomości zostały odrzucone, ponieważ adresu IP serwera wysyłającego nie ma na liście dozwolonych domen adresata.
  • 550-5.7.1: wiadomości zostały odrzucone, ponieważ adres IP serwera wysyłającego jest na liście zawieszonych adresów IP. Ten błąd może pojawić się, jeśli wysyłasz e-maile przy użyciu udostępnionego adresu IP o złej reputacji.

Dowiedz się więcej o problemach z e-mailami i komunikatach o błędach SMTP:

Rozwiązywanie problemów związanych z błędami autoryzacji IPv6

Wystąpienie błędu autoryzacji IPv6 może oznaczać, że rekord PTR serwera wysyłającego nie korzysta z protokołu IPv6. Jeśli korzystasz z oferty dostawcy usługi poczty e-mail, potwierdź, że używa on rekordu PTR IPv6.

Przykładowy błąd autoryzacji IPv6:
550-5.7.1: wiadomość nie jest zgodna z wytycznymi IPv6 związanymi z wysyłaniem, które dotyczą rekordów PTR i uwierzytelniania.

Używanie narzędzia do rozwiązywania problemów

Jeśli po zastosowaniu się do wskazówek podanych w tym artykule nadal występują problemy z dostarczaniem poczty, zapoznaj się z artykułem Rozwiązywanie problemów z dostarczaniem poczty e-mail od nadawców.

Czy to było pomocne?
Jak możemy ją poprawić?