بااستفاده از «ادغام ایمیل» در Gmail می‌توانید برای طیف گسترده‌ای از مخاطبین اعلامیه، خبرنامه، و کمپین ایمیلی شخصی‌سازی‌شده ارسال کنید.
مهم: «ادغام ایمیل» جایگزین حالت ارسال چندگانه در Gmail می‌شود. هنگام نوشتن نامه، در کنار خط «گیرنده:»، روی «استفاده از ادغام ایمیل» کلیک کنید.
آشنایی با سازوکار «ادغام ایمیل»
- «ادغام ایمیل» به شما امکان می‌دهد پیام‌ها را بااستفاده از برچسب‌های ادغام، مثل @نام و @نام‌خانوادگی شخصی‌سازی کنید. وقتی ایمیل ارسال می‌کنید، هر گیرنده نسخه منحصربه‌فردی از آن ایمیل دریافت می‌کند که در آن جزئیات شما جایگزین برچسب‌های ادغام می‌شود.
- گیرندگان نمی‌توانند بررسی کنند پیام را برای چه افراد دیگری ارسال کرده‌اید. برای مدیریت آسان مکالمه‌ها، پاسخ‌های گیرنده را در رشته‌هایی مجزا دریافت خواهید کرد.
- اگر تعداد گیرندگان زیاد است، می‌توانید صفحه‌گسترده‌ای را که حاوی اطلاعات تماس آن‌ها است پیوند دهید. از هر ستون صفحه‌گسترده می‌توانید به‌عنوان یک برچسب ادغام در پیامتان استفاده کنید. این شامل جزئیات سفارشی ویژه هر گیرنده می‌شود تا پیامتان شخصی‌سازی شود.
بررسی واجدشرایط بودن برای «ادغام ایمیل»
برای استفاده از «ادغام ایمیل»، به حسابی وارد شوید که از طرح واجدشرایط Google Workspace برخوردار باشد:
- Workspace Individual
- Business Standard
- Business Plus
- Enterprise Standard
- Enterprise Plus
- Education Standard
- Education Plus
افزودن مستقیم گیرندگان به پیام
- در رایانه، Gmail را باز کنید.
- در بالا سمت راست، روی نوشتن کلیک کنید؛
- همچنین می‌توانید پیش‌نویس موجودی را باز کنید.
- در خظ «گیرنده:»، گیرندگان را اضافه کنید.
- در سمت چپ خط «گیرنده:»، روی «استفاده از ادغام ایمیل»
کلیک کنید.
- ادغام ایمیل را روشن کنید.
- در پیام، @ را وارد کنید.
- یکی از برچسب‌های ادغام را انتخاب کنید:
- @نام
- @نام خانوادگی
- @نام کامل
- @ایمیل
- برای درج برچسب ادغام، کلید ورود را فشار دهید.
نکته‌ها:
- برای اطمینان از اینکه پیامتان از نام گیرنده صحیح استفاده می‌کند، نام شخص را در «مخاطبین Google» بررسی کنید.
- نکته: برای افزودن چند گیرنده، برچسبی در «مخاطبین Google» ایجاد کنید و گروهی متشکل از گیرندگان موردنظر بسازید. وقتی برچسب را به خط «گیرنده:» در Gmail اضافه کنید، اطلاعات گیرندگان گروه مربوطه به‌طور خودکار درج می‌شود. با نحوه سازمان‌دهی مخاطبین با برچسب آشنا شوید.
- اگر گیرنده جزو «مخاطبین Google» نباشد، «ادغام ایمیل» نام و نام خانوادگی را براساس آنچه شما در خط «گیرنده:» وارد می‌کنید درج می‌کند.
- برای مثال، اگر «Lisa Rodriguez <lisa@example.com>» را به‌عنوان گیرنده وارد کنید، Gmail از «Lisa» به‌عنوان @نام و از «Rodriguez» به‌عنوان @نام‌خانوادگی استفاده می‌کند.
افزودن گیرندگان از صفحه‌گسترده در پیام
مهم: اطلاعات تماس باید در برگه اول صفحه‌گسترده باشد و فقط حاوی نوشتار باشد.
- در رایانه، Gmail را باز کنید.
- در بالا سمت راست، روی نوشتن کلیک کنید؛
- همچنین می‌توانید پیش‌نویس موجودی را باز کنید.
- در سمت چپ خط «گیرنده:»، روی «استفاده از ادغام ایمیل»
- ادغام ایمیل را روشن کنید.
- روی افزودن از صفحه‌گسترده کلیک کنید.
- صفحه‌گسترده‌ای انتخاب کنید.
- روی درج کلیک کنید.
- در پنجره، ستونی از صفحه‌گسترده را که حاوی اطلاعات گیرنده است انتخاب کنید:
- ایمیل
- نام
- نام خانوادگی (اختیاری)
- روی تمام کلیک کنید.
- صفحه‌گسترده به خط «گیرنده:» در پیام اضافه می‌شود.
- در پیام، @ را وارد کنید.
- یکی از برچسب‌های ادغام را انتخاب کنید.
- برچسب‌های ادغام براساس سرصفحه ستون صفحه‌گسترده مشخص می‌شود.
- برای درج برچسب ادغام، کلید ورود را فشار دهید.
نکته: هنگام استفاده از صفحه‌گسترده برای اطلاعات گیرنده، نویسه‌های نوشتاری استفاده‌شده در سرصفحه ستون‌ها و نشانی‌های ایمیل را بررسی کنید.
- اگر نام ستون حاوی نویسه‌های خاص به‌غیراز حروف یا عدد باشد، برچسب ادغام مربوطه در Gmail را می‌توانید براساس موقعیت آن شناسایی کنید. برای مثال، نام ستون اول «@الف» خواهد بود.
- نشانی‌های ایمیل حاوی نویسه خاص نامعتبر محسوب می‌شود.
درباره مقادیر پیش‌فرض برای برچسب‌های ادغام بیشتر بدانید
اگر گیرنده‌ای داشته باشید که اطلاعاتش برای برچسب ادغام ناقص باشد، پیام خطا دریافت می‌کنید. برای مثال، اگر بخواهید به «Sam <sam@example.com>» ایمیل ارسال کنید و از برچسب ادغام @نام یا @نام‌خانوادگی استفاده کنید، با خطا مواجه می‌شوید. دلیلش این است که Gmail نمی‌تواند مطمئن شود که «Sam» نام این شخص است یا نام خانوادگی او.
در این شرایط می‌توانید:
- مقدار پیش‌فرضی در پیام خطا وارد کنید.
- برای مثال، برای گیرندگانی که نام ندارند، «سلام، @نام» می‌تواند به «سلام دوست من» تبدیل شود.
- به پیش‌فرض برگردید و:
- مقدار ناموجود را در خط «گیرنده:»، در «مخاطبین Google»، یا در صفحه‌گسترده پیوندشده اضافه کنید.
- گیرندگانی را که مقادیرشان ناقص است از خط «گیرنده:» یا صفحه‌گسترده پیوندشده حذف کنید.
پیدا کردن پیام‌های ارسال‌شده
برای پیدا کردن پیام‌های ارسال‌شده، پوشه «ارسال‌شده» را در Gmail باز کنید. در پیام، برنمای «ارسال‌شده با ادغام ایمیل» را خواهید دید.
آشنایی با حد ارسال- حد ارسال روزانه برای حساب‌های Gmail استاندارد ۵۰۰ پیام خروجی است.
- حد ارسال روزانه برای حساب‌های محل کار، محل تحصیل، و Workspace Individual ۲٬۰۰۰ پیام خروجی است.
- تا ۱٬۵۰۰ گیرنده به خط «گیرنده:» در هر پیام اضافه کنید
- در روز حداکثر به ۱٬۵۰۰ گیرنده پیام ارسال کنید
- وقتی «ادغام ایمیل» روشن باشد، می‌توانید یک پیام را به ۱٬۰۰۰ گیرنده و پیام دیگری را به ۵۰۰ گیرنده ارسال کنید.
محدودیت ۱٬۵۰۰ گیرنده در روز برای «ادغام ایمیل» تضمین می‌کند بتوانید تا ۵۰۰ پیام عادی در روز ارسال کنید و از حد ۲٬۰۰۰ ایمیل در روز برای حساب‌های محل کار، محل تحصیل، و Workspace Individual فراتر نروید.
محدودیتی برای تعداد گیرندگان غیرتکراری که می‌توانید با «ادغام ایمیل» در هر ماه با آن‌ها تماس بگیرید وجود ندارد.
در هر ایمیل ارسالی با «ادغام ایمیل» فقط می‌توانید یک گیرنده در فیلد «رونوشت» یا «رونوشت مخفی» داشته باشید. هر گیرنده‌ای که به فیلد «رونوشت» یا «رونوشت مخفی» اضافه شود در هر ایمیل خروجی کپی می‌شود.
- برای مثال، اگر پیامی را به ۵۰۰ گیرنده با نشانی «support@company.com» در «رونوشت مخفی» ارسال کنید، «support@company.com» تعداد ۵۰۰ نسخه از آن ایمیل را دریافت می‌کند. این پیام تعداد ۱٬۰۰۰ پیام از حد ارسال روزانه شما را مصرف خواهد کرد زیرا گیرندگان فیلد «رونوشت» یا «رونوشت مخفی» نیز جزو حد ارسال روزانه شما محاسبه می‌شوند.
مهم: اگر گیرندگان را بااستفاده از صفحه‌گسترده اضافه کرده باشید، نمی‌توانید گیرندگان «رونوشت» یا «رونوشت مخفی» را در پیامتان لحاظ کنید.
وقتی «ادغام ایمیل» را روشن کنید، پیوند لغو اشتراک منحصربه‌فردی به‌طور خودکار به پایین هر ایمیل اضافه می‌شود. گیرندگان می‌توانند از این پیوند برای لغو یا ازسرگرفتن اشتراک در ایمیل‌ها استفاده کنند.
هرزمان گیرنده‌ای اشتراک در ایمیل‌ها را لغو کند یا ازسر بگیرد، اعلانی ازطریق ایمیل دریافت خواهید کرد. نمی‌توانید فهرست تمام گیرندگانی را که لغو اشتراک کرده‌اند دریافت کنید.
بعداز اینکه ایمیل ارسال می‌کنید، در چارگوش تأییدی که نشان داده می‌شود، تعداد کل گیرندگانی که اشتراک را لغو کرده‌اند و این ایمیل را دریافت نمی‌کنند خواهید دید.
مهم: گیرندگانی که لغو اشتراک می‌کنند همچنان می‌توانند آن دسته از پیام‌های شما را که «ادغام ایمیل» برایشان روشن نیست دریافت کنند. به‌علاوه می‌توانند پیام‌های سایر حساب‌های همان دامنه را ازطریق «ادغام ایمیل» دریافت کنند. برای مثال، اگر گیرندگان اشتراک ایمیل‌های «support@company.com» را لغو کنند، همچنان می‌توانند از «marketing@company.com» ایمیل دریافت کنند.
اگر از حساب محل کار یا تحصیل استفاده می‌کنید:
- هنگام حذف شدن حساب کاربری، از داده‌های لغو اشتراک صرف‌نظر نخواهیم کرد.
- گیرندگان نمی‌توانند از پیام‌های فرستندگان داخل سازمانشان انصراف دهند.
هنگام ارسال پیام به‌صورت انبوه، مهم است روال‌های مطلوبی را که به صندوق ورودی گیرنده احترام می‌گذارد دنبال کنید. از مقررات محلی و خط‌مشی‌های Gmail پیروی کنید.
برای اجرای کمپین ایمیلی مؤثر، پیام‌هایی که ارسال می‌کنید باید شما و گیرندگان را به‌شیوه معناداری به هم مرتبط کنند. درباره روال‌های مطلوب ایمیل انبوه بیشتر بدانید.
در انواع پیام‌های زیر نمی‌توان از «ادغام ایمیل» استفاده کرد:
- پاسخ
- جلو بردن
- زمان‌بندی ارسال
- حالت محرمانه
اگر پیوست اضافه کنید، آن پیوست در نسخه پیام هر گیرنده لحاظ خواهد شد. این کار می‌تواند فضای ذخیره‌سازی زیادی اشغال کند.
- برای مثال، اگر پیامی با ۱۰ مگابایت پیوست برای ۵۰۰ گیرنده ارسال کنید، حدود ۵ گیگابایت از فضای ذخیره‌سازی‌تان را مصرف خواهید کرد.
نکته: برای صرفه‌جویی در فضای ذخیره‌سازی، فایل را به‌جای پیوست کردن، در Google Drive بارگذاری کنید و پیوند آن را به پیامتان اضافه کنید. با نحوه هم‌رسانی فایل از Google Drive آشنا شوید.
در موارد زیر نمی‌توانید از برچسب ادغام استفاده کنید:
- خط موضوع
- نوشتار دارای پیوند