Lưu trữ thư
Việc lưu trữ xóa thư khỏi hộp thư đến của bạn nhưng vẫn giữ các thư đó trong tài khoản để bạn có thể luôn tìm thấy chúng sau này. Lưu trữ giống như là di chuyển thư vào một tủ đựng hồ sơ để giữ an toàn, không phải là cho thư vào thùng rác.
Lý do lưu trữ?
- Dọn sạch hộp thư đến của bạn bằng cách chuyển thư ra ngoài hộp thư đến.
- Thư đã lưu trữ vẫn ở trong tài khoản của bạn trong trường hợp bạn cần tìm số điện thoại trong chữ ký của ai đó hoặc bạn trở nên nổi tiếng và viết ký sự.
- Khi bạn xóa thư (thay vì lưu trữ), thư đó sẽ bị xóa tự động và vĩnh viễn sau khoảng 30 ngày.
Cách lưu trữ
Lưu trữ thư cá nhân
- Mở Gmail.
- Mở thư (hoặc chọn hộp kiểm cạnh thư).
- Nhấp nút Lưu trữ.
Lưu trữ nhiều hoặc tất cả thư cùng lúc
- Mở Gmail.
- Tìm nhóm thư bạn muốn lưu trữ, chẳng hạn tất cả thư phù hợp với tiêu chí tìm kiếm hoặc tất cả thư trong một nhãn.
- Chọn thư bằng cách sử dụng hộp kiểm trên thanh công cụ phía trên thư của bạn. Thao tác này sẽ chọn tất cả thư hiện đang hiển thị trên trang.
- Ngay phía trên thư của bạn, bạn sẽ thấy một câu tương tự như sau:
"Tất cả 20 cuộc hội thoại trên trang này đều được chọn. Chọn tất cả cuộc hội thoại phù hợp với tìm kiếm này."
Sử dụng liên kết “Chọn tất cả cuộc hội thoại” để chọn các thư còn lại nếu bạn muốn lưu trữ tất cả thư cùng lúc chứ không phải một trang một lần.
- Nhấp nút Lưu trữ.
Tìm thư đã lưu trữ
Bạn có thể tìm thấy tất cả thư đã lưu trữ bằng tìm kiếm hoặc bằng cách xem trong chế độ xem Tất cả thư. Khi ai đó trả lời thư bạn đã lưu trữ, cuộc hội thoại chứa thư đó sẽ xuất hiện lại trong hộp thư đến của bạn.
Tìm kiếm
Cách dễ nhất để tìm thư đã lưu trữ là tìm kiếm. Nếu bạn gặp khó khăn khi tìm kết quả bạn muốn, bạn có thể tinh lọc tìm kiếm của mình bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ trong hộp tìm kiếm và nhập tiêu chí của bạn vào trường phù hợp. Tìm hiểu thêm về tìm kiếm trên Gmail.
Xem trong các nhãn hoặc Tất cả thư
Nếu bạn đã áp dụng nhãn tùy chỉnh cho một thư, hãy nhấp vào nhãn ở bên trái của Gmail và tìm kiếm thư của bạn ở đó. Bạn có thể tìm thấy mọi thư mình đã lưu trữ trong Tất cả thư, do đó nếu bạn không thể tìm thấy thư trong tìm kiếm hoặc nhãn tùy chỉnh, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
- Mở Gmail.
- Di chuột qua danh sách nhãn ở bên trái của Gmail (dưới nút soạn).
- Nhấp vào Danh sách mở rộng
ở cuối danh sách nhãn của bạn (bạn có thể cần phải cuộn xuống).
- Chọn Tất cả thư.
Nếu bạn không thấy Tất cả thư dưới Danh sách mở rộng - Xem qua các trang thư.
Chuyển các thư đã lưu trữ trở lại hộp thư đến của bạn
- Tìm thư (xem ở trên).
- Mở thư (hoặc chọn hộp kiểm cạnh thư).
- Nhấp vào nút Chuyển tới Hộp thư đến trên thanh công cụ.
Mẹo: Hai cách để lưu trữ tự động
Bộ lọc: Bạn có thể thiết lập bộ lọc của riêng mình để tự động lưu trữ một số loại thư nhất định. Tìm hiểu thêm về bộ lọc.
Gửi và lưu trữ: Nếu bạn thường thấy là mình trả lời thư rồi sau đó lưu trữ ngay lập tức cuộc hội thoại thì tính năng này sẽ tiết kiệm thời gian của bạn.
Nhấp vào đây để tìm hiểu cách bật “Gửi và lưu trữ”- Mở Gmail.
- Nhấp vào bánh răng ở trên cùng bên phải.
- Chọn Cài đặt.
- Trong tab Chung, cuộn xuống để tìm phần “Gửi và lưu trữ”.
- Chọn Hiển thị nút "Gửi và lưu trữ" trong trả lời.
- Nhấp vào Lưu thay đổi ở cuối trang.
Sau khi bạn bật cài đặt này, bạn sẽ có hai tùy chọn khi bạn trả lời một thư:
- Nhấp Gửi và lưu trữ để gửi trả lời và lưu trữ thư trước trong một bước.
- Nhấp Gửi để gửi trả lời nhưng vẫn để nguyên thư ban đầu trong hộp thư đến.