Các tùy chọn cài đặt quyền sẽ xác định người có thể xem, đăng và kiểm duyệt nội dung trong Google Groups. Quyền cũng xác định người có thể quản lý thành viên và các tùy chọn cài đặt khác của nhóm.
Vai trò mặc định
Theo mặc định, các thành viên có vai trò chủ sở hữu sẽ có tất cả các quyền đối với một nhóm. Nhiều quyền trong số này có thể được chỉ định cho nhóm người dùng khác. Xem xét tất cả các quyền quản lý thành viên và nội dung.
Chỉ chủ sở hữu mới có thể:
- Xóa nhóm.
- Chỉ định thành viên khác làm chủ sở hữu nhóm.
- Thay đổi chế độ cài đặt của chủ sở hữu khác.
- Xuất bài viết trong nhóm bằng Google Takeout.
Chỉ chủ sở hữu và người quản lý nhóm mới có thể thay đổi chế độ cài đặt của nhóm.
Nếu bạn đăng nhập bằng tài khoản công việc hoặc trường học, thì đối với một nhóm nhất định, quản trị viên có thể xóa một số quyền của chủ sở hữu, nhưng cũng có những quyền mà họ không thể xóa:
- Có thể xóa: Quyền đăng bài viết hoặc quyền thêm, mời hay phê duyệt thành viên mới.
- Không thể xóa: Quyền xem thành viên hay cuộc trò chuyện hoặc quyền liên hệ với các chủ sở hữu khác.
Một nhóm không thể đóng vai trò là chủ sở hữu của một nhóm khác.
Đề xuất
Việc chỉ định ai đó vào vai trò chủ sở hữu sẽ trao cho họ quyền kiểm soát cao nhất đối với nhóm, vì vậy, nhóm chỉ nên có ít chủ sở hữu.
Theo mặc định, người quản lý có mọi quyền giống như chủ sở hữu, ngoại trừ quyền:
- Xóa nhóm.
- Chỉ định thành viên khác làm chủ sở hữu.
- Thay đổi chế độ đăng ký hoặc vai trò của chủ sở hữu.
Chủ sở hữu nhóm có thể đặt bất kỳ quyền nào thành quyền chỉ dành cho chủ sở hữu để giới hạn chặt hơn quyền của người quản lý. Tuy nhiên, người quản lý luôn có thể điều chỉnh các quyền để tự áp dụng quyền đó cho mình.
Một nhóm không thể đóng vai trò là người quản lý của một nhóm khác.
Theo mặc định, thành viên nhóm có các quyền cơ bản. Tùy thuộc vào chế độ cài đặt của tổ chức và nhóm, những quyền này có thể bao gồm quyền xem và đăng bài vào cuộc trò chuyện cũng như quyền xem thành viên. Chủ sở hữu và người quản lý nhóm có thể thêm hoặc giới hạn quyền của thành viên. Người quản lý và chủ sở hữu sẽ tự động nhận được mọi quyền được đặt cho vai trò thành viên.
Xem hoặc thay đổi quyền của nhóm người dùng
Cần có vai trò Chủ sở hữu hoặc Người quản lý.
Bạn có thể xem từng quyền và chỉ định từng quyền cho một vai trò. Bạn cũng có thể cho phép mọi người trên web có quyền đó, ngay cả khi họ không phải là thành viên của nhóm.
Một số quyền sẽ ảnh hưởng đến việc tùy chọn nào được áp dụng cho các quyền khác. Ví dụ: Bạn chỉ có thể cho phép mọi người trên web xem thành viên nếu đã cho phép họ xem nhóm. Ngoài ra, nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản công việc hoặc trường học, thì quản trị viên có thể giới hạn nhóm người dùng mà bạn có thể chỉ định từng quyền.
Trong Groups phiên bản cũ, bạn có thể loại trừ một nhóm nhỏ các thành viên trong nhóm. Ví dụ: Bạn có thể chọn cấp quyền cho thành viên nhóm nhưng loại trừ người quản lý nhóm. Khả năng này không còn nữa. Nếu bạn đã đặt tùy chọn loại trừ trong Groups phiên bản cũ thì tùy chọn đó sẽ vẫn được áp dụng trong phiên bản mới. Bạn có thể thấy tùy chọn nói trên dưới dạng một vòng tròn màu trắng phía trên tên nhóm người dùng ở thanh trượt của quyền đó. Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với quyền, thì tùy chọn loại trừ sẽ biến mất và bạn không thể chuyển về lại tùy chọn đó.
- Đăng nhập vào Google Groups.
- Nhấp vào tên của một nhóm.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Cài đặt nhóm.
- Để tìm phần cài đặt quyền, hãy tìm các mục có thanh trượt:
- Chọn những người dùng được nhận quyền tương ứng. Đối với:
- Vai trò mặc định, toàn bộ tổ chức và mọi người trên web–Di chuyển thanh trượt đến tùy chọn người dùng mà bạn muốn.
- Vai trò tùy chỉnh–Bên cạnh thanh trượt, hãy nhấp vào danh sách và chọn vai trò.
Khi chọn vai trò tùy chỉnh, bạn sẽ chỉ định quyền tương ứng cho bất kỳ ai có vai trò tùy chỉnh này, bên cạnh vai trò mặc định mà bạn đã chọn trên thanh trượt.
- Lặp lại bước 6 với mỗi quyền.
- Nhấp vào Lưu thay đổi.
Mẹo: Bạn có thể thấy một chế độ loại trừ được tạo trong phiên bản cũ của Groups, trên thanh trượt của một quyền cụ thể và có dạng một vòng tròn trắng bên trên tên nhóm người dùng. Tuy nhiên, nếu bạn thay đổi chế độ cài đặt cho quyền thì chế độ loại trừ này sẽ biến mất. Bạn không thể chuyển về lại chế độ này.
Nội dung tham khảo về chế độ cài đặt quyền
Bạn hãy xem các bảng dưới đây để biết các quyền hiện có và phạm vi kiểm soát của chúng.
Chế độ chung
| Chế độ cài đặt | Nội dung mô tả |
|---|---|
| Người có thể xem các cuộc trò chuyện | Người dùng có thể xem các cuộc trò chuyện trong Groups nếu các cuộc trò chuyện này đang bật. |
| Người có thể đăng bài | Người dùng có thể bắt đầu và tham gia vào các cuộc trò chuyện nhóm. |
| Người có thể xem các thành viên | Người dùng có thể xem danh sách thành viên của nhóm. |
Quyền riêng tư của thành viên
| Chế độ cài đặt | Nội dung mô tả |
|---|---|
| Người có thể liên hệ với chủ sở hữu nhóm | Kiểm soát ai có thể gửi thư cho chủ sở hữu nhóm. |
| Người có thể xem địa chỉ email của thành viên | Kiểm soát việc ai có thể xem địa chỉ email của thành viên trong giao diện người dùng của Groups. Địa chỉ email có thể vẫn xuất hiện trong các ứng dụng Workspace khác. |
Chính sách đăng bài
| Chế độ cài đặt | Nội dung mô tả |
|---|---|
| Người có thể trả lời riêng cho tác giả | Kiểm soát ai có thể gửi email riêng cho tác giả. |
| Người có thể đính kèm tệp | Kiểm soát ai có thể đăng bài viết có tệp đính kèm. |
| Người có thể kiểm duyệt nội dung | Quyền này bao gồm quyền phê duyệt, xóa và khóa bài viết cũng như cuộc trò chuyện. |
| Người có thể kiểm duyệt siêu dữ liệu | Quyền này bao gồm quyền phân loại nội dung và tất cả các tính năng của Hộp thư đến cộng tác. |
| Người có thể đăng bài với tư cách nhóm | Quyền này bao gồm quyền đăng bài viết từ địa chỉ email của nhóm. |
Quyền kiểm duyệt thành viên
| Chế độ cài đặt | Nội dung mô tả |
|---|---|
| Người có thể quản lý thành viên | Kiểm soát ai được phép thêm và loại bỏ thành viên nhóm. |
| Người có thể sửa đổi vai trò tùy chỉnh | Kiểm soát việc ai có thể tạo, xóa và cập nhật tên cũng như nội dung mô tả của vai trò tùy chỉnh. |
Để biết thêm thông tin chi tiết về việc kiểm duyệt bài viết, hãy xem Phê duyệt hoặc chặn bài viết mới.
Tạo hoặc chỉnh sửa vai trò tùy chỉnh
Cần có vai trò Chủ sở hữu hoặc Người quản lý.
Nếu muốn có vai trò khác với các vai trò mặc định, bạn có thể tạo một vai trò tùy chỉnh. Có một số quyền bạn không thể cấp cho vai trò tùy chỉnh mà chỉ có thể cấp cho chủ sở hữu, người quản lý và thành viên.
Để chỉ định quyền cho vai trò tùy chỉnh, hãy xem phần Xem hoặc thay đổi quyền của các vai trò.
- Đăng nhập vào Google Groups.
- Nhấp vào tên của một nhóm.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Cài đặt nhóm
Kiểm duyệt thành viên.
- Trong phần Vai trò tùy chỉnh, hãy nhấp vào Tạo vai trò tùy chỉnh.
- Nhập tên và nội dung mô tả cho vai trò mới.
Đặt tên cho vai trò. Tên này phải có thể chia sẻ công khai và ở dạng số ít (ví dụ “Cộng tác viên” chứ không phải “Các cộng tác viên”). - Nhấp vào Tạo vai trò.
- Cách chỉnh sửa tên hoặc nội dung mô tả của vai trò:
- Trong phần Vai trò tùy chỉnh, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa
bên cạnh tên vai trò.
- Nhập tên hoặc nội dung mô tả mới.
- Nhấp vào Lưu thay đổi.
- Trong phần Vai trò tùy chỉnh, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa
Thay đổi vai trò của từng thành viên
Yêu cầu quyền Người có thể quản lý thành viên.
- Đăng nhập vào Google Groups.
- Nhấp vào tên của một nhóm.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Thành viên.
- Cách thay đổi vai trò của một thành viên – Trỏ vào một thành viên và trong cột Vai trò, hãy chọn một vai trò.
- Cách chỉ định cùng một vai trò cho nhiều thành viên:
- Trỏ vào từng thành viên có tùy chọn cài đặt bạn muốn thay đổi và đánh dấu vào hộp bên cạnh tên của thành viên đó.
- Ở phía trên danh sách bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Thay đổi vai trò
.
- Chọn vai trò mới đó.
Yêu cầu quyền Người có thể quản lý thành viên.
Bạn chỉ có thể chỉ định vai trò tùy chỉnh cho thành viên đã có mặt trong nhóm. Nếu sau đó, bạn xóa một thành viên khỏi nhóm thì đương nhiên họ cũng sẽ không còn giữ vai trò tùy chỉnh đó nữa.
- Đăng nhập vào Google Groups.
- Nhấp vào tên của một nhóm.
- Ở bên trái, hãy nhấp vào Cài đặt nhóm
- Trong phần Vai trò tùy chỉnh, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa
- Nhập địa chỉ email của thành viên.
- Khi mục nhập của thành viên đó xuất hiện, hãy chọn mục nhập. Hoặc, để chọn mục nhập đầu tiên xuất hiện, hãy nhấn phím Enter hoặc Return.
- (Không bắt buộc) Lặp lại các bước 5 và 6 để chỉ định thêm thành viên vào vai trò.
- Nhấp vào Thêm thành viên.