הגדרת תפקידים לחברי הקבוצה

בקבוצות Google, תוכלו להשתמש בהרשאות כדי לקבוע מי יוכל לראות, לפרסם ולנהל את התוכן בקבוצה ומי יוכל לנהל את החברים בה ואת ההגדרות שלה.

פתיחת הפירוט  |   סגירת הפירוט

תפקידי ברירת המחדל

בעלים

כברירת מחדל, לחברי קבוצה עם התפקיד 'בעלים' יש את כל ההרשאות בקבוצה. אפשר להקצות חלק גדול מההרשאות האלה גם לסוגים אחרים של משתמשים. כאן תוכלו לבדוק את כל הסוגים של המשתמשים ושל ההרשאות לניהול תוכן.

רק משתמשים עם התפקיד 'בעלים' יכולים:

• למחוק את הקבוצה.
• למנות חברי קבוצה נוספים לתפקיד 'בעלים'.
• לשנות את ההגדרות של בעלים אחרים.
• לייצא את ההודעות של הקבוצה באמצעות Google Takeout.

רק מי שמוגדר כבעלים וכמנהלים בקבוצה יכול לשנות את ההגדרות שלה.

אם נכנסתם לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון בית ספרי, האדמין יכול להסיר חלק מההרשאות של בעלי הקבוצות, אבל לא את כולן:

• ההרשאות שאפשר להסיר: צירוף חברים חדשים לקבוצה, הזמנת אנשים לקבוצה, אישור בקשות הצטרפות ופרסום הודעות.
• ההרשאות שאי אפשר להסיר: הצגת הרשימה של חברי הקבוצה, הצגת השיחות ופנייה לבעלים האחרים.

אי אפשר למנות קבוצה בתור הבעלים של קבוצה אחרת.

מומלץ

כשממנים משתמש מסוים לתפקיד 'בעלים' הוא מקבל את מידת השליטה הגבוהה ביותר על הקבוצה, כך שמומלץ למנות מספר מצומצם של בעלים. 

מנהל

כברירת מחדל, מנהלים יכולים לעשות כל מה שהבעלים יכולים, חוץ מאת הדברים הבאים:

• למחוק את הקבוצה.
• להפוך חבר קבוצה אחר לבעלים.
• לשנות את התפקיד או את הגדרות ההרשמה של הבעלים.

בעלי קבוצות יכולים להגדיר שכל הרשאה תינתן לבעלים בלבד, כדי להגביל את מה שהמנהלים יכולים לעשות, אבל המנהלים תמיד יכולים לשנות את ההרשאות כך שהן יינתנו גם להם.

אי אפשר למנות קבוצה בתור 'מנהלת' של קבוצה אחרת.

חבר קבוצה

כברירת מחדל, לחברי הקבוצה יש הרשאות בסיסיות. ההרשאות האלה משתנות בהתאם לארגון ולהגדרות הקבוצה, ויכולות להיות, בין השאר, לראות את השיחות, לפרסם הודעות בשיחות ולראות את רשימת החברים בקבוצה. רק מי שמוגדר כבעלים וכמנהלים בקבוצה יכול לתת הרשאות לחברי הקבוצה או להגביל את ההרשאות שלהם. כל הרשאה שניתנת לחברי הקבוצה ניתנת אוטומטית למנהלים ולבעלים.

איך רואים או משנים את ההרשאות שניתנות לסוגים שונים של משתמשים?

צריך את התפקיד 'בעלים' או 'מנהל/ת'.

אתם יכולים לעבור על ההרשאות השונות ולבחור לאילו תפקידים הן יינתנו. אפשר לתת את ההרשאות גם 'לכל אחד באינטרנט' – אפילו אם הם לא חברים בקבוצה.

חלק מההרשאות משפיעות על הזמינות של ההרשאות אחרות. למשל, אתם יכולים לאפשר לכל אחד באינטרנט לראות את רשימת חברי הקבוצה רק אם אפשרתם להם לראות את הקבוצה. בנוסף, אם נכנסתם לחשבון לצורכי עבודה או לחשבון בית ספרי, האדמין יכול להגביל את סוגי המשתמשים שיכולים לקבל כל הרשאה.

בגרסה הקודמת של קבוצות Google היה אפשר להחריג חברי קבוצה מסוימים מהרשאה. לדוגמה, היה אפשר להגדיר שלאנשים עם התפקיד 'חבר קבוצה' תהיה הרשאה מסוימת אבל להחריג ממנה את מנהלי הקבוצה. כיום אי אפשר להחריג יותר. אם הגדרתם חריגה בגרסה הקודמת של קבוצות Google, החריגה תישאר גם בגרסה החדשה. היא תופיע כעיגול לבן מעל התפקיד בהגדרה של אותה הרשאה. אם תשנו את ההרשאה, החריגה תיעלם ולא תוכלו להחזיר אותה.

1. נכנסים לקבוצות Google.
2. לוחצים על שם הקבוצה.
3. מימין, לוחצים על הגדרות הקבוצה.
4. ההרשאות נראות כמו הגדרות עם פס הזזה לידן:
   
5. בוחרים אילו משתמשים יקבלו את ההרשאה. עבור:
   • תפקידי ברירת המחדל, כל הארגון וכל אחד באינטרנט – מזיזים את הפס לאפשרות הרצויה.
   • תפקידים בהתאמה אישית – לוחצים על הרשימה שליד הפס ובוחרים את התפקיד.
     כשבוחרים תפקיד בהתאמה אישית, ההרשאה ניתנת לכל מי שיש לו את התפקיד הזה ולתפקיד ברירת המחדל שנבחר באמצעות פס ההזזה.
     
6. חוזרים על שלב 6 לכל אחת מההרשאות.
7. לוחצים על שמירת השינויים.

טיפ: אם יצרתם כלל החרגה להרשאה מסוימת בגרסה הקודמת של קבוצות Google, הוא יופיע בתור עיגול לבן מעל השם של קבוצת המשתמשים. עם זאת, אם תשנו את ההרשאה, כלל ההחרגה יעלם ולא תוכלו להחזיר אותו.

טבלת הסבר להרשאות

תוכלו להיעזר בטבלה הזו כדי לבדוק אילו הרשאות קיימות ומה הן קובעות.

כללי

הרשאה	מה היא קובעת?
מי יכול לראות את השיחות?	אילו משתמשים יוכלו לראות את השיחות בקבוצות Google, אם הן מופעלות.
מי יכול לפרסם הודעות?	אילו משתמשים יוכלו להתחיל שיחות חדשות בקבוצה ולהשתתף בשיחות הקיימות.
מי יכול לראות את רשימת החברים?	אילו משתמשים יוכלו לראות את רשימת חברי הקבוצה.

פרטיות החברים

הרשאה	מה היא קובעת?
מי יוכל לפנות לבעלים של הקבוצה?	אילו משתמשים יוכלו לשלוח הודעות לבעלי הקבוצה.
מי יוכל לראות את כתובות האימייל של חברי הקבוצה?	ההגדרה הזו קובעת אילו משתמשים יוכלו לראות את כתובות האימייל של חברי הקבוצה בממשק של קבוצות Google. יכול להיות שכתובות האימייל עדיין יופיעו באפליקציות אחרות של Workspace.

מדיניות הפרסום

הרשאה	מה היא קובעת?
מי יוכל לשלוח הודעות פרטיות למחברים?	אילו משתמשים יוכלו לשלוח אימיילים למחברי הפוסטים באופן פרטי.
מי יכול לצרף קבצים?	אילו משתמשים יוכלו לפרסם הודעות עם קבצים מצורפים.
מי יכול לנהל תוכן?	אילו משתמשים יוכלו לאשר, למחוק ולנעול הודעות ושיחות.
מי יכול לנהל מטא-נתונים?	אילו משתמשים יוכלו לסווג תוכן לקטגוריות ולהשתמש בכל הפיצ'רים של תיבת דואר נכנס משותפת.
מי יכול לפרסם כקבוצה?	אילו משתמשים יוכלו לפרסם הודעות מכתובת האימייל של הקבוצה.

ניהול חברי הקבוצה

הרשאה	מה היא קובעת?
מי יכול לנהל את חברי הקבוצה?	אילו משתמשים יוכלו לצרף לקבוצה חברים או להסיר ממנה חברים.
מי יכול לשנות תפקידים בהתאמה אישית?	אילו משתמשים יוכלו ליצור, למחוק ולעדכן את השמות והתיאורים של תפקידים בהתאמה אישית.

רוצים לדעת איך מאשרים או חוסמים הודעות חדשות?

איך יוצרים או עורכים תפקידים בהתאמה אישית?

צריך את התפקיד 'בעלים' או 'מנהל/ת'.

אם רוצים ליצור תפקיד שונה מתפקידי ברירת המחדל, אפשר ליצור תפקיד בהתאמה אישית. חלק מההרשאות אפשר לתת רק לבעלים, למנהלים ולחברי קבוצה, ולא לתפקידים בהתאמה אישית.

רוצים לדעת איך רואים או משנים את ההרשאות של התפקידים השונים, כולל תפקידים בהתאמה אישית?

1. נכנסים לקבוצות Google.
2. לוחצים על שם הקבוצה.
3. מימין, לוחצים על הגדרות הקבוצה ניהול חברי הקבוצה.
4. בקטע תפקידים בהתאמה אישית, לוחצים על יצירת תפקיד בהתאמה אישית.
5. מזינים שם ותיאור לתפקיד החדש.
   כשנותנים לתפקיד שם, כדאי לבחור שם בלשון יחיד שאפשר לשתף עם כולם (למשל, "תורם" ולא "תורמים").
6. לוחצים על יצירת תפקיד.
7. אם רוצים לערוך את השם או את התיאור של התפקיד:
   1. בקטע תפקידים בהתאמה אישית, לוחצים על סמל העריכה ליד התפקיד.
   2. מזינים שם חדש או תיאור חדש.
   3. לוחצים על שמירת השינויים.

איך משנים את התפקידים של חברי קבוצה ספציפיים?

תפקידי ברירת המחדל

יש צורך בהרשאה 'מי יכול לנהל את חברי הקבוצה?'

1. נכנסים לקבוצות Google.
2. לוחצים על שם הקבוצה.
3. מימין, לוחצים על חברים.
4. כדי לשנות את התפקיד של חבר קבוצה אחד: מעבירים את העכבר מעל לשם של אחד מחברי הקבוצה ובוחרים תפקיד בעמודה תפקיד.
5. כדי להקצות את אותו תפקיד לכמה חברי קבוצה:
   1. מעבירים את העכבר מעל לשם של מי שרוצים לשנות את ההגדרות שלו ומסמנים את התיבה שלידו.
   2. מעל הרשימה שמשמאל, לוחצים על 'שינוי התפקיד' .
   3. בוחרים את התפקיד החדש.

תפקידים בהתאמה אישית

יש צורך בהרשאה 'מי יכול לנהל את חברי הקבוצה?'

אפשר להוסיף לתפקידים בהתאמה אישית רק משתמשים שכבר הצטרפו לקבוצה. אם משתמש יוסר מהקבוצה, הוא יוסר אוטומטית מהתפקיד בהתאמה אישית.

1. נכנסים לקבוצות Google.
2. לוחצים על שם הקבוצה.
3. מימין, לוחצים על הגדרות הקבוצה ניהול חברי הקבוצה.
4. בקטע תפקידים בהתאמה אישית, לוחצים על סמל העריכה ליד התפקיד.
5. מזינים את כתובת האימייל של חבר הקבוצה.
6. כשהשם של חבר הקבוצה מופיע, בוחרים אותו. אם רוצים לבחור את השם הראשון שמופיע, מקישים על Enter או על Return.
7. אפשר גם לחזור על שלבים 5 ו-6 כדי להוסיף עוד חברי קבוצה לתפקיד.
8. לוחצים על הוספת חברים.