Vermeiden, dass E-Mails an Gmail-Nutzer blockiert oder an den Spam-Ordner gesendet werden

Dieser Artikel hieß bisher Richtlinien für Absender von Massen-E-Mails.

Wenn Sie die in diesem Artikel genannten Richtlinien einhalten, werden Ihre Nachrichten an den Posteingang von Gmail gesendet. Der Artikel enthält Tipps, mit denen sich die Wahrscheinlichkeit verringern lässt, dass Ihre Nachrichten in Gmail blockiert oder als Spam markiert werden.

Die Richtlinien gelten für alle, die E-Mails an Gmail-Nutzer senden. Als Gmail-Nutzer bezeichnen wir Personen, die einen dieser Gmail-Kontotypen haben:

  • Privates Gmail-Konto, das auf @gmail.com endet
  • Gmail-Konto für Unternehmen oder Bildungseinrichtungen innerhalb von Google Workspace. Die E-Mail-Adressen solcher Google Workspace-Konten enden nicht auf @gmail.com.

Wenn Sie die Richtlinien in diesem Artikel einhalten, ist es eher unwahrscheinlich, dass Folgendes passiert:

  • Ihre Sendefrequenz wird begrenzt
  • Ihre Nachrichten werden blockiert
  • Ihre Nachrichten werden als Spam markiert

Hinweis: E-Mail-Absender werden auf Anfrage nicht auf die Zulassungsliste gesetzt. Wir können nicht garantieren, dass Nachrichten die Spamfilter von Gmail passieren.

Sie verwenden ein Google Workspace-Konto, um E-Mails zu senden? Dann lesen Sie die Spam- und Missbrauchsrichtlinien in Gmail. Diese sind Teil der Richtlinien zur Fairen Nutzung von Google Workspace.

In diesem Artikel finden Sie keine Lösungen für die folgenden Probleme:

Domain bei einem E-Mail-Dienstanbieter

Wenn Sie einen E-Mail-Dienstanbieter für Ihre eigene Domain verwenden, achten Sie darauf, dass er die Richtlinien in diesem Artikel einhält. Große E-Mail-Anbieter wie Gmail, AOL und Yahoo tun dies normalerweise.

Wenn Sie einen Domainanbieter verwenden, aber Ihren eigenen E-Mail-Dienst verwalten, empfehlen wir Ihnen Folgendes:

  • Lesen und befolgen Sie die Best Practices in diesem Artikel zum Senden von E-Mails an Gmail-Nutzer.
  • Verwenden Sie Postmaster Tools, um Informationen über Nachrichten im Blick zu behalten, die von Ihrer Domain an Gmail-Nutzer gesendet wurden.

Best Practices für das Senden an Gmail

Befolgen Sie die allgemeinen Best Practices in diesem Abschnitt, damit Nachrichten aus Ihrer Domain möglichst nicht im Spamordner landen oder in Gmail blockiert werden.

Richten Sie gültige Reverse DNS-Einträge Ihrer IP-Adressen ein, die auf Ihre Domain verweisen.

Senden Sie am besten alle Nachrichten von derselben IP-Adresse aus. Wenn Sie von mehreren IP-Adressen senden müssen, verwenden Sie die unterschiedlichen IP-Adressen für verschiedene Arten von Nachrichten. Eine IP-Adresse wäre dann z. B. nur für den Versand von Kontobenachrichtigungen und eine andere nur für den Versand von Werbebotschaften vorgesehen.

Mischen Sie nicht verschiedene Inhalte innerhalb einer Nachricht. Beispielsweise sollten Sie keine Hinweise zu anstehenden Verkaufsaktionen in Kaufbestätigungen einfügen.

Nachrichten derselben Kategorie sollten im Von:-Header dieselbe E-Mail-Adresse haben. Von:-Header einer Domain ihrunternehmen.de könnten zum Beispiel so aussehen:

  • Für Kaufbestätigungen: kaufbestätigung@ihrunternehmen.de
  • Für Werbebotschaften: angebot@ihrunternehmen.de
  • Für Kontobenachrichtigungen: benachrichtigung@ihrunternehmen.de

Sehen Sie regelmäßig unter Google Safe Browsing nach, ob Ihre Domain nicht als unsicher gelistet ist. Die Einstufung Ihrer Domain erfahren Sie, wenn Sie ihren Namen auf der Statusseite der Safe Browsing-Website eingeben. Prüfen Sie auch alle Domains, die mit Ihrer verknüpft sind.

Senden Sie keine Beispiel-Phishing-Nachrichten oder Testkampagnen von Ihrer Domain aus. Dies könnte dem Ruf Ihrer Domain schaden und zur Folge haben, dass sie auf Sperrlisten im Internet gesetzt wird.

Geben Sie sich nicht ohne Erlaubnis als eine andere Domain oder einen anderen Anbieter aus. Eine solche Vorgehensweise wird als Spoofing bezeichnet und kann dazu führen, dass Gmail die Nachrichten als Spam kategorisiert.

So verhindern Sie, dass gültige Nachrichten als Spam markiert werden:

  • Nachrichten mit einer Absenderadresse, die in der Kontaktliste des Empfängers steht, werden wahrscheinlich nicht als Spam eingestuft.
  • Gelegentlich werden legitime Nachrichten jedoch für Spam gehalten. Empfänger können Spammarkierungen für gültige Nachrichten wieder aufheben, damit künftige E-Mails des Absenders an den Posteingang gesendet werden.

Eigene Nachrichten authentifizieren

Authentifizierte Nachrichten:

  • Schützen Empfänger vor schädlichen E-Mails, z. B. vor Phishing
  • Werden seltener abgelehnt oder in Gmail als Spam markiert

Diese Authentifizierungsmethoden werden von Ihrem Domainanbieter eingerichtet. Wenn Sie einen Domainhostingdienst oder einen E-Mail-Anbieter verwenden, folgen Sie dessen Anleitung. Richten Sie die Authentifizierung für jede Ihrer Absenderdomains ein.

Damit Ihre Nachrichten möglichst nicht als Spam eingestuft werden, richten Sie die folgenden Authentifizierungsmethoden ein:

  • Veröffentlichen Sie einen SPF-Eintrag für Ihre Domain. SPF verhindert, dass Spammer nicht autorisierte Nachrichten senden, die den Anschein erwecken, aus Ihrer Domain zu stammen.
  • Aktivieren Sie die DKIM-Signatur für Ihre E-Mails. Empfangsserver verwenden DKIM, um zu prüfen, ob eine Nachricht auch wirklich vom Domaininhaber gesendet wurde. Wichtig: Für Gmail ist ein DKIM-Schlüssel mit mindestens 1.024 Bit erforderlich.
  • Veröffentlichen Sie einen DMARC-Eintrag für Ihre Domain. Mit DMARC können Absender ihre Domain vor E-Mail-Spoofing schützen.

Damit SPF und DKIM eine Nachricht authentifizieren können, muss der Von:-Header der Absenderdomain entsprechen. Außerdem müssen die Nachrichten entweder die SPF- oder die DKIM-Prüfung bestehen.

E-Mails an aktive Nutzer senden

Senden Sie E-Mails nur an Nutzer, die Ihre Nachrichten auch wirklich erhalten und lesen möchten. Diese Personen melden Nachrichten aus Ihrer Domain wahrscheinlich nicht als Spam.

Wenn E-Mails aus Ihrer Domain häufig als Spam gemeldet werden, werden künftige Nachrichten möglicherweise ebenfalls an den Spamordner gesendet. Viele Spam-Berichte können dem Ruf Ihrer Domain mit der Zeit schaden.

Mit Postmaster Tools erhalten Sie detaillierte Informationen über den Ruf Ihrer IP-Adresse und Ihrer Domain.

E-Mails von Nutzern abonnieren lassen

Mit den folgenden Methoden sorgen Sie dafür, dass Ihre Nachrichten an interessierte Nutzer gehen:

  • Lassen Sie Nutzer aktiv zustimmen, dass Sie E-Mails von Ihnen erhalten möchten.
  • Bestätigen Sie die E-Mail-Adresse jedes Empfängers, bevor Sie sie ins Abo aufnehmen.
  • Sie sollten in regelmäßigen Abständen Nachrichten senden und sich dadurch bestätigen lassen, dass die Nutzer Ihre Mitteilungen weiterhin abonnieren möchten.
  • Sie sollten Nutzer abmelden, die Ihre E-Mails nicht lesen.

Abmeldung anbieten

Geben Sie den Nutzern immer die Möglichkeit, sich auf einfache Weise von Ihren Nachrichten abzumelden. Dadurch können Sie die Öffnungsrate, die Klickrate (Click-through-Rate, CTR) und die Effizienz beim Senden verbessern.

Für die Abmeldung gibt es einige empfohlene Methoden:

  • Fügen Sie einen gut sichtbaren Link in die E-Mail ein, der auf eine Abmeldeseite weiterleitet.
  • Bieten Sie Nutzern einen Einblick in die einzelnen Mailinglisten, die sie abonniert haben. Ermöglichen Sie das Abmelden von einzelnen Listen oder von allen Listen auf einmal.
  • Melden Sie einen Nutzer automatisch ab, wenn E-Mails von seiner Adresse mehrfach als unzustellbar zurückgeschickt werden.
  • Senden Sie regelmäßig eine Bestätigungsnachricht an Nutzer, in der sie angeben, dass sie weiterhin E-Mails von Ihnen erhalten möchten.

Abmeldung mit einem Klick anbieten

Damit haben Nutzer die Möglichkeit, sich direkt in Gmail mit nur einem Klick abzumelden. Fügen Sie dazu einen oder beide dieser Header in Ihre Nachrichten ein:

List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click
List-Unsubscribe: <https://your-company-net/unsubscribe/example>

Wenn Sie beide Header eingeben, wird in Gmail der erste verwendet.

Wenn sich ein Nutzer auf diese Weise abmeldet, erhalten Sie die folgende POST-Anfrage:

"POST /unsubscribe/example HTTP/1.1
Host: your-company.net
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded
Content-Length: 26
List-Unsubscribe=One-Click"

Weitere Informationen zu „List-Unsubscribe“-Headern:

Folgende Empfehlungen sind zu beachten

  • Kaufen Sie keine E-Mail-Adressen anderer Unternehmen.
  • Senden Sie keine E-Mails an Nutzer, die Nachrichten von Ihnen nicht abonniert haben. Diese Personen markieren unerwünschte Nachrichten möglicherweise als Spam. Damit werden auch künftige Nachrichten von Ihrem Server an diese Nutzer als Spam markiert.
  • Verwenden Sie keine Anmeldeformulare, in denen die Einwilligung bereits angekreuzt ist, sodass Nutzer Ihre Nachrichten automatisch abonnieren. In einigen Ländern bzw. Regionen gibt es Einschränkungen für die automatische Anmeldung. Beachten Sie die bei Ihnen geltenden Gesetze, wenn Sie die automatische Anmeldung nutzen möchten.

Absender überwachen, die Ihren E-Mail-Dienst verwenden

Hinweis: Diese Best Practices richten sich an E-Mail-Dienstanbieter.

Wenn Absender Ihren E-Mail-Dienst zum Senden von E-Mails verwenden, sind Sie für die damit zusammenhängenden Aktivitäten des Absenders verantwortlich. Ergreifen Sie deshalb folgende Maßnahmen:

  • Geben Sie für die Empfänger der Nachrichten eine E-Mail-Adresse an, an die sie den Missbrauch von E-Mails melden können, z. B. missbrauch@ihrunternehmen.de.
  • Halten Sie die Kontaktdaten in Ihrem WHOIS-Eintrag und bei „abuse.net“ immer auf dem neuesten Stand.
  • Entfernen Sie sofort alle Nutzer oder Clients, die Spam über Ihren Dienst senden.

Partner im Affiliate-Marketing beobachten

Affiliate-Marketingprogramme bieten Prämien für Unternehmen oder Einzelpersonen, die Besucher auf Ihre Website leiten. Leider nutzen das auch Spammer.

Wenn Ihr Unternehmen mit Marketing-Spam in Verbindung gebracht wird, werden andere von Ihnen gesendete E-Mails möglicherweise auch als Spam markiert. Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre Partner im Blick zu behalten und sich von ihnen zu trennen, falls sie Spam versenden.

Nachrichten zur Weiterleitung an den Posteingang formatieren

Diese Richtlinien zur Formatierung erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachrichten in Gmail im Posteingang ankommen und nicht in den Spamordner geleitet werden:

  • Formatieren Sie Nachrichten gemäß dem Internet Format Standard RFC 5322.
  • Wenn Ihre Nachrichten in HTML vorliegen, formatieren Sie sie gemäß den HTML-Standards.
  • Verwenden Sie HTML und CSS nicht für verborgene Inhalte in Ihren Nachrichten. So etwas kann dazu führen, dass sie als Spam markiert werden.
  • Von:-Header von Nachrichten sollten nur eine E-Mail-Adresse enthalten, z. B.:
    Von: benachrichtigung@ihrunternehmen.de 
  • Geben Sie in jeder Nachricht ein gültiges Header-Feld für die Nachrichten-ID an (RFC 5322).
  • Links im E-Mail-Text müssen gut erkennbar und leicht verständlich sein. Nutzer sollten gleich sehen können, wohin sie gelangen, wenn sie darauf klicken.
  • Die Absenderangaben müssen klar und deutlich sein.
  • Der Betreff der Nachricht sollte aussagekräftig und nicht irreführend sein.
  • Formatieren Sie internationale Domains gemäß den äußerst strengen Richtlinien für „Highly Restrictive“ in Abschnitt 5.2 des Unicode Technical Standard Nr. 39:
    • Authentifizierende Domain
    • „Von“-Domain
    • Im E-Mail-Text angegebene Domain
    • „Antworten an“-Domain
    • Absenderdomain

Sendevolumen langsam steigern

Wenn Sie viele Nachrichten senden, empfehlen wir Ihnen Folgendes:

  • Senden Sie E-Mails in gleichmäßigen Abständen und möglichst nicht gehäuft.
  • Beginnen Sie mit einem geringen Sendevolumen, das Sie dann langsam im Lauf der Zeit steigern.
  • Wenn Sie dann häufiger Nachrichten senden, sollten Sie regelmäßig die Sendefrequenz und alle Antworten überwachen, die Sie erhalten. Dadurch können Sie das Sendevolumen verringern, wenn die Frequenz eingeschränkt wird oder wenn Fehler auftreten.

Wenn Sie das Sendevolumen schrittweise erhöhen, verwenden Sie Postmaster Tools, um zu verfolgen, wie wirksam die E-Mails sind.

Wichtig: Wenn Sie das Sendevolumen zu schnell erhöhen, kann es zu Zustellungsproblemen kommen.

Die folgenden Faktoren beeinflussen, wie schnell Sie das Sendevolumen erhöhen können:

  • Anzahl der gesendeten E-Mails: Je mehr E-Mails Sie senden, desto langsamer sollten Sie das Sendevolumen erhöhen.
  • Häufigkeit der gesendeten E-Mails: Sie können das Sendevolumen schneller erhöhen, wenn Sie täglich statt wöchentlich Nachrichten senden.
  • Empfänger-Feedback zu Ihren Nachrichten: Achten Sie darauf, dass Sie Nachrichten nur an Nutzer senden, die Ihre E-Mails abonniert haben, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich abzumelden.

Empfohlene IP-Richtlinien

Berücksichtigen Sie diese Best Practices für Mailserver, die E-Mails an Gmail-Nutzer senden:

PTR-Eintrag des sendenden Servers prüfen

Wichtig: Die Absender-IP-Adresse muss mit der IP-Adresse des im Pointer-Eintrag (PTR) angegebenen Hostnamens übereinstimmen. PTR-Einträge werden auch als Reverse DNS-Einträge bezeichnet.

Ihre Absender-IP-Adresse muss einen PTR-Eintrag haben. Mithilfe von PTR-Einträgen wird bestätigt, dass der sendende Hostname mit der Absender-IP-Adresse verknüpft ist. Jede IP-Adresse muss einem Hostnamen im PTR-Eintrag zugeordnet werden.

Suchen Sie mit dem Tool intoDNS nach einem PTR-Eintrag.

Sendevolumen überwachen

Wichtig: Für Konten von Unternehmen und Bildungseinrichtungen gelten Sendebeschränkungen auch dann, wenn sich die Empfänger in unterschiedlichen Google Workspace-Domains befinden. Ein Beispiel: Sie senden E-Mails an Nutzer mit E-Mail-Adressen in den Domains ihrunternehmen.de und anderesunternehmen.de. Auch wenn sich diese Domains unterscheiden, werden an sie gesendete Nachrichten auf Ihr Limit angerechnet, wenn beide google.com als MX-Eintrag haben.

Wenn Sie stattdessen Google Workspace oder Gmail zum Senden verwenden: Sobald Sie die Sendebeschränkung erreicht haben, wird in Google Workspace automatisch ein Limit für die Sendefrequenz von dieser IP-Adresse eingerichtet.

Befolgen Sie diese Empfehlungen, um die Werte für die Absender-IP einzuhalten:

  • Beachten Sie die Gmail-Sendebeschränkungen, wenn Sie Nachrichten von Domains mit einem MX-Host von Google.com senden.
  • Beschränken Sie das Senden von E-Mails von einer einzelnen IP-Adresse basierend auf der Domain des MX-Eintrags und nicht auf der in der E-Mail-Adresse des Empfängers.
  • Überwachen Sie die Antworten, sodass Sie die Sendefrequenz nach Bedarf ändern können, um diese Grenzwerte einzuhalten.

Ruf der gemeinsamen IP-Adresse überwachen

Gemeinsame IP-Adressen werden von mehr als einem E-Mail-Absender verwendet. Die Aktivität jedes Absenders mit der gemeinsamen IP-Adresse wirkt sich auf den Ruf aller Nutzer aus, die die IP-Adresse verwenden.

Wenn Sie eine gemeinsame IP zum Senden von E-Mails verwenden, hat der schlechte Ruf nur eines anderen Absenders auch Auswirkungen auf Ihren Ruf. Das kann wiederum Ihre Zustellungsrate negativ beeinflussen.

Wenn Sie eine gemeinsame IP-Adresse zum Senden von E-Mails verwenden, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

  • Achten Sie darauf, dass sich die IP-Adresse nicht in einer Sperrliste im Internet befindet. Nachrichten von einer solchen IP-Adresse werden unter Umständen als Spam markiert.
  • Wenn Sie einen E-Mail-Anbieter für Ihre gemeinsame IP-Adresse verwenden, überwachen Sie deren Ruf mithilfe von Postmaster Tools.

Gesendete E-Mails mit Postmaster Tools überwachen

Verwenden Sie Postmaster Tools, um Informationen zu den E-Mails zu erhalten, die Sie an Gmail-Nutzer senden, z. B.:

  • Wann markieren Nutzer Ihre Nachrichten als Spam?
  • Warum werden Ihre Nachrichten möglicherweise nicht zugestellt?
  • Sind Ihre Nachrichten authentifiziert?
  • Wie ist der Ruf Ihrer Domain oder IP-Adresse und wie beeinflusst er die Zustellungsraten von Nachrichten?

Probleme bei der E-Mail-Zustellung beheben

Mit einem E-Mail-Anbieter

Wenn Sie einen E-Mail-Anbieter nutzen und Probleme bei der Zustellung auftreten, wenden Sie sich an den Anbieter. Fragen Sie, ob die Best Practices aus diesem Artikel angewendet werden.

Domaineinstellungen mithilfe der MX Toolbox ansehen

Mit der Google Admin Toolbox können Sie die Einstellungen für Ihre Domain überprüfen und korrigieren.

Quelle abgelehnter E-Mails reparieren

Wenn Ihre Nachrichten abgelehnt werden, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung. Versuchen Sie, mehr über den Fehler herauszufinden, damit Sie das Problem beheben können. Häufige Fehlermeldungen:

  • 421, „4.7.0“: Nachrichten werden abgelehnt, weil die IP-Adresse des Absenderservers nicht in der zugelassenen Liste der Empfängerdomain enthalten ist.
  • 550, „5.7.1“: Nachrichten werden abgelehnt, weil die IP-Adresse des Absenderservers in einer Liste gesperrter IP-Adressen enthalten ist. Dieser Fehler tritt möglicherweise auf, wenn Sie E-Mails über eine gemeinsame IP-Adresse mit schlechtem Ruf senden.

Weitere Informationen zu E-Mail- und SMTP-Fehlermeldungen:

IPv6-Autorisierungsfehler beheben

Ein IPv6-Autorisierungsfehler kann bedeuten, dass der PTR-Eintrag für den Absenderserver nicht IPv6 verwendet. Wenn Sie einen E-Mail-Anbieter nutzen, vergewissern Sie sich, dass er einen PTR-Eintrag mit IPv6 verwendet.

Beispiel für einen IPv6-Autorisierungsfehler:
550-5.7.1: Die Nachricht entspricht hinsichtlich PTR-Einträgen und Authentifizierung nicht den IPv6-Senderichtlinien.

Tool zur Fehlerbehebung verwenden

Wenn Sie auch nach der Prüfung der Richtlinien in diesem Artikel noch Probleme mit der E-Mail-Zustellung haben, versuchen Sie es mit den Methoden im Hilfeartikel Fehlerbehebung für Absender mit Problemen bei der E-Mail-Zustellung.

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