אם הדומיין בכתובת האימייל של אחד מחברי הקבוצה לא זהה לאף אחד מהדומיינים של הארגון או מהדומיינים החלופיים שלו, לחברי קבוצה עם ההרשאה מי יכול לראות את רשימת החברים? מופיעה הודעת האזהרה הבאה בקבוצות Google מעל רשימת חברי הקבוצה:
האזהרה הזו מופיעה גם אם בקבוצה או בתת-קבוצה יש משתמשים שהושעו (למשל בגלל הפרת ההסכם למשתמשי Google) או משתמשים מארגונים אחרים, כי המערכת מזהה אותם כמשתמשים שאינם מהארגון. היא מופיעה גם אם יש שגיאות כתיב או תווים עודפים בכתובות אימייל של חברי קבוצה מסוימים, כי המערכת של קבוצות Google מסמנת אותם כמשתמשים שאינם מהארגון (למשל, אם האדמין הוסיף בטעות את הכתובת workspaceuser+mailinglists@your-company.com אבל הכתובת הנכונה של הארגון היא workspaceuser@your-company.com).
משנה זהירות לפני שמשתפים מידע סודי
ברשימת חברי הקבוצה, ליד השמות של משתמשים שאינם מהארגון מופיע התג 'לא חלק מהארגון'. אם בקבוצה יש משתמשים שאינם מהארגון, יכול להיות שהמידע שתשתפו בקבוצה לא יישאר פרטי. מומלץ לחשוב פעמיים לפני שמשתפים מידע סודי בקבוצה שיש בה משתמשים שאינם מהארגון. ההודעה היא רק אזהרה. היא לא מונעת מחברי הקבוצה לשתף מידע סודי בקבוצה.
הצגת רשימת המשתמשים שאינם מהארגון
ההודעה הזו מופיעה כשיש בקבוצה או בתת-קבוצה משתמשים שאינם מהארגון. תוכלו לבצע את הפעולות הבאות כדי להציג רק את המשתמשים שאינם מהארגון ברשימת החברים של קבוצה מסוימת.
-
נכנסים לקבוצות Google.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- בוחרים אפשרות:
- מימין, לוחצים על חברים.
- מציגים את רשימת החברים של תת-הקבוצה.
אם אין לכם את ההרשאה מי יכול לראות את רשימת החברים? בתת-קבוצה מסוימת, פנו לבעלים שלה.
- לוחצים על הצגה רק של משתמשים שאינם חלק מהארגון כדי להציג את הרשימה.
הסרת האזהרה בקשר למשתמשים שאינם מהארגון
אם כל חברי הקבוצה ותתי-הקבוצות שלה הם חלק מהארגון, ייתכן שהאזהרה הזו מופיעה בגלל שגיאת כתיב בכתובת האיימיל של אחד מחברי הקבוצה. במקרה כזה תוכלו להסיר את האזהרה או פשוט להתעלם ממנה.
לפני שתסירו את התגים 'לא חלק מהארגון' או את האזהרה, כדאי לוודא שכל הדומיינים בכתובות האימייל של חברי הקבוצה זהים לאחד מהדומיינים של הארגון או לאחד מהדומיינים החלופיים שלו. אם יש לכם את ההרשאה מי יכול לנהל את חברי הקבוצה? תוכלו להסיר את המשתמשים האלה מהקבוצה ולצרף אותם אליה מחדש עם כתובת האימייל הנכונה מהארגון.