پاسخ «بیرون از دفتر» یا «پاسخ خودکار»

اگر به حساب Gmail خود دسترسی ندارید، مثلاً به مرخصی رفته‌اید یا به اینترنت دسترسی ندارید، می‌توانید پاسخگوی خودکاری تنظیم کنید تا به‌طور خودکار به افراد اطلاع دهد که نمی‌توانید فوراً به آن‌ها پاسخ دهید. وقتی افراد برایتان پیام ارسال می‌کنند، پاسخی ازطریق ایمیل دریافت می‌کنند که حاوی متن پاسخ خودکار شما است.

فعال یا غیرفعال کردن پاسخ خودکار

1. در iPhone یا iPad، برنامه Gmail را باز کنید؛
2. در گوشه بالا، روی Menu (منو)   Settings (تنظیمات) ضربه بزنید؛
3. در بخش «Compose and Reply» (نوشتن و پاسخ دادن)، روی Vacation responder (پاسخگوی خودکار) ضربه بزنید؛
4. Vacation responder (پاسخگوی خودکار) را روشن کنید؛
5. محدوده تاریخ، موضوع و پیام را وارد کنید؛
6. در گوشه بالا، روی Save (ذخیره) ضربه بزنید.

نکته: برای خاموش کردن پاسخ تعطیلات، Vacation Responder (پاسخگوی خودکار) را خاموش کنید.

وقتی پاسخ خودکار ارسال می‌شود

پاسخ خودکار در ساعت ۱٢ ظهر روزی که به‌عنوان تاریخ شروع تنظیم کرده‌اید شروع می‌شود و در ساعت ۱۱:۵۹ شب روزی که به‌عنوان تاریخ پایان تنظیم کرده‌اید تمام می‌شود، مگر اینکه زودتر آن را پایان دهید.

در اکثر موارد، افراد فقط برای اولین پیامی که برای شما ارسال می‌کنند پاسخ خودکارتان را دریافت می‌کنند.

در این مواقع، افراد بیش از یک بار پاسخ خودکار شما را می‌بینند:

• اگر فردی مجدداً بعد از چهار روز با شما تماس بگیرد و پاسخگوی خودکارتان همچنان فعال باشد، دوباره پیام خودکارتان را مشاهده خواهد کرد.
• هر بار که پاسخگوی خودکار را ویرایش می‌کنید، دوباره از ابتدا شروع به کار می‌کند. اگر فردی پاسخ خودکار اول شما را دریافت کرده باشد و بعداز اینکه پاسخ را ویرایش کردید دوباره برایتان ایمیل ارسال کند، پاسخ جدیدتان را مشاهده خواهد کرد.

نکته: می‌توانید انتخاب کنید پاسختان برای همه، فقط برای مخاطبینتان، یا فقط برای کسانی که در سازمانتان هستند ارسال شود.

اگر هردو چارگوش «ارسال پیام فقط به کسانی که در فهرست مخاطبین من هستند» و «ارسال پیام فقط به کسانی که در دامنه من هستند» را علامت بزنید، پاسخ تعطیلات را فقط افرادی خواهند دید که هم در مخاطبینتان و هم در دامنه‌تان هستند.

نکته: پیام‌هایی که به پوشه هرزنامه می‌رود و پیام‌های ارسالی به فهرست پستی که در آن مشترک هستید، پاسخ خودکار شما را دریافت نخواهد کرد.

دیدن وضعیت بیرون از دفتر

می‌توانید وضعیت‌های بیرون از دفتر را در Gmail پیدا کنید.

اگر فردی در دفتر نباشد، وقتی ایمیلی برای او می‌نویسید، Gmail وضعیت بیرون از دفتر او را نشان می‌دهد. همچنان می‌توانید ایمیل را ارسال کنید، اما ممکن است تا آن فرد بازنگردد به ایمیلتان پاسخ ندهد. اگر Chat را در Gmail فعال کرده باشید، هنگام ارسال پیام مستقیم وضعیت بیرون از دفتر او را هم دریافت خواهید کرد.

اگر فردی اجازه مشاهده رویداد بیرون از دفترتان را نداشته باشد، Gmail نشان نمی‌دهد شما بیرون از دفتر هستید.

هم‌رسانی وضعیت بیرون از دفتر

برای اینکه به دیگران نشان دهید بیرون از دفتر هستید، تقویمتان را هم‌رسانی کنید و رویداد بیرون از دفتر ایجاد کنید. مدت‌زمان رویداد باید کل روز باشد یا از ساعات کاری شما فراتر باشد.