در Gmail، حساب‌های واگذارشده و صندوق‌های ورودی مشترک یکی است. بااستفاده از آن، می‌توانید به افراد و گروه‌ها (نمایندگان) اجازه دهید به حساب Gmail شما دسترسی داشته باشند. این کار باعث می‌شود صندوق ورودی‌ای داشته باشید که مزایای زیر را دارد:
- مرتب کردن خودکار ایمیل با فیلترها (قوانین)
- نگه داشتن سابقه مکاتبات ازطریق بایگانی کردن ایمیل
- پیگیری کردن وضعیت پیام‌های ایمیل بااستفاده از برچسب‌ها
- نمایش دادن یا پنهان کردن نام نماینده به‌عنوان فرستنده
نمایندگان می‌توانند پیام‌های ایمیل شما را بخوانند، و ارسال، و حذف کنند. آن‌ها نمی‌توانند ازجانب شما با کسی گپ بزنند یا گذرواژه Gmail شما را تغییر دهند. وقتی پیام ارسال می‌کنند، نشانی ایمیلشان نمایش داده می‌شود.
اگر ازطریق محل کار، تحصیل، یا سازمان دیگری از Gmail استفاده می‌کنید، می‌توانید نمایندگی را به گروه موردنظرتان اعطا کنید. با این کار می‌توانید نمایندگی را به‌راحتی ازطریق عضویت گروه مدیریت کنید.
تفاوت‌های بین این حساب‌ها یا صندوق‌های ورودی و «صندوق‌های ورودی مشارکتی»
«صندوق ورودی مشارکتی» نوعی گروه است که شما در «گروه‌های Google» ایجاد می‌کنید.
- اعضا می‌توانند پیام ارسال کنند، مکالمه‌ها را به یکدیگر اختصاص دهند، و مکالمه‌ها را به‌عنوان تکلیف پیگیری کنند.
- «صندوق ورودی مشارکتی» نشانی ایمیل دارد. افراد می‌توانند پیام‌های «صندوق ورودی مشارکتی» را بااستفاده از کارخواه‌های ایمیل، مانند Gmail، ارسال و دریافت کنند. برای دریافت جزئیات، از ارسال ایمیل از نشانی یا نام مستعاری دیگر بازدید کنید.
ازهم بازکردن همه | جمع کردن همه
افزودن یا حذف نماینده
افزودن نمایندهمهم: قبل‌از اینکه بتوانید دسترسی نمایندگان به حسابتان اعطا کنید باید تأیید کنید که خود شما درخواست تغییر در «حساب Google» داده‌اید. آشنایی با درستی‌سنجی «حساب Google» برای کنش‌های حساس.
می‌توانید حداکثر ۱۰ نماینده اضافه کنید.
اگر ازطریق محل کار، محل تحصیل، یا سازمان دیگری از Gmail استفاده می‌کنید:
- می‌توانید حداکثر ۱٬۰۰۰ نماینده در سازمانتان اضافه کنید.
- در کاربردهای معمول، ۴۰ نماینده می‌توانند به‌طور هم‌زمان به حساب Gmail دسترسی داشته باشند.
- اگر از فرایندهای خودکار استفاده می‌کنید (مثلاً میانای برنامه‌سازی کاربردی یا افزونه‌های مرورگر)، تنها چند نماینده می‌توانند به‌طور هم‌زمان به حساب Gmail دسترسی داشته باشند.
- در رایانه Gmail را باز کنید.
- نمی‌توانید نماینده‌ها را از برنامه Gmail اضافه کنید.
- در بالا سمت چپ، روی «تنظیمات»
دیدن همه تنظیمات کلیک کنید.
- روی حساب‌ها و وارد کردن یا برگه حساب‌ها کلیک کنید.
- در قسمت «صدور مجوز دسترسی به حساب»، روی افزودن حسابی دیگر کلیک کنید.
- اگر از Gmail ازطریق محل کار یا مدرسه استفاده می‌کنید ممکن است سازمانتان واگذاری ایمیل را محدود کند. اگر این تنظیم را مشاهده نمی‌کنید، با سرپرستتان تماس بگیرید؛
- نشانی ایمیل فرد موردنظرتان را برای اضافه کردن وارد کنید.
- اگر از Gmail در محل کار، مدرسه، یا سایر سازمان‌ها استفاده می‌کنید و سرپرستتان آن را مجاز می‌داند، می‌توانید نشانی ایمیل گروه را وارد کنید. دامنه این گروه باید با دامنه سازمان شما یکسان باشد. اعضای خارجی گروه نمی‌توانند دسترسی نمایندگی داشته باشند.
مهم: اگر حسابی را که واگذار می‌کنید حساب جدیدی است یا گذرواژه آن بازنشانی شده است، وقتی برای اولین‌بار به سیستم وارد می‌شوید، سرپرست باید الزامات تغییر گذرواژه را خاموش کند.
- اگر از Gmail در محل کار، مدرسه، یا سایر سازمان‌ها استفاده می‌کنید و سرپرستتان آن را مجاز می‌داند، می‌توانید نشانی ایمیل گروه را وارد کنید. دامنه این گروه باید با دامنه سازمان شما یکسان باشد. اعضای خارجی گروه نمی‌توانند دسترسی نمایندگی داشته باشند.
- روی مرحله بعد
ارسال ایمیل برای اعطای دسترسی کلیک کنید.
دیدن همه تنظیمات کلیک کنید.
ارسال ایمیل برای اعطای دسترسی کلیک کنید.فردی که اضافه کردید ایمیلی دریافت می‌کند که از او خواسته می‌شود آن را تأیید کند. دعوت بعداز یک هفته منقضی می‌شود.
اگر گروهی را اضافه کنید، همه اعضای گروه نماینده خواهند شد، بدون اینکه لازم باشد آن را تأیید کنند.
توجه: ممکن است ۲۴ ساعت طول بکشد تا نمایندگی اعطا شود.
- در رایانه، Gmail را باز کنید. نمی‌توانید نماینده‌ها را از برنامه Gmail راه‌اندازی کنید؛
- در بالا سمت چپ، روی «تنظیمات»
- روی برگه حساب‌ها و وارد کردن کلیک کنید.
- در قسمت «صدور مجوز دسترسی به حساب» روی حذف در کنار حسابی که می‌خواهید حذف کنید کلیک کنید.
عیب‌یابی مشکلات
حسابم نماینده‌ای دارد که خودم اضافه نکردهاماگر در محل کار، تحصیل، یا سازمانی دیگر نماینده اضافه می‌کنید، فقط می‌توانید دیگر افراد یا گروه‌هایی را که در سازمانتان هستند به‌عنوان نماینده اضافه کنید.
اگر فرد موردنظر در سازمانتان است اما نمی‌توانید او را اضافه کنید، از سرپرست بخواهید بررسی کند که واگذاری برای سازمانتان روشن باشد.
برای بهترین نتیجه، نشانک‌های ذخیره‌شده مربوطه را حذف کنید.
توجه: ممکن است کمی طول بکشد (معمولاً حداکثر یک ساعت) تا نمایندگان بتوانند به حسابتان دسترسی پیدا کنند.
اگر نمی‌توانید بااستفاده از دامنه Google Workspace به حساب واگذارشده دسترسی داشته باشید، با نحوه روشن یا خاموش کردن واگذاری ایمیل آشنا شوید.