Opciones para compartir los archivos insertados desde Google Drive

Si quieres insertar archivos desde Google Drive, tienes que utilizar la nueva interfaz de Gmail para redactar y responder.

Cuando envías un archivo insertándolo desde Drive, Gmail comprueba que tus destinatarios tengan acceso al archivo. Si no lo tienen, te avisa para que cambies la configuración de uso compartido de esos archivos.

Si envías un mensaje y Gmail detecta que los destinatarios no pueden acceder a tus archivos, te ofrece otras alternativas de configuración de uso compartido. Funciona así:

Cómo compartir archivos con "Cualquier usuario que reciba el enlace"
Si seleccionas esta opción, todo aquel que tenga el enlace podrá ver, comentar y modificar el archivo. Es como cuando envías enlaces a noticias o sitios web por correo electrónico: si has autorizado a los que tienen el enlace a ver el archivo, también pueden acceder a él. Esto significa que, si reenvían tu mensaje o si se suman otras personas a la conversación, esos destinatarios también podrán acceder al archivo aunque no tengan una cuenta de Google.
Cómo compartir archivos con destinatarios de mensajes de correo electrónico concretos
Si prefieres compartir los archivos con quien tú elijas, haz clic en mostrar más opciones para configurar ese ajuste. Si no quieres que el archivo se haga público, recuerda que los destinatarios no podrán ver el archivo si:
  • no tienen una cuenta de Google,
  • la dirección de correo electrónico a la que llegue el mensaje no está asociada a su cuenta de Google,
  • reciben el mensaje a través de una lista de correo electrónico que no es de Google. Si quieres compartir los archivos con una lista de distribución, tienes que utilizar Grupos de Google.

Tú no solo decides quién tiene acceso al archivo, sino también si puede modificarlo, comentarlo o solamente verlo. Más información sobre los niveles de acceso

Nota: a veces te encontrarás con que no puedes conceder el acceso a determinados archivos de Drive. En ese caso, Gmail te lo indicará y tendrás que pedir al propietario del archivo original que cambie la configuración de uso compartido.

Opciones de uso compartido que tienen los clientes de Google Apps

Si eres cliente de Google Apps, es posible que tu dominio tenga otra configuración predeterminada. Aun así, también dispondrás de opciones de uso compartido para permitir que la gente de [tudominio.com] que tenga el enlace pueda acceder al archivo, o para compartir el archivo con los destinatarios de tu mensaje de correo electrónico. Si quieres compartir los archivos con los destinatarios que selecciones, haz clic en mostrar más opciones. Elijas la opción que elijas, solo podrán ver los archivos los usuarios de cuentas de Google o de Google Apps.