Cómo compartir archivos desde Google Drive

Puedes compartir los archivos y las carpetas que almacenas en Google Drive con cualquier persona.

Cuando compartes contenido desde Google Drive, puedes controlar si las personas podrán editar, comentar o solo ver el archivo. Además, si lo haces, se aplican las políticas del programa de Google Drive.

Paso 1: Busca el archivo que deseas compartir

Cómo compartir un solo archivo

  1. En una computadora, ve a Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones.
  2. Haz clic en el archivo que quieras compartir.
  3. Haz clic en Compartir Compartir.
Cómo compartir varios archivos
  1. En una computadora, ve a drive.google.com.
  2. En tu teclado, mantén presionada la tecla Mayús y selecciona dos o más archivos.
  3. En la esquina superior derecha, haz clic en Compartir Compartir.

Averigua cómo agregar archivos a una carpeta y compartir toda la carpeta.

Envía y comparte Formularios de Google

Formularios de Google ofrece opciones de uso compartido diferentes a las de otros tipos de archivos.

Paso 2: Elige con quiénes compartirás el archivo y cómo podrán usarlo

Cómo compartir archivos con personas específicas
Importante: Si usas una Cuenta de Google que tengas por medio del trabajo o de una institución educativa, tal vez no puedas compartir archivos fuera de tu organización.
  1. En tu computadora, ve a Google Drive.
  2. Selecciona el archivo que quieres compartir y, luego, Compartir Agregar responsable de aprobación .
  3. Ingresa la dirección de correo electrónico o el grupo de Google con el que quieres compartir la carpeta. Si usas una cuenta de trabajo o de institución educativa, puedes compartir contenido con los destinatarios sugeridos.
    • Sugerencia: Para desactivar los destinatarios sugeridos, ve a la configuración de Drive Configuración. Desmarca la opción “Mostrar los destinatarios sugeridos en el diálogo de uso compartido”.
  4. Decide cómo las personas pueden usar tu archivo. Selecciona una opción:
    • Lector
    • Comentarista
    • Editor
  5. Si usas una cuenta de trabajo o institución educativa apta, haz clic en Agregar fecha de vencimiento para agregar una fecha de vencimiento.
  6. Cuando compartas el archivo, cada dirección de correo electrónico recibirá un mensaje:
    • Opcional: Agrega un mensaje a la notificación por correo electrónico.
    • Si no quieres que se envíen notificaciones, desmarca la casilla.
  7. Haz clic en Enviar o Compartir.

Obtén más información sobre cómo otros ven, comentan o editan archivos.

Agrega una fecha de vencimiento

La función de fecha de vencimiento solo está disponible para cuentas aptas de trabajo o de instituciones educativas.

No accediste a tu cuenta.

Cómo acceder a tu cuenta del trabajo o institución educativa

Cómo permitir el acceso general al archivo

Puedes elegir si el archivo estará disponible para cualquier persona o si estará restringido solo a quienes tengan acceso. Si permites el acceso a cualquier persona que tenga el vínculo, la carpeta no tendrá restricciones en cuanto a quiénes pueden acceder.

  1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
  2. Haz clic en Compartir o Compartir Compartir.
  3. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo Abajo.
  4. Elige quiénes pueden acceder al archivo.

  1. Para decidir qué rol tendrán las personas en relación con tu archivo, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
  2. Haz clic en Listo.
Comparte un archivo de manera pública
  1. Selecciona el archivo que quieres compartir.
  2. Haz clic en Compartir o Compartir Compartir.
  3. En “Acceso general”, haz clic en la flecha hacia abajo Abajo.
  4. Elige Cualquier persona que tenga el vínculo.
  5. Para decidir qué rol tendrán las personas, selecciona Lector, Comentarista o Editor.
  6. Haz clic en Copiar vínculo.
  7. Haz clic en Listo.
  8. Pega el vínculo en un correo electrónico o donde quieras compartirlo.

Las personas que no hayan accedido a una Cuenta de Google aparecerán como animales anónimos en tu archivoObtén más información sobre los animales anónimos.

Cómo compartir un archivo con muchas personas y colaborar en él

Un archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google se puede editar al mismo tiempo en un máximo de 100 pestañas o dispositivos. Si se abren más de 100 instancias del archivo, solo el propietario y algunos usuarios con permisos de edición pueden modificarlo.

Para compartir un archivo con un público muy amplio y colaborar en él, haz lo siguiente:

Publica el archivo

Crea un sitio de Google Sites 

Recopila comentarios con Formularios de Google

  • Si necesitas recopilar mucha información, crea un formulario de Google. Las respuestas se registrarán en una hoja de cálculo de Google. Otorga acceso de edición solo a las personas que necesiten trabajar con las respuestas. Para permitir que más de 100 personas vean las respuestas, publica la hoja de cálculo en la Web y crea un vínculo para compartirla con los lectores. Obtén información para publicar un archivo

Soluciona problemas en documentos compartidos con muchas personas

Si compartes un documento con muchas personas y notas fallas, o este no se actualiza rápidamente, prueba estas sugerencias para solucionar los problemas: 

  • En lugar de permitir que las personas comenten un documento o una hoja de cálculo, crea un formulario de Google para recopilar comentarios. Aprende a crear un formulario de Google.
  • Si quieres crear una copia de un documento, no incluyas sugerencias ni comentarios resueltos. Aprende a crear una copia
  • Borra información anterior o transfiere datos a un nuevo documento. 
  • Pídeles a los lectores que cierren el documento cuando no lo usen. 
  • Incluye solo la información más importante en un documento publicado. Los documentos más cortos se cargan más rápido.
  • Reduce la cantidad de personas con acceso de edición al documento. 
  • Si recopilas información de varios documentos, crea uno nuevo de solo lectura para compartirlo con una gran cantidad de personas. 

Limita la forma en que se comparte un archivo

Cómo elegir si las personas pueden ver, comentar o editar el archivo

Cuando compartes un archivo con alguien, puedes elegir su nivel de acceso:

  • Lector: Puede ver el archivo, pero no modificarlo ni compartirlo con otras personas.
  • Comentarista: Las personas pueden hacer comentarios y sugerencias, pero no pueden modificar ni compartir el archivo con otros usuarios.
  • Editor: Puede realizar cambios, aceptar o rechazar sugerencias, y compartir el archivo con otras personas.
Cómo cambiar el acceso general de tu archivo

Puedes permitir un acceso amplio a tu archivo. Las opciones disponibles dependen de si usas una Cuenta de Google de trabajo o de institución educativa, o si usas Gmail.

  • Público: Cualquier persona puede buscar tu archivo en Google y tener acceso a él, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google.
  • Cualquier persona que tenga el vínculo: Cualquier persona que tenga el vínculo puede usar tu archivo, sin necesidad de acceder a su Cuenta de Google. 
  • Restringido: Solo las personas que tengan acceso pueden abrir el archivo.

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