איך מוסיפים תוויות סיווג ב-Gmail

חשוב לדעת: כדי להשתמש בתוויות סיווג, צריך להיכנס לחשבון של מקום העבודה או של מוסד הלימודים.

• אם אתם לא רואים אפשרות להוסיף תוויות סיווג, פנו לאדמין.
• אדמינים? כאן מופיע הסבר על איך יוצרים תוויות סיווג.

אם אתם משתמשים ב-Gmail דרך חשבון לצורכי עבודה או חשבון של מוסד לימודים, האדמין יכול לבקש מכם להוסיף תוויות סיווג לאימיילים. תוויות סיווג יכולות לעזור לכם לנהל אימיילים חשובים או רגישים בארגון. לדוגמה, אם האימייל מכיל מידע סודי, יכול להיות שלפי מדיניות המידע של הארגון צריך להוסיף לו את התווית "סודי".

האדמין יכול גם להגדיר כללים שיוסיפו אוטומטית תוויות סיווג להודעות. לדוגמה, אם ההודעה מכילה פרטים אישיים מזהים (PII), היא תזוהה באמצעות הכלל והתווית "סודי" תתווסף אליה. מקבל ההודעה יוכל לראות את התווית הזו אם הוא מאותו ארגון ויש לו את ההרשאות המתאימות לראות את התווית.

הסבר על העקרונות הבסיסיים של תוויות סיווג

• אפשר להוסיף עד 20 תוויות לכל אימייל.
• רק האדמין יכול ליצור ולערוך תוויות.
• כדי להוסיף תווית לאימייל, האדמין צריך לתת לכם גישת צפייה ועריכה בתווית.
  • אם יש לכם רק גישת צפייה בתווית, לא תוכלו לשנות או להסיר אותה.
• אתם לא יכולים:
  • לשנות את השמות של התוויות.
  • להוסיף, לערוך או להסיר תוויות מאימיילים ששלחתם.
  • לחפש אימיילים לפי תווית.
  • לחפש או להוסיף תוויות באפליקציית Gmail.
• חשוב לפעול בהתאם למדיניות המידע של הארגון. לא יודעים מהי? פנו לאדמין.

איך מוסיפים תוויות סיווג

1. פותחים את Gmail במחשב.
2. לוחצים על אימייל חדש בפינה הימנית העליונה.
   • אפשר גם להוסיף תווית כשעונים לאימייל.
3. מתחת לשורה 'נושא', לוחצים על השורה סיווג.
4. בוחרים את התווית שרוצים להוסיף.
   • אם לתווית יש כמה שדות:
     1. לוחצים על החץ .
     2. ממלאים את השדות.
     3. לוחצים על אישור.
5. כדי להוסיף עוד תווית, לוחצים על השורה סיווג.
6. בוחרים עוד תווית.

כדאי לדעת:

• כדי להסיר תווית, לוחצים על סמל ההסרה .
• כדי לשנות תווית:
  1. מקישים על התווית.
  2. בוחרים תווית אחרת.

זיהוי הודעות אימייל בעזרת תוויות הסיווג

• התוויות מופיעות ליד:
  • הודעות האימייל בתיבת הדואר הנכנס
  • השם של השולח/ת באימייל
• אם להודעת האימייל יש יותר מתווית תג אחת, התווית עם הדירוג הגבוה ביותר בארגון היא זו שמופיעה. כדי לראות את רשימת התוויות המלאה של הודעת האימייל, אפשר לפתוח את ההודעה וללחוץ על התווית.
• אם להודעת האימייל יש כמה תוויות או אם לתווית אין שם, אפשר לפתוח את ההודעה כדי לראות את כל הפרטים.
• כדי לראות את כל התוויות שנוספו להודעת אימייל:
  1. פותחים את Gmail במחשב.
  2. פותחים את הודעת האימייל.
  3. לוחצים על התווית שמשמאל, ליד השם של השולח/ת.
  4. בודקים את הפרטים של כל תווית בחלון הקופץ 'סיווגים שהוחלו'.