メールのアーカイブ

アーカイブするとメールは受信トレイから削除されますが、アカウント内には残っているので、後から見つけることができます。アーカイブの処理は、メールをゴミ箱に捨てるのではなくファイル キャビネットに移して安全に保管するのに似ています。

Archive button

アーカイブする理由

  • メールを移動して受信トレイを整理します。
  • アーカイブしたメールは、署名に含まれる電話番号を検索したり、あなたが有名人になって自叙伝を執筆するときに検索したりできるようにアカウントに残っています。
  • メールを(アーカイブするのではなく)削除すると、そのメールは約 30 日後に自動的に完全に削除されます。

アーカイブする方法

個々のメールをアーカイブする

  1. Gmail を開きます。
  2. メールを開くか、メールの横にあるチェックボックスをオンにします。
  3. [アーカイブ] ボタンをクリックします。

複数またはすべてのメールをまとめてアーカイブする

  1. Gmail を開きます。
  2. 検索条件に一致するすべてのメールや、特定のラベルが付いたすべてのメールなど、アーカイブするメールのグループを見つけます。
  3. メールの上のツールバーにあるチェックボックスを使ってメールを選択します。この操作を行うと、現在ページに表示されているすべてのメールが選択されます。

     
  4. メールのすぐ上に、次のような文章が表示されます。

    「このページで 20 件のスレッドすべてが選択されています。この検索条件に一致するすべてのスレッドを選択する」。

    Select all messages link

    1 ページずつでなく、すべてのメールをまとめてアーカイブする場合は、[スレッドを全選択] リンクを使用して残りのメールも選択します。
     
  5. [アーカイブ] ボタンをクリックします。
 

アーカイブしたメールを見つける

アーカイブしたすべてのメールは、検索または [すべてのメール] 表示を使用して見つけることができます。アーカイブしたメールに返信メッセージが届くと、そのメッセージを含むスレッドが受信トレイに移動します。

検索

アーカイブしたメールを見つける一番簡単な方法は検索することです。目的のメールを探し出せない場合は、検索条件を絞り込みます。それには、検索ボックスにある小さい矢印をクリックし、該当欄に条件を入力します。詳しくは、Gmail 検索についてのページをご覧ください。

Gmail Search Box

ラベルまたは [すべてのメール] で探す

メールにカスタム ラベルを付けた場合は、Gmail の左側にあるラベルをクリックし、そこでメールを探します。アーカイブしたすべてのメールは [すべてのメール] に含まれるため、検索やカスタム ラベルでメールを見つけられない場合は、次の手順を行います。

  1. Gmail を開きます。
  2. Gmail の左側にあるラベル リスト([作成] ボタンの下)にカーソルを合わせます。
  3. ラベル リストの下部にある [開く ] をクリックします(スクロールが必要な場合もあります)。

     
  4. [すべてのメール] を選択します。


    [すべてのメール] が [開く ] の下に表示されていない場合は、ラベル リストの上の方で [すべてのメール] を探してください。
  5. メールが表示されたページに目を通します。

アーカイブしたメールを受信トレイに戻す

  1. メールを探します(上記を参照)。
  2. メールを開くか、メールの横にあるチェックボックスをオンにします。
  3. ツールバーの [受信トレイに移動] ボタンをクリックします。

ヒント: 自動的にアーカイブする 2 つの方法

フィルタ: 独自のフィルタを設定すると、特定の種類のメールを自動的にアーカイブすることができます。詳しくは、フィルタについてのページをご覧ください。

送信 & アーカイブ: メールに返信した直後にスレッドをアーカイブすることが多い場合は、この機能を使用すると時間を節約できます。

[送信 & アーカイブ] をオンにする方法についてはここをクリックしてください。
  1. Gmail を開きます。
  2. 右上にある歯車をクリックします。
  3. [設定] を選択します。
  4. [全般] タブで下にスクロールし、[送信 & アーカイブ] セクションを見つけます。
  5. [返信に [送信 & アーカイブ] ボタンを表示する] を選択します。
  6. ページの下部にある [変更を保存] をクリックします。

この設定を有効にすると、メールに返信するときに次の 2 つのオプションが表示されます。

  • [送信 & アーカイブ] をクリックすると、1 ステップで前のメールに返信してアーカイブできます。
  • [送信] をクリックすると、返信が送信され、元のメールは受信トレイに残ります。

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