Pomocí slučování e-mailů v Gmailu můžete rozesílat personalizované e-mailové kampaně, zpravodaje nebo oznámení širokému publiku.
Důležité: Slučování e-mailů nahrazuje režim vícenásobného odesílání v Gmailu. Při psaní zprávy klikněte vedle řádku „Komu:“ na Použít slučování e-mailů .
Jak slučování e-mailů funguje
- Slučování e-mailů vám umožní personalizovat zprávy pomocí slučovacích štítků, jako např. @jmeno a @prijmeni. Po odeslání zprávy dostane každý příjemce jedinečnou kopii e-mailu, ve které se slučovací štítky nahradí jejich odpovídajícími údaji.
- Příjemci nemůžou zjistit, komu dalšímu jste zprávu poslali. Aby se vám zprávy od příjemců v konverzacích snadno spravovaly, zobrazují se odpovědi od jednotlivých příjemců v samostatných vláknech.
- Pokud máte velké množství příjemců, můžete připojit tabulku, která obsahuje jejich kontaktní údaje. Libovolný sloupec tabulky lze ve zprávě použít jako slučovací štítek. Každému příjemci se zpráva přizpůsobí vložením jeho údajů.
Zjistěte, jestli můžete slučování e‐mailů používat
Pokud chcete používat slučování e-mailů, přihlaste se k účtu se způsobilým tarifem Google Workspace:
- Workspace Individual
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Standard
- Education Plus
Přidání příjemce přímo do zprávy
- Otevřete Gmail na počítači.
- Vlevo nahoře klikněte na Nová zpráva.
- Můžete také otevřít existující koncept.
- Do pole Komu zadejte příjemce.
- Vpravo od řádku „Komu:“ klikněte na Použít slučování e-mailů
.
- Zapněte možnost Slučování e‐mailů.
- Ve zprávě zadejte @.
- Vyberte slučovací štítek:
- @firstname
- @lastname
- @fullname
- Pokud chcete slučovací štítek vložit, stiskněte Enter.
Tipy:
- Pokud chcete mít jistotu, že zpráva používá správné jméno příjemce, zkontrolujte jméno v Kontaktech Google.
- Pokud chcete přidat víc příjemců, vytvořte v Kontaktech Google štítek a seskupte příjemce. Když v Gmailu v řádku „Komu:“ přidáte štítek, automaticky se vyplní seskupení příjemci. Přečtěte si, jak uspořádat kontakty pomocí štítků.
- Pokud příjemce není v Kontaktech Google, funkce slučování e-mailů vyplní křestní jméno a příjmení podle toho, co jste zadali v řádku Komu.
- Pokud například jako příjemce zadáte „Lisa Rodriguez <lisa@example.com>“, Gmail jako @firstname použije jméno „Lisa“ a jako @lastname „Rodriguez“.
Přidání příjemců z tabulky do zprávy
Důležité: Kontaktní údaje musí být na první kartě tabulky a mohou obsahovat pouze text.
- Otevřete Gmail na počítači.
- Vlevo nahoře klikněte na Nová zpráva.
- Můžete také otevřít existující koncept.
- Vpravo od řádku „Komu:“ klikněte na Použít slučování e-mailů
- Zapněte možnost Slučování e‐mailů.
- Klikněte na Přidat z tabulky.
- Vyberte tabulku.
- Klikněte na Vložit.
- V okně vyberte z tabulky sloupce, které obsahují informace o příjemcích:
- Jméno
- Příjmení (nepovinné)
- Klikněte na Dokončit.
- Tabulka bude přidána do řádku „Komu:“ ve zprávě.
- Ve zprávě zadejte @.
- Vyberte slučovací štítek.
- Slučovací štítky se odvíjí od záhlaví sloupců v tabulce.
- Pokud chcete slučovací štítek vložit, stiskněte Enter.
Tip: Pokud údaje o příjemcích čerpáte z tabulky, zkontrolujte textové znaky použité v záhlavích sloupců a e-mailové adresy.
- Pokud název sloupce obsahuje jiné speciální znaky než písmena a čísla, můžete v Gmailu identifikovat odpovídající slučovací štítek podle jeho pozice. První sloupec by měl například název „@A“.
- E-mailové adresy obsahující speciální znaky jsou považovány za neplatné.
Výchozí hodnoty slučovacích štítků
Pokud u příjemce chybí informace pro slučovací štítek, zobrazí se vám chybová zpráva. Chyba se zobrazí, například když se pokusíte odeslat e-mail uživateli „Sam <sam@priklad.com>“ a použijete slučovací štítek @firstname nebo @lastname. Gmail si totiž nemůže být jistý, jestli je „Sam“ jméno, nebo příjmení této osoby.
V takovém případě máte tyto možnosti:
- V chybové zprávě zadejte výchozí hodnotu.
- Například u příjemců, kteří nemají křestní jméno, můžete místo „Dobrý den, @firstname“ zadat „Dobrý den, příteli“.
- Vraťte se do konceptu a potom:
- Chybějící hodnotu zadejte do řádku Komu, do Kontaktů Google nebo do tabulky, kterou jste připojili.
- Odstraňte z řádku Komu nebo z tabulky, kterou jste propojili, všechny příjemce s chybějícími hodnotami.
Vyhledání odeslaných zpráv
Odeslané zprávy najdete v Gmailu ve složce Odeslané. Ve zprávě uvidíte banner Odesláno pomocí slučování e-mailů.
Jak fungují limity odesílání- Standardní účty Gmail mají denní limit odesílání 500 odchozích zpráv.
- U pracovních účtů, školních účtů u účtů Workspace Individual je denní limit odesílání 2 000 odchozích zpráv.
- Pro každou zprávu můžete na řádek Komu zadat až 1 500 příjemců
- Můžete odeslat zprávu maximálně 1500 příjemcům za den.
- Když máte zapnuté slučování e‐mailů, můžete poslat jednu zprávu 1000 příjemcům a další zprávu 500 příjemcům.
Denní omezení sloučených e‐mailů na 1500 příjemců zajišťuje, že můžete stále poslat až 500 běžných e-mailů denně, aniž byste překročili limit 2000 e‐mailů za den pro pracovní účty, školní účty a účty Workspace Individual.
Počet unikátních příjemců, kterým můžete pomocí slučování e-mailů měsíčně zaslat e-mail, není nijak omezený.
V každé zprávě se slučováním e-mailů můžete v poli Kopie nebo Skrytá kopie mít jen jednoho příjemce. Všichni příjemci přidaní do pole Kopie nebo Skrytá kopie se zkopírují do každého odchozího e‐mailu.
- Pokud například pošlete zprávu 500 příjemcům, která má ve skryté kopii „podpora@spolecnost.cz“, dostane adresát podpora@spolecnost.cz 500 kopií zprávy. Tato zpráva by spotřebovala 1 000 z vašeho denního limitu pro odesílání, protože do denního limitu pro odesílání se započítávají i příjemci v poli Kopie nebo Skrytá kopie.
Důležité: Pokud jste příjemce přidali pomocí tabulky, nemůžete přidat příjemce do polí Kopie nebo Skrytá kopie.
Když zapnete slučování e-mailů, na konec každého e-mailu se automaticky přidá odkaz pro odhlášení odběru. Příjemci si přes tento odkaz můžou odhlásit nebo znovu přihlásit odběr vašich e-mailů.
Vždy, když si nějaký příjemce odhlásí nebo znovu přihlásí odběr vašich e-mailů, přijde vám o tom e-mailem upozornění. Nemůžete si ale zobrazit seznam všech odhlášených příjemců.
Po odeslání zprávy uvidíte v potvrzovacím poli celkový počet příjemců, kteří si odběr odhlásili, a e-mail jim tedy nepřijde.
Důležité: Příjemci, kteří se odhlásí z odběru, od vás mohou i nadále dostávat nesloučené e-maily nebo sloučené e-maily odeslané z jiných účtů na stejné doméně. Pokud se tedy například odhlásí z adresy podpora@spolecnost.cz, můžou i nadále dostávat e‑maily z adresy marketing@spolecnost.cz.
Pokud používáte pracovní nebo školní účet:
- Pokud svůj uživatelský účet smažete, údaj o odhlášení neodstraníme.
- Příjemci si nemůžou odhlásit odběr zpráv od odesílatelů, kteří pocházejí ze stejné organizace jako oni.
Při hromadném odesílání e-mailů je důležité dodržovat doporučené postupy, které berou ohled na příjemce a vyhovují vašim místním předpisům i zásadám Gmailu.
K efektivním e-mailovým kampaním je potřeba, aby vás vaše e-maily smysluplně propojovaly s příjemci. Další informace o doporučených postupech pro hromadné e-maily
Slučování e-mailů se nedá použít u těchto typů zpráv:
- Odpovědět
- Vpřed
- Naplánovat odeslání
- Důvěrný režim
Pokud k e-mailu přidáte přílohu, bude zahrnuta do kopie zprávy pro každého příjemce. To vám může zabrat spoustu úložného prostoru.
- Pokud například pošlete e-mail s přílohou o velikosti 10 MB 500 příjemcům, využijete přibližně 5 GB svého úložiště.
Tip: Pokud chcete ušetřit místo v úložišti, místo do přílohy soubor nahrajte na Disk Google a ve zprávě na něj uveďte odkaz. Přečtěte si, jak sdílet soubory z Disku Google.
Slučovací štítky nelze použít v:
- předmětu,
- textu s hypertextovým odkazem.