Gmail में मेल मर्ज की सुविधा का इस्तेमाल करके, लोगों को उनकी पसंद के हिसाब से ईमेल कैंपेन, न्यूज़लेटर, और सूचनाएं भेजी जा सकती हैं.
अहम जानकारी: Gmail में एक ही ईमेल कई लोगों को भेजने की सुविधा को अब मेल मर्ज कहा जाता है. मैसेज लिखते समय "पाने वाला:" के बगल में, मेल मर्ज का इस्तेमाल करें पर क्लिक करें.
जानें कि मेल मर्ज की सुविधा कैसे काम करती है
- मेल मर्ज में आपको, @नाम और @उपनाम जैसे मर्ज टैग का इस्तेमाल करके, मैसेज को अपने हिसाब से बनाने की सुविधा मिलती है. जब मैसेज भेजा जाता है, तो ईमेल पाने वाले हर व्यक्ति को एक यूनीक कॉपी मिलती है. उसमें मर्ज टैग को उनकी जानकारी से बदला जाता है.
- मैसेज पाने वाले लोग यह नहीं देख सकेंगे कि आपने और किसे मैसेज भेजा है. बातचीत को आसानी से मैनेज करने के लिए, मैसेज पाने वाले व्यक्ति से मिलने वाले जवाब आपको अलग-अलग थ्रेड में मिलेंगे.
- अगर ईमेल पाने वाले लोगों की संख्या ज़्यादा है, तो उनकी संपर्क जानकारी वाली एक स्प्रेडशीट लिंक की जा सकती है. आपके मैसेज में, स्प्रेडशीट के किसी भी कॉलम का इस्तेमाल मर्ज टैग के तौर पर किया जा सकता है. इसमें मैसेज पाने वाले हर व्यक्ति की कस्टम जानकारी शामिल होती है, ताकि आप मैसेज को अपने हिसाब से बना सकें.
मेल मर्ज के लिए ज़रूरी शर्तें देखना
मेल मर्ज की सुविधा का इस्तेमाल करने के लिए, Google Workspace प्लान के उस खाते में साइन इन करें जो ज़रूरी शर्तें पूरी करता हो:
- Workspace Individual
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Standard
- Education Plus
ईमेल पाने वाले लोगों को सीधे अपने मैसेज में जोड़ना
- अपने कंप्यूटर पर, Gmail खोलें.
- सबसे ऊपर बाईं ओर, लिखें पर क्लिक करें.
- किसी मौजूदा ड्राफ़्ट को भी खोला जा सकता है.
- "पाने वाला" फ़ील्ड में, ईमेल पाने वालों के ईमेल पते डालें.
- "पाने वाला:" लाइन की दाईं ओर, मेल मर्ज का इस्तेमाल करें
पर क्लिक करें.
- मेल मर्ज की सुविधा चालू करें.
- अपने मैसेज में, @ डालें.
- कोई मर्ज टैग चुनें:
- @नाम
- @उपनाम
- @पूरा नाम
- @ईमेल
- मर्ज टैग डालने के लिए, Enter दबाएं.
सलाह:
- यह पक्का करने के लिए कि आपके मैसेज में, पाने वाले का सही नाम इस्तेमाल हो, Google Contacts में उनके नाम की जांच करें.
- एक से ज़्यादा लोगों को जोड़ने के लिए, Google Contacts में लेबल बनाएं और ईमेल पाने वाले लोगों के ग्रुप बनाएं. जब Gmail की "पाने वाला:" लाइन में लेबल जोड़ा जाता है, तो ग्रुप में रखे गए ईमेल पाने वाले लोगों की जानकारी अपने-आप भर जाती है. लेबल का इस्तेमाल करके, संपर्कों को व्यवस्थित करने का तरीका जानें.
- अगर ईमेल पाने वाले व्यक्ति की जानकारी Google Contacts में मौजूद नहीं है, तो "पाने वाला:" लाइन में डाले गए नाम के आधार पर, मेल मर्ज का नाम और उपनाम अपने-आप भर जाता है.
- उदाहरण के लिए, अगर आपने पाने वाले व्यक्ति के तौर पर "लीज़ा रॉड्रिगज़ <lisa@example.com>" डाला है, तो Gmail, @नाम के तौर पर “लीज़ा” और @उपनाम के तौर पर “रॉड्रिगज़” इस्तेमाल करता है.
स्प्रेडशीट की मदद से अपने मैसेज में ईमेल पाने वालों के नाम जोड़ना
अहम जानकारी: आपकी स्प्रेडशीट के पहले टैब में संपर्क जानकारी होनी चाहिए. इसमें, सिर्फ़ टेक्स्ट शामिल हो सकता है.
- अपने कंप्यूटर पर, Gmail खोलें.
- सबसे ऊपर बाईं ओर, लिखें पर क्लिक करें.
- किसी मौजूदा ड्राफ़्ट को भी खोला जा सकता है.
- "पाने वाला:" लाइन की दाईं ओर, मेल मर्ज का इस्तेमाल करें
- मेल मर्ज की सुविधा चालू करें.
- स्प्रेडशीट से जोड़ें पर क्लिक करें.
- कोई स्प्रैडशीट चुनें
- शामिल करें पर क्लिक करें.
- विंडो में, अपनी स्प्रेडशीट से वे कॉलम चुनें जिनमें ईमेल पाने वाले लोगों की जानकारी शामिल है:
- ईमेल
- नाम
- उपनाम (ज़रूरी नहीं)
- पूरा करें पर क्लिक करें.
- आपकी स्प्रेडशीट, मैसेज की "पाने वाला:" लाइन में जोड़ दी जाती है.
- अपने मैसेज में, @ डालें.
- कोई मर्ज टैग चुनें.
- आपकी स्प्रेडशीट में कॉलम हेडर के आधार पर मर्ज टैग तय होते हैं.
- मर्ज टैग डालने के लिए, Enter दबाएं.
सलाह: ईमेल पाने वाले की जानकारी के लिए स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करते समय, अपने कॉलम हेडर और ईमेल पतों में इस्तेमाल किए गए टेक्स्ट के वर्णों की जांच करें.
- अगर कॉलम के नाम में अक्षरों या संख्याओं के अलावा खास वर्ण हैं, तो Gmail में उनकी पोज़िशन के हिसाब से मर्ज टैग की पहचान की जा सकती है. उदाहरण के लिए, पहले कॉलम को "@A" कहा जाएगा.
- जिन ईमेल पतों में खास वर्ण होते हैं उन्हें अमान्य माना जाता है.
मर्ज टैग के लिए डिफ़ॉल्ट वैल्यू से जुड़ी जानकारी पाना
अगर आपके पास ऐसा ईमेल है जिसमें मर्ज टैग की जानकारी मौजूद नहीं है, तो आपको गड़बड़ी का मैसेज मिलेगा. उदाहरण के लिए, अगर आपको "Sam <sam@example.com>" को ईमेल भेजना है और आपने @नाम या @उपनाम मर्ज टैग का इस्तेमाल किया है, तो आपको गड़बड़ी का मैसेज मिलेगा. ऐसा इसलिए, क्योंकि Gmail यह पक्का नहीं कर सकता कि “सैम” इस व्यक्ति का नाम है या उपनाम.
ऐसी स्थिति में आप:
- गड़बड़ी के मैसेज में कोई डिफ़ॉल्ट वैल्यू डालें.
- उदाहरण के लिए, अगर ईमेल पाने वाले व्यक्ति का नाम नहीं है, तो उसके लिए “नमस्ते @नाम” के बजाय “नमस्ते दोस्त” लिखा जा सकता है.
- ड्राफ़्ट पर वापस जाएं और:
- Google Contacts या लिंक की गई उस स्प्रेडशीट में "पाने वाला:" लाइन में वह वैल्यू जोड़ें जो मौजूद नहीं है.
- “पाने वाला:” लाइन या लिंक की गई स्प्रेडशीट से उस व्यक्ति के ईमेल पते को हटा दें जिसकी वैल्यू, मर्ज टैग के हिसाब से मौजूद नहीं है.
भेजे गए मैसेज ढूंढना
भेजे गए मैसेज देखने के लिए, Gmail में “भेजे गए” फ़ोल्डर खोलें. मैसेज में, आपको "मेल मर्ज के साथ भेजा गया" बैनर दिखता है.
ईमेल भेजने की सीमाओं के बारे में जानना- Gmail के स्टैंडर्ड खातों से हर दिन 500 मैसेज भेजे जा सकते हैं.
- ऑफ़िस, स्कूल, और Workspace Individual खातों से, हर दिन 2,000 ईमेल भेजे जा सकते हैं.
- हर मैसेज की "पाने वाला" लाइन में, 1,500 ईमेल पते जोड़े जा सकते हैं
- हर दिन ज़्यादा से ज़्यादा 1,500 लोगों को ईमेल भेजें
- मेल मर्ज की सुविधा चालू करने पर, एक मैसेज 1,000 लोगों को और दूसरा मैसेज 500 लोगों को भेजा जा सकता है.
मेल मर्ज की सुविधा का इस्तेमाल करके, हर दिन 1,500 लोगों को ईमेल भेजा जा सकता है. ऐसा करने पर, हर दिन की कुल 2,000 ईमेल भेजने की सीमा पार नहीं होगी, क्योंकि ऑफ़िस, स्कूल, और Workspace Individual खातों से 500 सामान्य ईमेल भी भेजे जा सकते हैं.
मेल मर्ज की सुविधा का इस्तेमाल करके, हर महीने जितने चाहें उतने लोगों को ईमेल भेजे जा सकते हैं.
मेल मर्ज की सुविधा का इस्तेमाल करने पर, हर मैसेज के "कॉपी" या "गुप्त कॉपी" फ़ील्ड में एक-एक ईमेल पता ही जोड़ा जा सकता है. “कॉपी” या “गुप्त कॉपी” फ़ील्ड में जोड़े गए ईमेल पते को हर आउटगोइंग ईमेल में कॉपी किया जाएगा.
- उदाहरण: अगर मेल मर्ज की सुविधा का इस्तेमाल करके, 500 लोगों को एक ऐसा ईमेल भेजा जाता है जिसके “गुप्त कॉपी” फ़ील्ड में "support@company.com" को रखा गया है, तो "support@company.com" के पास उस ईमेल की 500 कॉपी जाएंगी. इस मैसेज को हर दिन 1,000 लोगों को ही भेजा जा सकता है. ऐसा इसलिए है, क्योंकि इसमें “कॉपी” या “गुप्त कॉपी” फ़ील्ड में रखे गए ईमेल पतों की गिनती भी की जाती है.
अहम जानकारी: अगर आपने किसी स्प्रेडशीट का इस्तेमाल करके ईमेल पाने वाले लोगों के नाम जोड़े हैं, तो मैसेज में “कॉपी” या “गुप्त कॉपी” पाने वाले लोगों को शामिल नहीं किया जा सकता.
मेल मर्ज की सुविधा चालू करने पर, ईमेल में सबसे नीचे एक यूनीक 'सदस्यता छोड़ें' लिंक अपने-आप शामिल हो जाता है. इस लिंक का इस्तेमाल, आपके ईमेल पाने की सदस्यता छोड़ने या फिर से सदस्यता लेने के लिए किया जा सकता है.
जब भी कोई व्यक्ति आपके ईमेल पाने की सदस्यता छोड़ेगा या फिर से सदस्यता लेगा, तो आपको ईमेल से सूचना मिलेगी. हालांकि, आपको उन लोगों की सूची नहीं मिलेगी जिन्होंने सदस्यता छोड़ दी है.
मैसेज भेजने के बाद, एक पुष्टि करने वाला बॉक्स दिखेगा. इसमें, उन लोगों की कुल संख्या दिखेगी जिन्होंने सदस्यता छोड़ दी है. इसलिए, उन्हें यह ईमेल नहीं मिलेगा.
अहम जानकारी: ईमेल पाने वाले जिन लोगों ने सदस्यता छोड़ दी है, वे अब भी मेल मर्ज की सुविधा चालू किए बिना आपके भेजे हुए मैसेज पा सकते हैं. वे ऐसा एक ही डोमेन के दूसरे खातों के मेल मर्ज की सुविधा का इस्तेमाल करके भी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, अगर वह “support@company.com” की सदस्यता छोड़ता है, तो भी उसे “marketing@company.com” से ईमेल मिल सकते हैं.
अगर ऑफ़िस या स्कूल वाले खाते का इस्तेमाल किया जा रहा है, तो:
- उपयोगकर्ता खाता मिटाए जाने के बावजूद, सदस्यता छोड़ने से जुड़ा डेटा नहीं हटाया जाता.
- अपने संगठन के लोगों से मिलने वाले ईमेल की सदस्यता नहीं छोड़ी जा सकती.
एक साथ कई मैसेज भेजते समय, यह ध्यान रखना ज़रूरी है कि पाने वाले का इनबॉक्स अनचाहे मैसेज से न भरे. इसके लिए, स्थानीय नियमों और Gmail की नीतियों का पालन करें.
एक असरदार ईमेल कैंपेन चलाने के लिए, यह ज़रूरी है कि लोगों को जो ईमेल भेजे जाते हैं वे आपको और उनको आपस में बेहतर तरीके से कनेक्ट करने में मदद करें. एक साथ कई ईमेल भेजने के सबसे सही तरीकों के बारे में ज़्यादा जानें.
मेल मर्ज का इस्तेमाल, इस तरह के मैसेज में नहीं किया जा सकता:
- जवाब दें
- फ़ॉरवर्ड करें
- भेजने का समय तय करें
- गोपनीय मोड
अगर कोई अटैचमेंट जोड़ा जाता है, तो वह अटैचमेंट ईमेल पाने वाले हर व्यक्ति को भेजे जाने वाले ईमेल में शामिल किया जाएगा. इसकी वजह से, ज़्यादा स्टोरेज इस्तेमाल हो सकता है.
- उदाहरण: अगर कोई ईमेल 500 लोगों को भेजा जाता है और उसमें 10 एमबी का अटैचमेंट है, तो आपके खाते का 5 जीबी स्टोरेज इस्तेमाल होता है.
सलाह: स्टोरेज के लिए जगह बचाने के लिए, फ़ाइल को अटैच करने के बजाय उसे Google Drive पर अपलोड करें और उसका लिंक अपने मैसेज में डालें. Google Drive से फ़ाइलें शेयर करने का तरीका जानें.
इनमें मर्ज टैग का इस्तेमाल नहीं किया जा सकता:
- विषय की लाइन
- हाइपरलिंक किया गया टेक्स्ट