Google Workspace, नए क्रिप्टोग्राफ़ी स्टैंडर्ड का इस्तेमाल करता है, ताकि ऐसे डेटा को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किया जा सके जो इनऐक्टिव है या जो ट्रांज़िट में है. इसके अलावा, ईमेल की सेवा देने वाली दूसरी कंपनियों से संपर्क करने के लिए Gmail, TLS (ट्रांसपोर्ट लेयर सिक्योरिटी) का इस्तेमाल करता है. Gmail की क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन (सीएसई) सुविधा को चालू करके, संवेदनशील या कानून के तहत आने वाले अपने डेटा को ज़्यादा गोपनीय बनाया सकता है. इसके तहत, आपके डेटा को आपके ब्राउज़र में ही एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किया जाता है. यह काम Google के क्लाउड-आधारित स्टोरेज में डेटा भेजने या उसमें डेटा सेव करने से पहले किया जाता है. ऐसा करने से, सभी मैसेज डिलीवर होने तक सुरक्षित रहते हैं. इनके लिए, एक ही तरह की सुरक्षा का इस्तेमाल किया जाता है.
शुरू करने से पहले
Google Workspace के इन वर्शन में, ईमेल के लिए अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर जोड़ा जा सकता है:
- Enterprise Plus
- Education Plus
- Education Standard
अगर आपको यह सुविधा नहीं दिख रही है, तो अपने Google Workspace एडमिन से संपर्क करें.
अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर के बारे में जानकारी
सीएसई (क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन) की सुविधा चालू होने पर:
- ईमेल के मुख्य हिस्से में अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर जोड़ा जाता है. इसमें इनलाइन इमेज और अटैचमेंट भी शामिल है.
- ईमेल के हेडर में अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर नहीं जोड़ा जाता है. इसमें विषय, टाइमस्टैंप, और 'पाने वाला' फ़ील्ड भी शामिल है.
ध्यान दें: ऐसा हो सकता है कि आपके एडमिन ने आपके मैसेज के लिए, क्लाइंट साइड एन्क्रिप्शन की सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से चालू की हो. अगर ईमेल पाने वाला व्यक्ति एस/एमआईएमई का इस्तेमाल नहीं करता, तो सीएसई (क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन) को बंद किया जा सकता है.
अपने डोमेन के लोगों को ईमेल भेजने के लिए, सीएसई का इस्तेमाल करना
अहम जानकारी:
- ईमेल को ड्राफ़्ट करने से पहले, तय करें कि आपको अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर जोड़ना है या नहीं. ईमेल को ड्राफ़्ट करने के दौरान भी उसमें अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर जोड़ा जा सकता है. हालांकि, ऐसा करने पर आपका ड्राफ़्ट मिट जाएगा और एक नया ड्राफ़्ट खुल जाएगा.
- ईमेल को ड्राफ़्ट करने के बाद, ज़रूरत न होने पर अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर की सुविधा को बंद किया जा सकता है. अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर को हटाने से पहले, पक्का करें कि ड्राफ़्ट में कोई संवेदनशील जानकारी न हो.
- Gmail में, लिखें पर क्लिक करें.
- मैसेज के दाएं कोने में, मैसेज की सुरक्षा
पर क्लिक करें.
- "अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर" में जाकर, चालू करें पर क्लिक करें.
- ईमेल पाने वालों के नाम, विषय, और ईमेल का कॉन्टेंट जोड़ें.
- भेजें पर क्लिक करें.
- अगर कहा जाए, तो अपने आइडेंटिटी प्रोवाइडर खाते में साइन इन करें.
अपने डोमेन से बाहर के लोगों को ईमेल भेजने के लिए, सीएसई का इस्तेमाल करना
सीएसई का इस्तेमाल करके अपने डोमेन से बाहर के किसी व्यक्ति को ईमेल भेजने के लिए, ज़रूरी है कि आप दोनों, एक-दूसरे के साथ अपने डिजिटल हस्ताक्षर शेयर करें.
अहम जानकारी:
- डिजिटल हस्ताक्षर में आपका सर्टिफ़िकेट और सार्वजनिक पासकोड शामिल होता है. ईमेल पाने वाला व्यक्ति, आपको ईमेल भेजने के लिए इनका इस्तेमाल कर सकता है. इससे ईमेल को एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किया जाता है.
- एक-दूसरे के साथ अपने डिजिटल हस्ताक्षर को शेयर करने के लिए, ज़रूरी है कि आपके डिजिटल हस्ताक्षर वाले ईमेल के जवाब में, ईमेल पाने वाला व्यक्ति भी आपको अपने डिजिटल हस्ताक्षर वाला ईमेल भेजे. जब ईमेल पाने वाला व्यक्ति अपने डिजिटल हस्ताक्षर वाला ईमेल भेजता है, तो उसका सार्वजनिक पासकोड अपने-आप सेव हो जाता है. इसके बाद ही, उसके साथ बातचीत करने पर अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर की सुविधा उपलब्ध होती है.
- हर संपर्क के लिए, आपको सिर्फ़ एक बार डिजिटल हस्ताक्षर शेयर करने की ज़रूरत होती है.
- अगर आपने या आपके संपर्क ने सर्टिफ़िकेट को अपडेट किया है, तो आपको एक-दूसरे के साथ अपने डिजिटल हस्ताक्षर फिर से शेयर करने होंगे.
- Gmail में, लिखें पर क्लिक करें.
- मैसेज के दाएं कोने में, मैसेज की सुरक्षा
- पक्का करें कि अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर की सुविधा चालू न की गई हो.
- डिजिटल हस्ताक्षर
मैसेज पर हस्ताक्षर करें पर क्लिक करें
- सर्टिफ़िकेट देखने और डाउनलोड करने के लिए, हस्ताक्षर देखें पर क्लिक करें.
- ईमेल पाने वाले व्यक्ति को अपने डिजिटल हस्ताक्षर वाला ईमेल भेजें.
- यह पुष्टि करने के लिए कि ईमेल पाने वाले व्यक्ति को आपके डिजिटल हस्ताक्षर वाला ईमेल मिला है, उससे कहें कि जवाब में वह भी आपको अपने डिजिटल हस्ताक्षर वाला ईमेल भेजे.
मैसेज पर हस्ताक्षर करें पर क्लिक करें
एक-दूसरे के साथ अपने डिजिटल हस्ताक्षर शेयर किए जाने के बाद, सीएसई की सुविधा उपलब्ध होती है. फिर, उस व्यक्ति के साथ बातचीत करते समय अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर जोड़ा जा सकता है.
सीएसई का इस्तेमाल करके एन्क्रिप्ट किया गया ईमेल पढ़ना
अगर आपको सीएसई का इस्तेमाल करके एन्क्रिप्ट किया गया ईमेल मिलता है, तो भेजने वाले व्यक्ति के नाम के नीचे, "एन्क्रिप्ट किया गया मैसेज" दिखेगा. मैसेज पढ़ने के लिए:
- Gmail में, कोई ईमेल खोलें.
- अगर कहा जाए, तो अपने आइडेंटिटी प्रोवाइडर खाते में साइन इन करें.
- आपके ब्राउज़र में खुली Gmail की विंडो में, मैसेज अपने-आप डिक्रिप्ट हो जाएगा.
अटैचमेंट के साइज़ की सीमा
अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर का इस्तेमाल करने पर, पांच एमबी तक के अटैचमेंट और इनलाइन इमेज ही अपलोड की जा सकती हैं.
ब्लॉक किए गए फ़ाइल टाइप
अगर आपने सीएसई (क्लाइंट-साइड एन्क्रिप्शन) की सुविधा चालू की है और आपको अटैचमेंट वाला कोई ईमेल मिलता है, तो आपको चेतावनी वाला एक मैसेज मिलेगा. इसमें आपको बताया जाएगा कि एन्क्रिप्ट (सुरक्षित) किए गए ईमेल में वायरस का पता नहीं लगाया जा सकता. इस तरह के ईमेल के अटैचमेंट डाउनलोड करते समय सावधानी बरतें. कुछ फ़ाइल टाइप वाले अटैचमेंट अपने-आप ब्लॉक हो जाते हैं.
Gmail में इन फ़ाइल टाइप को ब्लॉक किया गया है:
.ade, .adp, .apk, .appx, .appxbundle, .bat, .cab, .chm, .cmd, .com, .cpl, .diagcab, .diagcfg, .diagpack, .dll, .dmg, .ex, .ex_, .exe, .hta, .img, .ins, .iso, .isp, .jar, .jnlp, .js, .jse, .lib, .lnk, .mde, .msc, .msi, .msix, .msixbundle, .msp, .mst, .nsh, .pif, .ps1, .scr, .sct, .shb, .sys, .vb, .vbe, .vbs, .vhd, .vxd, .wsc, .wsf, .wsh, .xll
काम न करने वाली सुविधाएं
अतिरिक्त एन्क्रिप्शन लेयर का इस्तेमाल करने पर, ये सुविधाएं उपलब्ध नहीं होतीं:
- गोपनीय मोड
- ईमेल लेआउट
- एक ही ईमेल कई लोगों को भेजने का मोड
- मीटिंग के लिए समय के सुझाव मिलना
- पॉप-आउट और फ़ुल-स्क्रीन में लिखना
- किसी ग्रुप को ईमेल भेजना
- ईमेल में हस्ताक्षर जोड़ना
- इमोजी
- प्रिंट करना